FM-Software effizient implementieren

Facility Management ist eine organisatorische Funktion, die Personen, Ort und Prozess innerhalb der bebauten Umgebung integriert, um die Lebensqualität von Personen und die Produktivität des Kerngeschäfts zu verbessern. Dieses Konzept findet seine Definition in der DIN EN ISO 41011:2019-04.

Wir gliedern die Leistungen und Prozesse im Facility und Service-Management entsprechend der DIN EN 15221-ff und präzisiert durch die GEFMA-Richtlinie 100-2.

CAIFM steht für Computer Aided and Integrated Facility Management. Auf das "I" legen wir aus zwei Gründen besonderen Wert: Streng genommen existiert keine fertige FM-Software. Dafür gibt es aber eine Reihe von Lösungen, die geeignet sind, FM wertschöpfend zu betreiben. Gefragt ist also eine reibungslose Integration in die Organisationsentwicklung. Und deshalb vertreten wir kein Software-Unternehmen, sondern beraten strikt neutral.

• 1 FM - Strategische Ebene

• 1000 - Taktische Ebene "Fläche und Infrastruktur"

• 2000 - Taktische Ebene "Mensch und Organisation"

• 9000 - FM-Produkte auf Horizontaler Ebene

Die Leistungsbreite und -tiefe ist erheblich und im Team zu bewältigen:

• Lebenszyklus

• Know-How

• Organisation

• Abteilungsübergreifende Verfahren verschiedener Disziplinen

Software wird über unidirektionale oder bidirektionale Schnittstellen beziehungsweise Middleware zwecks Datenaustausch und Automatisierung angebunden. Bei Änderungen erfordern individuell konfigurierte Schnittstellen meist ebenfalls Anpassungen. Diese Anpassungen können kostspielig sein, da der Anbieter in der Regel seine Preisvorstellungen durchsetzen kann. Daher sind Standardschnittstellen, unter anderem zu Office, CAD, vorzuziehen.

Computer Aided Facility Management hat Relationen zu

• CAD

• CAE

• Compliance Management (Regelwerksverfolgung)

• Dokumentenmanagement

• ERP-System

• Gebäudeautomation

• kaufmännischer Standardsoftware

• Office-Lösungen

• Projektmanagement-Software

• Prüfkoffer (z. B. DGUV V3)

• Komplexe Prozesse mit intuitiver Bedienung und hoher Anpassungsgeschwindigkeit

• Intelligente Grafik (bidirektionale CAD-Kopplung, graphisches Berichtswesen)

• IT-Sicherheitsanforderungen

• Web-Fähigkeit

• BIM

• Standards

• Konvergenz der Systeme

• Kostendruck -> Kostentransparenz -> Kostenkontrolle -> Leistungskontrolle

• Globalisierung / Komplexität / Vernetzung

• Konzentration auf das Kerngeschäft / Wertbeitrag durch (CAI)FM

• Facilities als strategische Ressource

• Anforderungen der Nutzer/Mieter

• Green Building und zugehörige Zertifizierungen/Umweltanforderungen

• Lebenszyklusbetrachtungen von Immobilien

• Bedürfnisse bezüglich Arbeitsumfeld, Modernität / Flexibilität

• Gesetzliche und gesellschaftliche Erfordernisse (Umweltschutz / Nachhaltigkeit)

• neue Technologien

Man erkennt zunehmend den Wertbeitrag durch professionelles Facilitymanagement. Daher betrachtet man Facility Software Installationen immer häufiger als fachbezogene Managementinformationssysteme.

Zuverlässiges Service Management gewinnt eine immer größere Bedeutung. Anfragen für Helpdesk, Instandhaltungskalender und Reinigungsmanagement sind häufig. Das Interesse an webbasierter Software steigt, um mobiles Arbeiten zu ermöglichen, unterstützt durch Cloud Computing. Service-Level-Agreements werden zunehmend in Cockpit-Funktionen überwacht. Die Entwicklung von Organisation und Leistung im Facility Management führt zur Erweiterung bestehender Installationen. Die Anzahl der genutzten Softwaremodule sowie die Tiefe und Integration der Anwendung nehmen zu. Workflow-Engines, Internet of Things und Big Data sind auf dem Vormarsch.

Building Information Modeling (BIM) ist bei Generalplanern und Großbauvorhaben vorsichtig im Aufwind, aber der Mangel an Standards behindert noch eine breite Anwendung von BIM.

Die Nachfrage nach Compliance und Betreiberverantwortung steigt, ebenso wie das Interesse an Green CAFM. Das Interesse der öffentlichen Hand wächst stetig. Gelegentlich gibt es Anforderungen nach Mehrsprachigkeit.

Unsere Kunden wechseln selten, da eine Migration in ein neues System aufwendig ist. Diese Situation hemmt Innovationen im Facility Management, besonders bei veralteter Technik.

Unsere Visionen, Anforderungen und Motivationen treiben uns bei der Auswahl und Verbesserung voran. Eine belastbare Ausgangssituation und ein umfassendes Verständnis unserer Kunden bilden die Basis unseres CAIFM-Projektes. Aus diesem Grund führen wir ein Audit der FM-Organisation durch und erstellen zu Beginn eines CAFM-Projektes ein Memorandum als Handlungsempfehlung.

• Informationen zu den baulichen und technischen Anlagen sind nicht hinreichend

• Flächenmanagement, Nutzungs- und Raumkonzepte, moderne Arbeitsplatzkonzepte

• Medienverbräuche sollen transparent und abrechenbar sein

• Prüf- und Wartungszyklen und Gewährleistungsfristen

• Kostenverfolgung bei Gebäuden / Anlagen

• Budgetplanung, z. B. für Wartung und Instandhaltung

• Leistungssteuerung, z. B. Reinigungsmanagement

• Regelwerksverfolgung (Compliance)

• Dokumentation zur Wahrnehmung der Betreiberverantwortung

• v. A. m.

Kauf, Implementierung, Datenerfassung und Digitalisierung können Nutzen generieren. Verbesserte Prozesse sind die Grundlage eines effektiven Facility Managements.

Facility Management kann so viel mehr sein.

• unrealistische Erwartungen

• unklare oder unausgewogene Zielsetzungen

• nicht ermittelte Potentiale

• Intransparenz des Marktes

• Ressourcenprobleme

• nicht standardisierte FM-Abläufe

• mangelhafte Ausschreibungen

• mangelhafter Beschaffungsprozess

• fehlende Unterstützung durch die Unternehmensleitung

• geringe Akzeptanz der Anwender

• unzureichende Vermittlung der Systemphilosophie

• finanziell: Reduzierung von Aufwand, Kosten, Verbrauchen, Vermeidung von Schadensfällen, Risikoreduzierung

• qualitativ: Transparenz, verbesserte Kommunikation & Koordination, Exkulpation

Der Einsatz von CAFM resultiert direkt oder indirekt in Kosteneinsparungen, beispielsweise durch die Beseitigung von Doppelarbeiten. Die Verhinderung von Schadensfällen und die Verringerung von Risiken stellen ebenfalls wichtige Bewertungsfaktoren dar, wie etwa die Opportunitätskosten.

Eine Investition in IT für Facility-Management-Prozesse amortisiert sich normalerweise innerhalb von weniger als 2 Jahren. Wir identifizieren "low hanging fruits", bauen ein Budget und ein Projektteam auf und stellen gezieltes Know-how und Fachdokumente zur Verfügung. Unser stufenweises Vorgehensmodell in Kombination mit einem menschenorientierten Projektumfeld ermöglicht eine erfolgreiche Implementierung.