Service Desk: First Level Support mit CAFM

Das CAFM-System ist für viele Nutzende ein zentrales Werkzeug zur Verwaltung von Facility-Daten und Prozessen. Der Service Desk unterstützt bei Anwendungsfragen und gibt Hilfestellung zur Bedienung.

• "Wie kann ich eine Störungsmeldung im CAFM-System erfassen?"

• "Wo finde ich Wartungstermine für meine technische Anlage?"

• "Wie kann ich die Belegung von Büroflächen einsehen?"

• "Welche Informationen kann ich über das CAFM-System abrufen?"

• Bereitstellung von Anleitungen und Schulungsdokumenten zur CAFM-Nutzung

• Unterstützung bei grundlegenden Funktionen wie Störungsmeldungen oder Flächenverwaltung

• Verweis auf interne CAFM-Administratoren für weitergehende Anfragen

• Eskalation von Fehlfunktionen oder Benutzerproblemen an die IT oder CAFM-Supportteams

Ein Mitarbeitender möchte eine technische Störung im CAFM-System melden, weiß aber nicht, wie das System funktioniert. Der Service Desk verweist ihn auf eine Schritt-für-Schritt-Anleitung oder bietet eine kurze Erklärung zur Nutzung der Störungsfunktion.

• Erleichterung der CAFM-Nutzung durch gezielten Support

• Minimierung von Bedienfehlern durch strukturierte Anleitungen

• Effiziente Nutzung des CAFM-Systems durch klare Prozessunterstützung

Das CAFM-System muss stabil und fehlerfrei funktionieren, damit Facility-Prozesse nicht beeinträchtigt werden. Der Service Desk nimmt Störungsmeldungen entgegen und eskaliert diese an die IT oder CAFM-Administratoren.

• "Das CAFM-System ist nicht erreichbar."

• "Meine Benutzerrechte sind eingeschränkt – ich kann keine Meldungen erfassen."

• "Eine Funktion (z. B. Ticket-Erstellung) funktioniert nicht richtig."

• "Ich sehe keine aktuellen Wartungs- oder Flächendaten."

• Erfassung und Kategorisierung von Fehlermeldungen im CAFM-System

• Eskalation technischer Störungen an IT- oder CAFM-Supportteams

• Kommunikation des aktuellen Systemstatus an Nutzende

• Nachverfolgung und Dokumentation von wiederkehrenden Problemen

Ein Mitarbeitender meldet, dass das CAFM-System nicht lädt oder abstürzt. Der Service Desk prüft, ob ein allgemeines Systemproblem besteht, und informiert die IT-Abteilung oder den CAFM-Support zur Fehleranalyse.

• Schnelle Reaktion auf Systemstörungen und Fehler

• Minimierung von Betriebsunterbrechungen durch effiziente Eskalation

• Klare Kommunikation über Systemstatus und Ausfälle

Das CAFM-System ermöglicht die Erfassung und Nachverfolgung von Störungsmeldungen sowie die Planung regelmäßiger Wartungen. Der Service Desk unterstützt bei Fragen zu Wartungsprozessen oder Störungstickets.

• "Wie melde ich einen Defekt an einer technischen Anlage über das CAFM-System?"

• "Wann ist die nächste Wartung für unsere Heizungsanlage geplant?"

• "Wo kann ich den Status meiner offenen Störungsmeldungen einsehen?"

• "Wie kann ich nachträglich Informationen zu einer abgeschlossenen Störung abrufen?"

• Bereitstellung von Informationen zur Nutzung der Störungsmeldungs-Funktion

• Unterstützung bei der Suche nach Wartungsinformationen im CAFM-System

• Eskalation von Problemen bei der Ticket-Erstellung oder Wartungsübersicht

• Kommunikation von System-Updates oder Änderungen in Wartungsprozessen

Ein Techniker möchte eine defekte Klimaanlage im CAFM-System melden, aber der Ticket-Status wird nicht aktualisiert. Der Service Desk unterstützt ihn dabei, das richtige Ticket zu finden oder eskaliert das Problem an die IT.

• Effizientere Nutzung des CAFM-Systems für Störungsmeldungen und Wartungen

• Minimierung von Verzögerungen durch klare Hilfestellungen

• Optimierung des Facility Managements durch strukturierte Prozessabläufe

Das CAFM-System enthält Informationen zu Büroflächen, Arbeitsplatzzuweisungen und Gebäudenutzungen. Der Service Desk hilft bei Fragen zur Flächenverwaltung und Arbeitsplatzbuchung.

• "Wie kann ich den Grundriss oder die Belegung meines Bürobereichs einsehen?"

• "Wo finde ich Informationen zur Nutzung eines bestimmten Gebäudeteils?"

• "Wie kann ich einen Arbeitsplatz über das CAFM-System reservieren?"

• "Welche Abteilungen nutzen aktuell bestimmte Büroflächen?"

• Bereitstellung von Informationen zur Nutzung des Flächenmanagement-Moduls im CAFM-System

• Unterstützung bei Arbeitsplatzbuchungen und Flächenanalysen

• Eskalation von Datenfehlern oder fehlenden Raumzuweisungen an CAFM-Administratoren

• Verweis auf interne Fachabteilungen für größere Flächenplanungen

Ein Mitarbeitender möchte einen flexiblen Arbeitsplatz für eine Woche reservieren, hat aber Probleme mit der Buchung im CAFM-System. Der Service Desk verweist auf eine Anleitung oder eskaliert das Problem an die IT.

• Optimierte Büroflächennutzung durch klare CAFM-Unterstützung

• Erhöhte Transparenz über Raumbelegungen und Arbeitsplatzbuchungen

• Effiziente Nutzung von Gebäudeflächen durch CAFM-gestützte Prozesse

Da der Service Desk keine tiefergehende CAFM-Administration übernimmt, fungiert er als zentrale Schnittstelle zwischen Facility Management, IT und Gebäudenutzenden.

• Erfassung und Nachverfolgung von CAFM-relevanten Anfragen und Problemen

• Kommunikation geplanter Wartungen oder System-Updates an Nutzende

• Eskalation technischer Fehler oder Datenprobleme an CAFM-Administratoren

• Bereitstellung von Support bei der Nutzung spezifischer CAFM-Funktionen

• Effiziente Nutzung des CAFM-Systems durch klare Prozesse

• Minimierung von Problemen durch strukturierte Kommunikation

• Schnelle Reaktion auf Anwendungsprobleme und Systemstörungen