FM-Software effizient implementieren

Wir gliedern die Leistungen und Prozesse im Facility und Service-Management entsprechend der DIN EN 15221-ff und präzisiert durch die GEFMA-Richtlinie 100-2.

CAIFM steht für Computer Aided and Integrated Facility Management. Auf das "I" legen wir aus zwei Gründen besonderen Wert: Streng genommen existiert keine fertige FM-Software. Dafür gibt es aber eine Reihe von Lösungen, die geeignet sind, FM wertschöpfend zu betreiben. Gefragt ist also eine reibungslose Integration in die Organisationsentwicklung. Und deshalb vertreten wir kein Software-Unternehmen, sondern beraten strikt neutral.

• 1 FM - Strategische Ebene

• 1000 - Taktische Ebene "Fläche und Infrastruktur"

• 2000 - Taktische Ebene "Mensch und Organisation"

• 9000 - FM-Produkte auf Horizontaler Ebene

• Lebenszyklus

• Know-How

• Organisation

• Abteilungsübergreifende Verfahren verschiedener Disziplinen

• CAD

• CAE

• Compliance Management (Regelwerksverfolgung)

• Dokumentenmanagement

• ERP-System

• Gebäudeautomation

• kaufmännischer Standardsoftware

• Office-Lösungen

• Projektmanagement-Software

• Prüfkoffer (z. B. DGUV V3)

• Komplexe Prozesse mit intuitiver Bedienung und hoher Anpassungsgeschwindigkeit

• Intelligente Grafik (bidirektionale CAD-Kopplung, graphisches Berichtswesen)

• IT-Sicherheitsanforderungen

• Web-Fähigkeit

• BIM

• Standards

• Konvergenz der Systeme

• Kostendruck -> Kostentransparenz -> Kostenkontrolle -> Leistungskontrolle

• Globalisierung / Komplexität / Vernetzung

• Konzentration auf das Kerngeschäft / Wertbeitrag durch (CAI)FM

• Facilities als strategische Ressource

• Anforderungen der Nutzer/Mieter

• Green Building und zugehörige Zertifizierungen/Umweltanforderungen

• Lebenszyklusbetrachtungen von Immobilien

• Bedürfnisse bezüglich Arbeitsumfeld, Modernität / Flexibilität

• Gesetzliche und gesellschaftliche Erfordernisse (Umweltschutz / Nachhaltigkeit)

• neue Technologien

Zuverlässiges Service Management gewinnt eine immer größere Bedeutung. Anfragen für Helpdesk, Instandhaltungskalender und Reinigungsmanagement sind häufig. Das Interesse an webbasierter Software steigt, um mobiles Arbeiten zu ermöglichen, unterstützt durch Cloud Computing. Service-Level-Agreements werden zunehmend in Cockpit-Funktionen überwacht. Die Entwicklung von Organisationund Leistung im Facility Management führt zur Erweiterung bestehender Installationen. Die Anzahl der genutzten Softwaremodule sowie die Tiefe und Integration der Anwendung nehmen zu. Workflow-Engines, Internet of Things und Big Data sind auf dem Vormarsch.

Building Information Modeling (BIM) ist bei Generalplanern und Großbauvorhaben vorsichtig im Aufwind, aber der Mangel an Standards behindert noch eine breite Anwendung von BIM.

Die Nachfrage nach Compliance und Betreiberverantwortungsteigt, ebenso wie das Interesse an Green CAFM. Das Interesse der öffentlichen Hand wächst stetig. Gelegentlich gibt es Anforderungen nach Mehrsprachigkeit.

Unsere Kunden wechseln selten, da eine Migration in ein neues System aufwendig ist. Diese Situation hemmt Innovationen im Facility Management, besonders bei veralteter Technik.

• Informationen zu den baulichen und technischen Anlagen sind nicht hinreichend

• Flächenmanagement, Nutzungs- und Raumkonzepte, moderne Arbeitsplatzkonzepte

• Medienverbräuche sollen transparent und abrechenbar sein

• Prüf- und Wartungszyklen und Gewährleistungsfristen

• Kostenverfolgung bei Gebäuden / Anlagen

• Budgetplanung, z. B. für Wartung und Instandhaltung

• Leistungssteuerung, z. B. Reinigungsmanagement

• Regelwerksverfolgung (Compliance)

• Dokumentation zur Wahrnehmung der Betreiberverantwortung

• v. A. m.

Kauf, Implementierung, Datenerfassung und Digitalisierungkönnen Nutzen generieren. Verbesserte Prozesse sind die Grundlage eines effektiven Facility Managements.

Facility Management kann so viel mehr sein.

• unrealistische Erwartungen

• unklare oder unausgewogene Zielsetzungen

• nicht ermittelte Potentiale

• Intransparenz des Marktes

• Ressourcenprobleme

• nicht standardisierte FM-Abläufe

• mangelhafte Ausschreibungen

• mangelhafter Beschaffungsprozess

• fehlende Unterstützung durch die Unternehmensleitung

• geringe Akzeptanz der Anwender

• unzureichende Vermittlung der Systemphilosophie

• finanziell: Reduzierung von Aufwand, Kosten, Verbrauchen, Vermeidung von Schadensfällen, Risikoreduzierung

• qualitativ: Transparenz, verbesserte Kommunikation& Koordination, Exkulpation

Der Einsatz von CAFM resultiert direkt oder indirekt in Kosteneinsparungen, beispielsweise durch die Beseitigung von Doppelarbeiten. Die Verhinderung von Schadensfällen und die Verringerung von Risiken stellen ebenfalls wichtige Bewertungsfaktoren dar, wie etwa die Opportunitätskosten.

Eine Investition in IT für Facility-Management-Prozesse amortisiert sich normalerweise innerhalb von weniger als 2 Jahren. Wir identifizieren "low hanging fruits", bauen ein Budget und ein Projektteam auf und stellen gezieltes Know-how und Fachdokumente zur Verfügung. Unser stufenweises Vorgehensmodell in Kombination mit einem menschenorientierten Projektumfeld ermöglicht eine erfolgreiche Implementierung.