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FM-Software effizient implementieren

Computer aided and integrated Facility Management

CAFM-System

Eine CAFM-Software ist ein Software-Werkzeug (Tool), welches die spezifischen Prozesse des Facility Managements und die daran direkt oder indirekt beteiligten Personen unterstützt. Ein CAFM-System ist eine individualisierte und damit auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens bzw. einer Branche angepasste Komplettlösung zur Unterstützung der Prozesse des Facility Managements.
- GEFMA 400

Auswahl, Beschaffung, Implementierung und Verbesserung

Gebäude und Grundstücke sind strategische Ressourcen und Teil der Wertschöpfungskette. Planung, Errichtung, Nutzung und Bewirtschaftung von Immobilien sind ergebnisrelevant. Gute Arbeitsbedingungen fördern die Gesundheit und Produktivität der Mitarbeiter und verbessern so auch die Betriebsergebnisse nachhaltig.

Der transparenten Steuerung der Geschäftsprozesse im Facility Management durch geeignete Informationstechnologie, dem Computer-Aided Facility Management (CAFM) widmen wir diese Website.

CAIFM (computer aided and integrated facility management) ist mehr als die Anschaffung eines CAFM-Systems. Es geht um das Erkennen und die Realisierung der geschäftsunterstützenden Potentiale eines gut organisierten Facility Managements. Dem "I", der Integration, kommt besondere Bedeutung zu:

  • Prozessintegration

  • Informationsintegration

  • Nutzerintegration

Moderne Anforderungen

  • Web-Clients & Apps: mobile Lösungen

  • Datenübertragung via WLAN / Funknetze (4G / 5G) mit Sperr- und Synchronisationsmechanismen.

  • Einbindung von Gebäudeautomationssystemen / fachspezifischer Anwendungen

Facility Management =

"organisatorische Funktion, die Personen, Ort und Prozess innerhalb der bebauten Umgebung zu dem Zweck integriert, die Qualität des Lebens von Personen und die Produktivität des Kerngeschäfts zu verbessern"
- DIN EN ISO 41011:2019-04

FM-PRODUKTE, -LEISTUNGEN UND -PROZESSE

Die Leistungen und Prozesse im Facility und Service-Management haben wir hier entsprechend DIN EN 15221-ff und präzisiert durch die GEFMA-Richtlinie 100-2, wie folgt gegliedert:

"I" wie Integration

CAIFM steht für Computer Aided and Integrated Facility Management. Auf das "I legen wir aus zwei Gründen besonderen Wert: Streng genommen existiert keine fertige FM-Software. Dafür aber eine Reihe von Lösungen, die geeignet sind, FM wertschöpfend zu betreiben. Gefragt ist also eine reibungslose Integration in Ihre Organisationsentwicklung. Und deshalb vertreten wir kein Software-Unternehmen, sondern beraten Sie strikt neutral.

Leistungsbreite und -Tiefe

Die Leistungsbreite und -tiefe ist erheblich und im Team zu bewältigen:

  • Lebenszyklus

  • Know-How

  • Organisation

  • Abteilungsübergreifende Verfahren verschiedener Disziplinen

IT-Integration

Software wird über unidirektionale oder bidirektionale Schnittstellen / Middleware zwecks Datenaustausch und Automatisierung angebunden. Hier wird unterschieden nach:

Bei Änderungen müssen bei individuell konfigurierten Schnittstellen zumeist auch Änderungen an diesen Schnittstellen erfolgen. Dies ist teuer, da der Anbieter i. d. R. seine Preisvorstellungen durchsetzen kann.

Standardschnittstellen, u. A. zu Office, CAD sind zu bevorzugen.

Optionale Schnittstellen, u.A.

Computer Aided Facility Management hat Relationen zu

  • CAD

  • CAE

  • Compliance Management (Regelwerksverfolgung)

  • Dokumentenmanagement

  • ERP-System

  • Gebäudeautomation

  • kaufmännischer Standardsoftware

  • Office-Lösungen

  • Projektmanagement-Software

  • Prüfkoffer (z. B. DGUV V3)

Marktbedingungen

  • Kostendruck -> Kostentransparenz -> Kostenkontrolle -> Leistungskontrolle

  • Globalisierung / Komplexität / Vernetzung

  • Konzentration auf das Kerngeschäft / Wertbeitrag durch (CAI)FM

  • Facilities als strategische Ressource

  • Anforderungen der Nutzer/Mieter

  • Green Building und zugehörige Zertifizierungen/Umweltanforderungen

  • Lebenszyklusbetrachtungen von Immobilien

  • Bedürfnisse bezüglich Arbeitsumfeld, Modernität / Flexibilität

  • Gesetzliche und gesellschaftliche Erfordernisse (Umweltschutz / Nachhaltigkeit)

  • neue Technologien

Technische Aspekte

  • Komplexe Prozesse mit intuitiver Bedienung und hoher Anpassungsgeschwindigkeit

  • Intelligente Grafik (bidirektionale CAD-Kopplung, graphisches Berichtswesen)

  • IT-Sicherheitsanforderungen

  • Web-Fähigkeit

  • BIM

  • Standards

  • Konvergenz der Systeme

Wertbeitrag durch Facility Management

Der Wertbeitrag durch professionelles Facilitymanagement wird zunehmend erkannt. Dementsprechend werden Facility Software Installationen zunehmend als fachbezogene Managementinformationssysteme gesehen.

mehr Module, dezidiertere Anwendung

Dem zuverlässigen Service Management kommt eine immer stärkere Bedeutung zu; Helpdesk, Instandhaltungskalender, Reinigungsmanagement wird bei uns oft angefragt. Das Interesse an webbasierter Software nimmt zu um auch mobil Arbeiten zu können; auch durch Cloud Computing. SLAs werden zunehmend in Cockpit-Funktionen gemonitort. Die Organisations- und Leistungsentwicklung im FM führt zum Ausbau bestehender Installationen; die Anzahl der genutzten Softwaremodule und die Anwendungstiefe und -Integration nehmen zu. Workflow-Engines, Internet of Things und Big Data sind im Kommen.

BIM ist behutsam bei Generalplanern und Großbauvorhaben auf dem Vormarsch; mangelnde Standards stehen einer breiten Anwendung von BIM noch im Wege.

Compliance / Betreiberverantwortung ist gefragt, so auch Green CAFM.

Das Interesse bei der öffentlichen Hand wächst ständig. Gelegentlich wird Mehrsprachigkeit gefordert.

geringe Wechselbereitschaft

Unsere Kunden zeigen eine sehr geringe Wechselbereitschaft, da eine Migration in ein neues System aufwändig ist. Dies behindert bei veralteter Technik Innovationen im FM.

Visionen, Anforderungen und Motivationen

Welche Visionen, Anforderungen und Motivationen sind unser Antrieb für die Auswahl und Verbesserung? Wir benötigen eine belastbare Ausgangssituation und ein bestmögliches Kundenverständnis als Basis unsere CAIFM-Projektes. Deshalb auditieren wir Ihre FM-Organisation und erstellen ein Memorandum als Handlungsempfehlung zu Beginn eines CAFM-Projektes.

Anforderungen

  • Informationen zu den baulichen und technischen Anlagen sind nicht hinreichend

  • Flächenmanagement, Nutzungs- und Raumkonzepte, moderne Arbeitsplatzkonzepte

  • Medienverbräuche sollen transparent und abrechenbar sein

  • Prüf- und Wartungszyklen und Gewährleistungsfristen

  • Kostenverfolgung bei Gebäuden / Anlagen

  • Budgetplanung, z. B. für Wartung und Instandhaltung

  • Leistungssteuerung, z. B. Reinigungsmanagement

  • Regelwerksverfolgung (Compliance)

  • Dokumentation zur Wahrnehmung der Betreiberverantwortung

  • v. A. m.

Chance

Kauf, Implementierung, Datenerfassung und Digitalisierung können Nutzen generieren. Verbesserte Prozesse sind die Grundlage eines effektiven Facility Managements.

Facility Management kann so viel mehr sein.

Folgenden Risiken wirken wir entgegen:

  • unrealistische Erwartungen

  • unklare oder unausgewogene Zielsetzungen

  • nicht ermittelte Potentiale

  • Intransparenz des Marktes

  • Ressourcenprobleme

  • nicht standardisierte FM-Abläufe

  • mangelhafte Ausschreibungen

  • mangelhafter Beschaffungsprozess

  • fehlende Unterstützung durch die Unternehmensleitung

  • geringe Akzeptanz der Anwender

  • unzureichende Vermittlung der Systemphilosophie

Nutzen

  • finanziell: Reduzierung von Aufwand, Kosten, Verbrauchen, Vermeidung von Schadensfällen, Risikoreduzierung

  • qualitativ: Transparenz, verbesserte Kommunikation & Koordination, Exkulpation

Nutzen

Einsatz von CAFM führt direkt oder indirekt zur Kosteneinsparung, z. B. durch Abschaffung von Doppelarbeiten. Aber auch die Vermeidung von Schadensfällen und die Verringerung von Risiken sollten hier bewertet werden (Opportunitätskosten).

Nutzen / Investion

Die Investition in IT für Facility-Management-Prozesse hat in der Regel Amortisationszeiten (< 2 Jahre). Wir unterstützen Sie dabei "low hanging fruits" zu identifizieren, ein Budget und ein Projektteam aufzustellen und stellen gezielt Know-how und Fachdokumente zu Ihrer Verfügung. Unser stufenweises Vorgehensmodell, gepaart mit einem menschlichen Projektumfeld, ermöglicht eine erfolgreiche Implementierung.

Mögliches Vorgehen - Variation je nach Ausgangslage sinnvoll

Projektphase

Evaluierung

Produktanforderungen / Einsatzmöglichkeiten

Konzeption

Ist- und Sollsituation, Leistungsumfang, Datenlage, Mengengerüste, IT-Architektur und Schnittstellen, Lasten- / Pflichtenheft, Betriebsmodell (Inhouse / RZ / Cloud)

Auswahl

Erstellung und Durchführung der Ausschreibung, Systemvorführungen und ggf. Testinstallation, Auswertung, Business-Case- Erstellung, Vergabe

Lieferung und Implementierung

Soft- und Hardware

Lizenzen Anwendungssoftware

Datenbanklizenzen, CAD Lizenzen, sonstige Software-Lizenzen

IT-Infrastruktur Einmalkosten (Server, Netzwerk, Sicherheit, etc.)

Dienstleistungen

Projektinitialisierung / Workshops

Installation, Anpassung

Schulungen (Systemadministratoren, Key User / Anwender/...)

Bestandsdaten Auf- / Übernahme

Schnittstellen

Individual-Programmierung

Projektmanagement

Dokumentation

Betrieb

Soft- und Hardware

Wartungsgebühren / monatliche Bereitstellungsgebühren

Betriebskosten

IT-Infrastruktur laufende Kosten (Server, Netzwerk, Sicherheit usw.)

Dienstleistungen

Systemerhaltungs- und Betreuungskosten (CAFM-Administration, Anpassung der Dokumentation)

laufende Systemoptimierung und Schulungen

Einspielen von Updates, Release-Wechsel usw.

Hotline

Nutzungsabhängige Kosten (z. B. Cloud)

Wir machen gutes FM besser, durch..

  • Facility Management: Fach-, Methoden- und IT-Kompetenz

  • Organisationsberatung und -entwicklung auf Basis von Standards

  • produktneutrales Vorgehen / Projektsteuerung

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