FM-Software effizient implementieren

"organisatorische Funktion, die Personen, Ort und Prozess innerhalb der bebauten Umgebung zu dem Zweck integriert, die Qualität des Lebens von Personen und die Produktivität des Kerngeschäfts zu verbessern"
- DIN EN ISO 41011:2019-04

Die Leistungen und Prozesse im Facility und Service-Management haben wir hier entsprechend DIN EN 15221-ff und präzisiert durch die GEFMA-Richtlinie 100-2, wie folgt gegliedert:

CAIFM steht für Computer Aided and Integrated Facility Management. Auf das "I legen wir aus zwei Gründen besonderen Wert: Streng genommen existiert keine fertige FM-Software. Dafür aber eine Reihe von Lösungen, die geeignet sind, FM wertschöpfend zu betreiben. Gefragt ist also eine reibungslose Integration in Ihre Organisationsentwicklung. Und deshalb vertreten wir kein Software-Unternehmen, sondern beraten Sie strikt neutral.

• 1 FM - Strategische Ebene

• 1000 - Taktische Ebene "Fläche und Infrastruktur"

• 2000 - Taktische Ebene "Mensch und Organisation"

• 9000 - FM-Produkte auf Horizontaler Ebene

Die Leistungsbreite und -tiefe ist erheblich und im Team zu bewältigen:

• Lebenszyklus

• Know-How

• Organisation

• Abteilungsübergreifende Verfahren verschiedener Disziplinen

Software wird über unidirektionale oder bidirektionale Schnittstellen / Middleware zwecks Datenaustausch und Automatisierung angebunden. Hier wird unterschieden nach:

Bei Änderungen müssen bei individuell konfigurierten Schnittstellen zumeist auch Änderungen an diesen Schnittstellen erfolgen. Dies ist teuer, da der Anbieter i. d. R. seine Preisvorstellungen durchsetzen kann.

Standardschnittstellen, u. A. zu Office, CAD sind zu bevorzugen.

Computer Aided Facility Management hat Relationen zu

• CAD

• CAE

• Compliance Management (Regelwerksverfolgung)

• Dokumentenmanagement

• ERP-System

• Gebäudeautomation

• kaufmännischer Standardsoftware

• Office-Lösungen

• Projektmanagement-Software

• Prüfkoffer (z. B. DGUV V3)

• Kostendruck -> Kostentransparenz -> Kostenkontrolle -> Leistungskontrolle

• Globalisierung / Komplexität / Vernetzung

• Konzentration auf das Kerngeschäft / Wertbeitrag durch (CAI)FM

• Facilities als strategische Ressource

• Anforderungen der Nutzer/Mieter

• Green Building und zugehörige Zertifizierungen/Umweltanforderungen

• Lebenszyklusbetrachtungen von Immobilien

• Bedürfnisse bezüglich Arbeitsumfeld, Modernität / Flexibilität

• Gesetzliche und gesellschaftliche Erfordernisse (Umweltschutz / Nachhaltigkeit)

• neue Technologien

• Komplexe Prozesse mit intuitiver Bedienung und hoher Anpassungsgeschwindigkeit

• Intelligente Grafik (bidirektionale CAD-Kopplung, graphisches Berichtswesen)

• IT-Sicherheitsanforderungen

• Web-Fähigkeit

• BIM

• Standards

• Konvergenz der Systeme

Der Wertbeitrag durch professionelles Facilitymanagement wird zunehmend erkannt. Dementsprechend werden Facility Software Installationen zunehmend als fachbezogene Managementinformationssysteme gesehen.

Dem zuverlässigen Service Management kommt eine immer stärkere Bedeutung zu; Helpdesk, Instandhaltungskalender, Reinigungsmanagement wird bei uns oft angefragt. Das Interesse an webbasierter Software nimmt zu um auch mobil Arbeiten zu können; auch durch Cloud Computing. SLAs werden zunehmend in Cockpit-Funktionen gemonitort. Die Organisations- und Leistungsentwicklung im FM führt zum Ausbau bestehender Installationen; die Anzahl der genutzten Softwaremodule und die Anwendungstiefe und -Integration nehmen zu. Workflow-Engines, Internet of Things und Big Data sind im Kommen.

BIM ist behutsam bei Generalplanern und Großbauvorhaben auf dem Vormarsch; mangelnde Standards stehen einer breiten Anwendung von BIM noch im Wege.

Compliance / Betreiberverantwortung ist gefragt, so auch Green CAFM.

Das Interesse bei der öffentlichen Hand wächst ständig. Gelegentlich wird Mehrsprachigkeit gefordert.

Unsere Kunden zeigen eine sehr geringe Wechselbereitschaft, da eine Migration in ein neues System aufwändig ist. Dies behindert bei veralteter Technik Innovationen im FM.

Welche Visionen, Anforderungen und Motivationen sind unser Antrieb für die Auswahl und Verbesserung? Wir benötigen eine belastbare Ausgangssituation und ein bestmögliches Kundenverständnis als Basis unsere CAIFM-Projektes. Deshalb auditieren wir Ihre FM-Organisation und erstellen ein Memorandum als Handlungsempfehlung zu Beginn eines CAFM-Projektes.

• Informationen zu den baulichen und technischen Anlagen sind nicht hinreichend

• Flächenmanagement, Nutzungs- und Raumkonzepte, moderne Arbeitsplatzkonzepte

• Medienverbräuche sollen transparent und abrechenbar sein

• Prüf- und Wartungszyklen und Gewährleistungsfristen

• Kostenverfolgung bei Gebäuden / Anlagen

• Budgetplanung, z. B. für Wartung und Instandhaltung

• Leistungssteuerung, z. B. Reinigungsmanagement

• Regelwerksverfolgung (Compliance)

• Dokumentation zur Wahrnehmung der Betreiberverantwortung

• v. A. m.

Kauf, Implementierung, Datenerfassung und Digitalisierung können Nutzen generieren. Verbesserte Prozesse sind die Grundlage eines effektiven Facility Managements.

Facility Management kann so viel mehr sein.

• unrealistische Erwartungen

• unklare oder unausgewogene Zielsetzungen

• nicht ermittelte Potentiale

• Intransparenz des Marktes

• Ressourcenprobleme

• nicht standardisierte FM-Abläufe

• mangelhafte Ausschreibungen

• mangelhafter Beschaffungsprozess

• fehlende Unterstützung durch die Unternehmensleitung

• geringe Akzeptanz der Anwender

• unzureichende Vermittlung der Systemphilosophie

• finanziell: Reduzierung von Aufwand, Kosten, Verbrauchen, Vermeidung von Schadensfällen, Risikoreduzierung

• qualitativ: Transparenz, verbesserte Kommunikation & Koordination, Exkulpation

Einsatz von CAFM führt direkt oder indirekt zur Kosteneinsparung, z. B. durch Abschaffung von Doppelarbeiten. Aber auch die Vermeidung von Schadensfällen und die Verringerung von Risiken sollten hier bewertet werden (Opportunitätskosten).

Die Investition in IT für Facility-Management-Prozesse hat in der Regel Amortisationszeiten (< 2 Jahre). Wir unterstützen Sie dabei "low hanging fruits" zu identifizieren, ein Budget und ein Projektteam aufzustellen und stellen gezielt Know-how und Fachdokumente zu Ihrer Verfügung. Unser stufenweises Vorgehensmodell, gepaart mit einem menschlichen Projektumfeld, ermöglicht eine erfolgreiche Implementierung.