FM-Software effizient implementieren


Eine Facility Managementsoftware ist der zentrale Datenhub des Facility Managements.
Bestandsunterlagen und Technische Dokumentation sind bereits bei Planung und Bau betriebsgerecht zu koordinieren. Dies erfordert die Standardisierung durch ein Anlagenkennzeichnungssystem, die Anwendung der VDI 3805 und weiterer Dokumentationsstandards, unter Anderem für CAD- und CAE-Systeme. Schnittstellen, z. B. zu Prüfkoffern, Gebäudeautomation, sind bei großen Immobilien angeraten.
Computer aided and integrated Facility Management
CAFM-System
Eine CAFM-Software ist ein Software-Werkzeug (Tool), welches die spezifischen Prozesse des Facility Managements und die daran direkt oder indirekt beteiligten Personen unterstützt. Ein CAFM-System ist eine individualisierte und damit auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens bzw. einer Branche angepasste Komplettlösung zur Unterstützung der Prozesse des Facility Managements.
- GEFMA 400
Auswahl, Beschaffung, Implementierung und Verbesserung
Gebäude und Grundstücke sind strategische Ressourcen und Teil der Wertschöpfungskette. Planung, Errichtung, Nutzung und Bewirtschaftung von Immobilien sind ergebnisrelevant. Gute Arbeitsbedingungen fördern die Gesundheit und Produktivität der Mitarbeiter und verbessern so auch die Betriebsergebnisse nachhaltig.
Der transparenten Steuerung der Geschäftsprozesse im Facility Management durch geeignete Informationstechnologie, dem Computer-Aided Facility Management (CAFM) widmen wir diese Website.
CAIFM (computer aided and integrated facility management) ist mehr als die Anschaffung eines CAFM-Systems. Es geht um das Erkennen und die Realisierung der geschäftsunterstützenden Potentiale eines gut organisierten Facility Managements. Dem "I", der Integration, kommt besondere Bedeutung zu:
Facility Management =
"organisatorische Funktion, die Personen, Ort und Prozess innerhalb der bebauten Umgebung zu dem Zweck integriert, die Qualität des Lebens von Personen und die Produktivität des Kerngeschäfts zu verbessern"
- DIN EN ISO 41011:2019-04
FM-PRODUKTE, -LEISTUNGEN UND -PROZESSE
Die Leistungen und Prozesse im Facility und Service-Management haben wir hier entsprechend DIN EN 15221-ff und präzisiert durch die GEFMA-Richtlinie 100-2, wie folgt gegliedert:
"I" wie Integration
CAIFM steht für Computer Aided and Integrated Facility Management. Auf das "I legen wir aus zwei Gründen besonderen Wert: Streng genommen existiert keine fertige FM-Software. Dafür aber eine Reihe von Lösungen, die geeignet sind, FM wertschöpfend zu betreiben. Gefragt ist also eine reibungslose Integration in Ihre Organisationsentwicklung. Und deshalb vertreten wir kein Software-Unternehmen, sondern beraten Sie strikt neutral.
IT-Integration
Software wird über unidirektionale oder bidirektionale Schnittstellen / Middleware zwecks Datenaustausch und Automatisierung angebunden. Hier wird unterschieden nach:
Bei Änderungen müssen bei individuell konfigurierten Schnittstellen zumeist auch Änderungen an diesen Schnittstellen erfolgen. Dies ist teuer, da der Anbieter i. d. R. seine Preisvorstellungen durchsetzen kann.
Standardschnittstellen, u. A. zu Office, CAD sind zu bevorzugen.
Technische Aspekte
Komplexe Prozesse mit intuitiver Bedienung und hoher Anpassungsgeschwindigkeit
Intelligente Grafik (bidirektionale CAD-Kopplung, graphisches Berichtswesen)
IT-Sicherheitsanforderungen
Web-Fähigkeit
BIM
Standards
Konvergenz der Systeme
Marktbedingungen
Kostendruck -> Kostentransparenz -> Kostenkontrolle -> Leistungskontrolle
Globalisierung / Komplexität / Vernetzung
Konzentration auf das Kerngeschäft / Wertbeitrag durch (CAI)FM
Facilities als strategische Ressource
Anforderungen der Nutzer/Mieter
Green Building und zugehörige Zertifizierungen/Umweltanforderungen
Lebenszyklusbetrachtungen von Immobilien
Bedürfnisse bezüglich Arbeitsumfeld, Modernität / Flexibilität
Gesetzliche und gesellschaftliche Erfordernisse (Umweltschutz / Nachhaltigkeit)
neue Technologien
Wertbeitrag durch Facility Management
Der Wertbeitrag durch professionelles Facilitymanagement wird zunehmend erkannt. Dementsprechend werden Facility Software Installationen zunehmend als fachbezogene Managementinformationssysteme gesehen.
mehr Module, dezidiertere Anwendung
Dem zuverlässigen Service Management kommt eine immer stärkere Bedeutung zu; Helpdesk, Instandhaltungskalender, Reinigungsmanagement wird bei uns oft angefragt. Das Interesse an webbasierter Software nimmt zu um auch mobil Arbeiten zu können; auch durch Cloud Computing. SLAs werden zunehmend in Cockpit-Funktionen gemonitort. Die Organisations- und Leistungsentwicklung im FM führt zum Ausbau bestehender Installationen; die Anzahl der genutzten Softwaremodule und die Anwendungstiefe und -Integration nehmen zu. Workflow-Engines, Internet of Things und Big Data sind im Kommen.
BIM ist behutsam bei Generalplanern und Großbauvorhaben auf dem Vormarsch; mangelnde Standards stehen einer breiten Anwendung von BIM noch im Wege.
Compliance / Betreiberverantwortung ist gefragt, so auch Green CAFM.
Das Interesse bei der öffentlichen Hand wächst ständig. Gelegentlich wird Mehrsprachigkeit gefordert.
Visionen, Anforderungen und Motivationen
Welche Visionen, Anforderungen und Motivationen sind unser Antrieb für die Auswahl und Verbesserung? Wir benötigen eine belastbare Ausgangssituation und ein bestmögliches Kundenverständnis als Basis unsere CAIFM-Projektes. Deshalb auditieren wir Ihre FM-Organisation und erstellen ein Memorandum als Handlungsempfehlung zu Beginn eines CAFM-Projektes.
Anforderungen
Informationen zu den baulichen und technischen Anlagen sind nicht hinreichend
Flächenmanagement, Nutzungs- und Raumkonzepte, moderne Arbeitsplatzkonzepte
Medienverbräuche sollen transparent und abrechenbar sein
Prüf- und Wartungszyklen und Gewährleistungsfristen
Kostenverfolgung bei Gebäuden / Anlagen
Budgetplanung, z. B. für Wartung und Instandhaltung
Leistungssteuerung, z. B. Reinigungsmanagement
Regelwerksverfolgung (Compliance)
Dokumentation zur Wahrnehmung der Betreiberverantwortung
v. A. m.
Chance
Kauf, Implementierung, Datenerfassung und Digitalisierung können Nutzen generieren. Verbesserte Prozesse sind die Grundlage eines effektiven Facility Managements.
Folgenden Risiken wirken wir entgegen:
unrealistische Erwartungen
unklare oder unausgewogene Zielsetzungen
nicht ermittelte Potentiale
Intransparenz des Marktes
Ressourcenprobleme
nicht standardisierte FM-Abläufe
mangelhafte Ausschreibungen
mangelhafter Beschaffungsprozess
fehlende Unterstützung durch die Unternehmensleitung
geringe Akzeptanz der Anwender
unzureichende Vermittlung der Systemphilosophie
Nutzen
finanziell: Reduzierung von Aufwand, Kosten, Verbrauchen, Vermeidung von Schadensfällen, Risikoreduzierung
qualitativ: Transparenz, verbesserte Kommunikation & Koordination, Exkulpation
Nutzen
Einsatz von CAFM führt direkt oder indirekt zur Kosteneinsparung, z. B. durch Abschaffung von Doppelarbeiten. Aber auch die Vermeidung von Schadensfällen und die Verringerung von Risiken sollten hier bewertet werden (Opportunitätskosten).
Nutzen / Investion
Die Investition in IT für Facility-Management-Prozesse hat in der Regel Amortisationszeiten (< 2 Jahre). Wir unterstützen Sie dabei "low hanging fruits" zu identifizieren, ein Budget und ein Projektteam aufzustellen und stellen gezielt Know-how und Fachdokumente zu Ihrer Verfügung. Unser stufenweises Vorgehensmodell, gepaart mit einem menschlichen Projektumfeld, ermöglicht eine erfolgreiche Implementierung.
Mögliches Vorgehen - Variation je nach Ausgangslage sinnvoll
Projektphase |
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Evaluierung |
Produktanforderungen / Einsatzmöglichkeiten |
Konzeption |
Ist- und Sollsituation, Leistungsumfang, Datenlage, Mengengerüste, IT-Architektur und Schnittstellen, Lasten- / Pflichtenheft, Betriebsmodell (Inhouse / RZ / Cloud) |
Auswahl |
Erstellung und Durchführung der Ausschreibung, Systemvorführungen und ggf. Testinstallation, Auswertung, Business-Case- Erstellung, Vergabe |
Lieferung und Implementierung |
Soft- und Hardware |
Lizenzen Anwendungssoftware |
Datenbanklizenzen, CAD Lizenzen, sonstige Software-Lizenzen |
IT-Infrastruktur Einmalkosten (Server, Netzwerk, Sicherheit, etc.) |
Dienstleistungen |
Projektinitialisierung / Workshops |
Installation, Anpassung |
Schulungen (Systemadministratoren, Key User / Anwender/...) |
Bestandsdaten Auf- / Übernahme |
Schnittstellen |
Individual-Programmierung |
Projektmanagement |
Dokumentation |
Betrieb |
Soft- und Hardware |
Wartungsgebühren / monatliche Bereitstellungsgebühren |
Betriebskosten |
IT-Infrastruktur laufende Kosten (Server, Netzwerk, Sicherheit usw.) |
Dienstleistungen |
Systemerhaltungs- und Betreuungskosten (CAFM-Administration, Anpassung der Dokumentation) |
laufende Systemoptimierung und Schulungen |
Einspielen von Updates, Release-Wechsel usw. |
Hotline |
Nutzungsabhängige Kosten (z. B. Cloud) |