Eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen ermöglicht potenziellen Anbietern eine bessere Einschätzung des Projekts. Das Erstellen einer präzisen Ausschreibung ist für den Erfolg des Projekts entscheidend. Klare Vorgaben für den Projektrahmen, das Budget und die Zeitvorgaben sind wichtig. Durch eine sorgfältige Auswahl der passenden Anbieter können die Erfolgsaussichten des Projekts gesteigert werden.
Ausschreibungsunterlagen und Vergabeverfahren für CAFM-Software
Öffentliche Auftraggeber starten oberhalb der Schwellenwerte ein formales Vergabeverfahren. Für kleine und mittlere Installationen verwenden sie den öffentlichen Teilnahmewettbewerb mit anschließender freihändiger Vergabe (unterschwellig). Alternativ setzen sie ein EU-Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb und rund 6-8 Bietern ein. Dieses Verfahren findet auch in der Privatwirtschaft Anwendung.
Bieterabfrage
Hersteller bzw. Entwickler / Implementierungspartner
Beschreibung der CAFM-Software mit Funktionalitäten und verfügbaren Modulen.
Preisabfrage
Die tabellarische Preisabfrage beinhaltet u. A.:
Softwarelizenzierung und Nutzungskosten im Facility Management
Software (Lizenzen) als Paketpreis für den beschriebenen Umfang
Lizenzpreis für Erweiterungen / Bereitstellungspreis für Cloud-Lösung
Schnittstellen
Installation
Schulung
Projektbegleitung und -dokumentation
Datenübernahme
Tagessätze
Softwarewartung
Nutzungskosten (einmalig und als Mengenstaffelung) einer Cloud-Lösung.
Präsentationen / Bewertung
Die Bewertung der Präsentationen und der Ausschreibung im Team findet gemäß den veröffentlichten Eignungs- und Zuschlagskriterien durch eine Nutzwertanalyse statt.
Vergabegespräch / Technische Klärung
Im Vergabegespräch klären wir technische, organisatorische, preisliche und vertragliche Details mit mindestens einem dazu autorisierten Vertreter (Prokura, Handlungsvollmacht) des Anbieters. Das Ergebnis dieser Gespräche halten wir in einem gegengezeichneten Protokoll fest.
Vergabeempfehlung
Unsere Vergabeempfehlung fasst das Ausschreibungsverfahren zusammen, wertet es gemäß der Nutzwertanalyse aus und erklärt die Zuschlagserteilung. Dieser sorgfältige Prozess stellt sicher, dass wir immer die bestmögliche Entscheidung treffen.
