Ausschreibung

Öffentliche Auftraggeber müssen oberhalb der Schwellenwerte ein formales Vergabeverfahren einleiten. Für kleine und mittlere Installationen nutzen wir den öffentlichen Teilnahmewettbewerb mit anschließender freihändiger Vergabe (unterschwellig) . Alternativ ein EU-Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb und ca. 6-8 Bietern. Das Verfahren hat sich auch in der Privatwirtschaft bewährt.

• Hersteller bzw. Entwickler / Implementierungspartner

• Software und Modulbeschreibungen

• Unternehmensdarstellung (Rechtsform, Gründungsjahr, Umsatz und Gewinn, Anzahl Mitarbeiter, Anzahl Lizenzen, Referenzen, Hauptsitz, Niederlassungen, Partnerschaften, usw.)

• Beschreibung der CAFM-Software mit Funktionalitäten und verfügbaren Modulen.

Die tabellarische Preisabfrage beinhaltet u. A.:

• Software (Lizenzen) als Paketpreis für den beschriebenen Umfang

• Lizenzpreis für Erweiterungen / Bereitstellungspreis für Cloud-Lösung

• Schnittstellen

• Installation

• Schulung

• Projektbegleitung und -dokumentation

• Datenübernahme

• Tagessätze

• Softwarewartung

• Nutzungskosten (einmalig und als Mengenstaffelung) einer Cloud-Lösung.

Die Bewertung der Präsentationen / Ausschreibung erfolgt per Nutzwertanalyse im Team entsprechend der veröffentlichten Eignungs- und Zuschlagskriterien.

Im Vergabegespräch (mit gegengezeichnetem Protokoll) werden abschließend technische, organisatorische, preisliche und vertragliche Details mit mindestens einem dazu autorisierten Vertreter (Prokura, Handlungsvollmacht) des Anbieters aufgeklärt.

Unsere Vergabeempfehlung fasst das Auschreibungsverfahren nebst Wertung entsprechend Nutzwertanalyse sorgfältig zusammen und begründet die Zuschlagserteilung.