Timeline

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Überblick

Timeline für die Implementierung eines CAFM-Systems unter Berücksichtigung des Lastenhefts und der Ausschreibung im Verhandlungsverfahren

Zeitraum: April 2025 – Juni 2025

Ziel: Einführung eines CAFM-Systems mit strukturiertem Lastenheft, öffentlicher Ausschreibung und anschließender Implementierung

Schwerpunkte:

-Erstellung eines Lastenhefts mit detaillierten Anforderungen

-Ausschreibung im Verhandlungsverfahren nach Vergaberecht (VgV, UVgO)

-Datenaufbereitung und -migration in das neue System

-Integration mit CAD, CAE, IoT & bestehender IT-Landschaft

-Schulung und Übergang in den operativen Betrieb

Timeline zur Transformation des Computer-aided FM

April 2025: Erstellung des Lastenhefts & Vorbereitung der Ausschreibung
Verantwortlich: Facility Management, IT, Beschaffung, Vergabestelle
Definition der Anforderungen & Erstellung des Lastenhefts (1.–15. April 2025)
-Ermittlung der Mindestanforderungen an das CAFM-System (Flächenmanagement, Wartung, ESG-Reporting, IoT-Integration)
-Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben:
DIN EN ISO 41001 (FM-Managementsysteme)
DIN 276 (Kostengliederung für Bau & FM)
DIN 277 (Flächennutzung & Berechnung)
VgV, UVgO (Vergaberecht für IT-Beschaffung)
-Erstellung eines Anforderungskatalogs für Software, Schnittstellen, Lizenzmodell & Service-Level-Agreements (SLA)
Vorbereitung der Ausschreibung im Verhandlungsverfahren (16.–30. April 2025)
-Auswahl der Ausschreibungsstrategie gemäß VgV & UVgO
-Definition der Vergabekriterien (Kosten, Leistungsumfang, Support, Datenmigration)
-Veröffentlichung der Ausschreibung & Einladung geeigneter Anbieter
Ergebnisse:
-Detailliertes Lastenheft mit klaren funktionalen & technischen Anforderungen
-Öffentliche Ausschreibung & Start des Verhandlungsverfahrens
Mai 2025: Angebotsprüfung, Verhandlung & Zuschlagserteilung
Verantwortlich: Facility Management, IT, Beschaffung, Vergabestelle
Angebotsprüfung & Anbieterbewertung (1.–15. Mai 2025)
Vergleich der Anbieter auf Basis von:
-Funktionalität & Skalierbarkeit des Systems
-Schnittstellen zu bestehenden IT-Systemen (ERP, BIM, CAD, CAE, IoT)
-Datensicherheit & Datenschutz (DSGVO, ISO 27001)
-Kosten-Nutzen-Verhältnis & Supportleistungen
Verhandlungsphase mit Anbietern (16.–25. Mai 2025)
-Durchführung von Anbietergesprächen & Demos
-Bewertung der technischen Umsetzung & Migrationsstrategie
-Verhandlung der Vertragsbedingungen, Serviceverträge & Schulungskonzepte
Zuschlagserteilung & Vertragsabschluss (26.–31. Mai 2025)
-Finale Entscheidung über den besten Anbieter
-Vertragsunterzeichnung & Festlegung des Implementierungsplans
Ergebnisse:
-Auswahl des optimalen CAFM-Systems gemäß Lastenheft & Ausschreibung
-Klare Vereinbarung zu Implementierung, Support & Wartung
Juni 2025: Implementierung, Datenübernahme & Schulung
Verantwortlich: Facility Management, IT, CAFM-Softwareanbieter, externe Dienstleister
Vorbereitung & Bereinigung der Daten für das CAFM-System (1.–15. Juni 2025)
-Bestandsaufnahme & Bereinigung vorhandener Gebäude-, Flächen-, Anlagen- & Wartungsdaten
-Standardisierung nach DIN 276, DIN 277 & CAFM-Datenstandards
-Definition der Schnittstellen zu CAD, CAE, BIM & IoT-Systemen
Migration & Testbetrieb des CAFM-Systems (16.–25. Juni 2025)
-Import der bereinigten Daten in das neue System
-Verknüpfung mit Flächenmanagement, Wartungsplanung & Energiemonitoring
-Erste Testläufe & Validierung der Daten
Schulung & Go-Live des CAFM-Systems (26.–30. Juni 2025)
-Schulung der Facility Manager, Techniker & IT-Administratoren
-Erste operative Nutzung des CAFM für Instandhaltung, Flächenbuchung & Störungsmeldungen
-Finaler System-Launch & Übergang in den Regelbetrieb
Ergebnisse:
-Betriebsbereites CAFM mit vollständiger Datenintegration
-Geschulte Anwender & reibungslose Nutzung im Facility Management