AVA-Systeme (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung)

Die Vergabe ist durch den Vergleich und die Bewertung der eingegangenen Angebote gekennzeichnet. Moderne AVA-Systeme ermöglichen die automatisierte Aufbereitung und den Vergleich der Angebote anhand festgelegter Bewertungskriterien. Diese Bewertungsmatrix kann eine Vielzahl von Parametern umfassen, beispielsweise Preis, Servicequalität, Referenzen, Umweltaspekte, Zertifizierungen oder Service Level Agreements (SLAs). So wird ein objektiver und transparenter Entscheidungsprozess ermöglicht, was besonders bei der Vergabe öffentlicher Aufträge nach VgV oder GWB-Vergaberecht von Bedeutung ist.

Zudem sind die meisten modernen AVA-Lösungen in der Lage, unterschiedliche Vergabeverfahren abzubilden, wie offene oder nicht-offene Verfahren, Verhandlungsvergaben, oder wettbewerbliche Dialoge. Auch elektronische Vergaben (eVergabe) werden über integrierte Schnittstellen unterstützt, was insbesondere für öffentliche Auftraggeber oder FM-Unternehmen mit hohem Digitalisierungsgrad essenziell ist. Elektronische Vergabeplattformen ermöglichen es, dass Ausschreibungen vollständig digital abgewickelt werden können, was Zeit und Kosten reduziert und die Nachvollziehbarkeit des Vergabeprozesses verbessert.

Ein weiteres Merkmal moderner AVA-Systeme ist das Vertragsmanagement. Sie unterstützen bei der Erstellung und Verwaltung verschiedener Vertragsarten, wie Rahmenverträgen, Dienstleistungsverträgen oder Werkverträgen, und sorgen dafür, dass Fristen, Kündigungsoptionen oder SLA-Regelungen transparent nachvollziehbar sind. Dies erlaubt eine detaillierte Risikoanalyse und die Möglichkeit, Vertragsstrafen, Bonifikationen oder Leistungsanpassungen zu definieren

Der Abrechnungsprozess ist im Facility Management oft mit komplexen Vertragsverhältnissen und unterschiedlichen Leistungsarten verbunden. Hier spielen AVA-Systeme eine essenzielle Rolle, indem sie die Abrechnung der erbrachten Leistungen automatisiert und in Übereinstimmung mit dem Leistungsverzeichnis und dem Angebot durchführen. Leistungsnachweise, Rapportierungen und Abrechnungen lassen sich detailliert aufschlüsseln und in die Kostenstellen oder spezifischen Projekte zuordnen.

Eine Besonderheit im Facility Management ist die Abrechnung wiederkehrender Dienstleistungen (z.B. Wartungsverträge, Reinigungsverträge), die in festen Intervallen erbracht und abgerechnet werden. Moderne AVA-Systeme können diese zyklischen Leistungen effizient verwalten, indem sie etwa automatische Zahlungsaufforderungen erstellen, periodische Leistungen tracken und Vertragsänderungen dokumentieren. Bei der Abrechnung von Stundenlohnarbeiten, Nachtragsleistungen oder zusätzlichen Leistungen kann die Abrechnung direkt im System vorgenommen und automatisch den ursprünglichen Verträgen zugeordnet werden.

Die Integration von Controlling-Funktionen ist ein weiterer wichtiger Aspekt. Mit Dashboards, Echtzeit-Reports und Auswertungen lassen sich Budgetabweichungen, Leistungsstände und Kostentrends zeitnah überwachen. Die erfassten Daten erlauben eine präzise Kostenkontrolle, ermöglichen die Optimierung von FM-Leistungen und erlauben eine flexible Reaktion auf Leistungsabweichungen.

Die Integration von BIM in AVA-Systeme hat in den letzten Jahren erheblich an Bedeutung gewonnen. Daten aus BIM-Modellen ermöglichen eine detaillierte Planung und Vergabe von Leistungen, die auf den Lebenszyklus eines Gebäudes ausgerichtet sind. Diese Systeme sind in der Lage, Informationen über Gebäudeteile, Materialien, technische Anlagen und Wartungsintervalle zu übernehmen und direkt in Leistungsverzeichnisse zu überführen. Die BIM-gestützte AVA ermöglicht eine präzisere Kostenprognose und minimiert das Risiko von Planungsfehlern.

Ein wichtiger Aspekt hierbei ist die konsistente Datenbasis. Informationen aus BIM-Modellen werden nicht nur in der Ausschreibung und Vergabe genutzt, sondern auch im Betrieb des Gebäudes, was eine enge Verzahnung von Planung, Ausführung und Betrieb gewährleistet.

Der Trend zu Cloud-basierten AVA-Systemen ermöglicht eine ortsunabhängige Zusammenarbeit und einen ständigen Datenzugriff. Für Facility Manager bedeutet dies, dass Leistungsverzeichnisse, Vergabeunterlagen und Abrechnungsdaten jederzeit und überall verfügbar sind. Mobile Anwendungen erlauben es, Leistungen direkt vor Ort zu erfassen, beispielsweise Wartungsarbeiten zu dokumentieren oder Mängel zu melden, was die Reaktionszeiten reduziert und die Datenqualität verbessert.

Die Echtzeitkommunikation zwischen Auftraggebern, FM-Dienstleistern und weiteren Projektbeteiligten wird durch diese Technologien deutlich verbessert. So können Änderungen im Projektumfeld oder Leistungsänderungen sofort im System erfasst und kommuniziert werden, wodurch Projektverzögerungen vermieden werden.

Die Automatisierung von Workflows ist ein weiterer Meilenstein moderner AVA-Systeme. Mithilfe von vordefinierten Prozessen können Freigabewege, Benachrichtigungen und Aufgabensteuerungen automatisiert werden. Dies führt zu einer Beschleunigung der Abläufe, minimiert Fehler und erhöht die Transparenz. Zudem lassen sich Compliance-Vorgaben wie Vergaberichtlinien oder Vertragsfristen automatisch überwachen.

Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) gewinnen im AVA-Prozess zunehmend an Bedeutung. KI-Algorithmen unterstützen bei der Vorhersage von Kostenentwicklungen, der Risikoanalyse von Projekten oder bei der Optimierung von Leistungsverzeichnissen. Anhand historischer Daten können etwa Nachtragswahrscheinlichkeiten oder Marktpreise analysiert werden, um die Ausschreibungsunterlagen entsprechend zu optimieren.

• Datenqualität und -integration: Der Erfolg eines AVA-Systems steht und fällt mit der Datenqualität. Fehlerhafte oder unvollständige Daten können zu fehlerhaften Ausschreibungen und Abrechnungen führen. Die Integration mit anderen Systemen wie CAFM (Computer Aided Facility Management), ERP oder BIM ist entscheidend, um ein umfassendes Datenbild zu erhalten.

• Schulung und Change Management: Die Einführung eines AVA-Systems bedeutet oft einen erheblichen Wandel in der Arbeitsweise. Um das volle Potenzial der Software auszuschöpfen, müssen die Mitarbeiter umfassend geschult und Prozesse an die neue Technologie angepasst werden.

• Anpassung an individuelle Anforderungen: Die Vielschichtigkeit des Facility Managements und die unterschiedlichen Anforderungen von Unternehmen erfordern flexible und anpassungsfähige AVA-Systeme, die branchenspezifische Besonderheiten berücksichtigen.