CAFM-Energiemanagement: Daten präzise auswerten

Das Energiemanagement-Modul soll das Erfassen, Überwachen und Auswerten aller Energie- und Medienverbräuche (Strom, Gas, Wasser, Fernwärme etc.) ermöglichen. Ziel ist es, Energieeffizienz zu steigern und die Anforderungen eines Energiemanagement-Systems gemäß ISO 50001 zu unterstützen. Das Modul muss Zählerstände von Verbrauchszählern verwalten, idealerweise automatisch einlesen (Smart Metering), und Kennzahlen wie Verbrauch pro m², Benchmarking verschiedener Gebäude oder Alarmierung bei Abweichungen bereitstellen. Es soll produktneutral mit verschiedenen Zählern und eventuell bestehenden Leittechniken (GLT) kommunizieren können – z. B. via CSV-Import oder standardisierte Protokolle (Modbus, M-Bus, OPC). Wichtig sind auch Kostenaspekte (Tarife, Abrechnungen) und die Verknüpfung zu CO₂-Bilanzdaten (Nachhaltigkeitsbericht). Rechtsrahmen: EED (EU-Energieeffizienzrichtlinie), in DE z. B. EDL-G (Energiedienstleistungsgesetz) und ISO 50001, sowie ISO 14001 (Umweltmanagement) falls relevant.

• Zählermanagement: Erfassung aller Energiezähler mit Attributen: Zählernummer, Medium (Strom/Gas/etc.), Standort (Gebäude/Raum), Einheit, Ableseintervall, Lieferant/Vertrag, Messmethode (manuell/fernauslese). Je Zähler können ein oder mehrere Zählwerke verwaltet werden (HT/NT bei Strom). Zähler können Hierarchien bilden (Hauptzähler, Unterzähler).

• Verbrauchsdaten-Erfassung: Möglichkeit, Zählerstände periodisch einzugeben (manuell via Web/Mobil oder automatisch via Schnittstelle). Das System sollte automatische Ablesungen in definierten Intervallen unterstützen, inkl. Import aus Dateien oder direkt aus GLT. Auch eine Online-Eingabe durch externe (z. B. Mieter) soll möglich sein. Plausibilitätsprüfungen (Ausreißer erkennen) müssen vorhanden sein.

• Verbrauchsmonitoring und -visualisierung: Anzeige der Verbräuche über Zeit (Tag/Woche/Monat/Jahr) in grafischer Form. Vergleich mit Vorperioden oder mit definierten Zielwerten (Baseline) soll möglich sein. Auffälligkeiten (z. B. plötzlicher Mehrverbrauch) sollten automatisch markiert oder als Alarm generiert werden. Die Software soll auch mehrere Verbräuche kombinieren können (z. B. Gesamtenergie = Strom+Gas kWh in MWh umrechnen).

• Kennzahlen und Benchmarks: Berechnung von KPI wie kWh pro m², kWh pro Mitarbeiter oder CO₂-Emissionen (falls Emissionsfaktoren hinterlegt). Vergleich zwischen Standorten oder gegen externe Benchmarks (z. B. Durchschnittswerte nach EnEV) sollte möglich sein. Das System könnte Ampelfarben nutzen, um aktuelle Werte zu beurteilen.

• Tarif- und Kostenberechnung: Hinterlegung von Tarifen (Preis je kWh, Grundgebühr etc.) je Medium und Liefervertrag. Damit muss das System Kosten aus Verbräuchen errechnen können. Ebenso sollte es verursachergerechte Kostenverteilung unterstützen (z. B. Aufteilung nach Mietbereichen gemäß Ablesungen). Für Nebenkostenabrechnungen sind das wichtige Funktionen.

• Vertragsmanagement Integration: Energiezähler sollten mit Lieferverträgen verknüpft sein (z. B. Stromliefervertrag Gebäude A vom Versorger X). Laufzeit und Konditionen könnten übernommen werden, sodass Warnung erfolgt, bevor ein Vertrag endet oder Boni (z. B. Abschlagszahlungen) angepasst werden müssen.

• Notifikationen: Automatische Benachrichtigungen einrichten, z. B. "Zähler ABC jetzt ablesen" – ideal per E-Mail an zuständige Person oder via App-Push. Oder "Verbrauch Gas > 20% über Vorjahr im Monat" – Alarm an Energiemanager.

• Reporting und Audits: Standardberichte für Energieverbrauch je Gebäude, Energiekosten je Monat, CO₂-Ausstoß, Erfolg von Maßnahmen (z. B. vor/nach Optimierung). Das Modul soll Daten für den Jahres-Energiebericht liefern, wie nach EDL-G für große Unternehmen gefordert. Zudem muss es ISO-50001-Audits erleichtern, indem es die Nachverfolgung von Zielen und Maßnahmen ermöglicht (z. B. Hinterlegung: Ziel 5% Reduktion erreicht?).

• Maßnahmen und Aktionen: Möglichkeit, im System Maßnahmen zu hinterlegen, die aus Analysen folgen (z. B. "Austausch Beleuchtung in Gebäude B"). Diese könnten als Projekte oder Aufgaben verwaltet werden, inkl. Angabe erwartete Einsparung. So kann man später überprüfen, ob Maßnahme die prognostizierte Wirkung hatte.

• GLT-Anbindung (Gebäudeleittechnik): Falls vorhanden, sollte das System Live-Daten übernehmen können oder zumindest tagesaktuelle. Idealerweise via Standardschnittstellen (OPC UA, BACnet) oder zumindest CSV-Exporte der GLT. So können z. B. Störmeldungen aus der GLT (Heizung läuft durchgehend) als Warnung in Energiemodul erscheinen. Diese Anbindung ist optional, aber sehr vorteilhaft.

• Regelmäßiger Ableseprozess: Etablierung eines Prozesses z. B. monatliche Ablesung am letzten Werktag: Das System generiert Ableseaufträge oder erinnert die Hausmeister. Diese lesen ab oder prüfen die Fernauslese, tragen Werte ein. Anschließend erfolgt im System eine Plausibilitätskontrolle (ggf. von Energiemanager freizugeben). Dieser Prozess sollte durch Workflows/Automatismen weitgehend gestützt sein.

• Energiecontrolling-Meeting: Viele Unternehmen haben z. B. quartalsweise Energierunden. Das System soll diese vorbereiten, indem es Quartalsberichte automatisch verschickt vor dem Meeting. Im Meeting selbst können via Dashboard die aktuellen Verbräuche vs. Ziel diskutiert werden. Entscheidungen (z. B. "Wir setzen Temperaturabsenkung um") werden als Maßnahme im System erfasst. Das System trackt diese Maßnahmen. Dieser Managementprozess erfüllt die ISO 50001 Forderung nach Management Review.

• Kontinuierliche Verbesserung: Energiemanagement ist iterativ – das System muss daher Prozesse unterstützen wie Deming-Zyklus (Plan-Do-Check-Act). Beispielsweise: Plan = Ziel definieren, Do = Maßnahmen umsetzen (kann im Instandhaltungsmodul stattfinden), Check = Daten auswerten (im Energiemodul), Act = Korrekturmaßnahmen definieren. Diese Schritte sollten verknüpft sein. So kann z. B. das Erreichen eines Ziels (Check) automatisch bei Nichterfüllung einen neuen Task generieren (Act – weitere Maßnahme definieren).

• Anbindung Nebenkostenabrechnung: Für vermietete Flächen müssen Energiekosten weiterberechnet werden. Prozess: Jährlich Nebenkostenabrechnung -> das System stellt sicher, dass alle relevanten Zählerstände zum Stichtag vorhanden sind (ggf. Ableseprozess auslösen). Dann werden automatisch Mieterkosten berechnet (nach im Vertrag festgelegten Umlageschlüsseln). Das Energiemodul liefert die Zahlen, die Abrechnung (evtl. im Vertragsmodul) erstellt die Schreiben. Hierzu muss das System klar definierte Schnittstellen/Übergaben haben.

• Reporting und Veröffentlichung: Je nach Anforderungen (z. B. nach EDL-G müssen große Unternehmen alle 4 Jahre ein Audit oder Energiebericht machen) sollte das System Prozesse vorsehen, diese Berichte rechtzeitig zusammenzustellen. Evtl. kann es automatisch Daten an ein externes Auditportal liefern. Mindestens aber generiert es die nötigen Tabellen/Grafiken auf Knopfdruck für den Bericht.

• Wartungsprozesse auf Basis Zählerdaten: Integration mit Instandhaltung: z. B. eine Wartung soll nach bestimmten Betriebsstunden einer Anlage erfolgen. Das System sammelt die Laufzeit (könnte im Energiemodul oder GLT gemessen werden) und triggert im Wartungsmodul einen Auftrag, sobald Schwellwert erreicht. Dieser Prozess (Betriebsdatenerfassung -> Wartungsauftrag) sollte konfigurierbar sein.

• Alarmierungsprozess: Wenn definierte Grenzwerte überschritten werden (z. B. nachts Grundlast zu hoch), muss ein definierter Prozess starten: Alarm ans Techniker-Team, das prüft noch in der Nacht, was läuft verkehrt (z. B. Klima nicht aus). Diese schnellen Reaktionen sparen Energie. Das System soll daher Alarm-Workflows erlauben mit Eskalationen: z. B. Alarm nicht quittiert in 1h -> Anruf/ SMS an Manager.

• Norm- und Gesetzeskonformität: Die Prozesse müssen darauf ausgerichtet sein, eine Zertifizierung nach ISO 50001 zu ermöglichen. Das heißt beispielsweise: Prozesse zur Dokumentation von energetischer Verbesserung, Schulung der Mitarbeiter (das System könnte z. B. modulübergreifend im Schulungsmodul festhalten, wer Energie-Schulungen hatte), interne Audits (die auditrelevanten Daten sind vorhanden). Auch das EED fordert in bestimmten Bereichen individualisierte Verbrauchsinformationen – z. B. Mieter müssen monatlich Info zum Verbrauch bekommen (seit 2022). Das System sollte solche Ausleitungen pro Mieter (z. B. als PDF per E-Mail) ermöglichen.

• Datenschutz und Integrität: Während Verbrauchsdaten an sich wenig personenbezogen sind, sind sie doch sensibel (Rückschlüsse auf Nutzung). Bei smarten Büros evtl. auch personenbezogen (z. B. Stromverbrauch Arbeitsplatz). Daher minimal: Prozesserfordernis nach ISO 27001, Datenverschlüsselung, Zugriff nur für Energiemgmt-Team. Das System muss Datenintegrität gewährleisten (kein unbemerkter Manipulation der Verbräuche). Entsprechend sind Freigabeprozesse oder Audit-Trails notwendig, insbesondere wenn Daten manuell korrigiert werden (Begründungspflicht: "Zählerstand korrigiert wegen Plausibilitätsfehler").

• GEFMA-konforme Umsetzung: Der GEFMA-444-Katalog Energiecontrolling sollte erfüllt werden. Prozesse aus dem Katalog, z. B. das Erfassen und Auswerten von Energieverbräuchen und das Unterstützen der DIN EN ISO 50001, sind im Vorstehenden abgedeckt. Das Modul wird so zu einem wichtigen Baustein für Nachhaltigkeitsmanagement im CAFM.

EMS liefert die notwendigen Daten und Echtzeitinformationen, während FM-Software diese Daten nutzt, um umfassende Analysen, Berichte und Maßnahmen zur Optimierung des Energieverbrauchs und der Betriebskosten zu erstellen. Zusammen bieten sie eine ganzheitliche Lösung, um die Energieeffizienz zu maximieren, Kosten zu senken und die Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.

• Datensammlung: EMS sammelt umfangreiche Daten zum Energieverbrauch, die in die FM-Software integriert werden können. Dies ermöglicht eine zentrale Datenbasis, auf die Facility Manager zugreifen können, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

• Analyse und Berichterstattung: Die FM-Software kann die von EMS bereitgestellten Daten nutzen, um detaillierte Berichte und Analysen zu erstellen, die helfen, den Energieverbrauch zu überwachen und zu optimieren.