Die Einführung und Nutzung eines CAFM-Systems (Computer-Aided Facility Management) eröffnet erhebliche Potenziale zur Optimierung von Prozessen, birgt jedoch auch Risiken für die Arbeitsbedingungen der Mitarbeitenden. Da CAFM-Systeme oft Daten sammeln, die auch zur Überwachung von Mitarbeitenden genutzt werden könnten, ist die Mitbestimmung des Betriebsrats ein zentraler Aspekt, um Transparenz und soziale Verträglichkeit sicherzustellen. Um Transparenz und soziale Verträglichkeit sicherzustellen, ist die Mitbestimmung gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG unverzichtbar. Eine sorgfältige Planung, klare Betriebsvereinbarungen und ein robustes Datenschutzkonzept schaffen die Grundlage dafür, dass CAFM-Systeme sowohl den betrieblichen Anforderungen als auch den Interessen der Belegschaft gerecht werden.
Was ist ein CAFM-System und warum betrifft es die Mitbestimmung?
Instandhaltungsmanagement: Planung und Nachverfolgung von Wartungsarbeiten.
Energiemanagement: Analyse und Reduktion von Energieverbrauch.
Zutrittskontrolle: Verwaltung von Zugriffsrechten auf Räume und Gebäude.
Reinigungsmanagement: Steuerung und Dokumentation von Reinigungsleistungen.
Warum ist Mitbestimmung relevant?
Zutrittszeiten zu Gebäuden oder Räumen.
Bearbeitungsdauer von Wartungs- oder Reinigungsaufträgen.
Nutzungshäufigkeit von Arbeitsplätzen oder Besprechungsräumen.
Diese Daten können – absichtlich oder unabsichtlich – Rückschlüsse auf das Verhalten oder die Leistung von Mitarbeitenden zulassen, was die Mitbestimmung gemäß Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) erforderlich macht.
Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)
§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Mitbestimmung bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die zur Überwachung von Mitarbeitenden geeignet sind.
Relevanz:
Ein CAFM-System könnte zur Leistungskontrolle genutzt werden, z. B. durch Protokollierung von Arbeitszeiten oder Tätigkeiten.
§ 80 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG:
Überwachung der Einhaltung von Datenschutz- und Arbeitsschutzvorschriften.
§ 90 BetrVG: Anhörungsrecht bei baulichen Änderungen, die mit CAFM-Systemen unterstützt werden.
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Datenminimierung: Nur notwendige Daten dürfen erfasst werden.
Transparenz: Mitarbeitende müssen informiert werden, welche Daten erfasst und wie sie genutzt werden.
Rechte der Betroffenen: Mitarbeitende haben ein Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung ihrer Daten.
Arbeitsrechtliche Prinzipien
Verhältnismäßigkeit: Die Nutzung eines CAFM-Systems darf die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeitenden nicht unverhältnismäßig beeinträchtigen.
Arbeitsplatzqualität: Änderungen an Arbeitsprozessen müssen sozialverträglich sein.
Einführung eines CAFM-Systems
Beteiligung des Betriebsrats: Der Betriebsrat muss frühzeitig in die Planung eingebunden werden, um die Interessen der Mitarbeitenden zu wahren.
Pilotphase: Einführung eines Testprojekts, um mögliche Auswirkungen auf Arbeitsprozesse und Datenschutz zu bewerten.
Betriebsvereinbarung: Klare Regelungen zur Nutzung des Systems und zur Sicherung des Datenschutzes.
Datenschutz und Datensicherheit
Zweckbindung der Daten: Erfassung und Verarbeitung von Daten dürfen nur für festgelegte Zwecke, z. B. Gebäude- und Ressourcenmanagement, erfolgen.
Einschränkung von Zugriffsrechten: Der Zugriff auf sensible Daten muss klar geregelt und protokolliert werden.
Anonymisierung: Wo möglich, sollten Daten anonymisiert werden, um Rückschlüsse auf individuelle Mitarbeitende zu vermeiden.
Überwachungsrisiken
Zutrittskontrolle: Erfassung von Ein- und Austrittszeiten kann zur Leistungskontrolle verwendet werden.
Sensoren zur Raumnutzung: Daten über die Belegung von Arbeitsplätzen könnten indirekt Verhaltensmuster sichtbar machen.
Mobile Anwendungen: GPS-Daten mobiler Geräte könnten Bewegungsprofile von Mitarbeitenden erstellen.
Veränderungen der Arbeitsorganisation
Automatisierung: Der Betriebsrat sollte sicherstellen, dass die Automatisierung von Prozessen nicht zu einer zusätzlichen Belastung durch manuelle Dateneingaben führt.
Flexibilität: Klärung, ob mobile Apps oder Remote-Zugriffe auf das CAFM-System freiwillig sind.
Schulungen
Weiterbildung: Alle betroffenen Mitarbeitenden müssen geschult werden, um das System effektiv und sicher nutzen zu können.
Mitbestimmung: Der Betriebsrat kann Regelungen zur Organisation und Finanzierung von Schulungen einfordern.
Inhalte einer Betriebsvereinbarung
Systemzweck:Klare Definition der Einsatzbereiche, z. B. Instandhaltungsmanagement oder Flächenplanung.
Ausschluss von Überwachungsfunktionen.
Datenschutz:
Begrenzung der erfassten Daten auf das Notwendige.
Maßnahmen zur Anonymisierung und Löschung von personenbezogenen Daten.
Zugriffsrechte:
Regelung, wer auf welche Daten zugreifen darf.
Protokollierung aller Zugriffe auf sensible Daten.
Schulungen:
Verpflichtung des Arbeitgebers, Schulungen für alle betroffenen Mitarbeitenden anzubieten.
Evaluierung:
Regelmäßige Überprüfung der Nutzung des Systems und seiner Auswirkungen auf die Arbeitsbedingungen.
Vorteile einer Betriebsvereinbarung
Transparenz: Mitarbeitende wissen genau, wie das System funktioniert und welche Daten verarbeitet werden.
Rechtskonformität: Einhaltung von BetrVG und DSGVO.
Vertrauen: Klare Regelungen fördern die Akzeptanz des Systems bei der Belegschaft.
Zutrittskontrolle
Problem: Erfassung von Ein- und Austrittszeiten könnte zur Überwachung genutzt werden.
Lösung: Der Betriebsrat setzt durch, dass die Daten nur zur Sicherstellung der Gebäudesicherheit genutzt werden und nach kurzer Zeit gelöscht werden.
Sensoren zur Raumnutzung
Problem: Sensoren zur Überwachung von Raumbelegung könnten Mitarbeitende indirekt kontrollieren.
Lösung: Der Betriebsrat fordert, dass Sensoren nur anonymisierte Daten erfassen.
Mobile Anwendungen
Problem: GPS-Tracking in mobilen CAFM-Apps könnte Bewegungsprofile erstellen.
Lösung: Der Betriebsrat setzt durch, dass GPS-Funktionen deaktiviert werden oder die Nutzung der Apps freiwillig bleibt.
