Timeline zu CAFM bei Standortverlagerungen
Funktion einer Timeline zu CAFM bei Standortverlagerungen
Eine Timeline zu CAFM (Computer Aided Facility Management) im Kontext einer Standortverlagerung dient der frühzeitigen Planung und Integration aller gebäuderelevanten Daten, Prozesse und Systeme in ein zentrales CAFM-System. Sie ermöglicht die digitale Übergabe von Bestands- und Projektdaten, unterstützt Betreiberpflichten, Wartungsplanung und Flächenmanagement und schafft die Grundlage für einen transparenten, effizienten Gebäudebetrieb am neuen Standort.
CAFM bei Standortverlagerungen
Timeline für die Implementierung eines CAFM-Systems unter Berücksichtigung des Lastenhefts und der Ausschreibung im Verhandlungsverfahren
Zeitraum: April 2025 – Juni 2025
Ziel: Einführung eines CAFM-Systems mit strukturiertem Lastenheft, öffentlicher Ausschreibung und anschließender Implementierung
Schwerpunkte:
-Erstellung eines Lastenhefts mit detaillierten Anforderungen
-Ausschreibung im Verhandlungsverfahren nach Vergaberecht (VgV, UVgO)
-Datenaufbereitung und -migration in das neue System
-Integration mit CAD, CAE, IoT & bestehender IT-Landschaft
-Schulung und Übergang in den operativen Betrieb
Timeline zur Transformation des Computer-aided FM
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April 2025: Erstellung des Lastenhefts & Vorbereitung der Ausschreibung
Verantwortlich: Facility Management, IT, Beschaffung, Vergabestelle
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Definition der Anforderungen & Erstellung des Lastenhefts (1.–15. April 2025)
-Ermittlung der Mindestanforderungen an das CAFM-System (Flächenmanagement, Wartung, ESG-Reporting, IoT-Integration)
-Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben:
DIN EN ISO 41001 (FM-Managementsysteme)
DIN 276 (Kostengliederung für Bau & FM)
DIN 277 (Flächennutzung & Berechnung)
VgV, UVgO (Vergaberecht für IT-Beschaffung)
-Erstellung eines Anforderungskatalogs für Software, Schnittstellen, Lizenzmodell & Service-Level-Agreements (SLA)
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Vorbereitung der Ausschreibung im Verhandlungsverfahren (16.–30. April 2025)
-Auswahl der Ausschreibungsstrategie gemäß VgV & UVgO
-Definition der Vergabekriterien (Kosten, Leistungsumfang, Support, Datenmigration)
-Veröffentlichung der Ausschreibung & Einladung geeigneter Anbieter
Ergebnisse:
-Detailliertes Lastenheft mit klaren funktionalen & technischen Anforderungen
-Öffentliche Ausschreibung & Start des Verhandlungsverfahrens
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Mai 2025: Angebotsprüfung, Verhandlung & Zuschlagserteilung
Verantwortlich: Facility Management, IT, Beschaffung, Vergabestelle
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Verhandlungsphase mit Anbietern (16.–25. Mai 2025)
-Durchführung von Anbietergesprächen & Demos
-Bewertung der technischen Umsetzung & Migrationsstrategie
-Verhandlung der Vertragsbedingungen, Serviceverträge & Schulungskonzepte
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Zuschlagserteilung & Vertragsabschluss (26.–31. Mai 2025)
-Finale Entscheidung über den besten Anbieter
-Vertragsunterzeichnung & Festlegung des Implementierungsplans
Ergebnisse:
-Auswahl des optimalen CAFM-Systems gemäß Lastenheft & Ausschreibung
-Klare Vereinbarung zu Implementierung, Support & Wartung
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uni 2025: Implementierung, Datenübernahme & Schulung
Verantwortlich: Facility Management, IT, CAFM-Softwareanbieter, externe Dienstleister
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Migration & Testbetrieb des CAFM-Systems (16.–25. Juni 2025)
-Import der bereinigten Daten in das neue System
-Verknüpfung mit Flächenmanagement, Wartungsplanung & Energiemonitoring
-Erste Testläufe & Validierung der Daten
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Schulung & Go-Live des CAFM-Systems (26.–30. Juni 2025)
-Schulung der Facility Manager, Techniker & IT-Administratoren
-Erste operative Nutzung des CAFM für Instandhaltung, Flächenbuchung & Störungsmeldungen
-Finaler System-Launch & Übergang in den Regelbetrieb
Ergebnisse:
-Betriebsbereites CAFM mit vollständiger Datenintegration
-Geschulte Anwender & reibungslose Nutzung im Facility Management
Vorteile der strukturierten CAFM-Implementierung mit Ausschreibung
Effizientes & digitales Facility Management
-Alle Gebäudedaten digital erfasst & verwaltet
-Automatisierte Prozesse für Wartung, Instandhaltung & Flächenmanagement
Transparenter & fairer Beschaffungsprozess
-Lastenheft sichert objektive & rechtskonforme Anbieterbewertung
-Verhandlungsverfahren gewährleistet bestmögliches Preis-Leistungs-Verhältnis
Zukunftssichere Integration mit BIM, IoT & ESG-Reporting
-Nahtlose Anbindung an CAD, CAE & Gebäudeautomation
-Energie- & Nachhaltigkeitsoptimierung durch IoT-gestütztes Monitoring
