Flächenverwaltung im Großunternehmen

Das Flächenmanagement-Modul dient der Verwaltung, Planung und Auswertung aller Flächen und Räume einer Liegenschaft. Es muss alle Flächentypen (Gebäude, Etagen, Räume, Freiflächen) hierarchisch abbilden können und aktuelle Belegungs- sowie Nutzungsinformationen bereitstellen. Eine Hauptanforderung ist die Unterstützung anerkannter Standards für Flächenmessung und -auswertung, insbesondere DIN 277 (Grundflächen- und Rauminhalt von Bauwerken) für flächenbezogene Kennzahlen sowie DIN 276 für Kostengruppen bezogen auf Flächen. Das Modul soll produktneutral mit CAD-Systemen oder BIM-Daten zusammenarbeiten, um grafische Darstellungen der Flächennutzung und -auslastung zu ermöglichen. Ferner muss es Umzüge und Änderungen in der Belegung prozessual unterstützen. Datenschutz und Zugriffsrechte sind zu beachten, da personenbezogene Zuordnungen (Arbeitsplatz zu Mitarbeiter) vorkommen.

• Hierarchische Flächenstruktur: Abbildung einer Baumstruktur von Liegenschaft → Gebäude → Etage → Raum. Jeder Raumdatensatz enthält Attribute wie Raumart, Fläche (in m² nach DIN 277: Nettogrundfläche, ggf. Mietfläche), Nutzung, Kostenstelle, zugewiesene Abteilung/Person etc. Änderungen der Flächenhierarchie (z. B. Umbauten, neue Flächen) müssen einfach einpflegbar sein.

• Flächenkennzahlen nach Norm: Automatische Berechnung von Flächenkennzahlen pro Raum und Aggregation pro Etage/Gebäude. Das System muss die Berechnung der Grundflächen gemäß DIN 277 unterstützen (z. B. Brutto-/Netto-Grundfläche, vermietbare Fläche). Auch die Kostenermittlung nach DIN 276 kann hinterlegt werden, damit flächenbezogene Kosten (Betriebskosten pro m² etc.) auswertbar sind.

• CAD-Integration für Pläne: Integration von CAD-Zeichnungen (DWG/DXF/DWF) und deren Verknüpfung mit den Raumobjekten im System. Änderungen in CAD-Grundrissen (z. B. Raumzuschnitt) sollen ins CAFM übernehmbar sein. Umgekehrt soll man aus dem CAFM einen Raum in der CAD-Zeichnung anzeigen können. Alternativ müssen interaktive Grundrisspläne im CAFM erzeugt werden können, auch ohne externes CAD. Farbgebung nach Kriterien (Nutzung, Belegung, Kostenstelle) soll möglich sein, um Flächenpläne visuell aufzubereiten.

• Belegungs- und Personenzuordnung: Das Modul muss die Zuordnung von Flächen/Räumen zu Personen und Organisationseinheiten ermöglichen. Es soll Belegungspläne je Raum zeigen (wer sitzt wo, welche Abteilung nutzt welche Fläche). Auslastungsgrade (z. B. belegte vs. ungenutzte Arbeitsplätze pro Raum) sollen ersichtlich sein, um Optimierungspotential zu erkennen.

• Umzugsmanagement: Planung und Dokumentation von Umzügen müssen unterstützt werden. Das System soll (Teil-)Umzüge von Mitarbeitern oder ganzen Abteilungen koordinieren. Dazu gehören Funktionen wie: Erstellen von Umzugslists/Packlisten, Zuweisung neuer Räume, temporäre Zwischenlagerung. Nach Umsetzung eines Umzugs müssen die Flächenzuordnungen automatisch aktualisiert werden. Außerdem sollen Historien verfügbar sein (z. B. welcher Mitarbeiter war zuvor in Raum X).

• Reservierungsübersicht: Für bestimmte Flächen (z. B. Meetingräume, Veranstaltungsflächen) muss das Modul mit dem Reservierungsmanagement interagieren. Im Raumkalender eines Raumes sollen geplante Belegungen wie Meetings, Wartungstermine oder Reinigungen sichtbar sein. Dies erlaubt einen schnellen Überblick, wann eine Fläche frei oder belegt ist.

• Flächenbezogene Prozesse: Reinigung und Instandhaltung haben oft flächenbezogene Leistungsnachweise. Das System soll ermöglichen, je Raum Reinigungspläne zu hinterlegen (Reinigungsintervall, Reinigungszuständigkeit) und die Durchführung zu dokumentieren. Ebenso sollten flächenbezogene Wartungen/Inspektionen plan- und nachverfolgbar sein. Dies erfordert Schnittstellen zum Reinigungs- und Instandhaltungsmodul.

• Budgetierung pro Fläche/Objekt: Möglichkeit, für jede Fläche Budgets für Projekte oder Betrieb zu hinterlegen. Beispielsweise können jährliche Budgetwerte je Gebäude oder Abteilung gepflegt werden (für Reinigung, Instandhaltung, Umbauten), sodass Plan-Ist Vergleiche pro Fläche erstellt werden können.

• Dokumentenablage: Zentrale Ablage aller flächenrelevanten Dokumente: Baupläne, Grundrisszeichnungen, technische Zeichnungen, Mietverträge je Raum (sofern relevant), Betriebskostenabrechnungen, behördliche Genehmigungen etc. Diese Dokumente sollen über die Fläche auffindbar und versionierbar sein.

• Freie Felddefinition: Möglichkeit, für Flächenobjekte eigene benutzerdefinierte Felder zu definieren (ähnlich wie bei Inventar). Damit können projektspezifische Informationen erfasst werden (z. B. Denkmalschutzstatus, Raumakustik-Kategorie). Solche Felder sollen auch in CAD-Plänen visualisiert werden können.

• Änderungsmanagement bei Umstrukturierungen: Bei organisationalen Änderungen (z. B. Abteilungen werden neu zugeschnitten, oder Flächen werden umgewidmet) muss das System Prozesse bieten, um die Flächendaten aktuell zu halten. Beispielsweise ein Workflow „Raumänderung“: Fachabteilung meldet Flächenbedarf oder -aufgabe, Freigabe durch Facility Management, dann automatische Aktualisierung der Daten und ggf. Anpassung von Mietumlagen.

• Instandhaltungs- und Reinigungsprozesse: Das Flächenmodul soll Ausgangspunkt für zahlreiche FM-Prozesse sein. Beispielsweise können Reinigungsaufträge oder Wartungsaufträge flächenbezogen initiiert werden (z. B. Stoßlüften eines Raums anordnen, wenn CO₂-Sensor dauerhaft hohe Werte meldet – Integration IoT). Das System muss daher erlauben, aus dem Raum heraus einen Helpdesk-Meldung oder Arbeitsauftrag zu erstellen, der alle Raumdetails enthält. GEFMA 444 fordert die Verzahnung infrastruktureller und technischer Prozesse mit dem Flächenmanagement.

• Nutzungsänderungen & Flächenreporting: Prozesse zur regelmäßigen Flächendatenaktualisierung (z. B. jährliche Flächenerhebung) sollten unterstützt werden. Hierbei ist auch die Einhaltung behördlicher Vorgaben (z. B. Anzeige von Nutzungsänderungen an Behörden, Einhaltung Arbeitsstättenrichtlinie bzgl. Mindestfläche pro Arbeitsplatz) zu beachten. Das System soll Berichte erzeugen, die für das Berichtswesen (z. B. im Geschäftsbericht, im Energiebericht) genutzt werden können – etwa Flächen pro Nutzungsart, Leerstandsquote etc. Standard-Reports nach GEFMA 444 für Flächenmanagement sind vorzusehen.

• Miet- und Nebenkostenprozesse: Falls im Umfang, muss das Flächenmanagement die Nebenkostenabrechnung für vermietete Flächen unterstützen. Prozesse wie Umlageschlüsselverwaltung, Mieterwechsel (mit Zwischenabrechnung), und Erstellung der formalen Abrechnungsschreiben nach §556 BGB in Verbindung mit Betriebskostenverordnung sollten eingehalten werden. Normen wie die DIN 18960 (Nutzungskosten im Bauwesen) können hier als Grundlage für Kostenzuordnung dienen. Diese Prozesse müssen transparent und revisionssicher im System durchzuführen sein.

• Compliance & Sicherheit: Das Flächenmanagement muss sicherstellen, dass sensible Flächendaten (z. B. Flächen, auf denen bestimmte Sicherheitsbereiche sind) nur für Berechtigte sichtbar sind. Bei Verknüpfung von Personen mit Räumen sind Datenschutzanforderungen (DSGVO) relevant, z. B. darf ein allgemeiner Benutzer nicht die Information sehen, welcher Mitarbeiter in welchem Raum sitzt, sofern nicht notwendig. Das System sollte dies über Rechte oder Pseudonymisierung steuern. Zudem sind Arbeitsschutzvorgaben (z. B. Mindestflächen pro Arbeitsplatz, Fluchtwegplanung) bei Flächenänderungen zu berücksichtigen – etwa indem das System Warnungen ausgibt, wenn durch Belegung eine Norm unter- oder überschritten würde.

• Strategische Flächenplanung: Unterstützung von langfristigen Planungsprozessen, z. B. Flächennutzungsplanung bei Wachstum des Unternehmens. Das Modul soll Szenarien ermöglichen („Was-wäre-wenn“ bei Zukauf neuer Flächen vs. Verdichtung). Dies geht über Operatives hinaus und ist eng mit Strategischer Planung verzahnt, falls vorhanden. Ziel ist, dass das Flächenmanagement verlässliche Daten für Entscheidungen liefert – etwa Auslastungsgrad und Kosten pro m² – und dadurch z. B. eine Zertifizierung nach GEFMA 444 Basiskatalog und Flächenkatalog erreichbar ist.