Spezifikation

Reinigungsobjekte und -bereiche: Das System soll alle zu reinigenden Objekte/Bereiche verwalten – typischerweise Räume oder Zonen, aber auch Fensterflächen, Fassaden, Außenbereiche. Jedem Bereich können Attribute wie Fläche, Belag (Teppich, Hartboden), Nutzungsart (Büro, Sanitär) zugewiesen sein, da davon die Reinigungsart abhängt.

Reinigungskalender und Turnus: Möglichkeit zur Erstellung individueller Reinigungspläne: pro Bereich wird festgelegt, welche Reinigungsarten in welchen Intervallen erfolgen (z. B. Büro: tägliche Unterhaltsreinigung, Fenster: vierteljährlich). Diese Pläne sollen im Kalender darstellbar sein und bei Fälligkeit automatisch Reinigungsaufträge generieren.

Checklisten und Leistungsverzeichnisse: Für jede Reinigungsart sollen Checklisten hinterlegt werden können, was genau zu tun ist (z. B. Müll leeren, Staubsaugen, Oberflächen wischen). Das System muss Leistungsverzeichnisse für Reinigungsverträge speichern, idealerweise je Gebäude/Raum spezifisch. Diese dienen als Soll-Vorgabe für die Dienstleister. Die Reinigungsmitarbeiter sollten die Checklisten abhaken können und das System dokumentiert dies revisionssicher.

Qualitätskontrollen: Integration eines Kontrollprozesses: Nach festgelegten Kriterien (z. B. stichprobenartig wöchentlich) können Qualitätsprüfungen durchgeführt werden. Das System soll einen Katalog an Fragen (Sauberkeit von Boden, Oberflächen etc.) bereitstellen und dem Kontrolleur ermöglichen, Ergebnisse per mobiler Eingabe festzuhalten. Ergebnisse sollten in Berichten als KPI (z. B. Reinigungsqualität 95% erfüllt) aggregiert werden.

Meldungen und Nutzerfeedback: Nutzer sollen die Möglichkeit haben, Reklamationen oder Zusatzreinigungen als Meldung aufzugeben (z. B. "Konferenzraum nach Meeting reinigen"). Diese Meldungen müssen ins Reinigungsmanagement einfließen – entweder als spontaner Reinigungsauftrag oder Terminverschiebung im Plan. Das System sollte solche Nutzerfeedbacks aufnehmen und verfolgen.

Einsatzplanung Reinigungspersonal: Falls Eigenreinigung: Das Modul soll die Personaleinsatzplanung für Reinigungskräfte unterstützen. Dazu gehört die Verwaltung von Arbeitszeiten, Schichtplänen, Urlaubsvertretungen etc., um sicherzustellen, dass alle Reinigungsrunden abgedeckt sind. Ist die Reinigung fremdvergeben, reicht oft die Terminplanung und Leistungskontrolle.

Materialverwaltung: Reinigung verbraucht Material (Reinigungsmittel, Verbrauchsgüter). Das System soll eine Kopplung zur Lagerverwaltung ermöglichen, um Verbrauch zu dokumentieren. Bei Schwellenwert-Unterschreitung (z. B. Papierhandtücher) kann ein automatischer Bestellvorschlag ausgelöst werden. Zudem sollten unterschiedliche Gebührensätze (z. B. für Sonderreinigungen) hinterlegt sein, um Kosten zu kalkulieren.

IoT-Integration (bedarfsgerechte Reinigung): Unterstützung moderner Konzepte, z. B. Sensorintegration: Präsenz- oder Nutzungssensoren liefern Daten, wann Räume tatsächlich genutzt wurden. Das System sollte diese Daten aufnehmen können, um Reinigungen dynamisch anzupassen (Stichwort: bedarfsgesteuerte Reinigung). Beispiel: Sensor meldet Raum wurde heute nicht betreten → Reinigung entfällt automatisch für diesen Tag (Kosten-/Zeiteinsparung).

Angebots- und Kostenmanagement: Erfassung von Angeboten für Reinigungsleistungen (bei Fremdvergabe) und Vergleich dieser. Bei Änderungen im Leistungsumfang (z. B. zusätzliches Event reinigen) sollte das System in der Lage sein, Zusatzangebote einzuholen oder intern freizugeben. Kostenverfolgung ist wesentlich: Die im Vertrag vorgesehenen Kosten vs. tatsächliche Kosten (z. B. durch Zusatzaufwände) müssen transparent gegenübergestellt werden.

Historie und Nachweis: Lückenlose Historie aller Reinigungsdurchführungen und Kontrollen: wer hat wann wo gereinigt, mit welchem Ergebnis, besondere Vorkommnisse (Schäden, Verschmutzungen) notiert. Diese Daten müssen für mehrere Jahre abrufbar sein, falls z. B. der Nachweis benötigt wird (für Mieter, Auditoren oder im Schadensfall – "wurde hier regelmäßig gereinigt?").

Auftragsvergabe und -steuerung: Bei externen Reinigungsdienstleistern soll das System den Prozess von Ausschreibung/Vergabe bis zur laufenden Steuerung unterstützen. Nach Ausschreibung (ggf. im separaten Modul) wird der Reinigungsvertrag hinterlegt und das System steuert dann im Betrieb: z. B. monatliche Beauftragung laut Vertrag, Meldung von Abweichungen. Prozess: Dienstleister erhält periodisch einen Plan/Arbeitsauftrag via System, bestätigt die Ausführung, CAFM stellt fest ob alles erledigt, ggf. wird Abrechnung generiert.

Reklamationsprozess: Wenn Qualität nicht stimmt, muss ein definierter Prozess starten: z. B. Kontrolleur meldet "nicht bestanden" → System erzeugt automatisch eine Nachreinigung oder Mangelmeldung an Dienstleister mit Frist. Dieser Prozess und die Kommunikation (inkl. ggf. Vertragsstrafen falls vorhanden) sollen im System nachvollziehbar sein.

Integration mit Flächen und Buchungen: Prozesse wie Veranstaltungsreinigung oder Umzugsreinigung müssen integriert werden. Beispiel: Im Reservierungsmodul wird ein Großevent im Auditorium geplant – dies sollte automatisch einen Reinigungsauftrag danach auslösen. Oder ein Umzug in Flächenmanagement triggert eine Endreinigung der alten Fläche. Das System muss solche bereichsübergreifenden Abläufe unterstützen.

Safety & Health (Arbeitsschutz): Reinigungskräfte sind oft Fremdfirmen – dennoch muss der Betreiber sicherstellen, dass Arbeitsschutzmaßnahmen (Sicherheitsunterweisungen, Gefährdungsbeurteilungen für Reinigungsarbeiten) erfolgen. Prozesse zur Verwaltung dieser Pflichten (z. B. bevor ein Mitarbeiter erstmals reinigt, muss er Sicherheitsunterweisung X erhalten haben) sollten entweder im Arbeitsschutzmodul angesiedelt und mit Reinigung verknüpft sein, oder im Reinigungsmodul verwaltet werden. Das System muss mindestens Daten liefern können, wer wann wo gereinigt hat, um z. B. im Unfallfall nachzuweisen, wer betroffen sein könnte.

Berichtswesen und kontinuierliche Verbesserung: Es sollte ein regelmäßiger Prozess etabliert sein, in dem Reinigungskennzahlen ausgewertet werden (z. B. monatliches Qualitätsmeeting mit Dienstleister). Das System stellt dafür Berichte bereit (Qualitätsquote, Verbrauch Material, Kosten pro m² gereinigt vs. Plan). Aufgrund dieser Reports können Prozesse angepasst werden (z. B. Intervalle verlängern/kürzen, anderen Reinigungsmittel einsetzen). Das Reinigungsmodul muss die dafür nötigen Auswertungen ohne großen manuellen Aufwand liefern.

Compliance & Normen: Das Reinigungsmanagement sollte GEFMA 444 Reinigungsmanagement Kriterien erfüllen. Die Prozesse müssen so gestaltet sein, dass z. B. bei einer Zertifizierung (ISO 9001 für Qualitätsmanagement) die Reinigungsprozesse sauber dokumentiert und gesteuert sind. Auch Umweltaspekte (Verwendung umweltverträglicher Reinigungsmittel, Abfallentsorgung) könnten in Prozessen eingebunden werden – z. B. das System warnt, wenn ein bestimmtes Reinigungsmittel nicht freigegeben ist (in Verbindung mit einem Gefahrstoffverzeichnis/Umweltmanagement). Solche weitergehenden Anforderungen sind optional, aber das System sollte offen für solche Prozessdaten sein.