Bestandsdaten

Zustandsdaten beschreiben den gegenwärtigen Zustand des Gebäudes oder der gebäudetechnischen Anlagen. Hierzu zählen:

• Analoge Daten, z.B.

  Temperaturen in Räumen oder Heizkreisen

  Betriebszustände

  Betriebsmeldungen von Anlagen (Pumpe EIN/AUS, Armatur AUF/ZU)

  Meldungen von Stör- oder Gefahrenzuständen

• Binäre Daten, z.B.

  Drücke, Differenzdrücke, Temperaturen

  Feuchte

  Medienanteile bei Mischungen

  Farbe, Geruch

Gegenüber statischen Daten sind die Verbrauchsdaten dynamische Daten. Sie werden benötigt, um die Überwachung von Prozessen, Anlagenzuständen, Energie- und Medienströmen usw. durchzuführen. Sie dienen also vorrangig der Betriebsführung und dem Bedienen.

exemplarische Verbrauchsdaten

Verbrauchsdaten geben die Verbrauchsmengen von Energie, Flüssigkeiten oder anderer Medien, wie Druckluft über einen Zeitraum (Tag, Woche, Monat, Jahr) an. Die Aufnahme erfolgt durch manuelle oder automatische Zählerablesungen mittels eines Gebäudeautomations- oder Energieerfassungssystems. Für eine möglichst verursachergerechte Abrechnung z. B. der Energie- und Wasserkosten ist eine zonengerechte Anordnung von Zählern notwendig[1]. An dieser Stelle soll ein wichtiger Zusammenhang nicht unerwähnt bleiben, der die Bedeutung von Verbrauchsdaten in besonderer Weise betrifft. Wie allgemein bekannt ist, versteht sich die DIN EN 15221 neben ihrer anweisenden Darstellung des FM auch als Kausalkette, insbesondere bezüglich der Kosten im Facility Management.

Insofern ist es nicht verwunderlich, dass der (zurzeit) letzte Teil dieser DIN, der Teil 7, sich mit dem Benchmarking beschäftigt. Soweit die vorangestellten Teile dieser DIN zur Vereinbarung benutzt werden, wie Facility Management zu erfolgen hat, so ist im Rahmen des Benchmarkings der Kostenvergleich, bezogen auf Flächeneinheiten möglich. Die Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die DIN EN 15221 von allen im Rahmen des Benchmarkings zu vergleichenden Objekten in gleicher Weise definiert und angewendet wird. Das ist ja auch einer der Hauptgründe, dieses Regelwerk zu kennen und durchgehend anzuwenden.

Die möglichst genaue Erhebung und Erfassung von Verbrauchsdaten ist also eine der wichtigen Grundlagen neben der korrekten Flächendefinition für den Vergleich der Wirtschaftlichkeit von unterschiedlichen Objekten bzw. deren Teile.

Information ist heute zu einem wichtigen Produktionsfaktor geworden. Die Ge-schäftsprozesse in einem Unternehmen werden immer komplexer, und die benötigten Informationen, um diese Prozesse zu handhaben, werden immer umfangreicher. Dies gilt zuerst einmal für die Kernprozesse der Unternehmen, Produktion und Logistik. Prozesskettenmanagement und Supply Chain Management[2] sind ohne intensive Speicherung und Verarbeitung der anfallenden Informationen nicht denkbar und nicht realisierbar. Das betrifft aber auch das FM, weil es mitten im Unternehmen stattfindet.

Abbildung 69: Der
„Kostenumlagewürfel“
(siehe auch GEFMA- Richtlinie 180)

Für die Reduzierung der Kosten werden neben den Kernprozessen immer mehr auch die anderen Geschäftsprozesse in den Blick genommen. Hierzu gehört u. a. die Gebäudebewirtschaftung. Dabei handelt es sich z. B. um die Prozesse, die in der Richtlinie DIN 32736 aufgeführt sind. Nicht alle dort aufgeführten Prozesse sind für alle Unternehmen relevant, aber unternehmensspezifisch lassen sich bei der einen oder anderen unterstützenden Tätigkeit noch Kosten einsparen.

Ähnlich wie bei den Kernprozessen ist eine effiziente Steuerung der anderen Ge-schäftsprozesse eigentlich nur durch geeignete Rechnerunterstützung denkbar. Dafür wiederum benötigt man alle relevanten Informationen über die Geschäftsprozesse in einer rechnergeeigneten Form. Auch in diesem Bereich geht es also darum, Bestandsdaten und Dokumente für den Rechnereinsatz zu erfassen.

Eine Bestandsdatenerfassung für die Gebäudebewirtschaftung wäre grundsätzlich auch mit Papier und Bleistift in einer übergroßen Registratur möglich. So aber sind mehrdimensionale Handhabungen und Steuerungen von Tätigkeiten, ja ganzen Facility Produkten in der gebotenen wirtschaftlichen Weise unmöglich, wie Abbildung 69 schematisch zeigt. Die Handhabung solcher Zusammenhänge ist tatsächlich ohne Datenbänke in Verbindung mit einem Rechenprogramm (CAFM) undenkbar. Die zweifelsfrei wunderbaren Möglichkeiten der Excel- Tabellen sind hier erschöpft. Bestenfalls ist eine dritte Dimension der Darstellung noch „anzutäuschen“ durch z.B. farbige Zellen. Zudem tun Menschen sich schwer, anderer Leute Excel- „Ergüsse“ über sich ergehen zu lassen und oft auch, diese überhaupt zu verstehen.

Der Begriff Dokumentation ist umfassender als der Begriff Bestandsdaten, auch wenn er manchmal ähnlich verwendet wird. Zur Dokumentation gehören neben der Beschreibung der Liegenschaft - gerade bei technischen Anlagen im Industrial FM - Bedienungsanleitungen im weitesten Sinn, Inbetriebnahme- und Wartungsanleitungen, bis hin zu Abnahmeprotokollen und Instandsetzungsberichten. Es wird auch von einer Bestandsdokumentation gesprochen, damit deutlich wird, dass es sich um Bestandsdatenplus die zugehörigen Dokumente handelt.

Weitere Dokumente entstehen, wenn Arbeiten einmalig oder regelmäßig aufgrund gesetzlicher Vorschriften auszuführen sind. Dies kann z. B. die Wartung von Aufzugsanlagen oder die technische Prüfung von Druckbehältern sein. Für solche Arbeiten besteht dann ein Dokumentationszwang. Die gefertigten Dokumente müssen bei Anfrage verfügbar sein. Meist müssen sie auch einer bestimmten Form genügen.

Auch bei der Vergabe von Leistungen oder beim Outsourcing entsteht eine Menge von Dokumenten: Leistungsbeschreibungen, Angebote, Verträge, Schriftwechsel usw. Diese Dokumente müssen einerseits dem Vorgang zugeordnet sein, andererseits muss der Zugriff auf diese Dokumente auch über die betroffenen Bestandsdaten möglich sein. Das geht nur mit Hilfe von Datenbanken.

Viele dieser Dokumente liegen in Papierform vor. Dann stellt sich die Frage, wie sie gespeichert werden sollen. Wenn eine digitale Dokumentation angestrebt wird, müssen alle Papierdokumente in eben diese digitale Form konvertiert werden. Dafür werden die Dokumente seitenweise eingescannt. Die Ablage kann dann in der eingescannten Form, z. B. als pdf-Datei, erfolgen. Solche Dokumente können nicht, oder nur mit zusätzlichen Aufwand weiterbearbeitet werden. Ist es gewünscht, eingescannte Dokumente zu bearbeiten, so müssen diese mittels Schrifterkennungssoftware in Standard-Office-Dateien konvertiert werden. Dieser Prozess ist meistens noch mit korrigierender manueller Nacharbeit verbunden und deshalb teilweise sehr aufwändig. Wenn das Original schlecht ist, geht es überhaupt nicht, weil die Nacharbeiten aufwändiger werden, als das Abtippen.

Sollen Papierdokumente weiter in Papierform gespeichert werden, so ist ein geeigneter Aufbewahrungsort zu wählen. In der digitalen Dokumentation wird dann ein entsprechender Verweis eingetragen, so dass ein schnelles Auffinden des Dokuments möglich ist, wenn es denn dort immer liegenbleibt. Es ist dann am sichersten im Archiv aufgehoben. Ist es als ausleihbar eingestuft, ist es obendrein bibliothekarisch zu handhaben, damit es nicht eines schönen Tages futsch ist.