CAFM-Dokumentenmanagement

Zentrale Dokumentenablage: Möglichkeit, Dokumente strukturiert abzulegen, z. B. in virtuellen Ordnern oder über Metadaten. Es sollten Ordner nach Themen (Verträge, Gebäude, Technik) existieren, aber Dokumente auch mehrfach verknüpft sein können (ohne Duplikate), etwa ein Grundrissplan im Gebäudeordner und gleichzeitig beim Flächenobjekt referenziert.

Versionierung und Check-In/Out: Das System muss Dokumentversionen verwalten. Wenn ein Dokument geändert wird, bleibt die alte Version abrufbar (mit Zeitstempel, Änderungsgrund, Bearbeiter). Option für Check-Out (Dokument zum Bearbeiten sperren) und Check-In (neue Version hochladen) sollte bestehen, um parallele Änderungen zu vermeiden.

Dokument-Metadaten und Suche: Jedes Dokument sollte mit beschreibenden Feldern versehen werden können (Titel, Datum, Dokumentenart, Schlagwörter). Eine Volltextsuche über alle Dokumente (OCR bei PDFs/gescannten Bildern) ist gefordert. So kann man z. B. nach einem Stichwort suchen und alle Wartungsprotokolle finden, wo es erwähnt wird.

Berechtigungsmanagement: Feingranulare Rechte müssen definierbar sein: welche Benutzer(gruppen) dürfen bestimmte Ordner oder Dokumente sehen/bearbeiten. Mindestens nach Modul/Fachbereich (z. B. HR-Dokumente nur HR-Mitarbeiter) und nach Status (Entwurf nur intern, freigegeben öffentlich) sollten Rechte gesteuert werden.

Workflow-Integration: Das DMS muss Workflows wie Genehmigen, Veröffentlichen, Archivieren von Dokumenten unterstützen. Beispielsweise kann eine neu hochgeladene Richtlinie erst nach Freigabe durch Qualitätsmanagement den Status "veröffentlicht" bekommen und für alle sichtbar sein. Auch ein Ablaufdatum (z. B. bei Zertifikaten) soll definierbar sein, wo dann ein Workflow "Neufassung erforderlich" gestartet wird.

Dokumente bei Objekten: Wie erwähnt, Verknüpfung von Dokumenten mit anderen Entitäten ist essenziell. D.h. aus dem Inventar heraus alle zugehörigen Dateien (Garantieschein, Foto), aus dem Vertragsmanagement alle PDFs des Vertrags, aus dem Ticket alle Fotos vom Schaden. Diese Verknüpfung sollte bidirektional sein: man kann vom Dokument auch sehen, woran es hängt.

Ausgabe und Import: Unterstützung von Standardformaten: PDFs sollten direkt im Viewer anzeigbar sein, Office-Dokumente zumindest in Vorschau. Exportfunktionen (Bulk-Download aller Dokumente zu einem Projekt z. B. als ZIP) sollten vorhanden sein. Zudem ist es wünschenswert, ganze Dokumentensammlungen generieren zu können, z. B. ein Abgabeordner mit allen relevanten Unterlagen für einen Gebäudeübergabe.

Langzeitarchivierung: Erfüllung von Standards wie PDF/A oder TIFF für Langzeitarchivierung. Wichtige Dokumente (Baupläne, Verträge) sollten in solchen Formaten gehalten werden. Eventuell kann das System bei Upload konvertieren (z. B. DOCX -> PDF/A) und Original + PDF speichern.

Protokollierung und Audit Trail: Jede Aktion auf Dokumenten (Lesen, Ändern, Löschen) soll optional protokolliert werden können (insbesondere bei vertraulichen Dokumenten, um Missbrauch nachverfolgbar zu machen). Außerdem muss Löschung von Dokumenten ggf. temporär in einen Papierkorb gehen, um versehentliches Löschen rückgängig zu machen. Endgültige Löschungen wiederum nur für Berechtigte (Admin) und protokolliert.

Integration externer Quellen: Die Möglichkeit, Dokumente aus externen Systemen zu verknüpfen (statt physisch abzulegen) ist von Vorteil. Z. B. Einbindung eines SharePoint oder Dateiservers über Links. Produktneutral heißt, das System sollte via gängige Protokolle (WebDAV, CMIS) interagieren können, falls kein Doppel-Repository gewünscht ist.

Schneller Zugriff und Filter: In der Praxis wichtig: Benutzer wollen schnell an Dokumente. Deshalb sollte das Modul Favoriten oder ein Checkout-Inbox anbieten, wo zuletzt verwendete Dokumente gelistet sind. Auch Filter wie "zeige mir alle gültigen Betriebsanweisungen" (Dokumentenart=BA, Status=gültig) sollten mit wenigen Klicks abrufbar sein.

Dokumentenerstellungs- und Freigabeprozess: Beispielprozess: Ein neues Wartungsprotokoll wird nach Wartung erstellt und als Entwurf hochgeladen -> Reviewer (z. B. Vorgesetzter) prüft, ergänzt -> final speichern -> Freigeben (abschließen). Das System muss diese Schritte unterstützen, z. B. mittels Workflow oder zumindest Statuskennzeichen. Bei offiziellen Dokumenten (z. B. Arbeitsanweisungen) sollte ein Freigabe-Workflow obligatorisch sein, bevor ein Dokument den Status "gültig" erhält.

Periodische Überprüfung: Für bestimmte Dokumente (v. a. Richtlinien, Anweisungen) ist ein Review-Zyklus sinnvoll (z. B. jährlich prüfen, ob noch aktuell). Das System soll Mechanismen haben, z. B. Wiedervorlagen oder automatische Aufgaben an Dokumentverantwortliche: "Dokument X ist seit 2 Jahren unverändert, bitte prüfen". So bleibt der Dokumentenbestand aktuell.

Zusammenarbeit/Collaboration: Falls mehrere Personen an der Erstellung eines Dokuments arbeiten (z. B. gemeinsame Ausschreibungsunterlagen), soll das System collaborative Prozesse erlauben. Das kann einfach Versionierung mit Kommentaren sein, oder Integration mit Online-Editing (Co-Authoring). Mindestens aber sollte es eine Check-Out-Sperre geben, damit nicht zwei Leute gleichzeitig offline Änderungen machen ohne es zu merken.

Veröffentlichung und Verteilung: Ist ein Dokument freigegeben (z. B. neue Sicherheitsunterweisung), muss ein Prozess die Verteilung regeln. Das System könnte z. B. automatisch alle relevanten Mitarbeiter benachrichtigen ("Neue Unterweisung verfügbar") oder es als Pflichtlektüre markieren. Auch im Mitarbeiterportal könnten automatisch nur freigegebene Versionen erscheinen. Dieser Prozess stellt sicher, dass aktuelle Dokumente verwendet werden.

Integrationsprozesse: Dokumente spielen in vielen Prozessen eine Rolle. Beispiel: Im Instandhaltungsprozess wird nach Abschluss der Wartung ein Protokoll generiert. Idealerweise legt das System dieses automatisiert im DMS ab, verknüpft mit der Anlage und dem Auftrag. Diese Integrationspunkte müssen in den jeweiligen Modulen konfiguriert und vom DMS unterstützt werden (z. B. via API). Ebenso, wenn externe Gutachten reinkommen: Ein Prozess könnte definieren, dass neue Prüfberichte per E-Mail an eine definierte Adresse vom DMS abgeholt und automatisch dem entsprechenden Objekt zugeordnet werden.

Löschkonzept und DSGVO: Prozesse zur Umsetzung des Löschkonzepts sind erforderlich. Z. B. Definieren: Besucherlisten sind 1 Jahr aufzubewahren, dann zu löschen. Das System sollte diese Dokumente entweder automatisch entfernen oder zumindest Liste zur Löschung vorschlagen. Der Prozess muss vorsichtig gestaltet sein (z. B. manuelle Prüfung vor Massenlöschung). DSGVO-Rechte (Auskunft, Löschung personenbezogener Daten) müssen unterstützt werden, indem das DMS solche Dokumente auffindet und selektiv bereitstellen/löschen kann.

Notfallprozesse (Disaster Recovery): Zwar IT-Thema, aber aus Nutzersicht: Im Falle eines IT-Ausfalls muss gewährleistet sein, dass kritische Dokumente zugänglich sind (z. B. Notfallpläne in Papierform). Das System selbst sollte regelmäßige Backups fahren und vielleicht ein Export wichtiger Dokumente (Notfallhandbuch) bereitstellen. Der Prozess dafür: z. B. quartalsweise Notfalldokumentation als Offline-Paket anfertigen.

Qualitätsmanagement und Standards: Das DMS muss so implementiert werden, dass es Zertifizierungen (ISO 9001 Qualitätsmanagement, ISO 27001 Informationssicherheit) unterstützt. Prozesse wie Dok.-Lenkung (gesteuerte Dokumente) sind Teil davon. Im GEFMA-Basiskatalog werden DMS-Funktionen ebenfalls bewertet. Insbesondere gilt es, GEFMA 444 Basiskatalog (für Suche, Import/Export) und weitere zu erfüllen. Zudem entspricht ein gut geführtes DMS den Anforderungen z. B. der GDPdU/GoBD (digitale Archivierung für steuerrelevante Unterlagen) – das System sollte diese Prozesse (Unveränderbarkeit, Protokollierung) optional bereitstellen, falls es für z. B. Nebenkostenabrechnungen oder Rechnungen genutzt wird.