Rahmenkonzept CAFM
Facility Management: FM-Software » Strategie » Betrieb SaaS » Rahmenkonzept
CAFM-Rahmenkonzept
Die Digitalisierung des Facility Managements steht und fällt mit einer belastbaren Datenbasis, klaren Prozesszielen und einem Integrationskonzept, das das CAFM-System in das IT-Umfeld der Organisation einbettet
Facility Management ist in deutschen Organisationen längst mehr als die Bereitstellung von Flächen und Technik: Es ist ein betriebswirtschaftlich geprägtes Steuerungs- und Risikomanagement im Lebenszyklus von Immobilien, Anlagen und Services. Gleichzeitig wachsen die Erwartungen an Transparenz, Compliance, Nachhaltigkeit und Nutzerorientierung. In der Praxis zeigt sich jedoch eine wiederkehrende Lücke: Daten liegen verteilt, uneinheitlich und in unterschiedlicher Qualität vor; Prozesse sind historisch gewachsen; IT-Systeme sind nicht integriert; und Verbesserungen bleiben punktuell.
Ein CAFM-Rahmenkonzept adressiert diese Lücke, indem es eine organisationsspezifische, modular aufgebaute Lösung beschreibt: Welche FM-Prozesse sollen mit welchen Modulen unterstützt werden? Welche Daten sind dafür nötig? Wie werden IT-Rahmenbedingungen, Schnittstellen und Betriebsmodelle eingehalten? Und wie lässt sich ein Projekt so aufsetzen, dass bereits mit einer ersten Ausbaustufe messbare Nutzeneffekte entstehen?
Die Konzeption folgt einem pragmatischen Grundsatz: Erst die Datenbasis und die Integration, dann die Automatisierung – und erst danach der Einsatz fortgeschrittener Verfahren wie IoT-Sensorik, KI/ML-Analysen oder BIM-Integration. Damit wird vermieden, dass moderne Technologien auf unzureichender Datenqualität oder ungeklärten Verantwortlichkeiten aufsetzen.
Strukturelles CAFM-Rahmenkonzept im FM
- CAFM-Rahmenkonzept
- Datenschutz und Informationssicherheit
- Vergaberecht und Vertragsrahmen
- Zu unterstützende FM-Prozesse als Ausgangspunkt
- Das CAFM-Rahmenkonzept
- Kernfunktionalitäten und modulare CAFM-Struktur
- Ausbaustufenmodell und Quick Wins
- Anforderungen an CAFM-Module
- Moduldarstellungen
- Funktionale Mindestanforderungen:
- Modul: Dokumentenmanagement und Planstand (Ausbaustufe 1)
- Funktionale Mindestanforderungen:
- Modul: Zustandsmanagement Gebäude und TGA (Ausbaustufe 1)
- Funktionale Mindestanforderungen:
- Modul: Flächenmanagement und Workplace-Analytics (Ausbaustufe 1)
- Funktionale Mindestanforderungen:
- Modul: Service Desk (Ticketing) (Ausbaustufe 2)
- Funktionale Mindestanforderungen:
- Modul: Arbeitsauftragsmanagement (Workflow) (Ausbaustufe 2)
- Funktionale Mindestanforderungen:
- Modul: Mobile Working (Ausbaustufe 2)
- Funktionale Mindestanforderungen:
- Modul: Anlagenregister / Asset Management (Ausbaustufe 3)
- Modul: Instandhaltung nach DIN 31051 (Ausbaustufe 3)
- Modul: Prüf- und Betreiberpflichten (Compliance) (Ausbaustufe 3)
- Schließanlagen- und Zutrittsmanagement (Ausbaustufe 3)
- Vertragsmanagement (FM-Leistungen) (Ausbaustufe 4)
- Kosten-, Budget- und Leistungscontrolling (Ausbaustufe 4)
- Reinigungsmanagement (Ausbaustufe 4)
- Modul: Lager- und Materialmanagement (Ausbaustufe 4)
- Energie- und Zählermanagement (Ausbaustufe 5)
- Nachhaltigkeits- und ESG-Datenmanagement (Ausbaustufe 5)
- BIM/CAD-Integration (Ausbaustufe 5)
- IoT-Integration und Sensorik (Ausbaustufe 5)
- Analytics, BI und KI/ML-Use-Cases (Ausbaustufe 5)
- Schnittstellenkonzept und IT-Integration
- Führende Systeme und Datenhoheit
- Integrationsmuster
- Schnittstellenmatrix (Beispiel)
- Versionierung, Test und Change-Management
- Moderne Verfahren der Digitalisierung: IoT, KI/ML und BIM
- Systemplattform und Betriebskonzept
- Ableitung von Leistungsverzeichnis und Anforderungskatalog
- Wirtschaftlichkeit und Nutzenbewertung
- Diskussion, Grenzen und Weiterentwicklung
- Schlussfolgerungen und Handlungsempfehlungen
Zielsetzung
Ziel ist die Entwicklung eines CAFM-Rahmenkonzeptes, das als begründete Blaupause für konkrete Einführungs- und Ausschreibungsprojekte dient.
Das Konzept soll:
die zu unterstützenden FM-Prozesse strukturiert herleiten und priorisieren,
eine modulare CAFM-Struktur definieren und in Ausbaustufen überführen,
Datenobjekte, Mindestdatenqualität und Governance beschreiben,
Schnittstellen und Integrationsmuster zum IT-Umfeld festlegen,
rechtliche, normative und sicherheitstechnische Anforderungen im deutschen Kontext berücksichtigen,
die Grundlage für Leistungsverzeichnis und Anforderungskatalog einer Ausschreibung bilden.
Leitfragen
Wie lässt sich aus FM-Prozessen und Problemlagen eine priorisierte Modularisierung eines CAFM-Systems ableiten?
Welche Mindestdatenbasis ist erforderlich, um Quick Wins in der ersten Ausbaustufe nachweisbar zu realisieren?
Wie muss ein Schnittstellen- und Betriebskonzept gestaltet sein, damit das CAFM-System nachhaltig integrierbar und betreibbar bleibt?
Wie werden Anforderungen so formuliert, dass sie in Ausschreibungen prüfbar, vergleichbar und vergabefest sind?
Datenschutz und Informationssicherheit
Ein CAFM-System verarbeitet typischerweise Gebäude- und Anlagendaten, Vertrags- und Kostendaten sowie personenbezogene Daten (z. B. Nutzerzuordnung zu Räumen, Ticket-Kommunikation, Zugangsdaten, Zeiterfassung bei Dienstleistern). Damit sind die Anforderungen der DSGVO und des BDSG zu berücksichtigen. Für den Betrieb sind zudem die Grundsätze der Informationssicherheit zu verankern, etwa entlang der BSI-Empfehlungen (IT-Grundschutz) und eines angemessenen Berechtigungs- und Protokollierungskonzeptes.
Für Cloud-Betriebsmodelle sind insbesondere Transparenz über Datenverarbeitung, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, Exit-Regelungen sowie Nachweise zu Sicherheitsstandards (z. B. Prüfberichte) relevant. Die Auswahl des Betriebsmodells ist damit nicht nur eine IT-, sondern auch eine Governance-Entscheidung.
Vergaberecht und Vertragsrahmen
Bei öffentlichen Auftraggebern ist das Vergaberecht (u. a. GWB, VgV, UVgO) zu beachten; bei privaten Auftraggebern gelten die allgemeinen Regeln des Vertragsrechts (BGB) sowie unternehmensinterne Beschaffungsrichtlinien. In beiden Fällen steigt die Erfolgswahrscheinlichkeit, wenn Anforderungen transparent, prüfbar und diskriminierungsfrei formuliert werden. Das CAFM-Rahmenkonzept liefert die Struktur, um daraus ein Leistungsverzeichnis bzw. einen Anforderungskatalog abzuleiten.
Zu unterstützende FM-Prozesse als Ausgangspunkt
Die Auswahl und Modularisierung eines CAFM-Systems wird nicht am Marktangebot, sondern an den Prozesszielen der Organisation festgemacht. Für die Konzeptarbeit werden FM-Prozesse in Ebenen gegliedert: strategisch, taktisch und operativ. Diese Gliederung erleichtert es, Funktionen, Daten und Verantwortlichkeiten zuzuordnen und die Einführungsreihenfolge zu begründen.
Ebenenmodell der FM-Leistungserbringung
Für die Strukturierung des Rahmenkonzepts wird ein Ebenenmodell genutzt, das strategische Steuerung, taktische Planung und operative Ausführung trennt. In der Beratungspraxis wird dies teils als CAIFM-Ansatz beschrieben: Nicht ein einzelnes Tool ist entscheidend, sondern die integrierte Gesamtleistung über Systeme hinweg.
Ebene:
Strategische Ebene: Portfolio-, Standort- und Investitionsentscheidungen; Zielsysteme; Governance; Risiko- und Compliance-Rahmen.
Taktische Ebene „Fläche und Infrastruktur“: Flächenplanung, Belegung, Standards, technische Strategien, Lifecycle-Planung, Datenpflegeprozesse.
Taktische Ebene „Mensch und Organisation“: Service-Design, Nutzer- und Kommunikationsprozesse, Rollen- und Kompetenzmodelle, Change-Management.
Operative Ebene: Tickets, Aufträge, Wartungen, Inspektionen, Störungsbehebung, Dokumentation, Abnahme und Nachweisführung.
Das CAFM-Rahmenkonzept
Ein CAFM-Rahmenkonzept beschreibt die angestrebte CAFM-Gesamtlösung für eine Organisation unter Berücksichtigung ihrer Objektstruktur und IT-Rahmenbedingungen. Im Fokus stehen (a) die zu unterstützenden Prozesse, (b) die modulare Systemstruktur, (c) Datenmodell und Datenmanagement, (d) Schnittstellen und Integrationsarchitektur, (e) Betriebs- und Governance-Konzept sowie (f) die Ableitung prüfbarer Anforderungen für Beschaffung und Umsetzung.
Gegenstand und Abgrenzung
Gegenstand ist die Definition des Zielzustands (Zielarchitektur) und der Weg dorthin in Ausbaustufen. Abzugrenzen sind typische Projektartefakte wie detaillierte Pflichtenhefte für eine konkrete Softwarekonfiguration oder herstellerspezifische technische Designs. Das Rahmenkonzept bleibt bewusst herstellerneutral.
Objektstruktur und Stammdaten
Die Objektstruktur eines CAFM-Systems bildet das Rückgrat aller Funktionen. Sie umfasst typischerweise Portfolio, Standorte, Liegenschaften, Gebäude, Geschosse, Räume, Anlagen/Assets, technische Systeme, Komponenten sowie Dokumente und Verträge. Ein Rahmenkonzept legt die Objekt-Hierarchie, eindeutige Identifikatoren, Pflegeverantwortlichkeiten und Qualitätsregeln fest. Ohne diese Festlegungen entstehen spätere Medienbrüche und Integrationskosten.
Datenmanagement als kontinuierlicher Prozess
Datenmanagement endet nicht mit der Erstbefüllung. Das Rahmenkonzept definiert daher: Datenquellen, Erfassungswege (Bestandsunterlagen, Begehungen, Importe aus CAD/BIM), Validierungsregeln, Freigaben, Versionierung sowie den laufenden Pflegeprozess (z. B. bei Umbauten, Anlagenersatz, Flächenänderungen). Damit wird die Datenbasis zum dauerhaft betreuten Produkt – inklusive Kennzahlen zur Datenqualität.
Kernfunktionalitäten und modulare CAFM-Struktur
CAFM ist Werkzeug zur Unterstützung FM-spezifischer Prozesse und formuliert Leistungsmerkmale, die als Kernfunktionalitäten verstanden werden können. Diese Arbeit überführt die Kernfunktionalitäten in eine modulare Struktur, die Abhängigkeiten sichtbar macht und Ausbaustufen ermöglicht.
Module als Bausteine einer Zielarchitektur
Ein Modul wird als kohärenter Funktions- und Datenbaustein definiert, der mindestens einen FM-Prozess end-to-end unterstützt und über klar definierte Schnittstellen an andere Module und Systeme anschließbar ist. Module sind damit sowohl fachliche als auch technische Struktureinheiten.
Abhängigkeiten zwischen Modulen
Abhängigkeiten entstehen vor allem durch gemeinsame Stammdaten, gemeinsame Dokumente sowie durch Prozessketten. Beispielsweise setzt eine regelbasierte Prüfplanung eine belastbare Anlagenhierarchie voraus; ein SLA-Controlling setzt ein Ticket- bzw. Auftragsmanagement voraus; Energiemonitoring benötigt Zähler- und Verbrauchsdaten in einer konsistenten Objektstruktur.
Modulübersicht und Zuordnung zu Prozessdomänen
| Modulgruppe | Beispielmodule | Primärer Nutzenfokus |
|---|---|---|
| Basisdaten & Dokumente | Objekt-/Flächenstammdaten, Anlagenregister, Dokumentenmanagement, CAD/BIM-Anbindung | Transparenz, Nachweisfähigkeit |
| Workplace & Flächen | Belegungsplanung, Reservierung, Umzüge, Arbeitsplatzkonzepte, Nutzerkommunikation | Nutzerorientierung, Flächeneffizienz |
| Technische Betriebsführung | Service Desk, Arbeitsaufträge, Instandhaltung, Wartung/Prüfung, Lager | Verfügbarkeit, Risiko-/Störungsreduktion |
| Kaufmännische Steuerung | Kostenstellen, Budgets, Verträge, Leistungsverfolgung, Abrechnung | Kosten-/Leistungstransparenz |
| Energie & Nachhaltigkeit | Zähler-/Verbrauchsmonitoring, ESG-Daten, Maßnahmenmanagement | Energieeffizienz, Reporting |
| Integration & Analytics | Schnittstellen, Workflow-Engine, BI-Konnektoren, IoT-Integration, KI/ML-Use-Cases | Automatisierung, Prognosefähigkeit |
Ausbaustufenmodell und Quick Wins
Erfolgreiche CAFM-Programme werden so angelegt, dass bereits mit einer ersten Ausbaustufe messbare Nutzeneffekte entstehen. Diese Quick Wins sichern Akzeptanz, erleichtern Budgetentscheidungen und schaffen die Datenbasis für weitere Module. Die Ausbaustufen sind nicht als starres Phasenmodell zu verstehen, sondern als priorisierter Baukasten, der an Portfolio, IT-Rahmen und Reifegrad anzupassen ist.
Ausbaustufe 1: Basisdaten, Flächen und baulicher/technischer Zustand
Ziel der ersten Ausbaustufe ist, für einen repräsentativen Teil des Immobilienportfolios alle entscheidenden Basisdaten vollständig digitalisiert und zentral bereitzustellen. Dazu gehören mindestens: Objekt- und Flächenstammdaten nach DIN-Logik, eine nachvollziehbare Raum-/Nutzungszuordnung, ein Anlagen-/Systemregister sowie der strukturierte Zugriff auf Dokumente (Pläne, Revisionsunterlagen, Prüfnachweise). Erste Auswertungen fokussieren Flächenmanagement und den Abruf des baulichen Zustands von Gebäuden und technischen Anlagen.
Quick Wins entstehen typischerweise durch: (a) sofortige Flächentransparenz und standardisierte Reports, (b) reduzierte Suchzeiten nach Dokumenten, (c) verbesserte Entscheidungsgrundlagen für Instandsetzung und Investitionen, (d) belastbare Mengengerüste für Dienstleistersteuerung.
Umfang (Minimum Viable CAFM) – Muss-Ergebnisse der Stufe 1:
Portfolio-, Gebäude-, Geschoss- und Raumstruktur mit eindeutigen IDs.
Flächenklassifikation und Kennzahlen (BGF/NRF/NUF/TF/VF) in konsistenter Logik.
Erstes Anlagenregister für kritische TGA-Systeme inkl. Standortbezug und Basisattributen.
Dokumentenstruktur inkl. Versions- und Gültigkeitslogik (z. B. Revision, Abnahme).
Standardberichte: Flächenkennzahlen, Leerstand/Belegung, Zustandsübersichten, Anlagenlisten.
Datenqualitätsregeln und ein Pflegeprozess (Owner/Steward, Freigabe, Änderungsprotokoll).
Ausbaustufe 2: Service Desk, Auftragsmanagement, mobile Nutzung
Auf Basis der etablierten Objekt- und Anlagendaten wird der operative Prozessfluss digitalisiert: Meldung – Qualifizierung – Beauftragung – Ausführung – Rückmeldung – Abrechnung/Reporting. Wesentliche Elemente sind Service Desk/Ticketing, eine Workflow-Logik sowie mobile Rückmeldungen vor Ort. Ziel ist eine spürbare Reduktion von Reaktions- und Durchlaufzeiten und eine verbesserte SLA-Überwachung.
Ausbaustufe 3: Instandhaltung, Prüf- und Betreiberpflichten
Die dritte Stufe vertieft die technische Betriebsführung. Sie umfasst präventive und reaktive Instandhaltung nach DIN-Begriffen, die Planung von Wartungen/Inspektionen/Prüfungen, die Dokumentation von Nachweisen sowie das Management von Risiken aus Betreiberverantwortung. Schnittstellen zu Gebäudeautomation und Messsystemen werden hier besonders relevant.
Ausbaustufe 4: Kaufmännische Steuerung und Vertragsmanagement
Mit stabilen Leistungs- und Mengengerüsten können Kosten, Budgets, Verträge und Leistungserfüllung integriert gesteuert werden. Im Fokus stehen: Budgetplanung, Kostenstellenlogik, Vertragskonditionen, Abrechnung, KPI-Cockpits und Dienstleistersteuerung.
Ausbaustufe 5: Energie/ESG, IoT, KI/ML und BIM-Integration
Die fünfte Stufe nutzt die etablierte Datenbasis für fortgeschrittene Digitalisierung: Energie- und ESG-Reporting, sensorbasierte Nutzungstransparenz, Anomalieerkennung, prädiktive Instandhaltung sowie die Integration von BIM-Daten als strukturierte Informationsquelle. Wichtig ist, dass diese Funktionen nicht als Selbstzweck eingeführt werden, sondern klar an Kennzahlen und Entscheidungsprozesse gekoppelt sind.
Anforderungen an CAFM-Module
Dieses Kapitel formuliert die wesentlichen Anforderungen an ausgewählte CAFM-Module. Die Anforderungen sind so strukturiert, dass sie unmittelbar in einen Anforderungskatalog übernommen werden können. Für jedes Modul werden Funktionalitäten, Prozessunterstützung, Datenobjekte, Schnittstellen, Kennzahlen sowie Abhängigkeiten beschrieben. Die Priorisierung folgt dem Ausbaustufenmodell.
Modulzuordnung zu Ausbaustufen
| Ausbaustufe | Zielbild | Beispielmodule |
|---|---|---|
| Stufe 1 | Datenbasis und schnelle Transparenz | Objekt- und Flächenstammdaten, Dokumentenmanagement und Planstand, Zustandsmanagement Gebäude und TGA, Flächenmanagement und Workplace-Analytics |
| Stufe 2 | Operative Prozessdigitalisierung | Service Desk (Ticketing), Arbeitsauftragsmanagement (Workflow), Mobile Working |
| Stufe 3 | Technische Betriebsführung & Compliance | Anlagenregister / Asset Management, Instandhaltung nach DIN 31051, Prüf- und Betreiberpflichten (Compliance), Schließanlagen- und Zutrittsmanagement |
| Stufe 4 | Kaufmännische Steuerung & Leistungskontrolle | Vertragsmanagement (FM-Leistungen), Kosten-, Budget- und Leistungscontrolling, Reinigungsmanagement, Lager- und Materialmanagement |
| Stufe 5 | Energie/ESG & datengetriebene Optimierung | Energie- und Zählermanagement, Nachhaltigkeits- und ESG-Datenmanagement, BIM/CAD-Integration, IoT-Integration und Sensorik, Analytics, BI und KI/ML-Use-Cases |
Modul: Objekt- und Flächenstammdaten (Ausbaustufe 1)
Zweck und Umfang: Aufbau einer konsistenten Objekt- und Raumstruktur, Flächenklassifikation, eindeutige IDs, Stammdatenpflege.
Unterstützte Prozesse:
Flächenerfassung und -änderung
Belegung/Nutzungszuordnung
Reporting und Kennzahlen
Zentrale Datenobjekte (Beispiele, organisationsspezifisch zu konkretisieren):
Objekt (Portfolio/Standort/Gebäude/Raum) mit ID, Status, Verantwortlichkeit
Anlage/Asset mit Hersteller, Typ, Seriennummer, Standort, Kritikalität
Dokument mit Typ, Version, Gültigkeit, Bezug zu Objekt/Anlage
Vorgang (Ticket/Auftrag/Maßnahme) mit Status, SLA, Zeitstempeln, Kosten
Klassifikation (Fläche, Kosten, Anlage, Service) als Werteliste mit Governance
Schnittstellen und Integration (typische Einbindungen):
ERP/Finance: Kostenstellen, Auftragsnummern, Buchungen, Budgets (bidirektional nach Bedarf).
DMS: Dokumentablage, Metadaten, revisionssichere Archivierung (sofern gefordert).
HR/Identity: Nutzerstammdaten, Organisationseinheiten, Rollen, SSO.
E-Mail/Collaboration: Benachrichtigungen, Ticketkommunikation, Kalendertermine.
MUSS:
Eindeutige Identifikatoren und konsistente Zuordnung aller relevanten Datenobjekte im Modul „Objekt- und Flächenstammdaten“.
Rollen- und Berechtigungskonzept (Least Privilege) inkl. revisionssicherer Protokollierung wesentlicher Änderungen.
Konfigurierbare Pflichtfelder und Validierungsregeln zur Sicherung der Datenqualität.
Import/Export (mind. CSV/XLSX) für Massendaten sowie API-Fähigkeit für Systemintegration.
Mehrstufige Statuslogik (Entwurf, geprüft, freigegeben) für kritische Datensätze bzw. Nachweise.
Mandanten-/Bereichstrennung, sofern mehrere Organisationseinheiten/Portfolios zu bedienen sind.
Standardberichte und frei konfigurierbare Auswertungen mit Filter, Gruppierung und Zeitbezug.
SOLL:
Mobile Nutzung (responsive oder App) inkl. Offline-Mechanismen für Einsatzorte ohne Netzabdeckung.
Workflow-Unterstützung mit konfigurierbaren Regeln, Eskalationen und Benachrichtigungen.
Unterstützung von Klassifikationen (z. B. Flächen-, Kosten-, Anlagenklassen) gemäß organisationsspezifischer Standards.
Konfigurierbare Dashboards und KPI-Cockpits mit Drill-down bis auf Objekt-/Anlagenebene.
Schnittstellenbausteine zu gängigen ERP-/Finance-Systemen oder Middleware-Anbindungen.
KANN:
KI-unterstützte Vorschläge (z. B. Klassifikation, Plausibilisierung, Textanalyse) mit nachvollziehbarer Erklärbarkeit.
Self-Service-Funktionen für Nutzer (z. B. Statusabfrage, Anleitungen, Terminbuchung).
Mehrsprachigkeit für internationale Standorte und Dienstleister.
Beispielkennzahlen (KPIs):
Datenvollständigkeit (Pflichtattribute erfüllt) [%]
Aktualität (Zeit seit letztem geprüften Update) [Tage]
Prozessdurchlaufzeit (Meldung bis Abschluss) [h/Tage] – sofern vorgangsbasiert
SLA-Einhaltung [%] – sofern Service Desk/Aufträge
Planerfüllung Instandhaltung [%] – sofern IH/Prüfungen
Flächeneffizienz (z. B. m² pro Arbeitsplatz/Nutzer) – sofern Flächen/Workplace
Zentrale Datenobjekte (Beispiele, organisationsspezifisch zu konkretisieren):
Objekt (Portfolio/Standort/Gebäude/Raum) mit ID, Status, Verantwortlichkeit
Anlage/Asset mit Hersteller, Typ, Seriennummer, Standort, Kritikalität
Dokument mit Typ, Version, Gültigkeit, Bezug zu Objekt/Anlage
Vorgang (Ticket/Auftrag/Maßnahme) mit Status, SLA, Zeitstempeln, Kosten
Klassifikation (Fläche, Kosten, Anlage, Service) als Werteliste mit Governance
Schnittstellen und Integration (typische Einbindungen):
ERP/Finance: Kostenstellen, Auftragsnummern, Buchungen, Budgets (bidirektional nach Bedarf).
DMS: Dokumentablage, Metadaten, revisionssichere Archivierung (sofern gefordert).
HR/Identity: Nutzerstammdaten, Organisationseinheiten, Rollen, SSO.
E-Mail/Collaboration: Benachrichtigungen, Ticketkommunikation, Kalendertermine.
MUSS:
Eindeutige Identifikatoren und konsistente Zuordnung aller relevanten Datenobjekte im Modul „Dokumentenmanagement und Planstand“.
Rollen- und Berechtigungskonzept (Least Privilege) inkl. revisionssicherer Protokollierung wesentlicher Änderungen.
Konfigurierbare Pflichtfelder und Validierungsregeln zur Sicherung der Datenqualität.
Import/Export (mind. CSV/XLSX) für Massendaten sowie API-Fähigkeit für Systemintegration.
Mehrstufige Statuslogik (Entwurf, geprüft, freigegeben) für kritische Datensätze bzw. Nachweise.
Mandanten-/Bereichstrennung, sofern mehrere Organisationseinheiten/Portfolios zu bedienen sind.
Standardberichte und frei konfigurierbare Auswertungen mit Filter, Gruppierung und Zeitbezug.
SOLL:
Mobile Nutzung (responsive oder App) inkl. Offline-Mechanismen für Einsatzorte ohne Netzabdeckung.
Workflow-Unterstützung mit konfigurierbaren Regeln, Eskalationen und Benachrichtigungen.
Unterstützung von Klassifikationen (z. B. Flächen-, Kosten-, Anlagenklassen) gemäß organisationsspezifischer Standards.
Konfigurierbare Dashboards und KPI-Cockpits mit Drill-down bis auf Objekt-/Anlagenebene.
Schnittstellenbausteine zu gängigen ERP-/Finance-Systemen oder Middleware-Anbindungen.
KANN:
KI-unterstützte Vorschläge (z. B. Klassifikation, Plausibilisierung, Textanalyse) mit nachvollziehbarer Erklärbarkeit.
Self-Service-Funktionen für Nutzer (z. B. Statusabfrage, Anleitungen, Terminbuchung).
Mehrsprachigkeit für internationale Standorte und Dienstleister.
Beispielkennzahlen (KPIs):
Datenvollständigkeit (Pflichtattribute erfüllt) [%]
Aktualität (Zeit seit letztem geprüften Update) [Tage]
Prozessdurchlaufzeit (Meldung bis Abschluss) [h/Tage] – sofern vorgangsbasiert
SLA-Einhaltung [%] – sofern Service Desk/Aufträge
Planerfüllung Instandhaltung [%] – sofern IH/Prüfungen
Flächeneffizienz (z. B. m² pro Arbeitsplatz/Nutzer) – sofern Flächen/Workplace
Zentrale Datenobjekte (Beispiele, organisationsspezifisch zu konkretisieren):
Objekt (Portfolio/Standort/Gebäude/Raum) mit ID, Status, Verantwortlichkeit
Anlage/Asset mit Hersteller, Typ, Seriennummer, Standort, Kritikalität
Dokument mit Typ, Version, Gültigkeit, Bezug zu Objekt/Anlage
Vorgang (Ticket/Auftrag/Maßnahme) mit Status, SLA, Zeitstempeln, Kosten
Klassifikation (Fläche, Kosten, Anlage, Service) als Werteliste mit Governance
Schnittstellen und Integration (typische Einbindungen):
ERP/Finance: Kostenstellen, Auftragsnummern, Buchungen, Budgets (bidirektional nach Bedarf).
DMS: Dokumentablage, Metadaten, revisionssichere Archivierung (sofern gefordert).
HR/Identity: Nutzerstammdaten, Organisationseinheiten, Rollen, SSO.
E-Mail/Collaboration: Benachrichtigungen, Ticketkommunikation, Kalendertermine.
MUSS:
Eindeutige Identifikatoren und konsistente Zuordnung aller relevanten Datenobjekte im Modul „Zustandsmanagement Gebäude und TGA“.
Rollen- und Berechtigungskonzept (Least Privilege) inkl. revisionssicherer Protokollierung wesentlicher Änderungen.
Konfigurierbare Pflichtfelder und Validierungsregeln zur Sicherung der Datenqualität.
Import/Export (mind. CSV/XLSX) für Massendaten sowie API-Fähigkeit für Systemintegration.
Mehrstufige Statuslogik (Entwurf, geprüft, freigegeben) für kritische Datensätze bzw. Nachweise.
Mandanten-/Bereichstrennung, sofern mehrere Organisationseinheiten/Portfolios zu bedienen sind.
Standardberichte und frei konfigurierbare Auswertungen mit Filter, Gruppierung und Zeitbezug.
SOLL:
Mobile Nutzung (responsive oder App) inkl. Offline-Mechanismen für Einsatzorte ohne Netzabdeckung.
Workflow-Unterstützung mit konfigurierbaren Regeln, Eskalationen und Benachrichtigungen.
Unterstützung von Klassifikationen (z. B. Flächen-, Kosten-, Anlagenklassen) gemäß organisationsspezifischer Standards.
Konfigurierbare Dashboards und KPI-Cockpits mit Drill-down bis auf Objekt-/Anlagenebene.
Schnittstellenbausteine zu gängigen ERP-/Finance-Systemen oder Middleware-Anbindungen.
KANN:
KI-unterstützte Vorschläge (z. B. Klassifikation, Plausibilisierung, Textanalyse) mit nachvollziehbarer Erklärbarkeit.
Self-Service-Funktionen für Nutzer (z. B. Statusabfrage, Anleitungen, Terminbuchung).
Mehrsprachigkeit für internationale Standorte und Dienstleister.
Beispielkennzahlen (KPIs):
Datenvollständigkeit (Pflichtattribute erfüllt) [%]
Aktualität (Zeit seit letztem geprüften Update) [Tage]
Prozessdurchlaufzeit (Meldung bis Abschluss) [h/Tage] – sofern vorgangsbasiert
SLA-Einhaltung [%] – sofern Service Desk/Aufträge
Planerfüllung Instandhaltung [%] – sofern IH/Prüfungen
Flächeneffizienz (z. B. m² pro Arbeitsplatz/Nutzer) – sofern Flächen/Workplace
Zentrale Datenobjekte (Beispiele, organisationsspezifisch zu konkretisieren):
Objekt (Portfolio/Standort/Gebäude/Raum) mit ID, Status, Verantwortlichkeit
Anlage/Asset mit Hersteller, Typ, Seriennummer, Standort, Kritikalität
Dokument mit Typ, Version, Gültigkeit, Bezug zu Objekt/Anlage
Vorgang (Ticket/Auftrag/Maßnahme) mit Status, SLA, Zeitstempeln, Kosten
Klassifikation (Fläche, Kosten, Anlage, Service) als Werteliste mit Governance
Schnittstellen und Integration (typische Einbindungen):
ERP/Finance: Kostenstellen, Auftragsnummern, Buchungen, Budgets (bidirektional nach Bedarf).
DMS: Dokumentablage, Metadaten, revisionssichere Archivierung (sofern gefordert).
HR/Identity: Nutzerstammdaten, Organisationseinheiten, Rollen, SSO.
E-Mail/Collaboration: Benachrichtigungen, Ticketkommunikation, Kalendertermine.
MUSS:
Eindeutige Identifikatoren und konsistente Zuordnung aller relevanten Datenobjekte im Modul „Flächenmanagement und Workplace-Analytics“.
Rollen- und Berechtigungskonzept (Least Privilege) inkl. revisionssicherer Protokollierung wesentlicher Änderungen.
Konfigurierbare Pflichtfelder und Validierungsregeln zur Sicherung der Datenqualität.
Import/Export (mind. CSV/XLSX) für Massendaten sowie API-Fähigkeit für Systemintegration.
Mehrstufige Statuslogik (Entwurf, geprüft, freigegeben) für kritische Datensätze bzw. Nachweise.
Mandanten-/Bereichstrennung, sofern mehrere Organisationseinheiten/Portfolios zu bedienen sind.
Standardberichte und frei konfigurierbare Auswertungen mit Filter, Gruppierung und Zeitbezug.
SOLL:
Mobile Nutzung (responsive oder App) inkl. Offline-Mechanismen für Einsatzorte ohne Netzabdeckung.
Workflow-Unterstützung mit konfigurierbaren Regeln, Eskalationen und Benachrichtigungen.
Unterstützung von Klassifikationen (z. B. Flächen-, Kosten-, Anlagenklassen) gemäß organisationsspezifischer Standards.
Konfigurierbare Dashboards und KPI-Cockpits mit Drill-down bis auf Objekt-/Anlagenebene.
Schnittstellenbausteine zu gängigen ERP-/Finance-Systemen oder Middleware-Anbindungen.
KANN:
KI-unterstützte Vorschläge (z. B. Klassifikation, Plausibilisierung, Textanalyse) mit nachvollziehbarer Erklärbarkeit.
Self-Service-Funktionen für Nutzer (z. B. Statusabfrage, Anleitungen, Terminbuchung).
Mehrsprachigkeit für internationale Standorte und Dienstleister.
Beispielkennzahlen (KPIs):
Datenvollständigkeit (Pflichtattribute erfüllt) [%]
Aktualität (Zeit seit letztem geprüften Update) [Tage]
Prozessdurchlaufzeit (Meldung bis Abschluss) [h/Tage] – sofern vorgangsbasiert
SLA-Einhaltung [%] – sofern Service Desk/Aufträge
Planerfüllung Instandhaltung [%] – sofern IH/Prüfungen
Flächeneffizienz (z. B. m² pro Arbeitsplatz/Nutzer) – sofern Flächen/Workplace
Zentrale Datenobjekte (Beispiele, organisationsspezifisch zu konkretisieren):
Objekt (Portfolio/Standort/Gebäude/Raum) mit ID, Status, Verantwortlichkeit
Anlage/Asset mit Hersteller, Typ, Seriennummer, Standort, Kritikalität
Dokument mit Typ, Version, Gültigkeit, Bezug zu Objekt/Anlage
Vorgang (Ticket/Auftrag/Maßnahme) mit Status, SLA, Zeitstempeln, Kosten
Klassifikation (Fläche, Kosten, Anlage, Service) als Werteliste mit Governance
Schnittstellen und Integration (typische Einbindungen):
ERP/Finance: Kostenstellen, Auftragsnummern, Buchungen, Budgets (bidirektional nach Bedarf).
DMS: Dokumentablage, Metadaten, revisionssichere Archivierung (sofern gefordert).
HR/Identity: Nutzerstammdaten, Organisationseinheiten, Rollen, SSO.
E-Mail/Collaboration: Benachrichtigungen, Ticketkommunikation, Kalendertermine.
MUSS:
Eindeutige Identifikatoren und konsistente Zuordnung aller relevanten Datenobjekte im Modul „Service Desk (Ticketing)“.
Rollen- und Berechtigungskonzept (Least Privilege) inkl. revisionssicherer Protokollierung wesentlicher Änderungen.
Konfigurierbare Pflichtfelder und Validierungsregeln zur Sicherung der Datenqualität.
Import/Export (mind. CSV/XLSX) für Massendaten sowie API-Fähigkeit für Systemintegration.
Mehrstufige Statuslogik (Entwurf, geprüft, freigegeben) für kritische Datensätze bzw. Nachweise.
Mandanten-/Bereichstrennung, sofern mehrere Organisationseinheiten/Portfolios zu bedienen sind.
Standardberichte und frei konfigurierbare Auswertungen mit Filter, Gruppierung und Zeitbezug.
SOLL:
Mobile Nutzung (responsive oder App) inkl. Offline-Mechanismen für Einsatzorte ohne Netzabdeckung.
Workflow-Unterstützung mit konfigurierbaren Regeln, Eskalationen und Benachrichtigungen.
Unterstützung von Klassifikationen (z. B. Flächen-, Kosten-, Anlagenklassen) gemäß organisationsspezifischer Standards.
Konfigurierbare Dashboards und KPI-Cockpits mit Drill-down bis auf Objekt-/Anlagenebene.
Schnittstellenbausteine zu gängigen ERP-/Finance-Systemen oder Middleware-Anbindungen.
KANN:
KI-unterstützte Vorschläge (z. B. Klassifikation, Plausibilisierung, Textanalyse) mit nachvollziehbarer Erklärbarkeit.
Self-Service-Funktionen für Nutzer (z. B. Statusabfrage, Anleitungen, Terminbuchung).
Mehrsprachigkeit für internationale Standorte und Dienstleister.
Beispielkennzahlen (KPIs):
Datenvollständigkeit (Pflichtattribute erfüllt) [%]
Aktualität (Zeit seit letztem geprüften Update) [Tage]
Prozessdurchlaufzeit (Meldung bis Abschluss) [h/Tage] – sofern vorgangsbasiert
SLA-Einhaltung [%] – sofern Service Desk/Aufträge
Planerfüllung Instandhaltung [%] – sofern IH/Prüfungen
Flächeneffizienz (z. B. m² pro Arbeitsplatz/Nutzer) – sofern Flächen/Workplace
Zentrale Datenobjekte (Beispiele, organisationsspezifisch zu konkretisieren):
Objekt (Portfolio/Standort/Gebäude/Raum) mit ID, Status, Verantwortlichkeit
Anlage/Asset mit Hersteller, Typ, Seriennummer, Standort, Kritikalität
Dokument mit Typ, Version, Gültigkeit, Bezug zu Objekt/Anlage
Vorgang (Ticket/Auftrag/Maßnahme) mit Status, SLA, Zeitstempeln, Kosten
Klassifikation (Fläche, Kosten, Anlage, Service) als Werteliste mit Governance
Schnittstellen und Integration (typische Einbindungen):
ERP/Finance: Kostenstellen, Auftragsnummern, Buchungen, Budgets (bidirektional nach Bedarf).
DMS: Dokumentablage, Metadaten, revisionssichere Archivierung (sofern gefordert).
HR/Identity: Nutzerstammdaten, Organisationseinheiten, Rollen, SSO.
E-Mail/Collaboration: Benachrichtigungen, Ticketkommunikation, Kalendertermine.
MUSS:
Eindeutige Identifikatoren und konsistente Zuordnung aller relevanten Datenobjekte im Modul „Arbeitsauftragsmanagement (Workflow)“.
Rollen- und Berechtigungskonzept (Least Privilege) inkl. revisionssicherer Protokollierung wesentlicher Änderungen.
Konfigurierbare Pflichtfelder und Validierungsregeln zur Sicherung der Datenqualität.
Import/Export (mind. CSV/XLSX) für Massendaten sowie API-Fähigkeit für Systemintegration.
Mehrstufige Statuslogik (Entwurf, geprüft, freigegeben) für kritische Datensätze bzw. Nachweise.
Mandanten-/Bereichstrennung, sofern mehrere Organisationseinheiten/Portfolios zu bedienen sind.
Standardberichte und frei konfigurierbare Auswertungen mit Filter, Gruppierung und Zeitbezug.
SOLL:
Mobile Nutzung (responsive oder App) inkl. Offline-Mechanismen für Einsatzorte ohne Netzabdeckung.
Workflow-Unterstützung mit konfigurierbaren Regeln, Eskalationen und Benachrichtigungen.
Unterstützung von Klassifikationen (z. B. Flächen-, Kosten-, Anlagenklassen) gemäß organisationsspezifischer Standards.
Konfigurierbare Dashboards und KPI-Cockpits mit Drill-down bis auf Objekt-/Anlagenebene.
Schnittstellenbausteine zu gängigen ERP-/Finance-Systemen oder Middleware-Anbindungen.
KANN:
KI-unterstützte Vorschläge (z. B. Klassifikation, Plausibilisierung, Textanalyse) mit nachvollziehbarer Erklärbarkeit.
Self-Service-Funktionen für Nutzer (z. B. Statusabfrage, Anleitungen, Terminbuchung).
Mehrsprachigkeit für internationale Standorte und Dienstleister.
Beispielkennzahlen (KPIs):
Datenvollständigkeit (Pflichtattribute erfüllt) [%]
Aktualität (Zeit seit letztem geprüften Update) [Tage]
Prozessdurchlaufzeit (Meldung bis Abschluss) [h/Tage] – sofern vorgangsbasiert
SLA-Einhaltung [%] – sofern Service Desk/Aufträge
Planerfüllung Instandhaltung [%] – sofern IH/Prüfungen
Flächeneffizienz (z. B. m² pro Arbeitsplatz/Nutzer) – sofern Flächen/Workplace
Zentrale Datenobjekte (Beispiele, organisationsspezifisch zu konkretisieren):
Objekt (Portfolio/Standort/Gebäude/Raum) mit ID, Status, Verantwortlichkeit
Anlage/Asset mit Hersteller, Typ, Seriennummer, Standort, Kritikalität
Dokument mit Typ, Version, Gültigkeit, Bezug zu Objekt/Anlage
Vorgang (Ticket/Auftrag/Maßnahme) mit Status, SLA, Zeitstempeln, Kosten
Klassifikation (Fläche, Kosten, Anlage, Service) als Werteliste mit Governance
Schnittstellen und Integration (typische Einbindungen):
ERP/Finance: Kostenstellen, Auftragsnummern, Buchungen, Budgets (bidirektional nach Bedarf).
DMS: Dokumentablage, Metadaten, revisionssichere Archivierung (sofern gefordert).
HR/Identity: Nutzerstammdaten, Organisationseinheiten, Rollen, SSO.
E-Mail/Collaboration: Benachrichtigungen, Ticketkommunikation, Kalendertermine.
MUSS:
Eindeutige Identifikatoren und konsistente Zuordnung aller relevanten Datenobjekte im Modul „Mobile Working“.
Rollen- und Berechtigungskonzept (Least Privilege) inkl. revisionssicherer Protokollierung wesentlicher Änderungen.
Konfigurierbare Pflichtfelder und Validierungsregeln zur Sicherung der Datenqualität.
Import/Export (mind. CSV/XLSX) für Massendaten sowie API-Fähigkeit für Systemintegration.
Mehrstufige Statuslogik (Entwurf, geprüft, freigegeben) für kritische Datensätze bzw. Nachweise.
Mandanten-/Bereichstrennung, sofern mehrere Organisationseinheiten/Portfolios zu bedienen sind.
Standardberichte und frei konfigurierbare Auswertungen mit Filter, Gruppierung und Zeitbezug.
SOLL:
Mobile Nutzung (responsive oder App) inkl. Offline-Mechanismen für Einsatzorte ohne Netzabdeckung.
Workflow-Unterstützung mit konfigurierbaren Regeln, Eskalationen und Benachrichtigungen.
Unterstützung von Klassifikationen (z. B. Flächen-, Kosten-, Anlagenklassen) gemäß organisationsspezifischer Standards.
Konfigurierbare Dashboards und KPI-Cockpits mit Drill-down bis auf Objekt-/Anlagenebene.
Schnittstellenbausteine zu gängigen ERP-/Finance-Systemen oder Middleware-Anbindungen.
KANN:
KI-unterstützte Vorschläge (z. B. Klassifikation, Plausibilisierung, Textanalyse) mit nachvollziehbarer Erklärbarkeit.
Self-Service-Funktionen für Nutzer (z. B. Statusabfrage, Anleitungen, Terminbuchung).
Mehrsprachigkeit für internationale Standorte und Dienstleister.
Beispielkennzahlen (KPIs):
Datenvollständigkeit (Pflichtattribute erfüllt) [%]
Aktualität (Zeit seit letztem geprüften Update) [Tage]
Prozessdurchlaufzeit (Meldung bis Abschluss) [h/Tage] – sofern vorgangsbasiert
SLA-Einhaltung [%] – sofern Service Desk/Aufträge
Planerfüllung Instandhaltung [%] – sofern IH/Prüfungen
Flächeneffizienz (z. B. m² pro Arbeitsplatz/Nutzer) – sofern Flächen/Workplace
Zentrale Datenobjekte (Beispiele, organisationsspezifisch zu konkretisieren):
Objekt (Portfolio/Standort/Gebäude/Raum) mit ID, Status, Verantwortlichkeit
Anlage/Asset mit Hersteller, Typ, Seriennummer, Standort, Kritikalität
Dokument mit Typ, Version, Gültigkeit, Bezug zu Objekt/Anlage
Vorgang (Ticket/Auftrag/Maßnahme) mit Status, SLA, Zeitstempeln, Kosten
Klassifikation (Fläche, Kosten, Anlage, Service) als Werteliste mit Governance
Schnittstellen und Integration (typische Einbindungen):
ERP/Finance: Kostenstellen, Auftragsnummern, Buchungen, Budgets (bidirektional nach Bedarf).
DMS: Dokumentablage, Metadaten, revisionssichere Archivierung (sofern gefordert).
HR/Identity: Nutzerstammdaten, Organisationseinheiten, Rollen, SSO.
E-Mail/Collaboration: Benachrichtigungen, Ticketkommunikation, Kalendertermine.
GA/BMS: Anlagenzustände, Störmeldungen, Laufzeiten; bevorzugt über standardisierte Protokolle oder Middleware.
MUSS:
Eindeutige Identifikatoren und konsistente Zuordnung aller relevanten Datenobjekte im Modul „Anlagenregister / Asset Management“.
Rollen- und Berechtigungskonzept (Least Privilege) inkl. revisionssicherer Protokollierung wesentlicher Änderungen.
Konfigurierbare Pflichtfelder und Validierungsregeln zur Sicherung der Datenqualität.
Import/Export (mind. CSV/XLSX) für Massendaten sowie API-Fähigkeit für Systemintegration.
Mehrstufige Statuslogik (Entwurf, geprüft, freigegeben) für kritische Datensätze bzw. Nachweise.
Mandanten-/Bereichstrennung, sofern mehrere Organisationseinheiten/Portfolios zu bedienen sind.
Standardberichte und frei konfigurierbare Auswertungen mit Filter, Gruppierung und Zeitbezug.
SOLL:
Mobile Nutzung (responsive oder App) inkl. Offline-Mechanismen für Einsatzorte ohne Netzabdeckung.
Workflow-Unterstützung mit konfigurierbaren Regeln, Eskalationen und Benachrichtigungen.
Unterstützung von Klassifikationen (z. B. Flächen-, Kosten-, Anlagenklassen) gemäß organisationsspezifischer Standards.
Konfigurierbare Dashboards und KPI-Cockpits mit Drill-down bis auf Objekt-/Anlagenebene.
Schnittstellenbausteine zu gängigen ERP-/Finance-Systemen oder Middleware-Anbindungen.
KANN:
KI-unterstützte Vorschläge (z. B. Klassifikation, Plausibilisierung, Textanalyse) mit nachvollziehbarer Erklärbarkeit.
Self-Service-Funktionen für Nutzer (z. B. Statusabfrage, Anleitungen, Terminbuchung).
Mehrsprachigkeit für internationale Standorte und Dienstleister.
Beispielkennzahlen (KPIs):
Datenvollständigkeit (Pflichtattribute erfüllt) [%]
Aktualität (Zeit seit letztem geprüften Update) [Tage]
Prozessdurchlaufzeit (Meldung bis Abschluss) [h/Tage] – sofern vorgangsbasiert
SLA-Einhaltung [%] – sofern Service Desk/Aufträge
Planerfüllung Instandhaltung [%] – sofern IH/Prüfungen
Flächeneffizienz (z. B. m² pro Arbeitsplatz/Nutzer) – sofern Flächen/Workplace
Zentrale Datenobjekte (Beispiele, organisationsspezifisch zu konkretisieren):
Objekt (Portfolio/Standort/Gebäude/Raum) mit ID, Status, Verantwortlichkeit
Anlage/Asset mit Hersteller, Typ, Seriennummer, Standort, Kritikalität
Dokument mit Typ, Version, Gültigkeit, Bezug zu Objekt/Anlage
Vorgang (Ticket/Auftrag/Maßnahme) mit Status, SLA, Zeitstempeln, Kosten
Klassifikation (Fläche, Kosten, Anlage, Service) als Werteliste mit Governance
Schnittstellen und Integration (typische Einbindungen):
ERP/Finance: Kostenstellen, Auftragsnummern, Buchungen, Budgets (bidirektional nach Bedarf).
DMS: Dokumentablage, Metadaten, revisionssichere Archivierung (sofern gefordert).
HR/Identity: Nutzerstammdaten, Organisationseinheiten, Rollen, SSO.
E-Mail/Collaboration: Benachrichtigungen, Ticketkommunikation, Kalendertermine.
GA/BMS: Anlagenzustände, Störmeldungen, Laufzeiten; bevorzugt über standardisierte Protokolle oder Middleware.
MUSS:
Eindeutige Identifikatoren und konsistente Zuordnung aller relevanten Datenobjekte im Modul „Instandhaltung nach DIN 31051“.
Rollen- und Berechtigungskonzept (Least Privilege) inkl. revisionssicherer Protokollierung wesentlicher Änderungen.
Konfigurierbare Pflichtfelder und Validierungsregeln zur Sicherung der Datenqualität.
Import/Export (mind. CSV/XLSX) für Massendaten sowie API-Fähigkeit für Systemintegration.
Mehrstufige Statuslogik (Entwurf, geprüft, freigegeben) für kritische Datensätze bzw. Nachweise.
Mandanten-/Bereichstrennung, sofern mehrere Organisationseinheiten/Portfolios zu bedienen sind.
Standardberichte und frei konfigurierbare Auswertungen mit Filter, Gruppierung und Zeitbezug.
SOLL:
Mobile Nutzung (responsive oder App) inkl. Offline-Mechanismen für Einsatzorte ohne Netzabdeckung.
Workflow-Unterstützung mit konfigurierbaren Regeln, Eskalationen und Benachrichtigungen.
Unterstützung von Klassifikationen (z. B. Flächen-, Kosten-, Anlagenklassen) gemäß organisationsspezifischer Standards.
Konfigurierbare Dashboards und KPI-Cockpits mit Drill-down bis auf Objekt-/Anlagenebene.
Schnittstellenbausteine zu gängigen ERP-/Finance-Systemen oder Middleware-Anbindungen.
KANN:
KI-unterstützte Vorschläge (z. B. Klassifikation, Plausibilisierung, Textanalyse) mit nachvollziehbarer Erklärbarkeit.
Self-Service-Funktionen für Nutzer (z. B. Statusabfrage, Anleitungen, Terminbuchung).
Mehrsprachigkeit für internationale Standorte und Dienstleister.
Beispielkennzahlen (KPIs):
Datenvollständigkeit (Pflichtattribute erfüllt) [%]
Aktualität (Zeit seit letztem geprüften Update) [Tage]
Prozessdurchlaufzeit (Meldung bis Abschluss) [h/Tage] – sofern vorgangsbasiert
SLA-Einhaltung [%] – sofern Service Desk/Aufträge
Planerfüllung Instandhaltung [%] – sofern IH/Prüfungen
Flächeneffizienz (z. B. m² pro Arbeitsplatz/Nutzer) – sofern Flächen/Workplace
Zentrale Datenobjekte (Beispiele, organisationsspezifisch zu konkretisieren):
Objekt (Portfolio/Standort/Gebäude/Raum) mit ID, Status, Verantwortlichkeit
Anlage/Asset mit Hersteller, Typ, Seriennummer, Standort, Kritikalität
Dokument mit Typ, Version, Gültigkeit, Bezug zu Objekt/Anlage
Vorgang (Ticket/Auftrag/Maßnahme) mit Status, SLA, Zeitstempeln, Kosten
Klassifikation (Fläche, Kosten, Anlage, Service) als Werteliste mit Governance
Schnittstellen und Integration (typische Einbindungen):
ERP/Finance: Kostenstellen, Auftragsnummern, Buchungen, Budgets (bidirektional nach Bedarf).
DMS: Dokumentablage, Metadaten, revisionssichere Archivierung (sofern gefordert).
HR/Identity: Nutzerstammdaten, Organisationseinheiten, Rollen, SSO.
E-Mail/Collaboration: Benachrichtigungen, Ticketkommunikation, Kalendertermine.
GA/BMS: Anlagenzustände, Störmeldungen, Laufzeiten; bevorzugt über standardisierte Protokolle oder Middleware.
MUSS:
Eindeutige Identifikatoren und konsistente Zuordnung aller relevanten Datenobjekte im Modul „Prüf- und Betreiberpflichten (Compliance)“.
Rollen- und Berechtigungskonzept (Least Privilege) inkl. revisionssicherer Protokollierung wesentlicher Änderungen.
Konfigurierbare Pflichtfelder und Validierungsregeln zur Sicherung der Datenqualität.
Import/Export (mind. CSV/XLSX) für Massendaten sowie API-Fähigkeit für Systemintegration.
Mehrstufige Statuslogik (Entwurf, geprüft, freigegeben) für kritische Datensätze bzw. Nachweise.
Mandanten-/Bereichstrennung, sofern mehrere Organisationseinheiten/Portfolios zu bedienen sind.
Standardberichte und frei konfigurierbare Auswertungen mit Filter, Gruppierung und Zeitbezug.
SOLL:
Mobile Nutzung (responsive oder App) inkl. Offline-Mechanismen für Einsatzorte ohne Netzabdeckung.
Workflow-Unterstützung mit konfigurierbaren Regeln, Eskalationen und Benachrichtigungen.
Unterstützung von Klassifikationen (z. B. Flächen-, Kosten-, Anlagenklassen) gemäß organisationsspezifischer Standards.
Konfigurierbare Dashboards und KPI-Cockpits mit Drill-down bis auf Objekt-/Anlagenebene.
Schnittstellenbausteine zu gängigen ERP-/Finance-Systemen oder Middleware-Anbindungen.
KANN:
KI-unterstützte Vorschläge (z. B. Klassifikation, Plausibilisierung, Textanalyse) mit nachvollziehbarer Erklärbarkeit.
Self-Service-Funktionen für Nutzer (z. B. Statusabfrage, Anleitungen, Terminbuchung).
Mehrsprachigkeit für internationale Standorte und Dienstleister.
Beispielkennzahlen (KPIs):
Datenvollständigkeit (Pflichtattribute erfüllt) [%]
Aktualität (Zeit seit letztem geprüften Update) [Tage]
Prozessdurchlaufzeit (Meldung bis Abschluss) [h/Tage] – sofern vorgangsbasiert
SLA-Einhaltung [%] – sofern Service Desk/Aufträge
Planerfüllung Instandhaltung [%] – sofern IH/Prüfungen
Flächeneffizienz (z. B. m² pro Arbeitsplatz/Nutzer) – sofern Flächen/Workplace
Zentrale Datenobjekte (Beispiele, organisationsspezifisch zu konkretisieren):
Objekt (Portfolio/Standort/Gebäude/Raum) mit ID, Status, Verantwortlichkeit
Anlage/Asset mit Hersteller, Typ, Seriennummer, Standort, Kritikalität
Dokument mit Typ, Version, Gültigkeit, Bezug zu Objekt/Anlage
Vorgang (Ticket/Auftrag/Maßnahme) mit Status, SLA, Zeitstempeln, Kosten
Klassifikation (Fläche, Kosten, Anlage, Service) als Werteliste mit Governance
Schließgruppe/Schlüssel/Transponder mit Ausgabe- und Rücknahmehistorie
Schnittstellen und Integration (typische Einbindungen):
ERP/Finance: Kostenstellen, Auftragsnummern, Buchungen, Budgets (bidirektional nach Bedarf).
DMS: Dokumentablage, Metadaten, revisionssichere Archivierung (sofern gefordert).
HR/Identity: Nutzerstammdaten, Organisationseinheiten, Rollen, SSO.
E-Mail/Collaboration: Benachrichtigungen, Ticketkommunikation, Kalendertermine.
GA/BMS: Anlagenzustände, Störmeldungen, Laufzeiten; bevorzugt über standardisierte Protokolle oder Middleware.
MUSS:
Eindeutige Identifikatoren und konsistente Zuordnung aller relevanten Datenobjekte im Modul „Schließanlagen- und Zutrittsmanagement“.
Rollen- und Berechtigungskonzept (Least Privilege) inkl. revisionssicherer Protokollierung wesentlicher Änderungen.
Konfigurierbare Pflichtfelder und Validierungsregeln zur Sicherung der Datenqualität.
Import/Export (mind. CSV/XLSX) für Massendaten sowie API-Fähigkeit für Systemintegration.
Mehrstufige Statuslogik (Entwurf, geprüft, freigegeben) für kritische Datensätze bzw. Nachweise.
Mandanten-/Bereichstrennung, sofern mehrere Organisationseinheiten/Portfolios zu bedienen sind.
Standardberichte und frei konfigurierbare Auswertungen mit Filter, Gruppierung und Zeitbezug.
SOLL:
Mobile Nutzung (responsive oder App) inkl. Offline-Mechanismen für Einsatzorte ohne Netzabdeckung.
Workflow-Unterstützung mit konfigurierbaren Regeln, Eskalationen und Benachrichtigungen.
Unterstützung von Klassifikationen (z. B. Flächen-, Kosten-, Anlagenklassen) gemäß organisationsspezifischer Standards.
Konfigurierbare Dashboards und KPI-Cockpits mit Drill-down bis auf Objekt-/Anlagenebene.
Schnittstellenbausteine zu gängigen ERP-/Finance-Systemen oder Middleware-Anbindungen.
KANN:
KI-unterstützte Vorschläge (z. B. Klassifikation, Plausibilisierung, Textanalyse) mit nachvollziehbarer Erklärbarkeit.
Self-Service-Funktionen für Nutzer (z. B. Statusabfrage, Anleitungen, Terminbuchung).
Mehrsprachigkeit für internationale Standorte und Dienstleister.
Beispielkennzahlen (KPIs):
Datenvollständigkeit (Pflichtattribute erfüllt) [%]
Aktualität (Zeit seit letztem geprüften Update) [Tage]
Prozessdurchlaufzeit (Meldung bis Abschluss) [h/Tage] – sofern vorgangsbasiert
SLA-Einhaltung [%] – sofern Service Desk/Aufträge
Planerfüllung Instandhaltung [%] – sofern IH/Prüfungen
Flächeneffizienz (z. B. m² pro Arbeitsplatz/Nutzer) – sofern Flächen/Workplace
Zentrale Datenobjekte (Beispiele, organisationsspezifisch zu konkretisieren):
Objekt (Portfolio/Standort/Gebäude/Raum) mit ID, Status, Verantwortlichkeit
Anlage/Asset mit Hersteller, Typ, Seriennummer, Standort, Kritikalität
Dokument mit Typ, Version, Gültigkeit, Bezug zu Objekt/Anlage
Vorgang (Ticket/Auftrag/Maßnahme) mit Status, SLA, Zeitstempeln, Kosten
Klassifikation (Fläche, Kosten, Anlage, Service) als Werteliste mit Governance
Schnittstellen und Integration (typische Einbindungen):
ERP/Finance: Kostenstellen, Auftragsnummern, Buchungen, Budgets (bidirektional nach Bedarf).
DMS: Dokumentablage, Metadaten, revisionssichere Archivierung (sofern gefordert).
HR/Identity: Nutzerstammdaten, Organisationseinheiten, Rollen, SSO.
E-Mail/Collaboration: Benachrichtigungen, Ticketkommunikation, Kalendertermine.
GA/BMS: Anlagenzustände, Störmeldungen, Laufzeiten; bevorzugt über standardisierte Protokolle oder Middleware.
MUSS:
Eindeutige Identifikatoren und konsistente Zuordnung aller relevanten Datenobjekte im Modul „Vertragsmanagement (FM-Leistungen)“.
Rollen- und Berechtigungskonzept (Least Privilege) inkl. revisionssicherer Protokollierung wesentlicher Änderungen.
Konfigurierbare Pflichtfelder und Validierungsregeln zur Sicherung der Datenqualität.
Import/Export (mind. CSV/XLSX) für Massendaten sowie API-Fähigkeit für Systemintegration.
Mehrstufige Statuslogik (Entwurf, geprüft, freigegeben) für kritische Datensätze bzw. Nachweise.
Mandanten-/Bereichstrennung, sofern mehrere Organisationseinheiten/Portfolios zu bedienen sind.
Standardberichte und frei konfigurierbare Auswertungen mit Filter, Gruppierung und Zeitbezug.
SOLL:
Mobile Nutzung (responsive oder App) inkl. Offline-Mechanismen für Einsatzorte ohne Netzabdeckung.
Workflow-Unterstützung mit konfigurierbaren Regeln, Eskalationen und Benachrichtigungen.
Unterstützung von Klassifikationen (z. B. Flächen-, Kosten-, Anlagenklassen) gemäß organisationsspezifischer Standards.
Konfigurierbare Dashboards und KPI-Cockpits mit Drill-down bis auf Objekt-/Anlagenebene.
Schnittstellenbausteine zu gängigen ERP-/Finance-Systemen oder Middleware-Anbindungen.
KANN:
KI-unterstützte Vorschläge (z. B. Klassifikation, Plausibilisierung, Textanalyse) mit nachvollziehbarer Erklärbarkeit.
Self-Service-Funktionen für Nutzer (z. B. Statusabfrage, Anleitungen, Terminbuchung).
Mehrsprachigkeit für internationale Standorte und Dienstleister.
Beispielkennzahlen (KPIs):
Datenvollständigkeit (Pflichtattribute erfüllt) [%]
Aktualität (Zeit seit letztem geprüften Update) [Tage]
Prozessdurchlaufzeit (Meldung bis Abschluss) [h/Tage] – sofern vorgangsbasiert
SLA-Einhaltung [%] – sofern Service Desk/Aufträge
Planerfüllung Instandhaltung [%] – sofern IH/Prüfungen
Flächeneffizienz (z. B. m² pro Arbeitsplatz/Nutzer) – sofern Flächen/Workplace
Zentrale Datenobjekte (Beispiele, organisationsspezifisch zu konkretisieren):
Objekt (Portfolio/Standort/Gebäude/Raum) mit ID, Status, Verantwortlichkeit
Anlage/Asset mit Hersteller, Typ, Seriennummer, Standort, Kritikalität
Dokument mit Typ, Version, Gültigkeit, Bezug zu Objekt/Anlage
Vorgang (Ticket/Auftrag/Maßnahme) mit Status, SLA, Zeitstempeln, Kosten
Klassifikation (Fläche, Kosten, Anlage, Service) als Werteliste mit Governance
Schnittstellen und Integration (typische Einbindungen):
ERP/Finance: Kostenstellen, Auftragsnummern, Buchungen, Budgets (bidirektional nach Bedarf).
DMS: Dokumentablage, Metadaten, revisionssichere Archivierung (sofern gefordert).
HR/Identity: Nutzerstammdaten, Organisationseinheiten, Rollen, SSO.
E-Mail/Collaboration: Benachrichtigungen, Ticketkommunikation, Kalendertermine.
GA/BMS: Anlagenzustände, Störmeldungen, Laufzeiten; bevorzugt über standardisierte Protokolle oder Middleware.
MUSS:
Eindeutige Identifikatoren und konsistente Zuordnung aller relevanten Datenobjekte im Modul „Kosten-, Budget- und Leistungscontrolling“.
Rollen- und Berechtigungskonzept (Least Privilege) inkl. revisionssicherer Protokollierung wesentlicher Änderungen.
Konfigurierbare Pflichtfelder und Validierungsregeln zur Sicherung der Datenqualität.
Import/Export (mind. CSV/XLSX) für Massendaten sowie API-Fähigkeit für Systemintegration.
Mehrstufige Statuslogik (Entwurf, geprüft, freigegeben) für kritische Datensätze bzw. Nachweise.
Mandanten-/Bereichstrennung, sofern mehrere Organisationseinheiten/Portfolios zu bedienen sind.
Standardberichte und frei konfigurierbare Auswertungen mit Filter, Gruppierung und Zeitbezug.
SOLL:
Mobile Nutzung (responsive oder App) inkl. Offline-Mechanismen für Einsatzorte ohne Netzabdeckung.
Workflow-Unterstützung mit konfigurierbaren Regeln, Eskalationen und Benachrichtigungen.
Unterstützung von Klassifikationen (z. B. Flächen-, Kosten-, Anlagenklassen) gemäß organisationsspezifischer Standards.
Konfigurierbare Dashboards und KPI-Cockpits mit Drill-down bis auf Objekt-/Anlagenebene.
Schnittstellenbausteine zu gängigen ERP-/Finance-Systemen oder Middleware-Anbindungen.
KANN:
KI-unterstützte Vorschläge (z. B. Klassifikation, Plausibilisierung, Textanalyse) mit nachvollziehbarer Erklärbarkeit.
Self-Service-Funktionen für Nutzer (z. B. Statusabfrage, Anleitungen, Terminbuchung).
Mehrsprachigkeit für internationale Standorte und Dienstleister.
Beispielkennzahlen (KPIs):
Datenvollständigkeit (Pflichtattribute erfüllt) [%]
Aktualität (Zeit seit letztem geprüften Update) [Tage]
Prozessdurchlaufzeit (Meldung bis Abschluss) [h/Tage] – sofern vorgangsbasiert
SLA-Einhaltung [%] – sofern Service Desk/Aufträge
Planerfüllung Instandhaltung [%] – sofern IH/Prüfungen
Flächeneffizienz (z. B. m² pro Arbeitsplatz/Nutzer) – sofern Flächen/Workplace
Zentrale Datenobjekte (Beispiele, organisationsspezifisch zu konkretisieren):
Objekt (Portfolio/Standort/Gebäude/Raum) mit ID, Status, Verantwortlichkeit
Anlage/Asset mit Hersteller, Typ, Seriennummer, Standort, Kritikalität
Dokument mit Typ, Version, Gültigkeit, Bezug zu Objekt/Anlage
Vorgang (Ticket/Auftrag/Maßnahme) mit Status, SLA, Zeitstempeln, Kosten
Klassifikation (Fläche, Kosten, Anlage, Service) als Werteliste mit Governance
Schnittstellen und Integration (typische Einbindungen):
ERP/Finance: Kostenstellen, Auftragsnummern, Buchungen, Budgets (bidirektional nach Bedarf).
DMS: Dokumentablage, Metadaten, revisionssichere Archivierung (sofern gefordert).
HR/Identity: Nutzerstammdaten, Organisationseinheiten, Rollen, SSO.
E-Mail/Collaboration: Benachrichtigungen, Ticketkommunikation, Kalendertermine.
GA/BMS: Anlagenzustände, Störmeldungen, Laufzeiten; bevorzugt über standardisierte Protokolle oder Middleware.
MUSS:
Eindeutige Identifikatoren und konsistente Zuordnung aller relevanten Datenobjekte im Modul „Reinigungsmanagement“.
Rollen- und Berechtigungskonzept (Least Privilege) inkl. revisionssicherer Protokollierung wesentlicher Änderungen.
Konfigurierbare Pflichtfelder und Validierungsregeln zur Sicherung der Datenqualität.
Import/Export (mind. CSV/XLSX) für Massendaten sowie API-Fähigkeit für Systemintegration.
Mehrstufige Statuslogik (Entwurf, geprüft, freigegeben) für kritische Datensätze bzw. Nachweise.
Mandanten-/Bereichstrennung, sofern mehrere Organisationseinheiten/Portfolios zu bedienen sind.
Standardberichte und frei konfigurierbare Auswertungen mit Filter, Gruppierung und Zeitbezug.
SOLL:
Mobile Nutzung (responsive oder App) inkl. Offline-Mechanismen für Einsatzorte ohne Netzabdeckung.
Workflow-Unterstützung mit konfigurierbaren Regeln, Eskalationen und Benachrichtigungen.
Unterstützung von Klassifikationen (z. B. Flächen-, Kosten-, Anlagenklassen) gemäß organisationsspezifischer Standards.
Konfigurierbare Dashboards und KPI-Cockpits mit Drill-down bis auf Objekt-/Anlagenebene.
Schnittstellenbausteine zu gängigen ERP-/Finance-Systemen oder Middleware-Anbindungen.
KANN:
KI-unterstützte Vorschläge (z. B. Klassifikation, Plausibilisierung, Textanalyse) mit nachvollziehbarer Erklärbarkeit.
Self-Service-Funktionen für Nutzer (z. B. Statusabfrage, Anleitungen, Terminbuchung).
Mehrsprachigkeit für internationale Standorte und Dienstleister.
Beispielkennzahlen (KPIs):
Datenvollständigkeit (Pflichtattribute erfüllt) [%]
Aktualität (Zeit seit letztem geprüften Update) [Tage]
Prozessdurchlaufzeit (Meldung bis Abschluss) [h/Tage] – sofern vorgangsbasiert
SLA-Einhaltung [%] – sofern Service Desk/Aufträge
Planerfüllung Instandhaltung [%] – sofern IH/Prüfungen
Flächeneffizienz (z. B. m² pro Arbeitsplatz/Nutzer) – sofern Flächen/Workplace
Zentrale Datenobjekte (Beispiele, organisationsspezifisch zu konkretisieren):
Objekt (Portfolio/Standort/Gebäude/Raum) mit ID, Status, Verantwortlichkeit
Anlage/Asset mit Hersteller, Typ, Seriennummer, Standort, Kritikalität
Dokument mit Typ, Version, Gültigkeit, Bezug zu Objekt/Anlage
Vorgang (Ticket/Auftrag/Maßnahme) mit Status, SLA, Zeitstempeln, Kosten
Klassifikation (Fläche, Kosten, Anlage, Service) als Werteliste mit Governance
Schnittstellen und Integration (typische Einbindungen):
ERP/Finance: Kostenstellen, Auftragsnummern, Buchungen, Budgets (bidirektional nach Bedarf).
DMS: Dokumentablage, Metadaten, revisionssichere Archivierung (sofern gefordert).
HR/Identity: Nutzerstammdaten, Organisationseinheiten, Rollen, SSO.
E-Mail/Collaboration: Benachrichtigungen, Ticketkommunikation, Kalendertermine.
GA/BMS: Anlagenzustände, Störmeldungen, Laufzeiten; bevorzugt über standardisierte Protokolle oder Middleware.
MUSS:
Eindeutige Identifikatoren und konsistente Zuordnung aller relevanten Datenobjekte im Modul „Lager- und Materialmanagement“.
Rollen- und Berechtigungskonzept (Least Privilege) inkl. revisionssicherer Protokollierung wesentlicher Änderungen.
Konfigurierbare Pflichtfelder und Validierungsregeln zur Sicherung der Datenqualität.
Import/Export (mind. CSV/XLSX) für Massendaten sowie API-Fähigkeit für Systemintegration.
Mehrstufige Statuslogik (Entwurf, geprüft, freigegeben) für kritische Datensätze bzw. Nachweise.
Mandanten-/Bereichstrennung, sofern mehrere Organisationseinheiten/Portfolios zu bedienen sind.
Standardberichte und frei konfigurierbare Auswertungen mit Filter, Gruppierung und Zeitbezug.
SOLL:
Mobile Nutzung (responsive oder App) inkl. Offline-Mechanismen für Einsatzorte ohne Netzabdeckung.
Workflow-Unterstützung mit konfigurierbaren Regeln, Eskalationen und Benachrichtigungen.
Unterstützung von Klassifikationen (z. B. Flächen-, Kosten-, Anlagenklassen) gemäß organisationsspezifischer Standards.
Konfigurierbare Dashboards und KPI-Cockpits mit Drill-down bis auf Objekt-/Anlagenebene.
Schnittstellenbausteine zu gängigen ERP-/Finance-Systemen oder Middleware-Anbindungen.
KANN:
KI-unterstützte Vorschläge (z. B. Klassifikation, Plausibilisierung, Textanalyse) mit nachvollziehbarer Erklärbarkeit.
Self-Service-Funktionen für Nutzer (z. B. Statusabfrage, Anleitungen, Terminbuchung).
Mehrsprachigkeit für internationale Standorte und Dienstleister.
Beispielkennzahlen (KPIs):
Datenvollständigkeit (Pflichtattribute erfüllt) [%]
Aktualität (Zeit seit letztem geprüften Update) [Tage]
Prozessdurchlaufzeit (Meldung bis Abschluss) [h/Tage] – sofern vorgangsbasiert
SLA-Einhaltung [%] – sofern Service Desk/Aufträge
Planerfüllung Instandhaltung [%] – sofern IH/Prüfungen
Flächeneffizienz (z. B. m² pro Arbeitsplatz/Nutzer) – sofern Flächen/Workplace
Zentrale Datenobjekte (Beispiele, organisationsspezifisch zu konkretisieren):
Objekt (Portfolio/Standort/Gebäude/Raum) mit ID, Status, Verantwortlichkeit
Anlage/Asset mit Hersteller, Typ, Seriennummer, Standort, Kritikalität
Dokument mit Typ, Version, Gültigkeit, Bezug zu Objekt/Anlage
Vorgang (Ticket/Auftrag/Maßnahme) mit Status, SLA, Zeitstempeln, Kosten
Klassifikation (Fläche, Kosten, Anlage, Service) als Werteliste mit Governance
Zähler/Messpunkt mit Medium, Einheiten, Intervall, Plausibilisierungsregeln
Verbrauchswerte/Zeitreihen inkl. Aggregations- und Berechnungslogik
Schnittstellen und Integration (typische Einbindungen):
ERP/Finance: Kostenstellen, Auftragsnummern, Buchungen, Budgets (bidirektional nach Bedarf).
DMS: Dokumentablage, Metadaten, revisionssichere Archivierung (sofern gefordert).
HR/Identity: Nutzerstammdaten, Organisationseinheiten, Rollen, SSO.
E-Mail/Collaboration: Benachrichtigungen, Ticketkommunikation, Kalendertermine.
GA/BMS: Anlagenzustände, Störmeldungen, Laufzeiten; bevorzugt über standardisierte Protokolle oder Middleware.
MUSS:
Eindeutige Identifikatoren und konsistente Zuordnung aller relevanten Datenobjekte im Modul „Energie- und Zählermanagement“.
Rollen- und Berechtigungskonzept (Least Privilege) inkl. revisionssicherer Protokollierung wesentlicher Änderungen.
Konfigurierbare Pflichtfelder und Validierungsregeln zur Sicherung der Datenqualität.
Import/Export (mind. CSV/XLSX) für Massendaten sowie API-Fähigkeit für Systemintegration.
Mehrstufige Statuslogik (Entwurf, geprüft, freigegeben) für kritische Datensätze bzw. Nachweise.
Mandanten-/Bereichstrennung, sofern mehrere Organisationseinheiten/Portfolios zu bedienen sind.
Standardberichte und frei konfigurierbare Auswertungen mit Filter, Gruppierung und Zeitbezug.
SOLL:
Mobile Nutzung (responsive oder App) inkl. Offline-Mechanismen für Einsatzorte ohne Netzabdeckung.
Workflow-Unterstützung mit konfigurierbaren Regeln, Eskalationen und Benachrichtigungen.
Unterstützung von Klassifikationen (z. B. Flächen-, Kosten-, Anlagenklassen) gemäß organisationsspezifischer Standards.
Konfigurierbare Dashboards und KPI-Cockpits mit Drill-down bis auf Objekt-/Anlagenebene.
Schnittstellenbausteine zu gängigen ERP-/Finance-Systemen oder Middleware-Anbindungen.
KANN:
KI-unterstützte Vorschläge (z. B. Klassifikation, Plausibilisierung, Textanalyse) mit nachvollziehbarer Erklärbarkeit.
Self-Service-Funktionen für Nutzer (z. B. Statusabfrage, Anleitungen, Terminbuchung).
Mehrsprachigkeit für internationale Standorte und Dienstleister.
Beispielkennzahlen (KPIs):
Datenvollständigkeit (Pflichtattribute erfüllt) [%]
Aktualität (Zeit seit letztem geprüften Update) [Tage]
Prozessdurchlaufzeit (Meldung bis Abschluss) [h/Tage] – sofern vorgangsbasiert
SLA-Einhaltung [%] – sofern Service Desk/Aufträge
Planerfüllung Instandhaltung [%] – sofern IH/Prüfungen
Flächeneffizienz (z. B. m² pro Arbeitsplatz/Nutzer) – sofern Flächen/Workplace
Verbrauch pro m² oder Nutzereinheit
Spitzenlastindikatoren
Einsparung durch Maßnahmen (Baseline vs. Ist)
Zentrale Datenobjekte (Beispiele, organisationsspezifisch zu konkretisieren):
Objekt (Portfolio/Standort/Gebäude/Raum) mit ID, Status, Verantwortlichkeit
Anlage/Asset mit Hersteller, Typ, Seriennummer, Standort, Kritikalität
Dokument mit Typ, Version, Gültigkeit, Bezug zu Objekt/Anlage
Vorgang (Ticket/Auftrag/Maßnahme) mit Status, SLA, Zeitstempeln, Kosten
Klassifikation (Fläche, Kosten, Anlage, Service) als Werteliste mit Governance
Schnittstellen und Integration (typische Einbindungen):
ERP/Finance: Kostenstellen, Auftragsnummern, Buchungen, Budgets (bidirektional nach Bedarf).
DMS: Dokumentablage, Metadaten, revisionssichere Archivierung (sofern gefordert).
HR/Identity: Nutzerstammdaten, Organisationseinheiten, Rollen, SSO.
E-Mail/Collaboration: Benachrichtigungen, Ticketkommunikation, Kalendertermine.
GA/BMS: Anlagenzustände, Störmeldungen, Laufzeiten; bevorzugt über standardisierte Protokolle oder Middleware.
MUSS:
Eindeutige Identifikatoren und konsistente Zuordnung aller relevanten Datenobjekte im Modul „Nachhaltigkeits- und ESG-Datenmanagement“.
Rollen- und Berechtigungskonzept (Least Privilege) inkl. revisionssicherer Protokollierung wesentlicher Änderungen.
Konfigurierbare Pflichtfelder und Validierungsregeln zur Sicherung der Datenqualität.
Import/Export (mind. CSV/XLSX) für Massendaten sowie API-Fähigkeit für Systemintegration.
Mehrstufige Statuslogik (Entwurf, geprüft, freigegeben) für kritische Datensätze bzw. Nachweise.
Mandanten-/Bereichstrennung, sofern mehrere Organisationseinheiten/Portfolios zu bedienen sind.
Standardberichte und frei konfigurierbare Auswertungen mit Filter, Gruppierung und Zeitbezug.
SOLL:
Mobile Nutzung (responsive oder App) inkl. Offline-Mechanismen für Einsatzorte ohne Netzabdeckung.
Workflow-Unterstützung mit konfigurierbaren Regeln, Eskalationen und Benachrichtigungen.
Unterstützung von Klassifikationen (z. B. Flächen-, Kosten-, Anlagenklassen) gemäß organisationsspezifischer Standards.
Konfigurierbare Dashboards und KPI-Cockpits mit Drill-down bis auf Objekt-/Anlagenebene.
Schnittstellenbausteine zu gängigen ERP-/Finance-Systemen oder Middleware-Anbindungen.
KANN:
KI-unterstützte Vorschläge (z. B. Klassifikation, Plausibilisierung, Textanalyse) mit nachvollziehbarer Erklärbarkeit.
Self-Service-Funktionen für Nutzer (z. B. Statusabfrage, Anleitungen, Terminbuchung).
Mehrsprachigkeit für internationale Standorte und Dienstleister.
Beispielkennzahlen (KPIs):
Datenvollständigkeit (Pflichtattribute erfüllt) [%]
Aktualität (Zeit seit letztem geprüften Update) [Tage]
Prozessdurchlaufzeit (Meldung bis Abschluss) [h/Tage] – sofern vorgangsbasiert
SLA-Einhaltung [%] – sofern Service Desk/Aufträge
Planerfüllung Instandhaltung [%] – sofern IH/Prüfungen
Flächeneffizienz (z. B. m² pro Arbeitsplatz/Nutzer) – sofern Flächen/Workplace
Datenabdeckung ESG [%]
Audit-Findings
Erfüllungsgrad Maßnahmenplan
Zentrale Datenobjekte (Beispiele, organisationsspezifisch zu konkretisieren):
Objekt (Portfolio/Standort/Gebäude/Raum) mit ID, Status, Verantwortlichkeit
Anlage/Asset mit Hersteller, Typ, Seriennummer, Standort, Kritikalität
Dokument mit Typ, Version, Gültigkeit, Bezug zu Objekt/Anlage
Vorgang (Ticket/Auftrag/Maßnahme) mit Status, SLA, Zeitstempeln, Kosten
Klassifikation (Fläche, Kosten, Anlage, Service) als Werteliste mit Governance
Modell-/Planreferenz (z. B. Layer, Raumstempel, IFC-GUID) und Mappingtabelle
Schnittstellen und Integration (typische Einbindungen):
ERP/Finance: Kostenstellen, Auftragsnummern, Buchungen, Budgets (bidirektional nach Bedarf).
DMS: Dokumentablage, Metadaten, revisionssichere Archivierung (sofern gefordert).
HR/Identity: Nutzerstammdaten, Organisationseinheiten, Rollen, SSO.
E-Mail/Collaboration: Benachrichtigungen, Ticketkommunikation, Kalendertermine.
GA/BMS: Anlagenzustände, Störmeldungen, Laufzeiten; bevorzugt über standardisierte Protokolle oder Middleware.
CAD/BIM: Planstände/Modelle, Attributübernahme, Synchronisation (z. B. IFC-basiert).
MUSS:
Eindeutige Identifikatoren und konsistente Zuordnung aller relevanten Datenobjekte im Modul „BIM/CAD-Integration“.
Rollen- und Berechtigungskonzept (Least Privilege) inkl. revisionssicherer Protokollierung wesentlicher Änderungen.
Konfigurierbare Pflichtfelder und Validierungsregeln zur Sicherung der Datenqualität.
Import/Export (mind. CSV/XLSX) für Massendaten sowie API-Fähigkeit für Systemintegration.
Mehrstufige Statuslogik (Entwurf, geprüft, freigegeben) für kritische Datensätze bzw. Nachweise.
Mandanten-/Bereichstrennung, sofern mehrere Organisationseinheiten/Portfolios zu bedienen sind.
Standardberichte und frei konfigurierbare Auswertungen mit Filter, Gruppierung und Zeitbezug.
SOLL:
Mobile Nutzung (responsive oder App) inkl. Offline-Mechanismen für Einsatzorte ohne Netzabdeckung.
Workflow-Unterstützung mit konfigurierbaren Regeln, Eskalationen und Benachrichtigungen.
Unterstützung von Klassifikationen (z. B. Flächen-, Kosten-, Anlagenklassen) gemäß organisationsspezifischer Standards.
Konfigurierbare Dashboards und KPI-Cockpits mit Drill-down bis auf Objekt-/Anlagenebene.
Schnittstellenbausteine zu gängigen ERP-/Finance-Systemen oder Middleware-Anbindungen
KANN:
KI-unterstützte Vorschläge (z. B. Klassifikation, Plausibilisierung, Textanalyse) mit nachvollziehbarer Erklärbarkeit.
Self-Service-Funktionen für Nutzer (z. B. Statusabfrage, Anleitungen, Terminbuchung).
Mehrsprachigkeit für internationale Standorte und Dienstleister.
Beispielkennzahlen (KPIs):
Datenvollständigkeit (Pflichtattribute erfüllt) [%]
Aktualität (Zeit seit letztem geprüften Update) [Tage]
Prozessdurchlaufzeit (Meldung bis Abschluss) [h/Tage] – sofern vorgangsbasiert
SLA-Einhaltung [%] – sofern Service Desk/Aufträge
Planerfüllung Instandhaltung [%] – sofern IH/Prüfungen
Flächeneffizienz (z. B. m² pro Arbeitsplatz/Nutzer) – sofern Flächen/Workplace
Zentrale Datenobjekte (Beispiele, organisationsspezifisch zu konkretisieren):
Objekt (Portfolio/Standort/Gebäude/Raum) mit ID, Status, Verantwortlichkeit
Anlage/Asset mit Hersteller, Typ, Seriennummer, Standort, Kritikalität
Dokument mit Typ, Version, Gültigkeit, Bezug zu Objekt/Anlage
Vorgang (Ticket/Auftrag/Maßnahme) mit Status, SLA, Zeitstempeln, Kosten
Klassifikation (Fläche, Kosten, Anlage, Service) als Werteliste mit Governance
Schnittstellen und Integration (typische Einbindungen):
ERP/Finance: Kostenstellen, Auftragsnummern, Buchungen, Budgets (bidirektional nach Bedarf).
DMS: Dokumentablage, Metadaten, revisionssichere Archivierung (sofern gefordert).
HR/Identity: Nutzerstammdaten, Organisationseinheiten, Rollen, SSO.
E-Mail/Collaboration: Benachrichtigungen, Ticketkommunikation, Kalendertermine.
GA/BMS: Anlagenzustände, Störmeldungen, Laufzeiten; bevorzugt über standardisierte Protokolle oder Middleware.
IoT-Plattform: Ereignisse/Alarme, Zeitreihen, Gerätemanagement; API-basiert.
MUSS:
Eindeutige Identifikatoren und konsistente Zuordnung aller relevanten Datenobjekte im Modul „IoT-Integration und Sensorik“.
Rollen- und Berechtigungskonzept (Least Privilege) inkl. revisionssicherer Protokollierung wesentlicher Änderungen.
Konfigurierbare Pflichtfelder und Validierungsregeln zur Sicherung der Datenqualität.
Import/Export (mind. CSV/XLSX) für Massendaten sowie API-Fähigkeit für Systemintegration.
Mehrstufige Statuslogik (Entwurf, geprüft, freigegeben) für kritische Datensätze bzw. Nachweise.
Mandanten-/Bereichstrennung, sofern mehrere Organisationseinheiten/Portfolios zu bedienen sind.
Standardberichte und frei konfigurierbare Auswertungen mit Filter, Gruppierung und Zeitbezug.
SOLL:
Mobile Nutzung (responsive oder App) inkl. Offline-Mechanismen für Einsatzorte ohne Netzabdeckung.
Workflow-Unterstützung mit konfigurierbaren Regeln, Eskalationen und Benachrichtigungen.
Unterstützung von Klassifikationen (z. B. Flächen-, Kosten-, Anlagenklassen) gemäß organisationsspezifischer Standards.
Konfigurierbare Dashboards und KPI-Cockpits mit Drill-down bis auf Objekt-/Anlagenebene.
Schnittstellenbausteine zu gängigen ERP-/Finance-Systemen oder Middleware-Anbindungen.
KANN:
KI-unterstützte Vorschläge (z. B. Klassifikation, Plausibilisierung, Textanalyse) mit nachvollziehbarer Erklärbarkeit.
Self-Service-Funktionen für Nutzer (z. B. Statusabfrage, Anleitungen, Terminbuchung).
Mehrsprachigkeit für internationale Standorte und Dienstleister.
Beispielkennzahlen (KPIs):
Datenvollständigkeit (Pflichtattribute erfüllt) [%]
Aktualität (Zeit seit letztem geprüften Update) [Tage]
Prozessdurchlaufzeit (Meldung bis Abschluss) [h/Tage] – sofern vorgangsbasiert
SLA-Einhaltung [%] – sofern Service Desk/Aufträge
Planerfüllung Instandhaltung [%] – sofern IH/Prüfungen
Flächeneffizienz (z. B. m² pro Arbeitsplatz/Nutzer) – sofern Flächen/Workplace
Zentrale Datenobjekte (Beispiele, organisationsspezifisch zu konkretisieren):
Objekt (Portfolio/Standort/Gebäude/Raum) mit ID, Status, Verantwortlichkeit
Anlage/Asset mit Hersteller, Typ, Seriennummer, Standort, Kritikalität
Dokument mit Typ, Version, Gültigkeit, Bezug zu Objekt/Anlage
Vorgang (Ticket/Auftrag/Maßnahme) mit Status, SLA, Zeitstempeln, Kosten
Klassifikation (Fläche, Kosten, Anlage, Service) als Werteliste mit Governance
Schnittstellen und Integration (typische Einbindungen):
ERP/Finance: Kostenstellen, Auftragsnummern, Buchungen, Budgets (bidirektional nach Bedarf).
DMS: Dokumentablage, Metadaten, revisionssichere Archivierung (sofern gefordert).
HR/Identity: Nutzerstammdaten, Organisationseinheiten, Rollen, SSO.
E-Mail/Collaboration: Benachrichtigungen, Ticketkommunikation, Kalendertermine.
GA/BMS: Anlagenzustände, Störmeldungen, Laufzeiten; bevorzugt über standardisierte Protokolle oder Middleware.
MUSS:
Eindeutige Identifikatoren und konsistente Zuordnung aller relevanten Datenobjekte im Modul „Analytics, BI und KI/ML-Use-Cases“.
Rollen- und Berechtigungskonzept (Least Privilege) inkl. revisionssicherer Protokollierung wesentlicher Änderungen.
Konfigurierbare Pflichtfelder und Validierungsregeln zur Sicherung der Datenqualität.
Import/Export (mind. CSV/XLSX) für Massendaten sowie API-Fähigkeit für Systemintegration.
Mehrstufige Statuslogik (Entwurf, geprüft, freigegeben) für kritische Datensätze bzw. Nachweise.
Mandanten-/Bereichstrennung, sofern mehrere Organisationseinheiten/Portfolios zu bedienen sind.
Standardberichte und frei konfigurierbare Auswertungen mit Filter, Gruppierung und Zeitbezug.
SOLL:
Mobile Nutzung (responsive oder App) inkl. Offline-Mechanismen für Einsatzorte ohne Netzabdeckung.
Workflow-Unterstützung mit konfigurierbaren Regeln, Eskalationen und Benachrichtigungen.
Unterstützung von Klassifikationen (z. B. Flächen-, Kosten-, Anlagenklassen) gemäß organisationsspezifischer Standards.
Konfigurierbare Dashboards und KPI-Cockpits mit Drill-down bis auf Objekt-/Anlagenebene.
Schnittstellenbausteine zu gängigen ERP-/Finance-Systemen oder Middleware-Anbindungen.
KANN:
KI-unterstützte Vorschläge (z. B. Klassifikation, Plausibilisierung, Textanalyse) mit nachvollziehbarer Erklärbarkeit.
Self-Service-Funktionen für Nutzer (z. B. Statusabfrage, Anleitungen, Terminbuchung).
Mehrsprachigkeit für internationale Standorte und Dienstleister.
Beispielkennzahlen (KPIs):
Datenvollständigkeit (Pflichtattribute erfüllt) [%]
Aktualität (Zeit seit letztem geprüften Update) [Tage]
Prozessdurchlaufzeit (Meldung bis Abschluss) [h/Tage] – sofern vorgangsbasiert
SLA-Einhaltung [%] – sofern Service Desk/Aufträge
Planerfüllung Instandhaltung [%] – sofern IH/Prüfungen
Flächeneffizienz (z. B. m² pro Arbeitsplatz/Nutzer) – sofern Flächen/Workplace
Schnittstellenkonzept und IT-Integration
Die Integration in das IT-Umfeld entscheidet über den langfristigen Nutzen eines CAFM-Systems. Ein Schnittstellenkonzept legt fest, welche Informationen wo führend sind, wie Datenflüsse organisiert werden, welche Standards genutzt werden und wie Änderungen beherrscht werden.
Für jedes Datenobjekt ist festzulegen, welches System führend ist (System of Record) und welches System lediglich konsumiert. Typische Festlegungen:
Finanzdaten (Kosten, Buchungen): führend im ERP/Finance; CAFM nutzt Referenzen und Auswertungen.
Nutzer-/Identitätsdaten: führend im Identity-Management/HR; CAFM übernimmt Rollen/Zuordnungen.
Objekt-/Flächendaten: häufig führend im CAFM (wenn dort gepflegt) oder in einem zentralen Stammdatensystem.
Dokumente: führend im DMS oder im CAFM-Dokumentenmodul, abhängig von Archivierungsanforderungen.
GA-/IoT-Messwerte: führend in BMS/IoT-Plattform; CAFM nutzt aggregierte Werte und Ereignisse.
Im Rahmenkonzept werden bevorzugte Integrationsmuster definiert, um Individualprogrammierung zu begrenzen und Wartbarkeit zu sichern:
API-basierte Integration (REST/GraphQL) für transaktionale Prozesse und Ereignisse.
ETL/ELT-Pipelines für Massendaten (Initialbefüllung, periodische Synchronisation).
Event-Streaming/Messaging für zeitkritische Meldungen (z. B. Störmeldungen, Alarme).
Datei-Schnittstellen als Übergangslösung mit klaren Versionierungs- und Validierungsregeln.
Middleware/ESB als Entkopplungsschicht, sofern mehrere Systeme mit wechselnden Versionen angebunden sind.
Schnittstellenmatrix (Beispiel)
| Schnittstelle | Datenobjekte | Richtung | Frequenz | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| ERP/Finance | Kostenstellen, Buchungen, Budgets, Auftragsnummern | bi | täglich/near-real-time | Klarer SoR, Audit-Trail |
| HR/Identity | Nutzer, Organisation, Rollen, SSO | uni/bi | täglich | Berechtigungen, DSGVO |
| DMS | Dokumente, Metadaten, Versionen | bi | ereignisgetrieben | Revisions- und Aufbewahrung |
| GA/BMS | Störmeldungen, Zustände, Laufzeiten | uni/bi | near-real-time | Entkopplung über Gateway/Middleware |
| IoT-Plattform | Sensorwerte, Events, Gerätestatus | uni/bi | near-real-time | Datenvolumen/Skalierung |
| BIM/CAD | Räume, Flächenstempel, Anlagenzuordnung | uni/bi | bei Planständen | Mapping, Änderungsmanagement |
Versionierung, Test und Change-Management
Schnittstellen sind im Lebenszyklus zu betreiben: Änderungen in einem System führen sonst zu Ausfällen oder Dateninkonsistenzen. Das Rahmenkonzept definiert daher: Release-Fenster, Teststufen (Dev/Test/Prod), Monitoring, Fehler-Queues, Datenabgleichsverfahren und Verantwortlichkeiten. Besonders bei Cloud-SaaS mit häufigen Releases ist ein strukturiertes Testmanagement unerlässlich.
Moderne Verfahren der Digitalisierung: IoT, KI/ML und BIM
IoT-Sensorik, KI/ML und BIM werden oft als Heilsversprechen diskutiert. In der Praxis entfalten sie ihren Nutzen nur, wenn sie in klare Entscheidungsprozesse und Verantwortlichkeiten eingebettet sind und auf einer tragfähigen Datenbasis aufsetzen.
IoT-Use-Cases im FM
Belegungsdaten zur Optimierung von Flächen und Reinigung (bedarfsgerecht statt starr).
Zustandsüberwachung kritischer Anlagen (z. B. Temperaturen, Schwingungen, Laufzeiten) zur Störungsvermeidung.
Energiemonitoring und Lastmanagement, inkl. Alarmierung bei Abweichungen.
Innenraumqualität (CO₂, Temperatur, Feuchte) zur Unterstützung von Gesundheit und Produktivität.
KI/ML-Use-Cases und Grenzen
KI/ML kann Muster in großen Datenbeständen erkennen, z. B. zur Prognose von Ausfallwahrscheinlichkeiten oder zur Klassifikation von Tickets. Gleichzeitig gilt: Ohne saubere Trainingsdaten, nachvollziehbare Modelle, Monitoring und fachliche Kontrolle entstehen Fehlentscheidungen.
Das Rahmenkonzept fordert daher für KI-Funktionen:
Nachvollziehbarkeit/Erklärbarkeit der Modelle, insbesondere bei sicherheitsrelevanten Entscheidungen.
Trennung von Produktiv- und Trainingsdaten; Datenschutz und Zweckbindung.
Verantwortliche Rollen (Model Owner) und Freigabeprozesse.
Kontinuierliches Monitoring (Drift, Qualität, Bias) und definierte Rückfallprozesse.
BIM-Integration in der Nutzungsphase
BIM liefert strukturierte Objektinformationen, kann aber im Betrieb nur dann helfen, wenn ein belastbarer Übergabe- und Aktualisierungsprozess existiert. Das Rahmenkonzept empfiehlt, BIM-Integration stufenweise einzuführen: zunächst als konsistente Raum- und Anlagenreferenz, später als Attributquelle für Wartungs- und Lifecycle-Informationen. Wichtig sind Mapping-Regeln zwischen Modellobjekten und CAFM-Objekten, ein Planstandprozess und klare Verantwortlichkeiten für Modellpflege.
Systemplattform und Betriebskonzept
Die Wahl von Plattform und Betriebskonzept (on premise, Private Cloud, Public Cloud/SaaS) beeinflusst Kosten, Flexibilität, Security und Integrationsfähigkeit. Das Rahmenkonzept behandelt das Betriebsmodell als Teil der Architektur und nicht als nachgelagertes IT-Detail.
Entscheidungskriterien
Datenschutz und Datenklassifikation (personenbezogene Daten, Schutzbedarf).
Integrationsanforderungen (API-Zugriff, Netzwerkzonen, Latenzen, Event-Verarbeitung).
Release- und Change-Fähigkeit (SaaS-Releasezyklen vs. interne Change-Fenster).
Verfügbarkeit und Notfallkonzept (Backup, Wiederanlauf, Business Continuity).
Kostenmodell (CAPEX/OPEX, Lizenzen, Nutzer/Objekt-basierte Modelle).
Exit-Fähigkeit (Datenexport, Vertragsklauseln, Migration, Dokumentation).
Betriebsrollen und Verantwortlichkeiten
Für den Betrieb sind Rollen zu definieren (RACI): System Owner, Product Owner (fachlich), CAFM-Administration, Datenverantwortliche (Data Owner/Steward), Schnittstellenverantwortliche, Security/Datenschutz, Key User und Support. Ohne diese Rollen kippt der Betrieb in informelle Einzelzuständigkeiten.
Service Level und Support
Das Rahmenkonzept legt Mindest-SLAs fest (z. B. Verfügbarkeit, Reaktionszeiten, Wiederherstellungszeiten), Supportprozesse (Incident/Problem/Change) und die Release-Governance (Test, Abnahme, Rollout). Für mobile Komponenten sind zusätzliche Anforderungen an Geräte- und App-Management zu definieren.
Ableitung von Leistungsverzeichnis und Anforderungskatalog
Das CAFM-Rahmenkonzept ist die fachliche Grundlage, um Anforderungen für Beschaffung und Implementierung strukturiert zu formulieren. Dabei sind die Anforderungen so zu gestalten, dass sie objektiv prüfbar und vergleichbar sind. Die CAFM-Richtlinien zur Einführung sowie zur Ausschreibung und Vergabe geben hierfür eine Vorgehenslogik vor.
Struktur eines vergabefesten Anforderungskatalogs
Unternehmens- und Projektkontext (Ziele, Umfang, Portfolio, Randbedingungen).
Modul- und Funktionsanforderungen (MUSS/SOLL/KANN), jeweils mit Prüfkriterium.
Datenanforderungen (Objektstruktur, Mindestattribute, Import/Export, Qualität).
Schnittstellenanforderungen (SoR, Richtung, Frequenz, Standards, Sicherheit).
Nichtfunktionale Anforderungen (Usability, Performance, Security, Betrieb).
Liefer- und Implementierungsleistungen (Projektmethodik, Schulung, Migration, Tests).
Betrieb und Service (SLA, Support, Release, Dokumentation, Exit).
Bewertungsmethodik
Für die Bewertung wird eine Matrix aus Eignung, Qualität und Preis genutzt. Fachlich ist zu bewerten: Abdeckung der Muss-Anforderungen, Nachweis der Schnittstellenfähigkeit, Referenzen, Projektmethodik und Betriebskonzept. Für Module mit hohem Risiko (z. B. Compliance/Betreiberpflichten) sind praxisnahe Testfälle und Demonstrationen vorzusehen.
Testmanagement und Abnahme
Bereits im Rahmenkonzept werden Testfälle skizziert, die die Kernprozesse end-to-end abdecken (z. B. Störung melden → Auftrag → Rückmeldung → Nachweis → KPI). Für Datenmigration und Schnittstellen sind Datenabgleiche und Verprobungen zu definieren. Abnahme erfolgt gegen klar definierte Akzeptanzkriterien und Leistungsnachweise.
Wirtschaftlichkeit und Nutzenbewertung
Die Wirtschaftlichkeit eines CAFM-Programms ergibt sich nicht allein aus Lizenzkosten, sondern aus Prozess- und Risikoeffekten: weniger Suchzeiten, weniger Doppelarbeiten, kürzere Störungszeiten, planbare Instandhaltung, geringere Ausfallrisiken, bessere Verhandlungsposition gegenüber Dienstleistern sowie verbesserte Compliance-Nachweise.
Nutzenkategorien
Finanziell: Reduktion operativer Aufwände, geringere Fremdleistungs- und Energiekosten, Vermeidung von Schadensfällen.
Qualitativ: Transparenz, bessere Kommunikation/Koordination, höhere Servicequalität, Nutzerzufriedenheit.
Risikobezogen: Nachweisführung, Senkung von Betreiber- und Haftungsrisiken, Audit-Fähigkeit.
Strategisch: belastbare Portfolioentscheidungen, Lifecycle-Planung, ESG-Reportingfähigkeit.
Kostenkategorien
Einmalkosten: Softwareeinführung, Konfiguration, Datenaufbau/Migration, Schnittstellen, Schulungen, Projektmanagement.
Laufende Kosten: Lizenzen/SaaS-Gebühren, Betrieb/Hosting, Support, Weiterentwicklung, Datenpflege.
Opportunitätskosten: interne Ressourcenbindung, Change-Aufwand, temporäre Produktivitätseinbußen während Rollout.
Business Case und Controlling
Der Business Case wird stufenbezogen aufgebaut: Jede Ausbaustufe erhält eigene Ziele, KPIs, Kosten und Nutzenannahmen. Damit wird verhindert, dass späterer Nutzen der Stufe 5 bereits in Stufe 1 „versprochen“ wird. Ein CAFM-Programm wird so steuerbar wie ein Produktportfolio.
Diskussion, Grenzen und Weiterentwicklung
Ein Rahmenkonzept ist kein Ersatz für saubere Projektarbeit in Implementierung und Betrieb. Es reduziert jedoch typische Fehlannahmen: dass Software Probleme ohne Daten und Prozesse löst, dass Schnittstellen „nebenbei“ entstehen oder dass Nutzerakzeptanz ohne Change-Management eintritt.
Grenzen liegen insbesondere in der organisationsspezifischen Ausprägung: Portfolioheterogenität, Eigentums- und Betreiberrollen, Outsourcing-Modelle und IT-Governance können Ausbaustufen verschieben. Daher ist das Konzept als strukturierter Entscheidungsrahmen zu verstehen, nicht als starre Rezeptur.
Weiterentwicklungsschwerpunkte sind: Standardisierung von Datenstrukturen über Organisationen hinweg, bessere BIM-Übergabeprozesse in den Betrieb, sowie die Operationalisierung von KI-Verfahren im FM unter sicheren und nachvollziehbaren Rahmenbedingungen.
Schlussfolgerungen und Handlungsempfehlungen
Ein CAFM-Rahmenkonzept schafft Ordnung in einem komplexen Markt und in heterogenen Organisationsrealitäten. Es verbindet Prozessziele, Datenbasis, Modularisierung, Integration und Betrieb zu einer prüfbaren Zielarchitektur. Damit wird die Einführung von CAFM vom IT-Projekt zum gesteuerten FM-Programm.
Kompakte Empfehlungen
Stufe 1 konsequent als Datenbasis- und Transparenzprojekt planen; Quick Wins messbar machen.
Datenhoheit und Pflegeprozesse verbindlich regeln (Owner/Steward, Qualitäts-KPIs).
Schnittstellenkonzept früh erstellen; führende Systeme und Integrationsmuster festlegen.
Module nach Problemlage und Abhängigkeiten priorisieren; nicht nach „nice to have“.
Betriebskonzept inklusive Security/Datenschutz von Anfang an integrieren.
Ausschreibungen mit prüfbaren Anforderungen und realistischen Testfällen absichern.
Vertiefung: Nichtfunktionale Anforderungen (Katalog)
Barrierearmut: klare Kontraste, Tastaturbedienbarkeit, sinnvolle Tab-Reihenfolge.
Mobile Performance: schnelle Ladezeiten, stabile Synchronisation, Offline-Rückmeldungen.
Berechtigungen: rollenbasiert, attributbasiert für sensible Daten (z. B. personenbezogene Zuordnungen).
Protokollierung: Wer hat wann was geändert (alte/neue Werte), exportierbar für Audits.
Datenqualität: Pflichtfelder, Plausibilitäten, Dublettenprüfung, Validierungsreports.
Importfähigkeit: Massendaten mit Fehlerprotokollen; Wiederholbarkeit; Delta-Importe.
Interoperabilität: dokumentierte APIs; Versionierung; Rückwärtskompatibilität soweit möglich.
Reporting: Zeitbezug, Filter, Drill-down; Export; definierte KPI-Definitionen.
Betrieb: Monitoring, Alarmierung, Backup, Restore-Tests, Notfallhandbuch.
Cloud/SaaS: Transparenz über Subunternehmer, Speicherorte, Exit-Prozesse, Datenexport.
Security: Verschlüsselung in Transit und at Rest, sichere Schlüsselverwaltung, MFA/SSO.
Datenschutz: Rollen, Zweckbindung, Löschkonzepte, Minimierung, Auftragsverarbeitung.
Schnittstellen: Idempotenz, Retry-Mechanismen, Fehler-Queues, Monitoring pro Interface.
Skalierung: viele Objekte/Assets, hohe Vorgangszahlen, Spitzenlasten im Service Desk.
Customizing: konfigurierbar statt programmiert; dokumentierte Parameter; Upgrade-Fähigkeit.
Testbarkeit: System muss Testumgebungen, Datenkopien und Regressionsprüfungen unterstützen.
Mandantenfähigkeit: Trennung von Daten, Reports und Workflows nach Organisationseinheiten.
Geodaten: optional GIS-Bezug, Standortdarstellung, Koordinatenmanagement.
Dokumentenlogik: Version, Status, Freigabe, Aufbewahrung, Volltextsuche.
Rechte an Daten: klare Regelung in Verträgen; Exportrechte; Nutzungsrechte.
Serviceprozesse: Incident/Problem/Change für CAFM selbst; definierte Eskalationen.
Schulung: Rollenbezogene Trainings, Lernpfade, Key-User-Netzwerk.