Dokumentationskonzept im Facility Management

Planungsphase (Konzeption & Entwurf): Bereits bei der Planung eines Gebäudes werden Grundlagen für die spätere Dokumentation gelegt. In dieser Phase definiert das Dokumentationskonzept, welche Daten und Unterlagen vom Planer und Fachplaner zu liefern sind. Beispielsweise müssen Planungsdokumente (Zeichnungen, Berechnungen, Modelle) bestimmten Standards genügen, und es wird festgelegt, wie sie benannt und strukturiert werden. Dadurch wird gewährleistet, dass die bei Planung und Bau entstehenden Informationen später im Betrieb nutzbar sind. Moderne Methoden wie Building Information Modeling (BIM) können hier integriert werden, indem Auftraggeber-Informations-Anforderungen (AIA) formuliert werden, die genau beschreiben, welche Informationen und Dokumente in welcher Tiefe im BIM-Modell enthalten sein müssen. Das Dokumentationskonzept sorgt dafür, dass planungs- und bauseitig erzeugte Daten nahtlos in die Betriebsphase übernommen werden können.

Bauausführung und Übergabe: Während der Bauphase stellt das Konzept sicher, dass ausführende Firmen und Lieferanten alle notwendigen Dokumente erstellen und geordnet übergeben. Beispielsweise müssen Revisionspläne (as-built Zeichnungen), technische Anlagendokumentationen, Prüfprotokolle, Abnahmebescheinigungen und Bedienungsanleitungen von Anlagen systematisch gesammelt werden. Das Dokumentationskonzept definiert hier Prozesse zur Dokumentenübergabe bei Projektabschluss (Bauabnahme). Vertraglich wird oft festgelegt (etwa nach VOB – Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen), welche Dokumente der Errichter dem Bauherrn bei Abnahme schuldet. Ein durchdachtes Konzept hilft dabei, diese Anforderungen klar zu kommunizieren und abzufordern. So entsteht zum Abschluss der Bauphase eine vollständige Bestandsdokumentation, die als Ausgangsbasis für den Betrieb dient.

Betriebs- und Nutzungsphase: Im laufenden Gebäudebetrieb ist die Dokumentation ein kontinuierliches Thema. Hier greift das Konzept insofern, als es regelt, wie Betriebsdokumentation geführt wird. Alle Änderungen am Objekt (Umbauten, Erweiterungen, technische Nachrüstungen) müssen dokumentiert und in die Bestandsunterlagen eingearbeitet werden. Ebenso fallen im Betrieb ständig neue Dokumente an – etwa Wartungsprotokolle, Inspektionsberichte, Nachweise von Prüfungen (z.B. TÜV-Bescheinigungen), Aktualisierungen von Plänen etc. Das Dokumentationskonzept sorgt dafür, dass diese betrieblich relevanten Unterlagen nach festgelegten Verfahren abgelegt und gepflegt werden. Dadurch bleibt die Dokumentation über den gesamten Lebenszyklus hinweg aktuell. Wichtig ist auch, dass bei Eigentümerwechsel oder Betreiberwechsel eine geordnete Dokumentationsübergabe stattfinden kann – was wiederum nur gelingt, wenn von Anfang an ein gutes Konzept verfolgt wurde.

Stilllegung oder Rückbau: Selbst am Ende des Lebenszyklus (z.B. beim Abriss oder Verkauf einer Immobilie) behält die Dokumentation Bedeutung. Genehmigungen, Entsorgungsnachweise, Pläne über Leitungen im Boden etc. sind dann relevant. Ein lebenszyklusübergreifendes Dokumentationskonzept schließt daher auch die Phase des Rückbaus oder einer Übergabe an neue Eigentümer mit ein, indem es Vorgaben macht, welche Unterlagen final archiviert oder weitergegeben werden müssen (z.B. für ein Gebäudearchiv oder den neuen Betreiber).

Datenmodelle und Klassifikationen: Es wird ein Ordnungsrahmen für die Daten geschaffen. Dazu gehört die Definition von Stammdatenfeldern für Objekte (z.B. was wird zu jeder technischen Anlage erfasst: Inventarnummer, Standort, Hersteller, Baujahr, Leistung etc.). Ggf. wird ein Referenzdatenmodell herangezogen, etwa das aus GEFMA 480 oder dem CAFM-Connect-Datenmodell, um sicherzustellen, dass Datenbankfelder standardisiert sind. Ebenso kann die Nutzung eines Klassifikationssystems festgelegt sein – z.B. Zuordnung von Anlagen zu Anlagengruppen nach DIN 276 Kostengruppen oder nach einer technischen Klassifikation (wie DIN 277 Raumarten, oder TGA-Systematik nach Katalog). Einheitliche Schlüssel und Codes für Räume, Gebäude oder Anlagen erleichtern später die Zuordnung von Dokumenten und die Navigation im Datenbestand. Das Konzept kann z.B. vorgeben, dass jedes Gebäude eine eindeutige Objektkennung bekommt, jedes Stockwerk, jeder Raum und jede Anlage einen Code nach festem Schema. So entsteht eine hierarchische Datenstruktur (Gebäude > Ebene > Raum > Anlage), die alle Dokumente und Informationen verorten lässt.

Standardisierte Datenformate: Es wird festgelegt, in welchen Formaten Daten vorzuhalten sind, um Kompatibilität zu gewährleisten. Z.B. könnten CAD-Pläne im DWG/DXF-Format sowie als PDF/A abgegeben werden, während Tabellen (Raumbücher, Ausrüstungsverzeichnisse) in Excel oder CSV sowie im CAFM-System zu importierenden Formaten vorliegen müssen. In zunehmend digitalen Gebäuden spielt auch BIM/Datenmodell eine Rolle: Das Konzept kann vorschreiben, dass zum Bauende ein IFC-Modell (Industry Foundation Classes, ISO 16739) des Gebäudes geliefert wird, damit künftige FM-Systeme die Daten weiterverwenden können. IFC ist ein offenes Format für den modellbasierten Datenaustausch, das im FM-Kontext sehr hilfreich ist, um z.B. alle Anlagenobjekte mit ihren Attributen ins CAFM zu übernehmen. Die Wahl von Langzeitformaten (wie PDF/A für Dokumente, oder IFC für Modelle) garantiert zudem die Zukunftssicherheit der Daten, was in Anbetracht langer Gebäudelebenszyklen wichtig ist.

Datenqualität und Standards: Das Konzept definiert Qualitätsanforderungen an die Daten. Zum Beispiel: Alle räumlichen Daten müssen den Vorgaben der DIN 277 entsprechen (Flächen korrekt vermessen und kategorisiert), damit Flächenauswertungen einheitlich sind. Oder: Technische Anlagendaten müssen bestimmte Pflichtfelder enthalten und regelmäßig gepflegt werden (z.B. Aktualisierung von Zählerständen, Austauschdaten von Komponenten etc.). Es können auch Schnittstellenstandards festgelegt sein, etwa dass beim Austausch von Daten mit externen Dienstleistern das CAFM-Connect-Format (ein XML/JSON-basierter Standard) zu nutzen ist oder die Richtlinie GEFMA 470 (Datenaustausch im FM) zu beachten ist. Kurz gesagt sorgt dieser Teil des Konzepts dafür, dass alle Daten strukturiert, homogen und systematisch erfassbar sind – eine essentielle Voraussetzung, um digitale FM-Prozesse (wie ein CAFM-System, Berichte, Benchmarks) darauf aufzubauen.

Dokumentenschlüssel und Benennungssystematik: Jedes Dokument sollte einen eindeutigen Namen bzw. Identifikationscode tragen. Das Konzept definiert ein Schema, nach dem Dateinamen oder Dokumententitel aufgebaut sind. Beispielsweise könnte der Dokumentenschlüssel aus mehreren Segmenten bestehen: [Objektkennung][Dokumententyp][Inhalt/Bereich][Laufende Nummer][Versionsstand]. Ein konkretes Beispiel: DEHH01_EG_Grundriss_001_V1.pdf könnte der Grundrissplan Nr. 1 vom Erdgeschoss des Objekts "DEHH01" (z.B. Gebäude in Hamburg) Version 1 sein. Ähnlich werden technische Dokumente benannt, etwa DEHH01_HVAC_Wartungsplan_Kältemaschine01_v2024.docx. Wichtig ist, dass im Konzept festgelegt wird, welche Abkürzungen und Nummernkreise verwendet werden (z.B. ein Abkürzungsverzeichnis für Gewerke: HVAC für Lüftung/Klima, ELT für Elektro, etc., sowie Kürzel für Gebäudeteile oder Dokumentenarten). Diese Nomenklatur muss stringent sein, damit im Ablagesystem sofort sortiert und gefiltert werden kann. Auch auf den Dokumenten selbst (im Titelkopf) soll der Schlüssel auftauchen, um Verwechslungen zu vermeiden.

Einheitliche Bezeichnungen von Objekten und Räumen: Nicht nur Dokumente, auch Räume, Anlagen und Flächen brauchen konsistente Bezeichnungen. Das Konzept sollte daher ein Benennungskonzept für Räume (Raumkennzeichnung) und Anlagen festlegen. In vielen Fällen wird hier auf Normen zurückgegriffen, z.B. DIN 277 Raumtypen oder DIN 276 Kostengruppen für Anlagenarten, um Bezeichnungen herzuleiten. Oft nutzt man Raumnummernsysteme, die Geschoss und Raumnummer kodieren (z.B. Raum 1.101 = 1. Obergeschoss, Raum 101). Anlagen kann man z.B. nach Gewerken und laufender Nummer benennen (EL-001 für erste Elektroanlage, HLK-010 für zehnte Heizung/Lüftung/Klima-Anlage usw.). Eine klar definierte Objekt- und Raum-Nomenklatur erleichtert das Zurechtfinden im Gebäude und im Planwerk erheblich. Auch im CAFM-System spiegeln sich diese Bezeichnungen wider; man kann z.B. anhand der Raumbezeichnung sofort den Ort eines Ereignisses erkennen.

Sprache und Terminologie: Da es sich um unternehmensweite Vorgaben handelt, sollte auch festgelegt sein, in welcher Sprache Dokumente zu führen sind (in Deutschland meist auf Deutsch, technische Unterlagen ggf. bilingual wenn international). Einheitliche Terminologie (Begriffsdefinitionen, Glossar) kann ebenfalls Teil des Konzepts sein, sodass alle Beteiligten dieselben Begriffe verwenden. Beispielsweise ob man von RLT-Anlage oder Lüftungsanlage spricht, oder ob Instandhaltung als Überbegriff für Wartung, Inspektion, Instandsetzung gilt (angelehnt an DIN 31051). Dies verhindert Missverständnisse in der Dokumentation.

Dokumentlayout und -inhalt im Kopf-/Fußbereich: Jedes Dokument sollte gewisse Metadaten im Layout tragen. Das Konzept gibt vor, welche Informationen zwingend im Dokumentenkopf oder Titelblock vorhanden sein müssen. Bei technischen Zeichnungen (Plänen) ist das beispielsweise ein normgerechter Plankopf, der mindestens enthält: Projektnamen, Gebäude/Objekt, Planinhalt (Titel des Plans, z.B. „Grundriss 1. OG“), Maßstab, Datum der Erstellung (und ggf. Revisionsstand mit Änderungsdatum), Bearbeiter/Ersteller (Firma, Planer), Prüfer/Freigeber, Index (Versionsindex), Zeichnungsnummer nach dem festgelegten Schlüssel, sowie ggf. Logos der Beteiligten. Bei Textdokumenten (Berichten, Anleitungen) sollte analog ein Deckblatt oder Kopfzeile vorgesehen sein mit Dokumententitel, Ersteller, Datum, Versionsstand und Dokumentennummer. Solche formalen Einheiten sorgen dafür, dass ausgedruckte Unterlagen ihrem Kontext zugeordnet werden können und die Aktualität geprüft werden kann (z.B. Versionsvergleich).

Format und Medien: Das Konzept legt die zulässigen Dokumentenformate fest. Pläne zum Beispiel in Papiergröße DIN A0/A1 etc. (falls Druck erforderlich) und digital als PDF. Technische Handbücher und Verträge evtl. in DIN A4. Fotos als JPEG oder TIFF in definierter Mindestauflösung. Zudem kann festgelegt sein, dass digitale Dokumente barrierefrei bzw. gut lesbar sein sollen (z.B. Vermeidung von Scans mit niedriger Qualität, OCR-Erfassung von eingescannten Dokumenten für Volltextsuche). Für langfristige Archivierung empfiehlt sich der Einsatz von standardisierten Formaten: z.B. PDF/A (ISO-Standard für Langzeitarchivierung) für textbasierte Dokumente. Falls CAD-Zeichnungen abgegeben werden, eventuell zusätzlich im DWG-Format (bearbeitbar) und als PDF (Ansichtsformat), um zukünftige Bearbeitbarkeit zu sichern.

Strukturierung und Verzeichnisse: Längerfristige Dokumente wie Handbücher sollen einer einheitlichen Gliederung folgen. Das Konzept könnte z.B. vorgeben, dass ein Betriebshandbuch immer Inhaltsverzeichnis, Einleitung, Beschreibung der Anlage, Sicherheitshinweise, Wartungsanweisungen und Anhang mit Herstellerdokumenten enthält – also eine standardisierte Kapitelstruktur. Auch Nummerierungen, Beschriftungen von Tabellen und Abbildungen könnten normiert werden (analog akademischen Richtlinien). Ebenso soll jeder Ordner oder jede digitale Dokumentensammlung mit einem Inhaltsverzeichnis versehen sein, damit der Überblick gewahrt bleibt.

Versionierung und Revisionsstände: Formal muss erkennbar sein, welches die aktuelle Version eines Dokuments ist. Daher sind klare Regeln nötig, wie Änderungen dokumentiert werden. Beispielsweise könnten Dokumente eine fortlaufende Versionsnummer oder Indexbuchstaben haben (A, B, C... für Entwürfe, 1.0, 1.1... für freigegebene Versionen etc.). Das Konzept bestimmt, wann eine neue Versionsnummer zu vergeben ist (z.B. bei inhaltlichen Änderungen, nicht bei rein formalen Korrekturen) und wie frühere Versionen zu kennzeichnen oder abzulegen sind (Stichwort Dokumentenlenkung: veraltete Versionen eventuell mit „UNGÜLTIG“ stempeln und archivieren, damit nur die aktuelle Version in Nutzung bleibt).

Bestandspläne und Modelle: Ein Bestandsplan eines Gebäudes (Grundriss, Schema) muss den tatsächlichen gebauten Zustand vollständig wiedergeben. Inhaltlich fordert das Konzept z.B., dass alle bau- und anlagetechnisch relevanten Elemente eingezeichnet und beschriftet sind. Ein Grundrissplan sollte etwa Raummaße, Raumnummern, Nutzungsart, feste Einbauten, technische Installationen (Lage von Hauptanlagen) etc. enthalten. Technische Schemata (Elektroschaltpläne, Hydraulikpläne) müssen vollständig alle Komponenten und Schaltungen darstellen. Hier knüpfen oft Normen an – z.B. verlangt VDI 6026, dass für eine Lüftungsanlage Pläne aller Luftführungen, Komponentenlisten und Regelschemata bereitgestellt werden. Inhaltlich muss also eine Anlagendokumentation pro technische Anlage existieren (ggf. pro Gewerke).

Anlagen- und Ausrüstungsdokumentation: Für jede technische Anlage (Heizung, Lüftung, Aufzug, Brandmeldeanlage etc.) sollen bestimmte Dokumente vorhanden sein und definierte Inhalte aufweisen. Dazu gehören u.a.: Bedienungs- und Wartungsanleitungen (vom Hersteller, in deutscher Sprache, mit Angaben zu Betrieb, Wartungsintervallen, Störungsbehebung), Prüfnachweise und Zertifikate (z.B. TÜV-Abnahmen, Konformitätserklärungen, Kalibrierungsprotokolle), Ersatzteillisten und Schaltpläne. Das Konzept gibt an, dass diese Unterlagen vollständig sein müssen. Inhaltlich wird ggf. spezifiziert, dass z.B. Wartungsanleitungen auch einen Wartungsplan enthalten sollen, der die einzelnen Wartungsschritte und -zyklen auflistet. Oder dass Prüfprotokolle die festgestellten Mängel und deren Behebung dokumentieren müssen.

Raumbuch / Flächenbuch: Oft wird gefordert, dass ein Raumbuch erstellt wird, in dem alle Räume eines Gebäudes tabellarisch erfasst sind mit ihren Attributen (Fläche, Nutzung, Boden-/Wand-/Deckenausbau, techn. Ausstattung im Raum wie Heizkörper, Leuchten, Sprinkler etc.). Inhaltlich muss dieses Raumbuch alle für Betrieb und Instandhaltung relevanten Daten je Raum enthalten. Das Dokumentationskonzept legt fest, welche Spalten und Inhalte so ein Raumbuch mindestens haben soll (z.B. Raumnummer, Bezeichnung, Fläche, Nutzungsklasse, Mietbereich, Baujahr, letzter Umbau, Ausstattungsliste, etc.). Dieses Dokument wird in der Betriebsdokumentation essenziell, um z.B. Reinigungsflächen oder Wartungsumfänge zu definieren.

Betriebs- und Instandhaltungsdokumentation: Dazu gehören Wartungspläne (planmäßige Instandhaltung), Prüfpläne (gesetzliche Prüfungen, z.B. Brandschutzeinrichtungen, Aufzüge etc.), Störungs- und Reparaturnachweise (Instandsetzungen). Das Konzept sollte beschreiben, welche Inhalte ein Wartungsplan haben muss (etwa: Auflistung aller Anlagen mit jeweiligen Wartungsintervallen gemäß Hersteller und Norm, plus Zuordnung wer es durchführt). Prüfpläne sollten alle prüfpflichtigen Anlagen aufführen mit Terminen gemäß den Vorschriften (z.B. Brandschutztüren – jährliche Wartung, 3-jährige Sachverständigenprüfung). Des Weiteren gehört zur inhaltlichen Dokumentation auch, dass Protokolle über durchgeführte Arbeiten geführt werden: z.B. Wartungsberichte müssen Datum, ausgeführte Arbeiten, Feststellungen, Austauschteile, ausführende Person und Unterschrift enthalten.

Verträge und Verwaltung: Im Facility Management sind auch Vertragsdokumente (Wartungsverträge, Service Level Agreements, Mietverträge) relevant. Das Dokumentationskonzept kann fordern, dass diese übersichtlich dokumentiert sind, z.B. in einer Vertragsübersicht mit den wichtigsten Parametern (Laufzeiten, Kündigungsfristen, Verantwortliche). Inhaltlich sollte jeder Vertrag zumindest in digitaler Kopie abgelegt und die Kerndaten in einer Datenbank erfasst werden. Auch Kosten- und Budgetdokumentation (z.B. Betriebskostenaufstellungen, Budgetpläne) können Teil der ganzheitlichen Dokumentation sein, wobei diese oft im kaufmännischen FM verankert sind.

Ordner- und Verzeichnisstruktur: Falls noch physische Ordner geführt werden (z.B. ein technisches Archiv vor Ort), wird bestimmt, wie diese gegliedert sind. Typisch wäre eine Unterteilung nach Objekten (pro Gebäude ein Satz Ordner) und innerhalb des Objekts nach Themen oder Gewerken. Zum Beispiel: Ordner A: Behördliche Genehmigungen, Ordner B: Bauzeichnungen und Architektur, Ordner C: Statik, Ordner D: TGA-Dokumentation (unterteilt in D1 Heizung, D2 Lüftung, D3 Sanitär, D4 Elektro, D5 Brandschutz etc.), Ordner E: Betriebsführung (Wartungspläne, Prüfprotokolle), Ordner F: Verträge und Garantien usw. Diese Struktur sollte für alle Standorte vergleichbar sein, sodass ein Nutzer sich in jedem Gebäude-Archiv zurechtfindet. Im digitalen Bereich wird analog eine Verzeichnisstruktur auf dem Server oder im DMS vorgegeben. Hier kann man hierarchisch vorgehen: Erst die Ebene der Liegenschaft/Standort, darunter Gebäude, darunter ggf. Geschosse oder Anlagen, und dann Dokumententyp. Ein Beispiel-Pfad: /Standort München/Gebäude A/Technische Anlagen/Aufzüge/ worin dann alle Aufzugsdokumente liegen. Alternativ gliedert man nach Dokumentenart: /Gebäude A/Prüfberichte/Brandschutz/ etc. Wichtig ist, dass diese Struktur intuitiv ist und zum vorher festgelegten Benennungsschema passt (evtl. kann man, wenn ein DMS genutzt wird, auch Metadaten statt starre Ordner nutzen – dazu gleich mehr bei IT-Systemen).

Zentralisierung vs. Dezentralisierung: Das Konzept bestimmt, ob es eine zentrale Dokumentenablage (z.B. zentraler Server oder Cloud für alle Objekte) gibt, oder ob dezentral an den Standorten Dokumentationen geführt werden, die aber einem gemeinsamen Schema folgen. In modernen Ansätzen tendiert man zu einer zentralen Plattform, auf die autorisierte Nutzer zugreifen, statt verteilte Insellösungen zu pflegen. Damit wird Wissen unternehmensweit teilbar.

Zugriffsstruktur und Berechtigungen: Bestandteil der Ablagestruktur ist auch die Festlegung, wer Zugriff auf welche Dokumente hat. Gerade in digitalen Systemen muss klar geregelt sein, welche Rollen (z.B. Technischer FM, Kaufmännischer FM, externer Dienstleister, Mieter) welche Ordner oder Dateien sehen und bearbeiten dürfen. Das Dokumentationskonzept kann hier auf das Berechtigungskonzept des Unternehmens verweisen oder spezifische Rollen definieren (z.B. „Dokumentenverantwortlicher hat Schreibrecht auf alle Ordner, normale Techniker haben Leserecht außer in ihren zuständigen Bereichen, externe Wartungsfirmen erhalten Zugang nur zu bestimmten Unterlagen wie Wartungsplänen und müssen ihre Berichte in definierte Upload-Ordner einstellen“). Datenschutz und Informationssicherheit fließen hier mit ein – z.B. Personaldaten oder sicherheitskritische Pläne (etwa von Alarmanlagen) brauchen besondere Schutzmaßnahmen.

Aufbewahrungsorte und -fristen: Das Konzept gibt vor, wo Originaldokumente aufbewahrt werden und wie lange. Beispielsweise: Baugenehmigungen und Prüfprotokolle vielleicht im original im zentralen Tresor bzw. Archiv des Eigentümers, zusätzlich digitalisiert im DMS. Wartungsberichte eventuell nur digital. Für bestimmte Dokumente können gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten (etwa 10 Jahre für prüfpflichtige Unterlagen nach Steuerrecht, lebenslang für Bauakten und Standsicherheitsnachweise). Das Dokumentationskonzept sollte solche Fristen kennen und die Archivierung darauf ausrichten. Es kann auch definiert werden, dass nach Ablauf von Fristen Dokumente gelöscht/entsorgt werden dürfen, um das Archiv schlank zu halten – natürlich nur, sofern keine andere Pflicht zur Aufbewahrung mehr besteht.

Dokumentenmanagement-System (DMS): Häufig wird ein DMS oder ein Modul eines CAFM-Systems genutzt, um Dokumente elektronisch zu verwalten. Das Konzept sollte festlegen, welches System eingesetzt wird und welche Strukturen darin abgebildet werden. In einem DMS können z.B. virtuelle Akten eingerichtet werden, die der oben beschriebenen Ablagestruktur entsprechen. Außerdem erlaubt ein DMS die Vergabe von Metadaten (Attribute wie Dokumentenart, Datum, zuständige Person, verknüpfte Anlage etc.), wodurch man Dokumente leichter suchen und filtern kann als in einem einfachen Dateiordner. Das Dokumentationskonzept definiert die notwendigen Metadatenfelder und Kategorien im DMS. Ebenso wichtig: Nutzung von Versionskontrollfunktionen im DMS (Check-in/Check-out, automatische Versionshistorie). Das Konzept fordert möglicherweise, dass kein Dokument außerhalb des DMS bearbeitet werden soll, um Versionschaos zu verhindern. Für die Einführung eines DMS gehören auch Schulungen und Leitfäden, was wiederum Teil der Dokumentationsrichtlinie sein kann.

CAFM (Computer Aided Facility Management) / IWMS: Oft sind Dokumente eng mit technischen und kaufmännischen Daten verknüpft. Ein CAFM-System dient dazu, z.B. Wartungsobjekte und Flächen zu verwalten, und es ist sinnvoll, Dokumente direkt dort zu hinterlegen, wo sie hingehören (z.B. Verknüpfung eines Wartungsprotokolls mit dem entsprechenden Anlagendatensatz). Das Konzept sollte deshalb Schnittstellen zwischen Dokumentenplattform und CAFM definieren oder den Gebrauch eines integrierten Systems empfehlen. Moderne CAFM-Software ermöglicht es, Anlagenstammdaten zu pflegen und gleichzeitig zu jeder Anlage alle zugehörigen Dokumente abzulegen (z.B. Prüfnachweise, Handbücher als PDF). Somit ist im System auf einen Klick ersichtlich, was zum Objekt gehört. Das Konzept könnte vorsehen, dass jedes relevante Dokument im CAFM an der passenden Stelle referenziert ist, um Kontext zu geben.

Common Data Environment (CDE) für Bauprojekte: In Bauprojekten setzt sich – insbesondere bei BIM-Projekten – die Nutzung einer gemeinsamen Datenumgebung durch, in der Planer, Bauunternehmen und FM eng zusammenarbeiten. Ein Dokumentationskonzept, das auch planungs- und baubegleitendes FM einschließt, könnte spezifizieren, welche Plattform genutzt wird (z.B. spezielle Projektplattformen) und wie die Übergabe aus dieser CDE ins dauerhafte FM-DMS erfolgt. Wichtig ist, dass digitale Übergaben standardisiert sind, d.h. es wird z.B. schon im Konzept festgelegt: Am Ende des Bauprojekts sind alle Dokumente aus der CDE strukturiert ins langfristige FM-System zu überführen, inklusive aller Metadaten. Dafür können klare Verantwortlichkeiten und Checklisten definiert sein.

IT-Sicherheit und Backup: Da die Dokumentation digitale Werte darstellt, muss auch an Sicherheit und Ausfallschutz gedacht werden. Das Konzept sollte Grundsätze zur Datensicherheit enthalten: regelmäßige Backups der Dokumentenablage, redundante Speicherung (ggf. in der Cloud oder in getrennten Rechenzentren), Zugangsschutz durch Benutzerrechte (vgl. oben) und Verschlüsselung sensibler Inhalte, falls angemessen. Ebenso sollte es Regeln zur Änderungsnachverfolgung geben (Protokollierung, wer wann was geändert hat – viele DMS bieten eine Audit-Trail-Funktion). Im Falle eines Systemwechsels (Migration auf neues DMS/CAFM) sollte das Konzept einen Migrationsplan oder zumindest Anforderungen an Datenexporte definieren, damit Dokumente nicht unzugänglich werden.

Digitalisierung von Altbeständen: Falls ältere Gebäude bisher papierbasierte Archive haben, kann das Konzept auch die Vorgehensweise zur Digitalisierung festlegen: z.B. Priorisierung, welche Ordner zuerst eingescannt werden, Qualitätskriterien für Scans (Auflösung, Dateiformat wie PDF/A, OCR-Texterkennung für Volltextsuche), und Ablage der digitalen Kopien. Auch sollte geregelt sein, was mit den Papieroriginalen geschieht (weiterhin aufbewahren als Rechtssicherheit oder nach Prüfung vernichten).

Verantwortliche Rollen intern: Das Konzept sollte eine Rolle definieren, die gesamtverantwortlich für das Dokumentationswesen ist – z.B. ein Dokumentationsmanager oder Informationsmanager im FM-Team. Diese Person/Abteilung überwacht die Einhaltung des Konzepts, pflegt die übergeordneten Strukturen und koordiniert die Aktivitäten (z.B. fordert Dokumente von Projektteams ein, schult Mitarbeiter, prüft stichprobenartig die Ablage). Daneben werden Verantwortlichkeiten entlang der Prozesse verteilt: Zum Beispiel sind Projektleiter Neubau dafür verantwortlich, die Baudokumentation gem. Konzept einzusammeln und an FM zu übergeben; Facility Manager vor Ort sind verantwortlich, Änderungen im Gebäudebestand zeitnah zu dokumentieren und an die Zentrale zu melden; technische Fachkräfte müssen Wartungs- und Prüfnachweise liefern und ins System einstellen etc. Jedes Dokument sollte einen “Owner” haben, der für seine Aktualität sorgt. Verantwortlichkeiten können auch in einer Matrix dargestellt werden, wer Dokumentenersteller ist, wer Prüfer, wer Freigeber und wer Nutzer. Angelehnt an das RACI-Prinzip kann man festlegen, wer für jede Dokumentenart Responsible, Accountable, Consulted, Informed ist. Beispielsweise: Für Wartungsprotokolle ist der externe Dienstleister Responsible (erstellt), der Facility Manager Accountable (stellt sicher, dass es gemacht wird und prüft es), ggf. ein Sicherheitsbeauftragter Consulted, und die Geschäftsleitung Informed im Falle von gravierenden Mängeln.

Externe Beteiligte (Vertragspartner): Da viele Dokumente von externen Planern, Baufirmen und Dienstleistern erstellt werden, muss das Dokumentationskonzept auch diese einbinden. Es sollte geregelt sein, dass in Verträgen und Leistungsbeschreibungen Dokumentationspflichten festgeschrieben werden. Beispielsweise: Ein Wartungsvertrag muss vorschreiben, dass der Dienstleister nach jedem Einsatz einen Wartungsbericht nach vorgegebenem Muster liefert und ggf. selbst ins DMS hochlädt. Ein Bauvertrag muss Anforderungen an die Bestandsdokumentation enthalten (vgl. VDI 6026 Tabellen der zu liefernden Unterlagen). Wichtig ist, dass die externen Parteien die unternehmensweite Nomenklatur und Struktur kennen – daher sollte die Dokumentationsrichtlinie (siehe weiter unten) ihnen zur Verfügung gestellt werden. Das Konzept kann vorgeben, dass es z.B. Übergabegespräche mit Planern gibt, um die Dokumentationsstandards zu erläutern, oder Vertragsstrafen, falls die Dokumentation unvollständig/verspätet geliefert wird. Im Kern gilt: Jeder, der Dokumente erzeugt, trägt Verantwortung, diese gemäß den aufgestellten Regeln bereitzustellen.

Betrieb und Pflege: Verantwortlichkeiten erstrecken sich auch auf die laufende Pflege der Dokumentation. Das Konzept weist z.B. dem Objektleiter die Pflicht zu, mindestens jährlich oder bei definierten Ereignissen (Umbau abgeschlossen, Anlagen ausgetauscht, etc.) die Dokumentation zu überprüfen und zu aktualisieren. Es kann auch festlegen, wer berechtigt ist, Änderungen an Dokumenten vorzunehmen (nicht jeder Techniker darf z.B. Pläne eigenmächtig ändern – stattdessen geht das über einen CAD-Verantwortlichen). Solche Festlegungen verhindern Wildwuchs und sorgen für Verbindlichkeit: Jeder weiß, welche Aufgaben auf ihn entfallen.

Schulung und Kultur: In einem umfassenden Konzept kann sogar festgehalten werden, dass die Bedeutung der Dokumentation Teil der Unternehmenskultur sein soll. Verantwortlichkeiten bedeuten nicht nur Pflichten, sondern auch Befugnisse: das Management muss den Dokumentationsverantwortlichen Rückendeckung geben und ausreichende Ressourcen bereitstellen. Das Konzept könnte vorschlagen, dass das Thema in regelmäßigen Meetings oder Audits adressiert wird, um die Aufmerksamkeit hochzuhalten.

Erstellung und Freigabe von Dokumenten: Für jede relevante Unterlage sollte es einen Prozess geben, wie sie entsteht und genehmigt wird. Beispiel: Ein Planungsdokument durchläuft einen internen Prüf- und Freigabeprozess (Vier-Augen-Prinzip: Planer erstellt, ein Seniorplaner prüft, der Projektleiter/Bauleiter gibt frei). Das Dokumentationskonzept kann vorgeben, dass kein Dokument ungeprüft in die Ablage gelangt. Bei eingehenden externen Dokumenten (z.B. von einem Errichter) sollte der FM-Verantwortliche prüfen, ob es vollständig und im richtigen Format ist, bevor es offiziell abgelegt wird. Hier können Checklisten im Konzept verankert sein, damit bei Übergaben nichts übersehen wird (z.B. Checkliste „Dokumentation bei Bauübergabe“ mit allen erforderlichen Dokumenttypen zum Abhaken).

Änderungsdienst (Dokumentenlenkung): Dieser Prozess regelt, wie Änderungen an bestehenden Dokumenten vorgenommen werden. Zum Beispiel: Wenn eine technische Änderung erfolgt (Umbau einer Anlage), dann initiiert der zuständige Techniker einen Dokumentenänderungsantrag. Der CAD-Spezialist aktualisiert den Plan, vergibt neue Versionsnummer, die Änderung wird dokumentiert (z.B. in einem Revisionsindexfeld: „Änderung: Kältemaschine ausgetauscht, Plan angepasst, Datum, Bearbeiter“). Anschließend wird die alte Version archiviert und die neue als aktuell gekennzeichnet. Das Konzept kann auch verlangen, dass die geänderten Stellen im Plan markiert werden (Änderungsvermerke). Dieser Änderungsworkflow stellt sicher, dass Dokumente immer auf dem neuesten Stand sind und Änderungen nachvollziehbar (Tracability) bleiben. Oft wird hierfür auf etablierte Systeme zurückgegriffen, z.B. ein Ticket-System oder Module im DMS, welche die Genehmigung einer Änderung dokumentieren.

Regelmäßige Aktualisierung und Audit: Ein guter Prozess ist, die Dokumentation in festen Intervallen zu überprüfen. Das Konzept könnte jährliche Dokumentations-Audits vorsehen, bei denen der Dokumentationsverantwortliche stichprobenartig kontrolliert, ob z.B. alle Prüffristenbücher geführt sind, ob neue Anlagen auch im System erfasst und mit Dokumenten versehen wurden, ob die Ordnerstruktur eingehalten wird etc. Ebenso nach größeren Projekten: z.B. nach einer Sanierung wird ein Dokumentations-Review gemacht, um sicherzustellen, dass alle neuen Unterlagen integriert und veraltete entfernt wurden. Diese Überprüfungen erhöhen die Disziplin und bieten Gelegenheit, Lücken zu entdecken, bevor sie kritisch werden.

Kommunikations- und Freigabeprozesse: Der Umgang mit Dokumentation umfasst auch die Weitergabe von Informationen. Das Konzept kann definieren, wie z.B. relevanten Stakeholdern Änderungen mitgeteilt werden (z.B. „nach Aktualisierung eines wichtigen Dokuments informiert der Dokumentationsmanager alle betroffenen Abteilungen per Änderungsmitteilung“). Ebenso sollte geregelt sein, wie externe Partner Zugriff auf aktuelle Informationen erhalten – etwa via einem gesicherten Zugang ins DMS oder durch aktive Zusendung von Revisionsunterlagen bei Änderungen (z.B. der Instandhaltungsdienstleister bekommt bei Anlagenänderung die neuen technischen Datenblätter zugeschickt). Ein weiterer Prozess ist der Zugriff im Notfall: wer darf Dokumente rausgeben, wenn z.B. Feuerwehr oder Behörden bei einem Einsatz Dokumentation verlangen? Das Konzept kann festhalten, dass immer eine aktuelle Kopie kritischer Unterlagen (Feuerwehrlaufkarten, Gefahrstoffkataster etc.) an zentraler Stelle oder in einem Notfallordner beim Werkschutz hinterlegt ist.

Integration in übergeordnete Prozesse: Schließlich ist zu bedenken, dass Dokumentationsprozesse Teil größerer Abläufe sind, wie Instandhaltungsprozesse, Projektabwicklung oder Qualitätsmanagement. Das Konzept sollte die Schnittstellen definieren. Beispielsweise gehört zum Instandhaltungsprozess, dass nach Durchführung einer Wartung sofort die Dokumentation (Wartungsprotokoll) erzeugt und abgelegt wird; der Prozess „Instandhaltung abschließen“ ist erst komplett, wenn die Dokumentation vorliegt. Oder im Projektprozess „Bauen“ ist ein Meilenstein „Dokumentation übergeben“ definiert. Solche Verzahnungen sorgen dafür, dass Dokumentation nicht isoliert betrachtet wird, sondern automatisch mitläuft, als Teil jeder Maßnahme.

Gebäudebuch: Darunter versteht man vereinfacht das vollständige „Logbuch“ eines Gebäudes. Es beinhaltet die Gesamtheit aller Dokumentationen, Prüfunterlagen und Daten zu einem Gebäude und dessen gebäudetechnischen Anlagen. Gemäß VDI werden im Gebäudebuch alle Aspekte festgehalten, die die Funktionstüchtigkeit, Sicherheit, Umweltverträglichkeit und den gesetzlichen Betrieb des Gebäudes belegen. Dazu zählen z.B.: Baupläne und Konstruktionsunterlagen, Genehmigungen (Baugenehmigung, Abnahmen etwa Brandschutzabnahmen), technische Anlagendokumentationen (für alle TGA-Gewerke), Wartungs- und Inspektionsnachweise, Prüfprotokolle von Sachverständigen, Betreiberanweisungen, Betriebs- und Notfallpläne, Verträge mit Dienstleistern, Flächen- und Raumbücher, und vieles mehr. Das Gebäudebuch ist also ein kompletter Referenzordner (physisch oder digital) für das Objekt. Es spiegelt die im Dokumentationskonzept festgelegte Ablagestruktur wider – idealerweise so organisiert, dass man kapitelweise alle Informationen zum Gebäude findet.

Raumbuch: Das Raumbuch ist typischerweise ein Teil des Gebäudebuchs, der die raumbezogenen Informationen enthält. Nach VDI-MT 3810 Blatt 1 umfasst ein Raumbuch die gesamte Bestandsdokumentation und Betriebsdokumentation aus Sicht der Räume. Konkret bedeutet das: Für jeden Raum werden die relevanten Dokumente und Daten zusammengestellt. Die Bestandsdokumentation pro Raum beinhaltet z.B. Bauzeichnungen des Raums oder Bereichs, Ausstattungsverzeichnisse (welche technischen Anlagen oder Ausrüstungen befinden sich darin?), relevante Genehmigungen (etwa wenn in einem speziellen Raum eine Sondernutzung genehmigt wurde) und technische Unterlagen (z.B. Dokumentation der Raumlufttechnischen Anlage, sofern der Raum Teil davon ist). Die Betriebsdokumentation pro Raum umfasst Herstellerunterlagen der Geräte im Raum, Anlagenbücher oder Bedienungsanleitungen, außerdem ein Ausrüstungs- und Inventarverzeichnis des Raums (Liste aller technischen Geräte, Möbel, Ausstattung mit Identnummern). Ferner enthält das Raumbuch ein Fristenbuch, in dem alle prüf- und wartungspflichtigen Einrichtungen des Raumes mit ihren Terminen aufgeführt sind (beispielsweise: Feuerlöscher XY – nächste Wartung Datum; Rauchmelder – nächster Funktionstest Datum; Notbeleuchtung – Prüfung alle 3 Monate, letzte am Datum soundso, nächste fällig am…). Dieses Fristenbuch kann auch zentral fürs ganze Gebäude geführt werden, aber raumbezogen lässt es sich leichter administrieren, weil man pro Raum abhaken kann, ob alles erledigt ist. Im Grunde genommen ist das Raumbuch eine detaillierte Untergliederung des Gebäudebuchs, damit man gezielt auf kleinster Einheit (dem Raum) Informationen parat hat.

Geltungsbereich und Zweck: Zu Beginn der Richtlinie wird erläutert, für wen und für welche Objekte sie gilt (z.B. alle Gebäude des Unternehmens XYZ, inkl. Neubauprojekte und Betriebsobjekte) und welches Ziel verfolgt wird (Sicherstellung einer einheitlichen, vollständigen Dokumentation aus Rechts- und Effizienzgründen etc.).

Begriffsbestimmungen: Wichtige Definitionen (z.B. was ist ein Dokumentationskonzept, was versteht man unter Bestandsdokumentation, was ist ein Dokument im Sinne der Richtlinie) werden kurz festgelegt, um Klarheit zu schaffen.

Verzeichnis der Dokumentationsarten: Die Richtlinie enthält häufig eine Dokumentationslandkarte oder Übersicht aller Dokumententypen, die im Lebenszyklus relevant sind, gegliedert nach Planungs-, Bau-, Betriebsphase. So können Nutzer der Richtlinie schnell sehen, welche Unterlagen es geben muss. Diese Liste basiert auf Normen (wie VDI 6026, GEFMA 922) und dem eigenen Bedarf. Daneben kann es Tabellen geben, wer jeweils diese Dokumente erstellt (Verantwortung). Beispielsweise eine Tabelle: Dokumententyp – Beschreibung – Ersteller – Prüfer – Aufbewahrungsdauer.

Ein Kapitel zur Datenstruktur könnte z.B. die verwendeten Code-Systeme auflisten (mit Beispielen für Gebäudecodes, Raumnummerierungsschema, Anlagenkennzeichnungsschlüssel).

Ein Abschnitt Nomenklatur würde das Benennungsschema darlegen, evtl. in Form von Mustern oder Benennungskatalogen. Ggf. wird ein Anhang mit Abkürzungsverzeichnissen bereitgestellt (z.B. Liste aller Dokumentenart-Schlüssel und deren Bedeutung).

Die formalen Anforderungen werden als verbindliche Richtlinien formuliert: z.B. „Jeder Plan ist mit einem Plankopf nach Muster XYZ zu versehen“, „Dokumente sind im PDF/A-Format zu speichern“, „Jede Seite eines Prüfberichts muss eine Prüfnummer tragen“, etc. Auch Vorlagen (Templates) können Teil der Richtlinie sein – etwa ein Deckblatt-Muster, ein Wartungsprotokoll-Formular, Checklisten.

Inhaltliche Anforderungen werden ebenfalls als Muss-Vorschriften aufgenommen: z.B. „In der Anlagendokumentation sind mindestens folgende Inhalte abzubilden: … (Liste)“, oder „Das Raumbuch ist quartalsweise zu aktualisieren und umfasst diese Spalten: …“. Diese Konkretisierung macht die Erwartungshaltung glasklar.

Die Ablagestruktur wird in der Richtlinie meist durch eine Art „Datei- und Ordnerplan“ abgebildet. Es kann z.B. ein Baumdiagramm oder eine tabellarische Darstellung der Verzeichnisstruktur geben, an die sich alle halten müssen. Für ein DMS könnte in der Richtlinie stehen: „Dokumente sind im System XY abzulegen. Die Ordnerstruktur ist wie folgt vorgegeben: …“.

Bei IT-Systemen wird die Nutzung beschrieben: z.B. „Alle Benutzer erhalten einen Zugang zum DMS; Dokumente dürfen nicht lokal auf individuellen Festplatten gespeichert werden“, „Das CAFM-System ist das führende System für Anlagendaten, dort sind relevante Dokumente an den Objektstammdatensätzen zu hinterlegen.“

Verantwortlichkeiten werden als klare Zuständigkeitsregeln formuliert: „Die Rolle des Dokumentationskoordinators wird von [Abteilung/Person] wahrgenommen. Sie hat die Aufgabe, …“, „Projektleiter sind dafür verantwortlich, dass …“, „Dienstleister werden vertraglich verpflichtet, …“. Gegebenenfalls enthält die Richtlinie auch Eskalationswege, falls Dokumente fehlen (z.B. „Sollte die Dokumentation nicht fristgerecht vorliegen, ist dies dem Qualitätsmanagement zu melden“).

Prozessbeschreibungen: Hier kann die Richtlinie in Prozessdiagrammen oder Fließtext darlegen, wie typische Abläufe aussehen. Beispielsweise ein Diagramm „Ablauf der Dokumentenübergabe bei Bauprojekten“ oder eine Prozessbeschreibung „Änderungsmanagement für Pläne“. Solche Visualisierungen helfen dem Leser, die Abfolge zu verstehen.

Ebenfalls sinnvoll ist ein Abschnitt Schulung & Kontrolle: Die Richtlinie könnte verlangen, dass neue Mitarbeiter eine Einweisung ins Dokumentationssystem bekommen und dass einmal im Jahr ein Bericht an die Geschäftsführung erfolgt über den Stand der Dokumentation.

Keine Links, aber Verweise: Da die Richtlinie ein internes Dokument ist, wird man versuchen, sie in sich geschlossen zu halten. Das heißt, externe Quellen (Normen usw.) werden höchstens referenziert, aber nicht als Weblinks eingefügt. Stattdessen könnte am Ende ein Abschnitt „Zitierte Regelwerke“ stehen, wo z.B. VDI 3810, GEFMA 922 etc. aufgelistet sind, ohne dass der Mitarbeiter jedes Detail daraus kennen muss – die relevanten Punkte wurden ja in der Richtlinie selbst eingearbeitet.

Kein Anhangsverzeichnis: Oftmals verzichtet man bei solchen Richtlinien auf ein umfangreiches Literaturverzeichnis oder Anhänge, um den Benutzer nicht zu überfrachten. Alles Wichtige ist im Haupttext oder in praxisorientierten Anhängen (Musterformulare, Tabellen) enthalten, die direkt angewendet werden können.