CAFM: Besucher- und Empfangsmanagement

Vorabanmeldung und Terminierung: Interne Mitarbeiter sollen Besuche vorab im System anmelden können mit Angaben wie Besuchername, Firma, Datum, Uhrzeit, Anlass, besuchter Mitarbeiter. Der Termin wird im Kalender erfasst und kann mit einer Einladungsmail an den Besucher verknüpft werden (inkl. Anfahrtsinfo, Hygienehinweise etc.).

Check-in am Empfang: Der Empfangsmitarbeiter hat eine Besucherliste des Tages und sieht geplante Ankünfte. Er soll ankommende Besucher via Suchfunktion finden oder per Klick als "angekommen" markieren. Zudem kann er spontane Besucher registrieren. Bei Check-in werden Besucher ggf. fotografiert (wenn Ausweis mit Foto nötig) und ein Besucherausweis/Badge wird direkt gedruckt.

Self-Service Terminal: Optional sollte das System ein Self-Service am Eingangsbereich unterstützen: z. B. ein Tablet/Kiosk, wo Besucher sich selbst registrieren, falls nicht vorangemeldet, oder ihren QR-Code aus der Einladung scannen zum Einchecken. Dabei kann der Ausweisdruck automatisiert erfolgen.

Nummernschilderkennung: Falls Parkplätze mit Kamera ausgestattet sind, soll das System Kfz-Kennzeichen vorab aufnehmen können und bei Ankunft eines Kennzeichens automatisch den Check-in auslösen oder zumindest den Empfang informieren. So fahren angemeldete Besucher reibungslos auf den Parkplatz.

Parkplatzreservierung: Integration mit dem Flächen/Reservierungsmodul, um Parkplätze für Besucher zuzuweisen. Im Besucherprofil soll sichtbar sein, ob ein Parkplatz reserviert und welcher Platz vorgesehen ist. Optimalerweise druckt der Empfang einen Parkschein oder das Kennzeichen ist für die Schranke freigeschaltet.

Besucherbegleitung und Bereichszutritt: Möglichkeit zu vermerken, welche Bereiche der Besucher betreten darf bzw. wer sein Begleiter ist. Wenn ein elektronisches Zutrittssystem vorhanden ist, sollte das Besucherbadget entsprechend berechtigt werden (z. B. nur Zugangsrecht für Gebäude A, Stock 3, Konferenzraum). Dies erhöht die Sicherheit. Nach Checkout werden Zugänge automatisch gesperrt.

Dauer- und wiederkehrende Besucher: Unterstützung für wiederkehrende Besucher (z. B. regelmäßige Lieferanten oder Reinigungskräfte). Ihre Daten sollen gespeichert bleiben, sodass bei erneutem Besuch nicht alles neu erfasst werden muss, sondern z. B. nur Datum/Uhrzeit neu eingetragen wird. Serienbesuche (jeden Montag) sollten abbildbar sein.

Datenschutz und Einwilligungen: Das System muss Datenschutzanforderungen gerecht werden: Besucherdaten dürfen nur für den Zweck gespeichert werden. Es sollte Funktionen geben, Besucher nach Auschecken entweder sofort zu anonymisieren oder nach einer definierten Frist zu löschen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrung dem entgegensteht. Besucher könnten bei Registrierung z. B. auf einem Tablet eine Datenschutzerklärung unterschreiben – das System sollte diese Einwilligung erfassen.

Statistiken und Auswertung: Berichte über Besucherverkehr: z. B. Anzahl Besucher pro Tag, Spitzenzeiten, meist besuchte Mitarbeiter. Ebenso Ereignisübersicht zu Sicherheitszwecken: Liste aller anwesenden Besucher im Notfall. Diese Listen müssen jederzeit abrufbar sein (evtl. auch offline gedruckt verfügbar am Empfang für Evakuierung).

Integration mit anderen Systemen: Das Besucherprozess sollte mit Kalender/Outlook der Mitarbeiter interagieren (wenn Meeting mit Externen angelegt, sollte ein Abgleich möglich sein). Ebenso Verknüpfung mit dem Reservierungsmodul: wenn ein Meeting mit Externen in einem Raum gebucht wird, sollten diese Externen als Besucher registriert werden können. Eine Schnittstelle zur Zutrittskontrolle (Badge-System) ist in vielen Fällen nötig. Produktneutral sollte dies über Standardprotokolle erfolgen (ODBC/XML oder definierte APIs der Zutrittssysteme).

Anmelde- und Genehmigungsprozess: Manche Organisationen verlangen, dass Besuche genehmigt werden (z. B. in Hochsicherheitsbereichen). Das System soll Workflows ermöglichen: Mitarbeiter meldet Besuch an -> Vorgesetzter oder Sicherheitsabteilung prüft und genehmigt -> erst dann wird Besuch eingeplant. Dieser Prozess inkl. aller Kommunikation (Freigabe erteilt oder nicht) muss unterstützt werden.

Empfangsprozess: Der tägliche Ablauf am Empfang wird durch das System gelenkt. Prozess: Empfang sieht bevorstehende Ankünfte, bereitet Besucherausweise vor, empfängt Besucher, benachrichtigt den Gastgeber (per automatischer E-Mail/SMS: "Ihr Besuch Herr X ist angekommen"). Der Prozess vom Eintreffen bis Abholung soll transparent im System abgebildet sein. Auch der Checkout (Besucher verlässt, Ausweis zurück, Status "ausgecheckt") gehört dazu – entweder durch Empfang oder Self-Service-Auschecken (z. B. Badge in Leser beim Verlassen).

Sicherheits- und Unterweisungsprozess: Je nach Art des Besuchers (z. B. ein Handwerker) muss eventuell vor Betreten eine Sicherheitsunterweisung erfolgen. Das System sollte solche Prozessschritte unterstützen: z. B. beim Check-in eines Handwerkers wird automatisch ein kurzes Sicherheitsvideo abgespielt oder ein Merkblatt ausgehändigt, welches der Besucher unterschreiben muss (digital oder analog). Dokumentation: Besucher X hat Unterweisung Y erhalten am Datum. Dies unterstützt ArbSchG-Anforderungen.

Notfallprozess: Im Evakuierungsfall muss der Verantwortliche eine Liste aller anwesenden Fremdpersonen haben. Prozess: Mit einem Klick wird z. B. auf einem Tablet oder Ausdruck die aktuelle Anwesenheitsliste erzeugt. Gegebenenfalls hat das System auch eine Notfallkontaktinfo hinterlegt (z. B. falls ein Besucher vermisst wird, den Gastgeber informieren). Dieser Prozess muss robust sein – d.h. im Notfall auch bei Serverausfall zugänglich (z. B. Export der Liste jede Stunde auf lokales Gerät).

Nachbereitung: Nach dem Besuch können Prozesse folgen wie Feedback einsammeln (Gast bekommt E-Mail "Wie war Ihr Besuch?") – optionales Feature – oder, relevant für Vertrieb: Der Besuch wird im CRM erfasst. Das Besuchermodul sollte daher den Prozess unterstützen, Daten an andere Systeme zu übergeben (wenn gewünscht), oder zumindest Exportfunktionen bieten, damit z. B. die Vertriebskollegen die Besuchsdaten zur Nachverfolgung nutzen.

Compliance und Dokumentation: Der gesamte Besucherprozess muss so gestaltet sein, dass er Compliance-Anforderungen genügt. Für DSGVO: z. B. Dokumentation der Einwilligung, sichere Aufbewahrung des Besucherlogs (Zutritt nur für Berechtigte sichtbar), regelmäßige Löschung. Für ISO 27001: lückenloser Nachweis, wer wann Zutritt hatte. Das System sollte automatische Audit-Trails führen, damit man z. B. nach einem Jahr noch nachschauen kann "Wer war am 12. März im Gebäude?" – natürlich nur für Berechtigte. Auch sollte das System genügend Schutz bieten (Authentifizierung der Empfangsmitarbeiter etc.), damit keine unbefugten Änderungen an Besucherdaten erfolgen.

Standard: Der Prozess muss somit Aspekte der Zugangskontrolle und Unfallverhütung einhalten. Beispielsweise könnte im Besuchermodul eine Gefährdungsbeurteilung hinterlegt sein, wenn Besucher gewisse Zonen betreten (z. B. "Besucher muss begleitet sein in Produktion"). Das System sollte solche Hinweise den Prozessbeteiligten geben. Insgesamt soll der Besucherprozess professionell, schnell und sicher ablaufen, damit er als Textbaustein in Ausschreibungen geltenden Standards entspricht.