CAFM: Reservierungsmanagement

Ressourcen-Definition: Möglichkeit, beliebige Ressourcen als buchbar zu kennzeichnen. Primär Räume mit Kapazität, Standort und Ausstattung; aber auch Parkplätze oder Inventarobjekte (Beamer, Firmenwagen) sollen als Ressource definiert werden können. Jede Ressource hat einen Kalender und definierte Nutzungsregeln (z. B. buchbar nur werktags, Vorlaufzeit min. 1 Tag).

Kalenderansicht & Buchungsportal: Intuitive Kalenderdarstellung aller Ressourcen mit Anzeige freier/belegter Zeiten. Nutzer sollen eine Anfrage/Buchung über eine Web-Oberfläche einstellen können. Eine Mehrfachauswahl (gleichzeitig Raum + Beamer + Catering) muss möglich sein. Idealerweise gibt es eine Suche: „Finde freien Raum für 10 Personen mit Beamer am 12.08. um 14 Uhr“ – das System listet passende Ressourcen auf.

Ausstattungs- und Servicebuchung: Neben dem Raum an sich können Zusatzleistungen gebucht werden: z. B. Ausstattung (zusätzliche Stühle, Technik), Catering (Getränke, Snacks), und Personal (etwa ein Techniker oder Dolmetscher). Das System soll entsprechende Module (Inventar für Ausstattung, ggf. Vertragsmanagement für Catering-Lieferant) anbinden und die Bestellung koordinieren. Jede Zusatzleistung sollte mit Kosten hinterlegt sein, die in der Reservierungsübersicht summiert werden.

Benachrichtigungen und Bestätigungen: Bei erfolgreicher Reservierung soll automatisch eine Reservierungsbestätigung an den Anfragenden und ggf. an einen hinterlegten Empfänger (z. B. Empfang) gesendet werden. Auch externe Besucher können informiert werden (z. B. Einladung mit Termin und Anfahrtsbeschreibung). Änderungen oder Stornierungen einer Buchung lösen ebenfalls Nachrichten aus.

Kostenberechnung: Falls Ressourcen kostenpflichtig intern verrechnet werden, soll das System unterschiedliche Gebührensätze verwalten (z. B. Raum A 50€/h, mit Beamer +10€). Bei Buchung werden automatisch die entstehenden Kosten berechnet und einer Kostenstelle zugeordnet. Diese können dann ins Controlling einfließen oder dem Verantwortlichen angezeigt werden.

Kaution/Pfand-Verwaltung: Für bestimmte Ressourcen (z. B. Schlüssel, Geräte) kann eine Kaution oder Pfand anfallen. Das System sollte ermöglichen, pro Ressource einen Kautionsbetrag zu hinterlegen und bei Reservierung zu vermerken. Auch Schäden oder Verluste bei Rückgabe müssen erfassbar sein, damit die Kaution entsprechend einbehalten/abgerechnet werden kann.

Workflow für Genehmigung: Option, dass bestimmte Buchungen erst genehmigt werden müssen (z. B. externe Veranstaltungen, oder wenn Kosten anfallen). Das System sollte einen Genehmigungsworkflow bieten: Buchung -> pending -> Genehmiger erhält Info -> Freigabe/ Ablehnung -> Benachrichtigung an Antragsteller.

No-Show und Auswertung: Funktionen zur Anwesenheitskontrolle: z. B. Check-In/Check-Out-Mechanismus bei Räumen (ggf. via Besucherregistrierung/Tablets am Empfang). So können No-Shows erkannt werden (Raum wurde gebucht aber nicht genutzt) – das System könnte nach X Minuten freigeben oder zumindest Statistik dazu führen. Berichte über Auslastung (Raumnutzungsgrad) müssen erzeugt werden können.

Integration Schlüssel und Zugang: Falls für einen reservierten Raum ein Schlüssel benötigt wird, sollte das System automatisch mit dem Schlüsselmanagement verknüpfen, um die Ausgabe zu regeln. Ebenfalls sollte in der Zutrittskontrolle (falls vorhanden) erkennbar sein, dass ein Raum zu einer bestimmten Zeit von bestimmten Personen genutzt wird – eventuell kann ein temporärer Zutrittscode generiert werden.

Mehrfach- und Serienbuchungen: Möglichkeit, wiederkehrende Termine als Serien anzulegen (z. B. wöchentliches Meeting jeden Montag). Das System soll Serientermine verwalten und Ausnahmen (Feiertage, einzelne Termine absagen) ermöglichen. Auch das Buchen mehrerer Ressourcen in einem Vorgang (z. B. 3 aufeinander folgende Räume für eine Konferenz) sollte machbar sein.

Externe Teilnehmer/ Besucherhandling: Integration mit Besucherregistrierung: Wenn bei einer Raumreservierung externe Teilnehmer angegeben werden, sollen deren Daten in das Besuchermanagement übertragen werden, sodass z. B. der Empfang weiß, wen er erwartet. Umgekehrt könnte bei einem Besuchereintrag ein Raum reserviert werden. Sicherheit und Datenschutz (DSGVO) sind hier relevant: externe Daten nur für diesen Zweck nutzen, automatische Löschung nach dem Termin.

Buchungsprozess für Mitarbeiter: Der Standardprozess – Mitarbeiter möchte Raum buchen – muss so gestaltet sein, dass möglichst viel Self-Service möglich ist: Mitarbeiter wählt Raum, Zeit, zusätzliche Services, das System prüft Verfügbarkeit, ggf. Genehmigung, dann Bestätigung. Dieser Prozess sollte in wenigen Klicks abgeschlossen sein. Bei Ablehnung (z. B. nicht genehmigt oder Raum nicht verfügbar) soll es Vorschläge/Alternativen geben (anderer Raum, anderes Zeitfenster).

Konfliktmanagement: Sollte es zu Doppelbuchungs-Konflikten kommen (z. B. manuelle Eintragung durch Admin kollidiert mit Selbstbuchung), muss das System einen klaren Prozess haben: Prioritäten oder Regeln, wer Vorrang hat, und automatische Benachrichtigung der unterlegenen Buchung. Im Idealfall verhindert die Software bereits jede Doppelbuchung durch Echtzeit-Checks.

Vor- und Nachbereitung: Für gebuchte Ressourcen können Folgeprozesse nötig sein (siehe Reinigung: z. B. nach Großevent Raumreinigung einplanen). Das System sollte z. B. bei bestimmten Reservierungen automatisch einen Reinigungsauftrag auslösen oder den Hausmeister informieren (Aufbau Catering, Technik vorbereiten). Diese Folgeprozesse müssen definierbar sein – etwa via hinterlegtem Workflow: "wenn Raum X gebucht und Catering gewünscht, informiere Service-Team".

Änderungs- und Stornoprozess: Benutzer müssen Reservierungen ändern oder stornieren können (nach definierten Regeln, z. B. Storno nur bis 24h vorher kostenlos). Das System soll Änderungen nachvollziehen (Historie), Betroffene informieren (z. B. Catering stornieren). Bei Last-Minute-Storno kann ein anderer Nutzer informiert werden (Warteliste oder allgemein Info "Raum ist nun frei").

Abrechnung & Kostenverrechnung: Falls interne Leistungsverrechnung praktiziert wird, sollte das System am Periodenende Prozesse unterstützen, um gebuchte Leistungen den Kostenstellen in Rechnung zu stellen. Etwa ein Monatsreport aller Buchungen mit Kosten, der an Controlling geht, oder sogar ein automatischer Buchungssatz ans ERP (sofern Schnittstelle vorhanden). Der Prozess muss sicherstellen, dass alle benötigten Daten (wer hat gebucht, Grund, Kostenstelle) erfasst sind.

Besucher-Checkin Prozess: Wenn externe Besucher zu einer Reservierung kommen, so soll der Prozess greifen: Automatische Einladung mit Termin und QR-Code, am Empfang scannt Besucher den Code (oder Kennzeichenerkennung am Parkplatz), das System vermerkt "Besucher eingetroffen". Ebenso beim Verlassen. Diese Informationen fließen zurück ins Reservierungsmodul, um ggf. die tatsächliche Nutzungsdauer zu erfassen.

Compliance & Sicherheit: In manchen Umgebungen (z. B. Pharma, Forschung) muss eine Freigabe erfolgen, wer Räume buchen darf, oder es gibt Sperrbereiche. Das System muss Prozesse abbilden können wie "Buchungsanfrage Labor –> Sicherheitsbeauftragter prüft Zugangsberechtigung –> Freigabe/ Ablehnung". Ebenso muss Datenschutz gewahrt bleiben; z. B. sollten normale Nutzer nicht die Namen aller Buchenden sehen können (nur freie/belegt), um Rückschlüsse zu vermeiden. Ein Prozess könnte sein, dass nur Admins vollständige Teilnehmerlisten einsehen dürfen.

Ressourcenauslastungs-Optimierung: Als kontinuierlicher Prozess sollte das System die Auslastung von Räumen analysieren und Optimierungspotenziale melden. Beispielsweise Prozess: vierteljährlich Meeting der FM-Abteilung – Auswertungen zeigen Raum Y wird selten gebucht, vielleicht kann man ihn anders nutzen. Dies ist weniger ein System-Workflow als eine Erwartung, dass das System solche Reports leicht liefert, die dann manuell im Prozess genutzt werden.

Standardkonformität: Das Modul soll Kriterien des GEFMA-444-Katalogs Raum- und Asset-Reservierung erfüllen. Darin enthalten sind z. B. Anforderungen an Buchungstransparenz, Auslastungskennzahlen und ggf. Integration mit Basiskatalog (Benutzerrechte, Kalenderfunktionen). Auch Normen wie ISO 27001 (Informationssicherheit – relevant, wenn Räume per Web buchbar sind) sollten in den Prozessen bedacht werden, insbesondere beim Thema Zugriffsschutz und Data Privacy.