CAFM: Vorratsverwaltung (Lagerverwaltung)

Bestandsübersicht online: Der aktuelle Bestand pro Artikel und Lagerort muss online abrufbar sein. Benutzer mit entsprechenden Rechten sollen sehen können, wie viel von einem Artikel in welchem Lager verfügbar ist. Das Modul soll Lagerzugänge, -abgänge und Umlagerungen in Echtzeit verbuchen, sodass Bestandsanzeigen stets aktuell sind.

Transaktionsprotokoll: Alle Lagerbewegungen (Wareneingänge, -ausgänge, Umlagerungen, Inventurbuchungen) sind mit Datum, Menge, Beteiligten im System zu protokollieren. Dieses Transaktionsprotokoll ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung wer was wann aus dem Lager entnommen oder eingelagert hat, was für Audits oder bei Fehlbeständen wichtig ist.

Mindest- und Sollbestände: Für jeden Artikel soll ein Mindestbestand und ggf. ein optimaler Soll-Bestand hinterlegt werden können. Das System muss bei Unterschreiten des Mindestbestands automatisch Bestellvorschläge generieren. Anhand des aktuellen, minimalen oder maximalen Bestands sollen automatische Bestellungen oder Melde-E-Mails ausgelöst werden können. Idealerweise können Bestellpunkte und -mengen nach gängigen Dispositionsverfahren (z. B. Meldebestand oder durchschnittlicher Verbrauch) eingestellt werden.

Automatisierte Bestellungen: Die Vorratsverwaltung soll mit dem Einkauf verknüpft sein, um Nachbestellungen direkt auszulösen. Das System sollte automatisch eine Bestellanforderung oder -bestellung erzeugen können, wenn Nachschub nötig ist. Dabei muss es mögliche Lieferanten kennen (siehe Lieferantenmanagement) und die benötigte Menge vorschlagen. Optional könnte direkt eine Bestellung an den bevorzugten Lieferanten gesendet werden, sofern ein entsprechendes Interface vorhanden ist.

Einheiten- und Umrechnung: Pro Produkt sollen verschiedene Einheiten verwaltet werden können (z. B. Stück, Karton, Palette). Das System muss Mengen in unterschiedlichen Einheitensystemen umrechnen, z. B. wenn intern in Stück gezählt wird, aber der Lieferant in Kartons liefert. Diese Einheitentransformation soll automatisch in Übersichten und Bestellungen erfolgen.

Materialstamm und Katalogintegration: Artikel im Lager sollten mit einem zentralen Katalog oder Materialstamm verknüpft sein. Änderungen an Produktinformationen (Bezeichnung, Hersteller, Artikelnummer, etc.) müssen idealerweise nur an einer Stelle gepflegt werden und in allen Lagern wirksam werden. Das Modul sollte die Möglichkeit bieten, Stammdaten von Artikeln zu importieren/exportieren (z. B. via Excel oder CSV), um die Erfassung großer Artikelbestände zu erleichtern.

Dokumente und Bilder: Zu jedem Lagerartikel sollen Dokumente (z. B. Sicherheitsdatenblätter, technische Spezifikationen, Prüfzeugnisse) oder Produktbilder hochgeladen und hinterlegt werden können. Lagerpersonal und Fachabteilungen können so bei Bedarf direkt die relevanten Unterlagen zum Artikel einsehen (wichtig z. B. bei Gefahrstoffen).

Reporting und Kennzahlen: Die Anwendung soll graphische Auswertungen bieten, um Bestandsverläufe, Schwankungen und eventuell Schwund oder Ablauf von Verfallsdaten zu visualisieren. Berichte über Lagerumschlagshäufigkeit, Lagerwert, Verweilzeiten von Artikeln etc. sollten verfügbar sein, um Optimierungspotenziale zu erkennen. Insbesondere Über- oder Unterschreitungen von Beständen oder stark schwankender Verbrauch sollen verständlich aufgezeigt werden.

Lieferantenverwaltung: Informationen zu Lieferanten und deren Konditionen sollen verfügbar sein. Idealerweise greift das Modul hier auf ein zentrales Lieferanten-/Kontakte-Modul zurück, in dem Lieferantendaten gepflegt sind. Mindestbestellmengen, Preise, Lieferzeiten könnten je Artikel und Lieferant hinterlegt werden, sodass Bestellungen automatisch den günstigsten/schnellsten Anbieter auswählen oder vorschlagen können.

Datenexport und -schnittstellen: Die Lagerdaten (Bestände, Bewegungen, Bestellungen) sollen in andere Systeme exportiert werden können. Beispielsweise Anbindung an ein zentrales ERP oder Buchhaltungssystem, um Lagerwerte dort zu verbuchen, oder an ein Einkaufssystem, um Bestellanforderungen zu übergeben. Offene Schnittstellen (z. B. via CSV, API) sind erforderlich, um die Integration in die bestehende Systemlandschaft sicherzustellen.

Workflow und Reservierungen: Für lagerbezogene Prozesse (Wareneingangsprüfung, Kommissionierung, Inventur, Ausgabe auf Auftrag) muss das System Workflows unterstützen[54]. Z. B. soll Material für einen Wartungsauftrag reserviert werden können: Der Techniker löst eine Materialanforderung aus, diese geht als Aufgabe an das Lagerpersonal, das Material wird bereitgestellt und der Bestand im System entsprechend reserviert/abgebucht. Solche Abläufe sollen konfigurierbar sein.

Beschaffungsprozess: Die Vorratsverwaltung muss in den Beschaffungsprozess integriert sein. Wenn ein Mindestbestand unterschritten ist, startet der Prozess der Beschaffung: von der internen Anforderung über Freigabe (falls nötig) bis zur Bestellung beim Lieferanten. Das Modul sollte diesen Prozess abbilden oder an ein übergeordnetes Beschaffungssystem übergeben. Nach Wareneingang soll der Prozess die Bestandsaktualisierung und Lagerbuchung umfassen, inklusive Qualitätsprüfung falls erforderlich.

Materialanforderung im Betrieb: Prozesse wie Wartung/Instandhaltung oder Verbrauchsmaterialausgabe sollen direkt mit der Lagerverwaltung verbunden sein. D.h. wenn in einem Wartungsauftrag bestimmte Ersatzteile benötigt werden, wird dies im Lager reserviert/ausgelagert und verbucht. Der Prozess vom Anfordern eines Teils bis zum physischen Entnehmen aus dem Lager und Verbuchen als Verbrauch muss durchgängig nachvollziehbar sein (Verknüpfung zwischen Arbeitsauftrag und Lagerabgang).

Inventurprozess: Das System soll jährliche oder permanente Inventuren unterstützen. Prozessual bedeutet das: Inventurlisten erstellen, Soll-Bestände vs. Ist zählen, Differenzen verbuchen und Freigaben für Inventurdifferenzen einholen. Das Modul sollte Funktionen für die Planung und Durchführung von Inventuren bieten (Stichprobeninventur nach GoB, oder permanente Inventur), inklusive Protokollierung und Berichtslegung des Inventurergebnisses.

Optimierungsprozess: Ein kontinuierlicher Optimierungsprozess der Lagerhaltung (Lean Inventory Management) sollte durch das Modul gefördert werden. So könnten Prozesse eingerichtet werden, die regelmäßig Bestellmengen und -intervalle überprüfen (z. B. ABC-/XYZ-Analysen) und Vorschläge machen, Lagerparameter anzupassen. Ebenso könnte der Prozess „Aussonderung“ unterstützt werden, wenn z. B. ein Material länger nicht verwendet wurde, um Überbestände abzubauen. Solche Prozesse sollten konfigurierbar sein und auf den erfassten Daten basieren.

Sicherheit und Compliance: Falls Gefahrstoffe oder sicherheitsrelevante Teile gelagert werden, muss der Prozess den einschlägigen Vorschriften folgen (z. B. Lagerung von Chemikalien nach GefStoffV, Dokumentation von Chargen/Verfallsdaten für medizinische Produkte etc.). Das System muss diese spezialisierten Prozesse ggf. durch Erweiterung unterstützen – etwa mit Pflichtfeldern für Chargennummern oder Automatismen, die vor Ablauf eines Haltbarkeitsdatums warnen.