CAFM: Wartung

Zentrales Störungs- und Meldungsmanagement: Das System muss eine Möglichkeit bieten, Störungsmeldungen oder Wartungsbedarfe zentral zu erfassen – idealerweise über ein Web-Portal, damit Mitarbeiter, Kunden oder Dienstleister jederzeit Meldungen online eingeben und den Bearbeitungsstatus verfolgen können. Aus eingehenden Meldungen sollen automatisiert Arbeitsaufträge generiert werden können. Jede Meldung bzw. jeder Auftrag wird dabei einem definierbaren Workflow folgen (siehe Workflow-Engine), der die Zuständigkeiten und Eskalationen regelt.

Wartungsplanung: Für alle wartungspflichtigen Objekte (technische Anlagen, Maschinen, Gebäudeausrüstung etc.) soll ein spezifischer Wartungsplan hinterlegt werden können. Dieser Plan enthält die Intervalle (zeit- oder nutzungsbasiert), den Umfang der Arbeiten (Aufgabencheckliste) und benötigte Ressourcen. Das System muss verschiedene Intervalle erlauben: z. B. feste Zyklen (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich) sowie Mehrjahresplanung oder intervallbasierte Planung über mehrere Jahre hinweg im Voraus. Für jeden Wartungstyp können vordefinierte Workflows hinterlegt werden (z. B. Inspektion erfordert Freigabe des Berichts durch Supervisor, etc.).

Kalender und grafische Planung: Geplante Wartungen und durchzuführende Instandsetzungen sollen in einer Plantafel oder Kalenderansicht grafisch dargestellt werden. Das System muss ermöglichen, geplante vs. erledigte Arbeiten visuell zu vergleichen und Terminverschiebungen per Drag-and-drop oder ähnliche Mechanismen einzuplanen. Eine Übersicht, welche Techniker an welchen Tagen verplant sind und wo noch Kapazitäten frei sind, ist erforderlich.

Flexible Terminsteuerung: Das System muss sowohl datumsgesteuerte Wartungen (z. B. am 1. jedes Monats) als auch nutzungsabhängige Wartungen abbilden. Für nutzungsabhängige Wartung sollen Zählerstände oder andere Messwerte erfasst werden (Betriebsstunden, Kilometerstände etc.), bei deren Erreichen automatisch ein Wartungsauftrag generiert wird. Außerdem soll man Wartungen an einem bestimmten Wochentag festlegen können (z. B. „jeden 1. Montag im Quartal“).

Material- und Ressourcenverfolgung: Für jede Wartung/Instandsetzung muss dokumentiert werden können, welche Materialien (Ersatzteile, Verbrauchsmaterial) verbraucht wurden und wie viel Zeit aufgewendet wurde. Das System soll ermöglichen, direkt den Lagerverbrauch zu buchen (Integration zur Vorratsverwaltung), sodass Bestände automatisch abgebucht werden. Ebenso sollen Arbeitsstunden entweder manuell erfasst oder aus der Zeiterfassung übernommen werden können. Diese Informationen fließen in die Kostenberechnung und Historie ein.

Vertrags- und Budgetverknüpfung: Wartungsaufträge sollen mit hinterlegten Wartungsverträgen verknüpft werden können[65]. So ist ersichtlich, ob eine Maßnahme im Rahmen eines Wartungsvertrags abgedeckt ist (und welcher Dienstleister zuständig ist). Ebenso soll jeder Wartungsvorgang einem Budget zugeordnet werden können[66]. Dies kann ein Jahresbudget für Wartungen einer Anlage sein oder ein projektbezogenes Budget. Im System muss man sehen können, wie viel vom Budget bereits durch durchgeführte Wartungen verbraucht wurde und welche kommenden Wartungen noch Budget benötigen.

Wartungshistorie: Für jedes Objekt (z. B. eine Anlage) soll eine vollständige Instandhaltungshistorie abrufbar sein. Daraus muss hervorgehen: alle durchgeführten Wartungen/Reparaturen, jeweiliges Datum, Befund/Ergebnis, eingesetzte Teile, Kosten und verantwortliche Durchführende. Diese Historie ist wichtig für Lebenszyklusbetrachtungen, Audits (z. B. Nachweis gegenüber Prüfern, dass Wartungen erfolgt sind) und für Asset Management-Entscheidungen (etwa Ersatzinvestitionen planen, wenn Reparaturhistorie problematisch).

Eskalationen und Fristen: Das System soll automatische Eskalationen unterstützen, wenn Wartungen überfällig sind oder Störungen nicht innerhalb definierter Zeit behoben wurden. Beispielsweise kann eine Regel sein, dass eine Kritische Störung innerhalb von 4 Stunden behoben sein muss – andernfalls wird ein Eskalations-E-Mail an den Vorgesetzten geschickt. Solche Eskalationsstufen sollen je nach Wartungs- oder Störungskategorie konfigurierbar sein.

Mobile Unterstützung: (Optional) Das Modul sollte mobile Funktionen bieten, damit Techniker vor Ort via Tablet/Smartphone auf Aufträge zugreifen, Checklisten abhaken, Zählerstände eingeben und erledigte Arbeiten zurückmelden können. Offline-Fähigkeit wäre vorteilhaft für Bereiche ohne WLAN. Dies ergibt sich aus der Forderung, 100% webbasierte Module zu haben, die auf mobilen Endgeräten laufen.

Dokumentation & Checklisten: Zu Wartungsaufgaben sollen Dokumente hinterlegt werden können, etwa technische Manuals, Arbeitsanweisungen oder Sicherheitsanweisungen. Das System soll ermöglichen, dass Techniker vor Ort direkt auf diese Dokumente zugreifen. Außerdem sollten Checklisten für Wartungsaufgaben hinterlegt sein (was zu prüfen/zu tun ist), die der Techniker digital abhaken kann. Nach Abschluss wird ein Wartungsprotokoll erzeugt und abgelegt.

Wartungsworkflow: Der Prozess der Wartung vom Auftreten eines Bedarfs bis zum Abschluss muss klar definiert und unterstützt werden. Das umfasst: Meldung einer Störung oder Fälligkeit einer planmäßigen Wartung, Priorisierung, Zuweisung an einen Verantwortlichen (internen Techniker oder externen Dienstleister), Durchführung der Arbeit, Rückmeldung der Ergebnisse (inkl. erfasste Zeiten/Material, Befund) und Abschluss mit Dokumentation. Jeder dieser Schritte soll im System abgebildet und der Status des Vorgangs ersichtlich sein.

Jahres- und Mehrjahresplanung: Auf Prozessebene muss das System die Wartungsstrategien des Unternehmens abbilden (z. B. vorbeugende Instandhaltung vs. run-to-failure). Dazu gehört die Erstellung eines jährlichen Wartungsplans, der alle wiederkehrenden Prüfungen und Wartungen enthält (Wartungskalender). Ebenso sollte eine Mehrjahresplanung möglich sein, um z. B. zu budgetieren, welche größeren Instandsetzungen in den nächsten 5 Jahren anstehen. Dieser Planungsprozess erfordert, dass das System z. B. automatisch kommende Fälligkeiten berechnet (nächste Prüfung in 4 Jahren etc.) und entsprechend in Ausblick bringt.

Reaktion auf Störungen: Für ungeplante Ereignisse (Störfälle) muss ein Störungsmanagementprozess etabliert sein, der im Modul abläuft. Dazu zählt: Erfassung der Störung (manuell oder via Sensorintegration/IOT), Zuordnung einer Priorität (kritisch, hoch, normal, niedrig), automatisierte Benachrichtigung des zuständigen Technikers oder Bereitschaftsteams, Verfolgung der Reaktions- und Behebungszeit (SLAs). Der Prozess endet mit der Wiederherstellung der Funktion und einer Ursachendokumentation sowie ggf. Erstellung eines Problem- oder Change-Auftrags, falls tiefergehende Maßnahmen nötig (Verbindung zum Wissensmanagement/ITIL-Modul).

Kontrolle und Reporting: Prozessual muss es regelmäßige Review-Meetings oder Berichte geben, in denen die Instandhaltungsleistung geprüft wird (z. B. monatlicher Maintenance-Report mit KPIs wie MTBF, MTTR, Verfügbarkeit, Kosten vs. Budget). Das System soll diese Reports auf Knopfdruck liefern, damit der Prozess der Leistungsverbesserung (z. B. nach ISO 9001 – kontinuierliche Verbesserung) unterstützt wird.

Externe Dienstleister Einbindung: Ein wichtiger Prozessschritt ist oft die Einbindung externer Servicetechniker (z. B. für Spezialanlagen). Das System muss Prozesse erlauben, in denen Servicefirmen auf bestimmte Aufträge zugreifen, ihre Termine selbst eintragen oder Serviceberichte hochladen können (ggf. via Web-Portalzugang). Die Kommunikation (Beauftragung, Terminbestätigung, Abschlussmeldung) mit Dienstleistern sollte weitestgehend elektronisch und nachvollziehbar über das System laufen.

Regulatorische Prüfprozesse: Einige Wartungen sind gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen (z. B. UVV-Prüfungen, TÜV-Abnahmen). Der Prozess hierzu muss besondere Anforderungen erfüllen, etwa: Prüfintervall darf nicht überschritten werden, es muss ein Prüfzertifikat hinterlegt werden, evtl. muss ein Behördendokument eingereicht werden. Das Modul sollte in der Lage sein, solche Prozesse abzubilden, indem es spezielle Prüfaufträge kennzeichnet und nach Abschluss als erledigt markiert, sowie automatische Neuplanung der nächsten Prüfung vornimmt.