CAFM: Berichtswesen/Dashboards umsetzen

Interaktive Dashboards sind visuelle Cockpits, in denen wichtige Kennzahlen und Grafiken auf einen Blick ersichtlich sind. Sie fassen relevante KPIs aus dem CAFM zusammen und ermöglichen Drill-Down zu Detaildaten. Layout: Das Design sollte für den jeweiligen Nutzerkreis optimiert sein. Beispielsweise verwendet man für das Technikteam eher Prozess- oder Raum-Bezogene Ansichten (z.B. Statusgrafiken nach Anlagen oder Geschoss), während die Geschäftsführung aggregierte Kennzahlen (z.B. Gesamtinstandhaltungskosten, Service-Levels, Budgetabweichungen) im Fokus hat. Gute Dashboards verwenden klare Abschnitte und prägnante Visualisierungen (Balken-, Linien- oder Tortendiagramme, Ampelsymbole, Trendpfeile). Die Nutzer sollen in einem Dashboard sofort erkennen, was Aufmerksamkeit erfordert. Dazu verwendet man Farbcodierungen: Überschreitet eine Kennzahl definierten Grenzwert, wird sie beispielsweise rot hervorgehoben. Warn- oder Ampelsymbole signalisieren kritische Abweichungen. Drill-Down-Funktionen sind essenziell: Anwender können etwa in ein Diagramm klicken und gelangen direkt zu der zugrundeliegenden Liste von Aufträgen oder Dokumenten.

Visualisierungstipps: Beschränken Sie sich auf wenige, aussagekräftige Charts pro Dashboard, um Überfrachtung zu vermeiden. Platzieren Sie wichtigste Kennzahlen prominent (z.B. oben links, wo der Blick zuerst hinfällt). Einheitliche Beschriftungen, klare Legenden und passende Maßstäbe (z.B. Prozent oder Euro) erhöhen die Verständlichkeit. Legen Sie zudem Wert auf responsives Verhalten: Auf dem Bildschirm des Service-Mitarbeiters auf Tablet oder Smartphone sollten die Dashboards ebenfalls sinnvoll darstellbar sein. Zusammengefasst bieten Dashboards „al­le wichtigen Informationen auf einen Blick" und ermöglichen so ein schnelles Reagieren.

Ein zentrales CAFM-Reporting erfordert Daten aus diversen Quellen: Neben der internen CAFM-Datenbank (Wartungsaufträge, Anlagenstammdaten, Kosten) müssen oft externe Systeme angebunden werden. Typische Schnittstellen sind ERP-Systeme (für Finanz- und Kostendaten), Gebäudeleittechnik/Energiemonitoring (Füllstände, Verbräuche, Messdaten), CAD-/BIM-Systeme (für Flächen und Gebäudepläne) sowie Helpdesk- oder Ticketsysteme (z.B. für Nutzeranfragen außerhalb des CAFM), Zutrittskontrollsysteme, HR-Systeme, IOT-Plattformen u.v.m.. Beispielsweise liefert ein Energiemanagementsystem Werte zu Strom-/Heizungsverbräuchen, die im CAFM mit Flächen- und Kostendaten verknüpft werden.

In der Projektphase muss entschieden werden, ob das Berichtswesen vollständig im CAFM-System realisiert wird oder ob man Daten für komplexere Auswertungen an ein übergeordnetes BI-Tool (z.B. Power BI, Tableau) überträgt. Viele Unternehmen integrieren ihr CAFM mit etablierten BI-Plattformen, um aufwändigere Analysen mit Daten aus ERP/BI zu verknüpfen. In beiden Fällen ist auf saubere Datenharmonisierung zu achten: Stammdaten (z.B. Gebäude, Räume, Kostenstellen) müssen in allen Quellen übereinstimmen, damit Berichte korrekte Zusammenhänge abbilden.

Für die Berichtserstellung stehen verschiedene Werkzeuge zur Wahl. Viele CAFM-Systeme liefern ein integriertes Reportingmodul oder Dashboard-Generatoren mit (z.B. tabellarische Auswertungen, vordefinierte Dashboard-Vorlagen). Diese sind oft schnell einsatzbereit, können aber in ihrer Gestaltung eingeschränkt sein. Alternativ nutzen FM-Teams moderne BI-Tools wie Microsoft Power BI, Qlik Sense oder Tableau. Solche Tools erlauben flexible Datenaufbereitung (Drag-and-Drop von Feldern) und interaktive, hochgradig anpassbare Dashboards mit Filterfunktionen. Beispielsweise hat FSI (Concept Evolution CAFM) eine BI-Integration mit dem Tool Intuitive BI etabliert, sodass Kunden „konfigurierbare Dashboards und drillthrough zu Aufgaben“ erhalten. Die Wahl des Tools hängt ab von vorhandener Infrastruktur, Benutzerkompetenz und benötigtem Detailgrad. Unabhängig vom Tool gilt: Es sollte einfache Aktualisierung (Refresh), Automatisierung von Reports und Exportfunktionen unterstützen.

Im Berichtswesen muss sichergestellt sein, dass jeder Anwender nur seine relevanten Daten sieht. Durch ein feingranulares Rollen- und Berechtigungskonzept wird festgelegt, welche Nutzergruppe auf welche Objekte und Kennzahlen zugreifen darf. Beispielsweise erhalten externe Dienstleister nur Einblick in Auftragsdetails ihrer beauftragten Bereiche, während das Management abstrakte Auswertungen ohne Detaildaten erhält. Dashboards lassen sich oft für Rollen personalisieren: Jeder Fachbereich (Technik, Controlling, Management) sieht seinen individuellen Startbildschirm mit passenden KPIs. Loy & Hutz betont: „Über ‚Benutzerrechte & Rollen‘ kann eingestellt werden, wer auf Daten und Kennzahlen zugreifen darf. Jeder Nutzer darf nur die Daten sehen, die für ihn freigegeben sind.“. Entsprechende Nutzergruppen sollten für das Berichtswesen vordefiniert werden, damit Datenänderungen oder neue Berichte automatisch den richtigen Kreisen zugänglich gemacht werden.

Effizienz steigert man durch Automatisierung des Reportings. Typische Funktionen sind regelmäßige Zeitpläne (Scheduler) für Berichte und Dashboards: Z.B. kann ein tägliches Betriebsreport automatisch jede Nacht neu berechnet werden, sodass jede Morgen-Newsletter oder -E-Mail aktuelle Kennzahlen liefert. Dashboards können live oder in kurzen Refresh-Abständen (z.B. jede Stunde) aktualisiert werden. Viele Systeme erlauben den PDF- oder Excel-Export per Knopfdruck oder automatisiert. So lassen sich monatliche Reports automatisch als PDF generieren und per E-Mail an Verteiler schicken. Loy & Hutz beschreibt ein Beispiel: Wurden Grenzwerte definiert, kann das Dashboard „mit Alarm-Auslösern versehen werden“ – bei Überschreitung verschickt das System automatisch eine E-Mail an einen definierten Kreis. Externe BI-Tools wie Power BI bieten vergleichbare Funktionen (Abonnements, geplante Schedules). Damit entfällt für Anwender das manuelle Zusammenstellen von Daten, und die Berichte stehen termingerecht zur Verfügung.

Um aus Rohdaten aussagekräftige Kennzahlen zu gewinnen, ist meist ein vorgefertigtes Datenmodell notwendig. Dieses fasst Detaildaten auf passende Granularität zusammen. Typische Schritte sind Datenaggregation (z.B. Summen der Wartungskosten pro Monat oder pro Gebäude), Umwandlung von Rohdaten (z.B. Berechnung von Reaktionszeiten aus Zeitstempeln) und Aufbereitung von Dimensionen (z.B. Hierarchien wie Standort→Gebäude→Bereich). Viele BI-Tools verwenden dabei Stern- oder Snowflake-Schemata: Beispielsweise liegen Faktentabellen für Aufträge vor und Dimensionstabellen für Zeit (Tage, Wochen, Monate), Orte (Standorte, Immobilien, Räume) und Einrichtungen. Die Berechnungslogik der Kennzahlen (z.B. „Wartungskosten/m²“ = Kosten / Nutzfläche) wird in diesen Modellen hinterlegt. Im CAFM-Projekt sollte früh geplant werden, welche Daten nötig sind und in welcher Form (z.B. Flächendaten aus CAD, Kostendaten aus ERP), damit die Modellierung rechtzeitig implementiert werden kann. Ohne solide Datenbasis leidet die Qualität der Reports.

Die Aussagekraft des Berichtswesens hängt entscheidend von korrekten Daten ab. Daher sind Mechanismen für Datenqualität zwingend. Beispiele sind Plausibilitätsprüfungen: Werte außerhalb realistischer Bereiche (z.B. Monatsarbeitszeit > 250 h, extrem hohe Kosten in kurzer Zeit) lösen Warnungen aus und müssen bereinigt werden. Auch fehlende Stammdaten (z.B. unbekannte Raum-ID) sollten erfasst werden. Datenübernahmen (ETL-Prozesse) sollten Validierungsregeln nutzen (z.B. Dublettenprüfung, Prüfung auf Pflichtfelder). Zudem sind Refresh-Zyklen zu definieren: Für Reporting relevante Daten können beispielsweise täglich in ein Data Warehouse importiert werden, während Kennzahlen aus Echtzeit-Telemetrie öfter aktualisiert werden. Ein automatisiertes Monitoring (z.B. Dashboards, die Kontrollkennzahlen wie Datenübernahmequote oder letzte Aktualisierung anzeigen) hilft, Datenfehler früh zu erkennen. Nur so bleibt das Berichtsbild verlässlich.

Ein formales Berichtswesen erfordert klare Governance: Wer darf welche Berichte erstellen, freigeben und ändern? Üblicherweise legt ein Gremium (z.B. FM-Controlling-Team) Reporting-Standards fest. Wichtige Schritte sind: Dokumentation der Berichtsvorlagen und KPIs, Festlegung von Verantwortlichkeiten (z.B. „Technik-Abteilungsleiter pflegt Störungs-Kennzahlen, Controlling-Abteilung die Kostenberichte“) und definierten Freigabeprozesse. Beispielsweise sollte jeder neue strategische Report vor der Veröffentlichung von einer Instanz (z.B. FM-Manager) gegengeprüft werden. Loy & Hutz betont: Es muss „verantwortlich geklärt werden, wer Berichte erstellt und pflegt“. Eine Vorlagenbibliothek (Repository) mit Standardreports (z.B. Leerstandsliste, Wartungsübersicht, Kennzahlen-Template) hilft, Strukturen einheitlich zu halten. So kann jeder Nutzer bei Bedarf Standardvorlagen nutzen statt manuell neue Reports zu entwerfen.

Jeder Bericht und jedes Dashboard sollte dokumentiert sein: Kennzahlen-Definitionen, Datenquellen und Berechnungslogik müssen klar beschrieben werden, damit später eindeutig nachvollziehbar ist, was die Zahl bedeutet. Eine gut gepflegte Vorlagenbibliothek speichert Standardreport-Layouts (z.B. Layouts für Energieauswertung, FM-Kennzahl-Übersicht, Störfall-Analysen). Schulungen und Handbücher unterstützen Anwender beim Self-Service: Sachbearbeiter oder Manager sollen einfache Abfragen und Standardreports selbst ausführen können, ohne jedes Mal auf IT angewiesen zu sein. Moderne BI-Plattformen fördern dies durch intuitive Drag‑&‑Drop-Oberflächen oder Assistenten (z.B. Qlik Sense oder Power BI Desktop), mit denen Fachanwender eigene Ad-hoc-Auswertungen erstellen können. Wichtig ist jedoch, dass auch bei Self-Service der Zugriff kontrolliert bleibt (um Compliance zu gewährleisten) und die Datenquellen vertrauenswürdig sind.

Zur guten Dashboard-Usability gehören wenige, klar unterscheidbare Diagramme statt Informationsüberfrachtung. Verwenden Sie aussagekräftige Farben (z.B. stets Rot für Alarmwerte, Grün für Zielerreichung) und konsistente Symbole. Setzen Sie Überschriften und Legenden ein, damit der Nutzer sofort versteht, was dargestellt wird. Arbeiten Sie mit Filtern und Parametern (z.B. Auswahl von Zeitraum oder Immobilie) und platzieren Sie diese prominent. Drill-Down-Pfade sollten logisch sein: Ein Klick auf einen KPI sollte direkt in den entsprechenden Detailreport führen.

Optisch ansprechend und klar strukturierte Dashboards erhöhen die Akzeptanz. Nach CrowdUX-Modellen sollte man „Weniger ist mehr“ verfolgen: Nur wesentliche KPIs platzieren und Störungen oder Ausreißer farblich hervorheben. Vermeiden Sie überflüssige 3D-Effekte oder wild gemusterte Hintergründe, die vom Inhalt ablenken. Bei der Wahl der Diagrammtypen gilt: Zeitreihen lassen sich gut in Liniencharts darstellen, Vergleiche mehrerer Kategorien in gruppierten Balkendiagrammen, Verhältnisse in Tortendiagrammen (sparsam einsetzen). Eine intuitive Nutzerführung (z.B. klare Navigation, Rückkehrmöglichkeit zum Haupt-Dashboard) rundet die Usability ab.

Anspruch: Ein umfassendes CAFM-Berichtswesen umfasst definierte KPIs, standardisierte Berichtsformate und interaktive Dashboards, die auf die Rolle der Nutzer zugeschnitten sind. Datenintegration, Automatisierung, Qualitätssicherung und klare Governance sorgen dafür, dass die Berichte zuverlässig sind und echten Nutzen bringen. Ein praxisnaher Ansatz mit dokumentierten Vorlagen und Self-Service-Funktionalität stellt sicher, dass Facility Management datengetrieben arbeitet und schnell auf Veränderungen reagieren kann.