CAFM: System-Setup und Basis-Konfiguration

In dieser Phase erfolgt die Installation und Grundkonfiguration der CAFM-Software. Für On-Premise-Systeme bedeutet dies typischerweise die Bereitstellung der Serverinfrastruktur: Betriebssystem, erforderliche Laufzeitumgebungen (z.B. Java, .NET) und die Datenbank. Bei cloudbasierten Lösungen entfällt die lokale Installation – Updates sind hier automatisch und die Skalierung erfolgt meist problemlos über den Cloud-Anbieter.

• Server-Installation: Aufsetzen der Basisanwendungen auf den dafür vorgesehenen Servern (Windows/Linux) oder in der Cloud. Dabei sind auch Fernwartungszugänge (VPN, Remote-Desktop) und Benutzerrechte einzurichten.

• Datenbankanbindung: Einrichten der Datenbank (Schema, Nutzer, Verbindungstests). Sicherstellung von Backup- und Recovery-Prozessen.

• Initialkonfiguration: Vorgabe globaler Parameter (z.B. Standard-Sprache, Systemeinstellungen) – Details siehe Basiskonfiguration.

• Datenmigration: Altdaten aus Vorgängersystemen importieren. Beispielsweise wurden beim CAFM-Start der Stadt Mannheim Räume, Türen und Möbel via CAD-Grundrisse importiert, Mitarbeiterdaten mit Raumzuordnung aus dem Helpdesk übernommen sowie Benutzer- und Rollendaten aus dem Active Directory transferiert.

• Best Practices: Nutzen Sie gegebenenfalls von Herstellern bereitgestellte Installationsskripte oder Automationswerkzeuge. Dokumentieren Sie jede Einrichtung (z.B. Firewall-Regeln, Service-Accounts) in der Betriebsdokumentation, um spätere Wartung zu erleichtern. Achten Sie schon hier auf Datensicherheit (Verschlüsselung, Benutzerrechte) und planen Sie regelmäßige Tests (Wartung, Updates).

• Mehrere Umgebungen: Separate Installationen für Entwicklung/Konfiguration, Test/Abnahme und Produktivbetrieb. Dadurch können Änderungen risikofrei getestet werden, bevor sie ins Live-System übernommen werden.

• Serverstruktur: Lastverteilung (Load Balancing) und Redundanz (z.B. Hochverfügbarkeit der DB) einplanen, vor allem in größeren Umgebungen. In Cloud-Systemen lassen sich Hardwarekapazitäten elastisch anpassen. Beispielsweise bieten Cloud-CAFM-Lösungen „auto-scaling“, was On-Premise-Umgebungen oft fehl.

• Mandantenfähige Architektur: Wenn mehrere Geschäftsbereiche oder Tochtergesellschaften bedient werden, sollte das System mandantenfähig sein. In einer mandantenfähigen Cloud-Lösung (wie dem „Bundestemplate“ des ITZBund) erhält jede Organisationseinheit einen eigenen Mandanten, wodurch Daten und Workflows organisatorisch getrennt bleiben.

• Skalierung: Für wachsende Datenmengen (z.B. Millionen von Raumeinheiten und Assets) ist horizontale Skalierung (zusätzliche Server) oder vertikale (aufgebohrte Server) notwendig. Öffentliche Referenzprojekte zeigen, dass CAFM-Datenbestände schnell in die Millionenobjekt-Klasse wachsen können. Planen Sie daher genügend Kapazität und definieren Sie ein Monitoring, um Engpässe früh zu erkennen.

• Hierarchische Modellierung: Gliedern Sie Standorte (z.B. Konzerngesellschaften), Häuser und Gebäudeteile nach einem sinnvollen Schema. Ein gängiges Referenzmodell (nach GEFMA 100/DIN 276) ordnet FM-Aufgaben und Kostenstellen bestimmten Organisationseinheiten zu.

• Mandantenfähigkeit: Bei mehreren rechtlichen Einheiten oder Konzernbereichen sollten Daten und Auswertungen pro Mandant getrennt werden. FM-Consult empfiehlt: „Mandantenfähigkeit: Trennung von Daten, Reports und Workflows nach Organisationseinheiten“. In der Praxis kann das bedeuten, dass jede Abteilung oder Tochter ihr eigenes CAFM-„Portal“ erhält und nur ihre Objekte sieht.

• Benutzerrechte nach Einheit: Legen Sie Benutzer- und Gruppenrechte so fest, dass Mitarbeiter nur auf ihren Bereich zugreifen. Beispiel: Nutzer in „Standort A“ sehen ausschließlich die Daten dieses Standorts.

• Referenzdaten: Kostenstellen, Abteilungen, Funktionsbereiche etc. werden als Attribute in den Stammdaten hinterlegt. Die CAFM-Software kann so Unternehmensstrukturen (Kostenstellenhierarchien, Verantwortungsbereiche) abbilden. Nutzen Sie dafür möglichst bereits bestehende Strukturdaten.

Durch diese Festlegung vermeiden Sie Datenredundanz und sichern ab, dass z.B. Berichtsläufe korrekt je Mandant gefiltert sind. Eine klare Definition der Organisationshierarchie im Lastenheft zahlt sich hier später aus.

• Zeitzone und Kalender: Stellen Sie Unternehmenszeitzone und Arbeitskalender ein (z.B. Mitteleuropäische Zeit / Sommerzeit, Feiertage).

• Sprache und Lokalisierung: Standard-Sprache (in der Regel Deutsch) konfigurieren; ggf. zusätzliche Sprachen aktivieren. Beziehen Sie Ihre Benutzeroberfläche, E-Mail-Vorlagen und Reports darauf.

• Währungen und Formate: Legen Sie die Hauswährung (z.B. Euro) und ggf. weitere Währungen fest. Nummern- und Datumsformate (Punkt vs. Komma) sollten dem Standard Ihres Landes entsprechen.

• Nummernkreise: Richten Sie Nummernkreise für zentrale Objekte ein (z.B. Auftragsnummer, Vertrags- oder Inventarnummer). Beispielsweise kann man sicherstellen, dass alle Meldungen fortlaufend nummeriert werden, um Verwechslungen auszuschließen.

• Kataloge und Stammdaten: Befüllen Sie grundlegende Kataloge (z.B. Materialgruppen, technische Kategorien, Gebäudetypen) oder übernehmen Sie Herstellerlisten und Normdaten.

• Benachrichtigungseinstellungen: Legen Sie Standard-E-Mail-Absender, -Betreff und Auslöseereignisse (z.B. bei Ticketänderungen) fest.

Bei diesen Einstellungen ist Genauigkeit wichtig, da sie systemweit wirken. Vermerken Sie alle Konfigurationen in der Dokumentation. Typische Stolperfallen sind etwa falsche Währungsangaben oder fehlende Abkürzungslisten, die später bei Datenimporten zu Verwirrung führen können.

• Rollenmodell definieren: Bestimmen Sie Benutzerklassen (z.B. Administrator, Techniker, Fachanwender, externer Dienstleister). Planon etwa arbeitet mit benannten Nutzern („Professional“, „Techniker“, „Self-Service“) und erlaubt eine vollständig konfigurierbare, rollenbasierte Zugriffskontrolle. Legen Sie fest, welche Felder und Module jede Rolle sehen darf.

• Initialer User-Import: Erzeugen Sie die Anfangsbelegschaft – z.B. durch Import aus dem Active Directory oder einer HR-Liste. Dabei können Benutzergruppen automatisch Rollen zugewiesen werden (z.B. alle Techniker aus AD → Rolle „Instandhaltung“). Achten Sie auf saubere Daten (korrekte E-Mail, deaktivierte Keys etc.).

• Authentifizierung: Richten Sie den Zugang ein (z.B. über das CAFM-Login oder Single Sign-On). Moderne Systeme unterstützen SAML/OAuth, um zentrale Identity-Provider (Azure AD, Okta) anzubinden. So können sich Mitarbeitende mit ihren Firmen-Credentials anmelden.

• Passwortrichtlinien: Definieren Sie Sicherheitsregeln (Komplexität, Ablauf, 2FA, Session-Timeout). Sorgen Sie dafür, dass nach Rollenzuweisungen die Benutzer ihr Passwort bei Erstlogin ändern.

• Testzugänge: Legen Sie Testbenutzer an, um Zugangsbeschränkungen zu überprüfen (z.B. darf ein Abteilungsleiter wirklich nur seine Abteilung sehen?).

Dokumentieren Sie das Rollen- und Berechtigungskonzept separat. Gängige Praxis ist außerdem, mit Rollenbenennungen zu arbeiten, die den Unternehmensbezeichnungen entsprechen (z.B. „FM-Technik“). So bleibt das System nachträglich wartbar.

CAFM-Plattformen sind modular aufgebaut. Im Setup werden die benötigten Module aktiviert und eingerichtet – beispielsweise Stammdatenverwaltung, Flächenmanagement, Ticketing/Instandhaltung, Wartungsplanung, Vertragsverwaltung usw.

• Modul-Auswahl: Legen Sie fest, welche Module unmittelbar für den Produktivstart relevant sind (z.B. Instandhaltung) und welche optional später folgen können. Ein gestuftes Rollout (Pilotprojekte) hat sich bewährt.

• Modul-Parametrierung: Für jedes aktive Modul müssen Grundeinstellungen vorgenommen werden (z.B. Wartungsarten im Instandhaltungsmodul, Raumklassifikationen im Flächenmodul, Vorlagen für Tickets). Diese orientieren sich an den definierten Prozessen.

• Datenkopplung: Aktivieren Sie Schnittstellen zwischen Modulen, falls vorhanden (z.B. Verlinkung von Anlagen aus dem Inventar mit Wartungsaufträgen). Oft gibt es bereits vordefinierte Integrationspunkte, die nur freigeschaltet werden müssen.

• Reports und Auswertungen: Legen Sie Standardberichte an (z.B. offener Auftragsbestand, Flächenübersicht). Idealerweise existiert ein fachliches Vorlage-Konzept, nach dem Berichte gegliedert sind.

• Beispiele und Best Practices: Im Projekt der Stadt Mannheim wurden etwa alle „Fachanwendungen“ entsprechend dem Umsetzungsplan konfiguriert und zudem Standardreports erzeugt. Wird an weitere Schnittstellen gedacht, können automatische Tagesabgleiche eingerichtet werden (z.B. täglicher Abgleich der Mitarbeiterdaten und Rauminformationen).

Stellen Sie sicher, dass nach der Konfiguration erste Tests mit realen Geschäftsfällen stattfinden. Auf diese Weise erkennen Sie frühzeitig, ob beispielsweise ein Modul noch umgestellt oder weitere Felder benötigt werden. Dokumentieren Sie alle Aktivierungen inkl. Default-Werte.

Für den Initialbetrieb sind Stammdaten (Gebäude, Räume, Geräte, Mitarbeiter, Verträge etc.) unerlässlich. Meist stellt der CAFM-Anbieter Importvorlagen (Excel/CSV) bereit, die mit den Systemfeldern abgeglichen werden.

• Vorlagen befüllen: Füllen Sie die Vorlagen für jede Datenkategorie. Dies umfasst z.B. alle Räume mit eindeutiger ID, Flächengröße, Standortzuordnung, Gebäudezuordnung.

• Mapping definieren: Ordnen Sie jede Spalte der Vorlage dem entsprechenden Datenfeld im System zu (z.B. „Gebäudecode“ → Objekt-ID). Beachten Sie dabei, dass Fremdschlüssel (z.B. Raum→Gebäude) korrekt aufgelöst werden.

• Datenvalidierung: Erstellen Sie Regeln zur Plausibilitätsprüfung (z.B. darf es keine doppelten Inventarnummern geben). Entfernen oder korrigieren Sie Dubletten und fehlerhafte Einträge vor dem Import. Laut Umfragen führt eine mangelhafte Datenqualität in 60 % der Fälle zu Problemen bei der Migration.

• Test-Import: Führen Sie Probeimporte mit kleinen Datensätzen durch und prüfen Sie die Ergebnisse. So erkennen Sie z.B. fehlende Pflichtfelder oder falsche Nummernkreise, bevor die Massenimporte laufen.

• Iterativer Abgleich: Wiederholen Sie den Abgleich für Lieferantenlisten, Wartungsintervalle oder Kostenstellen, indem Sie sukzessive Daten importieren und validieren.

• Praxis-Tipp: Bereiten Sie die Daten im Vorfeld gründlich auf (Dubletten bereinigen, einheitliche Schreibweisen). Es gibt Tools, die bei der Datenbereinigung helfen. Nach dem Import sollten alle Stammdaten vollständig und fehlerfrei in den Katalogen vorliegen.

• Pflichtfelder: Definieren Sie für jede Datenart obligatorische Felder (z.B. darf ein Raum keine Inventardaten haben, wenn kein Gebäudebezug gesetzt ist).

• Validierungsregeln: Konfigurieren Sie Prüfungen wie Wertebereiche oder Datumslogik (z.B. Wartungsdatum muss nach Anschaffungsdatum liegen).

• Sichtbarkeiten: Legen Sie fest, welche Datensätze ein Benutzer im Überblick sehen darf. Dies kann auf Objektebene (z.B. „nur eigene Arbeitsaufträge“) oder Feldniveau (z.B. „Kostenstellen für Techniker unsichtbar“) geschehen.

• Standardwerte: Hinterlegen Sie sinnvolle Vorgabewerte (z.B. Standard-Währung „EUR“, Standard-Prozentsatz). Das verhindert Fehleingaben bei fehlenden Angaben.

• Genehmigungs-Workflows: Falls im CAFM verfügbar, stellen Sie einfache Freigabeprozesse ein (z.B. Genehmigung für Raumumbau). Diese regeln Rechte und Sichtbarkeit dynamisch.

Solche Regelwerke unterstützen die Datenqualität langfristig. Übliche Stolperfallen hier sind übermäßig restriktive Pflichtfelder oder unklare Regeln, die Benutzer umgehen wollen. Passen Sie die Regeln regelmäßig an die betrieblichen Erfahrungen an.

• Dashboards erstellen: Legen Sie Start-Dashboards für die wichtigsten Kennzahlen an (z.B. aktueller Auftragsbestand, Auslastung der Flächen, Störungsaufkommen). Nutzen Sie dazu die im System vorhandenen Widgets (Diagramme, Tabellen).

• Standardberichte: Erstellen Sie Vorlagen für regelmäßige Reports (z.B. Monatsbericht Instandhaltung, Kostenübersicht). Planen Sie Filterparameter (Zeitraum, Standort, Status).

• Filter- und Sichtregel: Bestimmen Sie, welche Filter von welchen Nutzern gesetzt werden können. In vielen Systemen lassen sich Dashboards einschränken: Beispielsweise kann ein Feldmounter nur seine eigenen Jobs sehen oder ein bestimmten Dashboard als Startseite bekommen. Typische Optionen sind: „Standard-Dashboard definieren“, „Zugriff auf Dashboards einschränken“ oder „Filter speichern“.

• Landing Pages: Legen Sie für Nutzergruppen ein Standard-Dashboard als Startseite fest (z.B. Servicedesk-Mitarbeiter sehen automatisch das Ticket-Dashboard).

• Dokumentation und Schulung: Dokumentieren Sie, welche Berichte und Dashboards eingerichtet wurden. Schaffen Sie ggf. eine kleine Bibliothek mit Reportbeschreibungen.

Dank dieser Vorarbeiten stehen den Anwendern bereits nach dem Go-Live aussagekräftige Auswertungen zur Verfügung. Dies erhöht die Akzeptanz, da sich die Nutzer von Anfang an gezielt informieren können.

Eine umfassende Dokumentation ist ein Muss. Sie dient als Handbuch für Administratoren, Support und spätere Systemanpassungen.

• Systemarchitektur: Skizzen/Diagramme der Serverumgebung, Netzwerktopologie und Interfaces.

• Parameterübersichten: Listen aller wichtigen Einstellungen (z.B. Nummernkreise, Kataloge, Aktivierungsflags) mit Beschreibung.

• Screenshots: Wichtige Bildschirme der Konfigurationsoberfläche dokumentieren (z.B. Rollenverwaltung, Workflows).

• Durchgeführte Schritte: Checklisten oder Logbücher aller Installations- und Konfigurationsschritte (inkl. Datum, verantwortliche Person).

• Schnittstellen-Dokumentation: Beschreibung, welche Daten woher kommen (z.B. AD-Import, CAD-Übernahme, ERP-Schnittstellen).

• Training und Support: Angehängte Schulungsunterlagen (Präsentationen, Handouts) und Kontaktlisten (Admin, Key-User, Helpdesk).

Die Dokumentation sollte revisionssicher abgelegt und zeitnah aktualisiert werden. So kann z.B. ein neuer Systembetreuer schnell nachvollziehen, wie alles eingerichtet ist. Fehlende Dokumentation gilt als typischer Stolperstein im langfristigen Betrieb!

• Projektleitung und Key-User: Benennen Sie einen Projektleiter und einen Stellvertreter mit den erforderlichen Vollmachten. Weitere Key-User aus FM, IT und betroffenen Fachabteilungen sollten benannt werden, um Unterstützung zu leisten.

• Schulung und Training: Führen Sie Trainings für Administratoren und Endanwender durch. Schulungsmaterialien (Benutzerhandbuch, Videos) müssen bereitliegen. In der Praxis wird oft auch ein Fahrplan ausgegeben, z.B. „Admin-Training“, „Basis-User-Schulung“.

• Übergabe ins Tagesgeschäft: Legen Sie fest, wie der Support organisiert ist (z.B. internes CAFM-Team, externer Dienstleister). Definieren Sie Eskalationswege für auftretende Probleme.

• Go-Live-Prozesse: Planen Sie den finalen Cutover: Endgültige Datenmigration, Test aller Schnittstellen und das Abschalten des Altsystems. Beim Projekt Mannheim z.B. wurde zum Live-Gang die finale Datenmigration durchgeführt und parallel alle alten Systeme außer Betrieb genommen.

• Verantwortlichkeiten laufend: Bestimmen Sie eine(n) zukünftige(n) Systembetreuer(in) (oft IT-FM-Schnittstelle). Regelmäßige Wartungen, Updates und Berechtigungsprüfungen liegen in dessen Verantwortung.

• Lessons Learned: Führen Sie nach dem Rollout eine Nachbesprechung mit allen Beteiligten durch, um Erfahrungen zu dokumentieren (Stolpersteine, Optimierungspotenzial).

Eine klare Zuordnung der Aufgaben sichert, dass das CAFM-System nachhaltig betrieben wird. Nur so können die Verantwortlichen auch bei späteren Änderungen (neue Module, Systemupgrade) schnell handeln.

Das System-Setup ist ein mehrstufiger Prozess, der von der Technik (Installation, Konfiguration) über organisatorische Strukturen bis hin zu Schulung und Dokumentation reicht. Checklisten helfen, nichts zu übersehen. Typische Stolperfallen wie ungenaue Daten oder fehlende Tests gilt es zu vermeiden. Mit Best Practices (z.B. schrittweiser Rollout, Pilotbetrieb, klare Dokumentation) gelingt ein erfolgreicher Start des CAFM-Systems.