Kundenanforderungen zur Umsetzung in ein CAFM-Lastenheft

Benötigte Information: Die aktuelle FM-Organisation des Unternehmens: Anzahl der Standorte und Gebäude, interne Aufbauorganisation des Facility Managements (Rollen, Verantwortlichkeiten, Anzahl der Nutzer des Systems), sowie bestehende FM-Prozesse und deren Ablauf. Ebenfalls wichtig: der Grad der Fremdvergabe vs. Eigenleistung im FM (z. B. eigene Hausmeister vs. externer Dienstleister) und aktuelle Schmerzpunkte in der Organisation (Medienbrüche, Insellösungen).

Warum relevant: Die organisatorische Ausgangslage bestimmt, wie das CAFM-System eingeführt und genutzt wird. Kennt man die Struktur und Prozesse, kann man das System passgenau konfigurieren und die User-Rollen und Rechte im System definieren. Zudem zeigen Anzahl Gebäude und Nutzer, welchen Lizenzumfang man benötigt und wie komplex das System werden darf. Die Analyse der bestehenden FM-Prozesse ist ein zentraler Bestandteil des Lastenhefts – sie zeigt, an welchen Stellen im Ablauf das CAFM-System unterstützen soll und wo organisatorische Anpassungen nötig sind.

Entscheidungen: Festlegung, wer im Unternehmen das CAFM nutzen und administrieren wird (z. B. zentrale CAFM-Stelle vs. verteilte Nutzung in Abteilungen). Entscheidung über eventuelle Prozessanpassungen: Sollen etablierte Abläufe beibehalten oder im Zuge der CAFM-Einführung optimiert werden? Außerdem: Entscheidung, ob externe Beratung oder Schulung für Change-Management nötig ist (z. B. Einbindung eines FM-Beraters). Ebenso ist zu entscheiden, ob gewisse FM-Leistungen künftig intern anders organisiert werden (z. B. zentrale Datenpflege durch CAFM-Administrator).

Benötigte Information: Gegebene IT-Infrastruktur und -Strategie: Bevorzugt das Unternehmen Cloud-Lösungen oder On-Premise? Welche Server, Datenbanken und Betriebssysteme sind vorhanden? Wie ist die Netzwerkarchitektur (für standortübergreifende Nutzung)? Ebenfalls: verfügbare Endgeräte für die Nutzer (PCs, Laptops, mobile Devices für Techniker) und bestehende Sicherheitsvorgaben der IT (z. B. Nutzung von VPN, Firewall-Einschränkungen). Auch wichtig: vorhandene Identitätsmanagement-Systeme (Active Directory/LDAP für Single Sign-On) und Backuplösungen.

Warum relevant: Die technische Ausgangslage setzt den Rahmen für die CAFM-Software. Ein Abgleich mit der IT-Strategie verhindert später Konflikte – z. B. wenn Cloud-Lösungen aus Datenschutzgründen unerwünscht sind, muss dies im Lastenheft berücksichtigt werden. Informationen zu Hardware und mobilen Geräten sind wichtig, um Funktionen wie mobiles Arbeiten (z. B. digitales Erfassen von Mängeln vor Ort) einplanen zu können. Kompatibilität mit der bestehenden Infrastruktur ist wesentlich für die technische Machbarkeit und Integrationsfähigkeit des Systems.

Entscheidungen: Cloud vs. On-Premise: Auswahl des Betriebsmodells basierend auf IT-Vorgaben, Kosten und gewünschter Flexibilität. Festlegung von technologischen Mindestanforderungen (z. B. muss die Software mit gängigen Browsern laufen, benötigtes Datenbankmanagementsystem, unterstützte Schnittstellenprotokolle). Entscheidung, ob Mobile-Fähigkeit zwingend ist (z. B. native App für Techniker) und ob ggf. neue Geräte angeschafft werden. Zudem: Entscheidung zur IT-Betreuung (wird die Software durch die interne IT oder den Anbieter betrieben?) – diese beeinflusst spätere Betriebs- und Supportprozesse.

Benötigte Information: Gewünschte Fachfunktionen und Module des CAFM, abgeleitet aus den FM-Prozessen. Üblich sind Module für Flächenmanagement, Instandhaltungsmanagement, Reinigungsmanagement, Schlüssel- und Zugangsmanagement, Buchungs-/Reservierungsmanagement, Inventarverwaltung, Umzugsmanagement, Energiemanagement, Sicherheit/Arbeitsschutz, Vertrags- und Budgetmanagement, Helpdesk/Störmeldungen usw.. Es ist zu ermitteln, welche dieser Anwendungsbereiche im Unternehmen relevant sind (z. B. nur Gebäudemanagement und Reinigung, oder zusätzlich Fuhrpark, etc.) und in welcher Priorität.

Warum relevant: Die Auswahl der FM-Anwendungsbereiche bestimmt den Funktionsumfang des Systems. Ein CAFM kann viele Bereiche abdecken, doch jedes Modul bedeutet zusätzlichen Aufwand bei Einführung und Datenpflege. Deshalb müssen die benötigten funktionalen Anforderungen klar beschrieben und priorisiert werden. Nur so können Anbieter passgenaue Angebote machen und es wird sichergestellt, dass das System die wichtigsten Prozesse unterstützt. Zudem dienen anerkannte Kriterienkataloge (z. B. GEFMA 444) als Referenz, um nichts Wesentliches zu vergessen – sie beschreiben den Funktionsumfang von CAFM-Systemen sehr gut.

Entscheidungen: Entscheidung, welche Module/Funktionen ab Tag 1 eingeführt werden und welche eventuell in Ausbaustufen folgen. Priorisierung der Kernfunktionen (z. B. Wartungsplanung zuerst, später Reservierungsmanagement). Zudem: Entscheidung, ob man sich auf Standardfunktionen der Software beschränkt oder Spezialanpassungen vornehmen lässt für spezifische Prozesse (Abwägung von Kosten/Nutzen). Schließlich muss entschieden werden, ob gewisse Funktionen extern angebunden statt im CAFM selbst abgebildet werden (z. B. separater Helpdesk vs. integriertes Helpdesk-Modul).

Benötigte Information: Bestehende Software-Systeme, mit denen das CAFM Daten austauschen soll. Typische Beispiele: ERP-Systeme (z. B. SAP für Finanz-/Anlagenbuchhaltung oder Personalstammdaten), Gebäudeleittechnik/GLT bzw. Building Management Systems (für techn. Anlagen und Störmeldungen), CAD-Systeme/BIM (zur Übernahme von Gebäudeplänen), IoT-Sensorik (Zählerstände, Raumauslastungssensoren), Zutrittskontrollsysteme (für Türschließanlagen), sowie Weitere Fachanwendungen (z. B. Energiecontrolling-Software, Reinigungsplanungssoftware, Helpdesk-System, Dokumentenmanagement). Zu jedem relevanten System: Art der zu tauschenden Daten, Format und Aktualisierungsbedarf (Echtzeit vs. periodisch).

Warum relevant: Schnittstellen sorgen für Datenintegrität und Effizienz, indem Doppelarbeit vermieden wird. Beispielsweise sollte das CAFM an die Gebäudeautomation angebunden werden, um Betriebsdaten wie Zählerstände oder Störmeldungen automatisiert zu übernehmen. Definierte Schnittstellen stellen sicher, dass das CAFM nahtlos in die bestehende IT-Landschaft passt und z. B. Stammdaten (Mitarbeiter, Kostenstellen) nicht doppelt gepflegt werden müssen. Sie ermöglichen zudem erweiterte Funktionen – etwa Alarmmeldungen aus der GLT direkt ins CAFM-Helpdesk. Ohne diese Infos im Lastenheft können wichtige Integrationsbedarfe übersehen werden, was später teuer wird.

Entscheidungen: Auswahl, welche Systeme angebunden werden und in welcher Tiefe. Z. B. Entscheidung SAP-Kopplung ja/nein: Soll das CAFM Finanz- und Stammdaten aus SAP erhalten oder Aufträge nach SAP PM melden? Entscheidung über Schnittstellen-Technologie (z. B. offene REST-API vs. proprietiver Import). Priorisierung: Welche Schnittstellen sind unverzichtbar zum Start (z. B. Import von Personal- und Flächendaten) und welche können später folgen. Ebenso: Entscheidung, wer die führende Datenquelle für bestimmte Informationen ist – z. B. werden Flächen ausschließlich im CAFM gepflegt und ans ERP gemeldet, oder umgekehrt? Bei komplexen Anlagen: Entscheidung, ob eine Live-Integration mit Gebäudeautomation nötig ist (gemäß VDI 3814 bedeutet Integration hierbei den automatisierten Informationsaustausch zwischen Systemen) oder ob Daten manuell importiert ausreichen.

Benötigte Information: Verfügbarkeit und Qualität der Bestandsdaten: Welche Daten liegen bereits vor zu Gebäuden, Flächen, Anlagen, Verträgen etc.? In welchen Formaten (Excel-Listen, CAD-Zeichnungen, PDF-Pläne, Access-Datenbanken)? Gibt es ein aktuelles Raum- und Flächenbuch, technische Anlagenlisten, Wartungspläne, Schließpläne? Wichtig ist auch, ob es einheitliche Schlüssel und Bezeichnungen gibt (Raumnummernsystematik, Gebäudekennzeichnungen) oder ob hier erst Standards geschaffen werden müssen. Zusätzlich: Umfang der zu migrierenden Dokumente (Baupläne, Verträge, Wartungsnachweise).

Warum relevant: Der Datenbestand ist das Herzstück des CAFM – seine Qualität entscheidet über den Nutzen. Ein Lastenheft muss klären, wie die Datenmigration erfolgt und welche Vorarbeiten nötig sind. Liegen z. B. CAD-Pläne vor, können Räume und Flächen daraus ins System übernommen werden; fehlen solche Daten, muss evtl. eine Nacherfassung geplant werden. Einheitliche Nomenklatur und Kennzeichnung sind nötig, damit das CAFM als Single Source of Truth funktionieren kann. Eine konsolidierte, aktuelle Datenbasis sorgt für zuverlässige Auswertungen und verhindert Inkonsistenzen. Zudem beeinflusst der Datenumfang den Projektaufwand und die Dauer erheblich.

Entscheidungen: Entscheidung, welche Daten ins System übernommen werden und mit welcher Priorität. Festlegung, ob man fehlende Daten vor der Einführung erhebt oder ggf. zu Projektstart mit Teildaten beginnt. Entscheidung über Datenstandards: z. B. Einführung einer einheitlichen Raum- und Gebäude-Kennzeichnung (wenn noch nicht vorhanden, muss sie definiert und im CAFM umgesetzt werden). Zudem: Auswahl der Migrationsstrategie – automatisierter Import (sofern Daten digital vorliegen) vs. manuelle Eingabe vs. Dienstleisterbeauftragung für Datenerfassung. Nicht zuletzt ist festzulegen, wie man die Datenpflege kontinuierlich sicherstellt (Verantwortlichkeiten für Updates, Verfahren bei Änderungen, z. B. Umbauten).

Benötigte Information: Anforderungen an Reports, Auswertungen und Dashboards, sowohl für interne Zwecke (Management-Kennzahlen, Controlling im FM) als auch externe Pflichten. Welche Kennzahlen sollen regelmäßig ausgewertet werden? Beispiele: Flächenauslastung, freie Flächen, Anzahl Störungen, Wartungsstatus, Reinigungshäufigkeiten, Energieverbräuche, CO₂-Emissionen, FM-Kosten pro m², Budgetabweichungen. Ebenso: benötigte Berichtsformate (grafische Analysen, Tabellen, Export nach Excel, PDF-Berichte) und Frequenzen (monatlich, jährlich, ad-hoc). Extern relevant sind z. B. Berichte für Behörden (Energiereporting, Nachhaltigkeitsberichte) oder Eigentümer.

Warum relevant: Ein Hauptnutzen von CAFM ist die Transparenz durch Auswertungen. Das Lastenheft muss daher festhalten, welche Auswertungen auf Knopfdruck möglich sein müssen. Beispielsweise erwarten viele Unternehmen eine Flächenauswertung nach Nutzungsarten gemäß DIN 277, Auslastungsgrade und Verteilungsübersichten für jeden Zeitraum. Solche Berichte müssen vom System bereitgestellt werden (idealerweise sowohl tabellarisch als auch grafisch gefärbte Grundrisse). Ohne klar definierte Reporting-Anforderungen kann es passieren, dass im ausgewählten System entscheidende Kennzahlen fehlen oder umständlich aufbereitet werden müssen. Zudem sind für gesetzliche Berichtspflichten (z. B. Energieberichte, CSRD) entsprechende Funktionen/Filter erforderlich, was früh bedacht werden muss.

Entscheidungen: Festlegung der Schlüsselkennzahlen (KPIs) im FM, die mit dem CAFM verfolgt werden sollen. Entscheidung, ob das interne Berichtswesen ausschließlich im CAFM erfolgt oder ob Daten ins bestehende BI-System übertragen werden (Integration vs. Stand-alone Reporting). Außerdem: Entscheidung über Report-Vorlagen – sollen Standardreports der Software genutzt oder individuelle Berichte erstellt werden? Priorisierung, welche Berichte sofort ab Go-Live verfügbar sein müssen (z. B. Flächennutzung, Wartungsstatus) und welche in Phase 2 folgen können. Auch festzulegen: Verantwortlichkeiten für die Erstellung und Pflege von Berichtsdefinitionen (Benutzer, die Reports bauen, vs. Unterstützung durch den Anbieter).

Benötigte Information: Geplantes Betriebsmodell und Supportkonzept: Wer ist für den laufenden Betrieb der Anwendung verantwortlich (internes IT-Team, externer Dienstleister, Software-Anbieter)? Welche Supportzeiten und Reaktionszeiten werden erwartet (z. B. bei Störungen)? Zudem: Anforderungen an Updates und Wartung (wie häufig, mit welchen Testverfahren). Informationen zur Nutzeranzahl und ihrem Standort sind relevant, um den Betrieb (Netzwerk, Serverkapazität) auszulegen. Falls on-premise: Informationen zum Serverstandort, Backup-Intervallen und Ausfallsicherheit. Falls Cloud: gewünschte Verfügbarkeitszusagen (SLA) und Datenhosting (z. B. in EU).

Warum relevant: Ein CAFM-System entfaltet seinen Nutzen nur bei zuverlässigem Betrieb. Im Lastenheft müssen daher Anforderungen an Verfügbarkeit, Performance und Unterstützung festgelegt werden, um im Vertrag mit dem Anbieter entsprechende Service Levels zu vereinbaren. Beispielsweise ist zu definieren, ob ein 24/7-Zugriff nötig ist oder ob Wartungsfenster toleriert werden. Ohne diese Angaben könnte es später zu Unterbrechungen im FM-Alltag kommen (z. B. wenn das System während Arbeitszeit upgedatet wird). Außerdem beeinflusst das Betriebsmodell die Kosten: Cloud-Modelle umfassen meist Wartung, während bei Eigenbetrieb interne Ressourcen bereitstehen müssen.

Entscheidungen: Entscheidung, ob der Betrieb intern oder extern erfolgen soll. Falls extern (Cloud/SaaS): Auswahl des Service-Pakets (Standard vs. Premium Support, ggf. 24/7). Falls intern: Entscheidung über benötigte Ressourcen (Admin, DB-Admin etc.) und Schulung dieser. Festlegung von Betriebskennzahlen: z. B. mindestens 99% Systemverfügbarkeit, max. x Stunden Downtime bei Störung. Entscheidung zu Backup- und Notfallkonzept (z. B. tägliche Backups, Disaster-Recovery-Vorgaben) in Abstimmung mit Unternehmens-IT. Ebenso: Plan für regelmäßige Updates – Entscheidung, ob immer die neueste Version genutzt wird oder Update erst nach Freigabe durch internes Change Management.

Benötigte Information: Anforderungen an die IT-Sicherheit des Systems und das Berechtigungskonzept. Zu erheben: Welche sensiblen Daten werden im CAFM gehalten (Personaldaten der Mitarbeiter, sicherheitsrelevante Gebäudepläne, Schließplandaten, evtl. Vertrags- und Kostendaten) und welcher Schutzklasse diese unterliegen. Unternehmensinterne Security-Policies (Passwortstandards, ggf. Zwei-Faktor-Authentifizierung) müssen bekannt sein. Ebenso: braucht es Mandantentrennung (falls das System für mehrere Gesellschaften genutzt wird) oder besondere Verschlüsselung (z. B. von Grundrissplänen)?

Warum relevant: Da ein CAFM detailreiche Gebäude- und Personaldaten enthält, ist ein hohes Sicherheitsniveau Pflicht. Ein durchdachtes Berechtigungskonzept verhindert unautorisierten Zugriff – z. B. sollten Nutzer nur die für sie relevanten Objekte sehen (Reinigungsdienst sieht Reinigungsbereiche, aber nicht vertrauliche Verträge). Mögliche Angriffspunkte (etwa übers Internet erreichbare Webmodule) müssen berücksichtigt und abgesichert sein. Zudem fordert die DSGVO technischen und organisatorischen Schutz personenbezogener Daten – das Lastenheft muss also entsprechende Funktionen verlangen (Logging, Zugriffshistorie, Löschkonzepte). Ohne klare Sicherheitsanforderungen könnten Angebote gewählt werden, die den internen Compliance-Vorgaben nicht genügen.

Entscheidungen: Entscheidung über das Rollenkonzept im System: Welche Rollen/Rechte werden definiert (z. B. Administrator, Wartungsplaner, externe Dienstleister mit Lesezugriff) und wie fein granular sollen Berechtigungen gesteuert werden. Festlegung, ob eine Anbindung ans zentrale Single Sign-On erfolgt (für bequemere und sichere Authentifizierung) oder lokale Accounts genutzt werden. Entscheidung, ob das System ausschließlich im Intranet laufen darf oder extern erreichbar sein soll (z. B. für mobile Nutzer – beeinflusst Firewall/VPN-Einsatz). Außerdem: Entscheidung über verschärfte Sicherheitsmaßnahmen – z. B. Bedarf für 2-Faktor-Authentifizierung bei kritischen Funktionen, regelmäßige Penetrationstests, Verschlüsselung von Dateien in der Datenbank, etc., je nach Sensibilität der Daten.

Benötigte Information: Geplantes Budget für die CAFM-Einführung und den laufenden Betrieb. Wichtig ist die Aufschlüsselung: Software-Lizenzkosten (einmalig oder Abonnement), Implementierungskosten (Beratung, Anpassung, Datenübernahme), Schulungskosten und erwartete Betriebskosten pro Jahr. Zudem: Kosten-Nutzen-Analyse bzw. erwartete Einsparungen durch das System. Falls vorhanden, Richtwerte aus dem Markt oder GEFMA 460 (Wirtschaftlichkeitsberechnung) heranziehen, um das Budget einzuordnen.

Warum relevant: Ein CAFM-Projekt ist eine Investition, die gut geplant sein muss. Übliche Einführungsprojekte können fünfstellig bis sechsstellige Summen kosten und jährliche Folgekosten von mehreren Tausend Euro verursachen. Ohne klare Budgetvorgabe besteht die Gefahr, dass das Lastenheft entweder überzogene Anforderungen stellt (die kein Anbieter im Budgetrahmen erfüllen kann) oder Chancen zur Einsparung verpasst. Außerdem ist die Wirtschaftlichkeit ein wichtiges Entscheidungskriterium – das Lastenheft sollte daher alle Kostenfaktoren und erwartbaren Nutzen enthalten, um später den ROI bewerten zu können.

Entscheidungen: Entscheidung über die Budgethöhe und -freigabe: Wie viel darf das System maximal kosten (Anschaffung + jährlich)? Daraus folgend: Entscheidung, welcher Leistungsumfang realistisch im Budget umzusetzen ist – ggf. müssen optional gewünschte Module in eine zweite Phase verschoben werden. Festlegung des Lizenzmodells: z. B. Mietmodell (jährliche Subscription, OPEX) vs. Kauf + Wartungsvertrag (CAPEX). Auch zu entscheiden: Soll eine Wirtschaftlichkeitsrechnung (z. B. nach GEFMA 460) durchgeführt werden, um Investitionsalternativen zu vergleichen? Schließlich: Priorisierung der Ausgaben – z. B. mehr Budget für qualitativ bessere Datenaufbereitung oder für zusätzliche Module? Diese Weichenstellungen sichern, dass das Projekt finanziell auf soliden Füßen steht.