CAFM ohne GIS-Kopplung

Flächenmanagement und Flächenauswertungen: Die Flächenverwaltung im CAFM ermittelt Brutto- und Nettogrundflächen nach Norm, auch ohne GIS. Moderne CAFM-Systeme unterstützen die Berechnung nach DIN 277 intern Dabei werden die Flächenhierarchien (Gebäude/Etage/Raum) gepflegt und die Flächenwerte – etwa Mietfläche oder Verkehrszonen – in den Raumstammdaten hinterlegt. Die Flächenkennzahlen (z. B. Netto-Grundfläche, vermietbare Fläche) werden automatisch aus den Rauminformationen ermittelt und pro Etage/Gebäude aggregiert. Ohne GIS-Zugriff werden CAD-Zeichnungen oder eingescannte Pläne als Grundlage genutzt: Die Flächen können im CAD gemessen und dann in das CAFM eingetragen werden. So können Flächenbelegungs- und Kostenanalysen (Leerstandsquote, Kosten pro m² usw.) auch rein tabellarisch erfolgen.

Standortbezüge und Objektzuordnung: Gebäude, Technik und Assets erhalten ihre Standortbezüge über die CAFM-typische Raum- bzw. Etagenstruktur. Jedes Inventar- oder Anlageteil wird mit einem eindeutigen Standort versehen (z. B. „Gebäude A, 2. Obergeschoss, Raum 201“). Auf diese Weise weiß man auch ohne Karten, wo sich z. B. ein Aufzug oder eine Maschine befindet. Manche Systeme erlauben zudem lokale Koordinaten oder Rasterangaben in einem Gebäudeplan (z. B. Abstände in X/Y von einem Gebäudeeck), die aber manuell oder über CAD-Stützpunkte verwaltet werden müssen. Wichtig ist eine eindeutige Nummerierung der Räume/Flächen – auch Lücken in der Nummerierung sind zulässig, solange sie dokumentiert sind. Auf diese Raumreferenz aufbauend werden alle Asset-Listen und Wartungsaufträge abgewickelt: Ein Raumstammdatensatz kann z. B. mehrere Geräte enthalten, die dort installiert sind. So bleibt die Raumzuordnung auch ohne Karten nachvollziehbar.

Dokumentation von Leitungskataster und unterirdischer Infrastruktur: Auch Leitungsnetze (Wasser, Gas, Abwasser, Strom, Fernwärme) lassen sich ohne GIS verwalten, meist in einem speziellen CAFM-Modul. Hier werden alle Netzkomponenten (Leitungsabschnitte, Schächte, Armaturen etc.) in Tabellen erfasst. Die Stammdaten können aus CAD-Plänen oder Tabellen übernommen werden. Ohne GIS werden dazu üblicherweise DWG-Zeichnungen der Technischen Planung genutzt: CAD-Importfunktionen lesen die Haltungen und Schächte ein, die dann den CAFM-Objekten zugeordnet werden. Vermessungsdaten über Versorgungsleitungen (z. B. Lage- und Höhenpläne) werden als PDF/DWG als Datei hinterlegt. Die Zuordnung zu Liegenschaften oder Gebäuden erfolgt dann etwa über den Flurstückszusammenhang oder manuell eingetragene Koordinaten/Referenzpunkte. Auf diese Weise kann der CAFM-Admin auch ohne kartentechnische Darstellung einen funktionsfähigen Leitungskataster führen. Wartungs- oder Prüftermine (Reinigung, Dichtheitsprüfung etc.) werden über die erfassten Leitungskomponenten organisiert, und jeder Eintrag im Leitungs-Register verweist auf die zugehörigen Unterlagen (Revisionspläne, Bauakten) im DMS.

Schnittstellen zu Ämtern, Planern und Dienstleistern: Da keine automatische GIS-Schnittstelle existiert, erfolgt der Datenaustausch über standardisierte Dokumente. Vermessungsbüros, Planer oder Ämter liefern Lagepläne, Flurkarten und Vermessungsunterlagen in konventionellen Formaten (DWG, PDF). Der CAFM-Betreiber legt fest, dass eingehende Pläne systematisch an den zuständigen CAFM-Administrator weitergeleitet werden (z. B. per E-Mail oder über ein Austauschportal). Dieser pflegt die Pläne in das CAFM-System ein, etwa indem er sie als neue Version hinterlegt oder die relevanten Stammdaten (z. B. Flurstücksdaten, Adressen, Flächengrößen) manuell aktualisiert. Kommunikation erfolgt über Projekt- oder Baubesprechungen – die Pläne selbst liegen immer als statische Kopien vor. Wichtig ist hier eine klare Dokumentation: Jeder Austausch von Vermessungsdaten wird im CAFM protokolliert (mit Datum, Bearbeiter), sodass der „Herkunftsnachweis“ der Lageinformationen gegeben ist.

Umgang mit Plänen, Luftbildern und Kartenausschnitten: Im CAFM werden alle statischen Dokumente zentral gespeichert – von Bau- und Lageplänen bis zu Luftbildern. Moderne CAFM-Lösungen können dabei selbst DWG/PDF-Grundrisse einlesen und interaktiv darstellen. So können etwa Raumgrenzen automatisch erkannt und Flächen farblich hervorgehoben werden. Inventargegenstände (Möbel, Maschinen, Außenanlagen) lassen sich per Drag-&-Drop in die Pläne einzeichnen und mit Rauminformation verknüpfen. Änderungen in den Plänen (z. B. Umbau eines Grundrisses) können über neue Planrevisionen ins System übernommen werden. Auch Karten- und Luftbildausschnitte werden als Hintergrundbilder oder eingescannte Grafiken angelegt. Diese „digitalen Schnipsel“ sind zwar nicht georeferenziert, dienen aber als visuelle Hilfe. Durch Verknüpfung mit den Flächendaten im CAFM kann man auch ohne GIS die Geländegestaltung einbeziehen (z. B. Markierung von Außenflächen oder Zufahrtswegen). Alle Pläne bleiben Version für Version nachvollziehbar und sind an den jeweiligen Objekten (Gebäude, Raum, Netzkomponente) abgelegt.

Ablage, Versionierung und Nachvollziehbarkeit: Alle Pläne, Karten und Dokumente werden zentral im CAFM (bzw. im angebundenen DMS) abgelegt. Die Systeme bieten eine Dokumentenverwaltung mit Versionierung: Jeder neue Plan- oder Kartenstand wird als neue Version gespeichert. Die Historie dokumentiert wer wann welche Datei bearbeitet oder ersetzt hat. So sind Änderungen jederzeit nachvollziehbar. Beispielsweise erkennt man auf einen Blick, welcher Grundriss im Oktober 2024 eingepflegt wurde und welche Person die letzte Änderung vorgenommen hat. Ein solcher DMS-gesteuerter Workflow erhöht die Transparenz und vermeidet Informationsverluste durch veraltete Pläne. Zudem legt man fest, wer für welche Dokumente zuständig ist: Die klare Festlegung von Verantwortlichkeiten (z. B. CAFM-Administrator, Liegenschaftsverwaltung) und automatisierte Protokollierung verbessern die Qualität der Datenhaltung.

Koordination und Verantwortlichkeiten: Eine stringente Prozesseinteilung ist zentral, wenn kein GIS-Expertenteam zur Verfügung steht. Die Liegenschaftsverwaltung (bzw. das Immobilienmanagement) übernimmt die Pflege der Flurstücks- und Eigentümerdaten. Vermessungsingenieure oder Planer liefern aktuelles Kartenmaterial und Messdaten. Der CAFM-Administrator sorgt dafür, dass diese Unterlagen ins System integriert werden und dass Räume, Flächen und Assets korrekt benannt sind. Bei Änderungen (z. B. Um- und Neubauten) wird üblicherweise ein festgelegter Ablauf eingehalten: Die Fachabteilung meldet den Änderungsbedarf, die Vermessung aktualisiert Lagepläne, und der CAFM-Admin spielt die neuen Pläne ein und passt die Flächendaten an. Durch diese Arbeitsteilung und klare Zuständigkeitsregelung (z. B. „Team Vermessung aktualisiert Pläne“, „CAFM-Admin lädt Dokumente hoch“) bleibt auch ohne GIS-Integration der Gesamtprozess konsistent und nachvollziehbar.