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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken
Facility Management: FM-Software » Strategie » Vorbereitung » Vorgehensmodell
Die Einführung oder grundlegende Erneuerung eines CAFM-Systems ist kein reines IT-Projekt. Prozesse, Daten, Organisation, Schnittstellen, Technik und Nutzer müssen gleichzeitig entwickelt werden. Ein verbindliches Vorgehensmodell schafft dafür Struktur und verhindert, dass Softwareentscheidungen getroffen werden, bevor Anforderungen und betriebliche Zielsetzungen ausreichend geklärt sind.
Vorbereitung → Anforderungen → Lösungsdesign → Auswahl und Beschaffung → Konfiguration → Migration und Integration → Test → Schulung → Rollout → Betriebsübergabe
Zwischen den Phasen sollten klare Ergebnisse und Entscheidungspunkte definiert werden. So lässt sich beispielsweise vermeiden, dass umfangreiche Konfigurationen beginnen, obwohl Datenmodell oder Soll-Prozesse noch nicht abgestimmt sind.
verabschiedetes Zielbild,
abgestimmter Projekt-Scope,
Soll-Prozesslandkarte,
priorisierter Anforderungskatalog,
Daten- und Schnittstellenkonzept,
freigegebene Lösungsarchitektur,
Test- und Abnahmekonzept,
Migrationsplanung sowie
Go-live- und Rollout-Plan.
CAFM-Projekte besitzen zahlreiche fachliche und technische Abhängigkeiten. Stammdaten müssen beispielsweise ausreichend bereinigt sein, bevor eine Produktivmigration sinnvoll durchgeführt werden kann. Schnittstellen benötigen definierte Zielsysteme und Datenmodelle. Schulungen setzen wiederum eine weitgehend stabile Konfiguration voraus.
Der Terminplan sollte diese Abhängigkeiten sichtbar machen und realistische Puffer für Prüfung, Korrektur und Freigabe enthalten.
Ein CAFM-Projekt benötigt nicht nur externe Implementierungsressourcen. Besonders wichtig sind interne Fachvertreter.
Facility Management → IT → Datenschutz und Informationssicherheit → Einkauf → Controlling → Personal → Key User → gegebenenfalls Interessenvertretung
Die erforderlichen Kapazitäten sollten bereits im Projektauftrag eingeplant werden. Fehlende Verfügbarkeit fachlicher Entscheidungsträger führt häufig zu Verzögerungen oder zu Lösungen, die später erneut überarbeitet werden müssen.
Nicht alle Anforderungen lassen sich zu Projektbeginn vollständig vorhersehen. Deshalb sollte das Vorgehensmodell bewusst Rückkopplungsschleifen vorsehen.
Pilotierungen, Prototypen und Tests liefern Erkenntnisse, die in Prozesse und Konfiguration zurückgeführt werden können. Dabei muss jedoch zwischen sinnvoller Weiterentwicklung und unkontrolliertem Scope-Wachstum unterschieden werden.
Änderungen sollten deshalb nachvollziehbar bewertet, priorisiert und freigegeben werden.
Ein belastbares Vorgehensmodell verbindet Termin-, Ressourcen-, Qualitäts- und Entscheidungsmanagement.
Zielbild freigegeben → Anforderungen belastbar → Lösung ausgewählt → Konfiguration testbereit → Migration freigegeben → Go-live bereit → Betrieb übernommen
Damit wird die CAFM-Einführung zu einem kontrollierten Transformationsprozess.
Ziel ist nicht, eine Software möglichst schnell produktiv zu setzen. Entscheidend ist, dass Prozesse, Daten, Organisation und Technik gemeinsam betriebsbereit sind und das CAFM-System anschließend dauerhaft wirksam genutzt werden kann.
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