CAFM ohne Schnittstelle zum BIM-System

Da keine direkte Systemkopplung besteht, müssen Daten in Formaten ausgetauscht werden, die alle Beteiligten nutzen können.

• IFC (OpenBIM-Modell): Wie erwähnt, ermöglicht IFC einen herstellerneutralen Modellexport. Ein im IFC-Format geliefertes Modell enthält Geometrien und alphanumerische Eigenschaften und kann – entsprechende Software vorausgesetzt – vom CAFM-System eingelesen oder zumindest von FM-Mitarbeitern mit Viewern ausgewertet werden. IFC ist der weltweit anerkannte Standard, um BIM-Daten zwischen Planungstools und CAFM auszutauschen. Allerdings erfordert die Nutzung, dass entweder das CAFM-System IFC direkt importieren kann (immer mehr moderne CAFM unterstützen dies) oder dass ein Konverter/Plugin benutzt wird, um IFC-Daten in Tabellen zu überführen. Trotz etwas höherem Aufwand lohnt IFC sich, da es verlustfreien Austausch komplexer Gebäudedaten ermöglicht.

• Excel/CSV (Tabellen): Tabellenexporte und -importe sind die pragmatischste Lösung, um alphanumerische Daten zu übertragen. Aus dem BIM-Modell können etwa Raumbücher oder Anlagenlisten in Excel erstellt werden (manuell oder via Tools wie COBie-Export). Diese lassen sich vom CAFM meist relativ einfach importieren, da viele CAFM-Systeme Importfunktionen für Excel/CSV anbieten. Excel dient dabei als gemeinsame „Sprache“ zwischen den Systemen. Wichtig ist, Vorlagen zu definieren – also einheitliche Spaltenbezeichnungen und Formate – damit Missverständnisse vermieden werden. Aufgrund seiner Einfachheit wird Excel gerade von kleineren FM-Teams oft eingesetzt, um Daten aus BIM zu übernehmen. Allerdings müssen manuelle Schritte (Export, Bereinigung, Import) dabei sorgfältig protokolliert werden, um Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

• PDF/Dokumente: Neben strukturierten Daten fallen im Bauprojekt viele Dokumente an – Baupläne, Grundrisse, Verträge, Bedienungs- und Wartungshandbücher, Prüfprotokolle etc. Diese werden häufig in PDF-Form übergeben. Zwar können PDF-Dateien vom CAFM nicht „ausgelesen“ werden, aber ein Dokumentenmanagement sollte verknüpft sein, sodass z.B. Wartungshandbücher oder Prüfberichte als Datei im CAFM beim jeweiligen Objekt hinterlegt werden. Für Pläne ohne CAFM-CAD-Schnittstelle kann z.B. eine hinterlegte Grundriss-PDF/DWG im CAFM genutzt werden, um Flächen zu verifizieren oder um sie als grafische Nachweisdokumentation abzulegen. PDFs sichern also die visuelle und textliche Dokumentation ab, selbst wenn die Daten zusätzlich in Tabellen fließen.

IFC für integrierte Modellinformationen, Excel für einfache Datenlisten und PDF für human-lesbare Dokumentation. In Kombination angewandt und über eindeutige Schlüssel (z.B. Raum-IDs, Anlagenkennzeichnungen) verknüpft, kann so auch ohne direkte Schnittstelle ein umfassendes Informationsbild in das CAFM übertragen werden.

Ohne automatischen Abgleich besteht die Gefahr, dass Datenlücken oder -fehler unbemerkt bleiben. Daher müssen Verantwortlichkeiten für die Datenqualität klar zugewiesen werden. Schon während der Bauphase ist festzulegen, welche Datenqualität zu welchem Zeitpunkt vorliegen muss – beispielsweise sollten spätestens vor Inbetriebnahme alle Raumdaten vollständig und geprüft sein. Hier empfiehlt sich ein abgestuftes Qualitätssicherungs-Konzept: laufende Plausibilitätsprüfungen und Abgleiche (etwa Soll-Ist-Vergleich der Raumfläche oder Stichproben-Checks der Ausstattungslisten) stellen sicher, dass die gelieferten Daten den Anforderungen genügen. Die Verantwortung dafür trägt in der Regel ein benannter Datenkoordinator (z.B. der CAFM-Manager oder BIM-Koordinator mit FM-Fokus) – ohne eine solche eindeutige Führungsverantwortung für Daten neigen Datenbestände dazu, mit der Zeit zu erodieren. Best Practice ist daher, pro Datenbereich einen Owner zu benennen, der die Pflege und Qualität überwacht.

Nach der Initialbefüllung des CAFM-Systems ist es ebenso wichtig, eine Strategie für die Nachführung bei Bestandsänderungen zu haben. Hier muss definiert werden, welches System ab Betriebsstart das führende ist und wie Änderungen am Gebäude dokumentiert werden. Oft wird das CAFM im Betrieb zum Master für Bestandsdaten, da dort Wartungen, Umbauten oder Austausch von Anlagen aktuell erfasst werden. Findet später eine Baumaßnahme statt, sollten die Änderungsdaten zurück ins CAFM fließen – entweder indem das BIM-Modell aktualisiert und erneut exportiert wird, oder indem der FM-Verantwortliche die Änderungen manuell im CAFM nachpflegt. Wichtig ist, Änderungsdienste festzulegen: Wer meldet z.B. den Tausch einer Anlage oder eine Grundrissänderung? Wie wird diese Änderung ins CAFM übernommen und überprüft? Ohne klare Regeln drohen hier divergierende Datenstände. Im Idealfall wird jeder Umbau wie ein Mini-BIM2FM-Prozess behandelt, bei dem am Ende aktualisierte Dokumentationen und Daten ans CAFM übergeben werden. Der Einsatz eines Common Data Environment (CDE) kann helfen, alle Beteiligten (Planer, Bauleiter, Betreiber) bei Änderungen einzubinden und dokumentierte Freigabeprozesse zu etablieren.

Datenqualität hat oberste Priorität, da die Qualität der FM-Entscheidungen direkt von der Qualität der zugrunde liegenden Daten abhängt. Durch verbindliche Zuständigkeiten, regelmäßige Kontrollen und klare Änderungsworkflows lässt sich diese Qualität auch ohne direkte Schnittstelle gewährleisten.

Alle oben genannten Abläufe sollten transparent dokumentiert und verbindlich vereinbart werden. Bereits in der Planungsphase – etwa im BIM-Abwicklungsplan oder Pflichtenheft – ist festzuhalten, in welcher Form die BIM-Daten übergeben werden, welche Struktur die Dateien haben und welche Systeme als führend gelten. Beispielsweise kann definiert sein, dass Raum- und Anlagendaten ab Bauende im CAFM federführend sind, während bestimmte technische Zeichnungen als Referenz im BIM verbleiben. Solche Festlegungen verhindern doppelte Datenführungen und Konflikte. Zudem sollte der gesamte Übergabeprozess schriftlich beschrieben sein – von der Extraktion der Daten (wer exportiert was?), über die Aufbereitung (Format, Mapping von z.B. Raumnummern oder Anlagenschlüsseln auf CAFM-Strukturen) bis hin zum Import ins CAFM (wer importiert, wann, mit welcher Software?). Diese Dokumentation dient als Checkliste bei der Inbetriebnahme und als Nachweis, dass alle Parteien ihre Aufgaben erfüllt haben.

Ebenso sind organisatorische Workflows festzuhalten: z.B. ein Prozessmodell oder Flussdiagramm, das darstellt, welche Akteure in welchem System welche Schritte durchführen. Darin sollte erkennbar sein, wann z.B. der Planer Daten an den BIM-Manager übergibt, dieser sie prüft, wann die FM-Abteilung eingebunden wird und wie letztlich die Daten ins CAFM gelangen. Zuständigkeiten bei Fehlermeldungen oder Problemen müssen ebenso vorab geklärt sein – etwa „Wer reagiert, wenn ein nächtlicher Import fehlschlägt?“ oder „Wer entscheidet im Zweifel, ob ein Datenfeld aus System A oder B maßgeblich ist?“. Im Idealfall wird pro Schnittstelle ein verantwortlicher Owner benannt, der den Prozess betreut und als Ansprechpartner dient. Bei Projekten mit externen Dienstleistern sollten auch vertragliche Regelungen die Datenübergabe und Support bei Schnittstellenthemen abdecken. Insgesamt schafft eine gründliche Dokumentation Vertrauen und Klarheit: Alle Beteiligten wissen, welche Daten wann und wie fließen und wer dafür verantwortlich ist.

• Einmaliger Datenexport mit manueller Übernahme: Diese klassische Variante sieht vor, dass zum Projektabschluss ein Datenpaket geschnürt wird. Dazu gehören IFC-Modelle, Excel-Listen (z.B. gemäß COBie) und sämtliche Dokumentationen als PDF. Die FM-Abteilung oder ein beauftragter Dienstleister importiert und erfasst diese Daten manuell im CAFM-System. Vorteil: klarer Stichtag und überprüfbares Datenpaket. Nachteil: hoher manueller Aufwand und Risiko von Übertragungsfehlern, falls Inkonsistenzen nicht entdeckt werden. Dennoch ist dieser Ansatz häufig gewählt, wenn keine kontinuierliche Schnittstelle vorhanden ist – insbesondere bei kleineren Projekten oder begrenztem Budget, wo ein manueller Import mit vertretbarem Aufwand ausreicht.

• Schrittweise Datenübergabe in Projektphasen: Anstatt alle FM-Daten erst am Ende zu übergeben, können wichtige Informationen etappenweise während der Bauphase bereitgestellt werden. Beispielsweise wird das Raumbuch schon bei Fertigstellung der Rohbauphase geliefert, technische Anlagendaten folgen nach der TGA-Installation, Wartungspläne gegen Ende der Inbetriebnahme. Diese Variante erfordert definierte Meilensteine und Abnahmen je Datensatz. Sie hat den Vorteil, dass das CAFM-System bereits vor Gebäudefertigstellung schrittweise befüllt und getestet werden kann (sog. „Early FM Involvement“). So können FM-Verantwortliche früh Rückmeldung geben, ob die gelieferten Daten verwendbar sind, und ggf. Korrekturen einfordern. Zudem können Betriebsprozesse (Reinigungsverträge, Umzugsplanungen etc.) schon vor Einzug vorbereitet werden. Diese Variante verlangt allerdings eine enge Verzahnung und fortlaufende Abstimmung zwischen Bau- und FM-Team.

• Einsatz eines gemeinsamen Datenwerkzeugs (BIM-FM-Plattform): Eine weitere Möglichkeit ist der Einsatz einer integrierten Plattform oder eines speziellen Tools, das von Beginn an als Drehscheibe zwischen BIM und FM fungiert. So berichten einige Projekte von cloudbasierten Lösungen, in denen Planer ihre Bauteil- und Anlagendaten direkt in einer FM-Struktur erfassen. Im Grunde wird dabei das CAFM (oder ein Vorläufer davon) parallel zur Bauausführung geführt. Alle Gewerke tragen ihre Daten in ein zentrales System ein, das sowohl BIM-Modelldaten (Geometrie) referenziert als auch alphanumerische Infos speichert. Dieses System kann als „Datenhub“ dienen, auf den der Betreiber am Ende direkt zugreifen kann – das Gebäude geht dann mit einem gefüllten CAFM in Betrieb. Vorteil: keine Medienbrüche und laufende Qualitätssicherung während des Projekts. Nachteil: hoher Abstimmungsaufwand und die Notwendigkeit, dass alle Beteiligten mit dem zusätzlichen System arbeiten. Außerdem muss vertraglich klar vereinbart sein, welche Daten wann eingepflegt werden und wie die Zugriffsrechte sind.

• Hybrider Ansatz mit Teilschnittstellen: Falls gewisse Teil-Integrationen möglich sind, können auch hybride Lösungen zum Einsatz kommen. Beispielsweise könnte das CAFM-System DWG/DXF-Schnittstellen für die Grundrissdaten nutzen (automatisches Einlesen der Räume aus CAD), während Anlagenlisten über Excel importiert werden. Oder es wird eine einmalige Middleware-Konvertierung geschrieben, die ein IFC in ein CAFM-gerechtes Format umwandelt. Solche Ansätze reduzieren die Handarbeit in bestimmten Bereichen, erfordern aber technisches Know-how und müssen sorgfältig getestet werden. Oft entstehen in der Praxis Hybridprozesse, wenn nicht alle Systemgrenzen nahtlos geschlossen werden können. Wichtig ist auch hier die organisatorische Absicherung: z.B. durch eindeutige Importvorlagen, Mappings und Protokolle, damit die teilweise manuellen, teilweise automatischen Schritte sauber ineinandergreifen.

Der Übergang von Bau zu Betrieb sollte strategisch geplant und nicht dem Zufall überlassen werden. Entscheidend ist ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen – hohe Automatisierung bedeutet zunächst mehr Komplexität und Kosten, während rein manuelle Lösungen Fehleranfälligkeit und Pflegeaufwand mit sich bringen. Viele Unternehmen wählen daher einen pragmatischen Mittelweg, bei dem so viel wie möglich automatisiert wird und nur so viel manuell wie nötig erledigt wird. Welche Lösung die richtige ist, hängt von den Projektzielen, der vorhandenen IT-Landschaft und den Kompetenzen der Beteiligten ab. In jedem Fall kann eine gut geregelte (technische und organisatorische) Schnittstelle zwischen BIM und CAFM dazu beitragen, Wissensverluste beim Übergang zu vermeiden und das CAFM als „digitales Betriebssystem“ des Bauwerks erfolgreich aufzusetzen.