CAFM und Dokumentenverwaltungssystem

Ein DMS in der FM-Umgebung muss vielfältige Dokumentarten und Anwendungsfälle abdecken. Wartungsdokumentation ist ein zentrales Beispiel: Nach Durchführung einer Wartung wird typischerweise ein Protokoll oder Bericht erstellt, der im DMS abgelegt und mit dem entsprechenden technischen Asset und dem Wartungsauftrag verknüpft wird. Bauakten (Gebäudeakten) sammeln sämtliche Unterlagen zu einer Liegenschaft oder einem Bauprojekt, z.B. Baupläne, Baugenehmigungen, Abnahmen und Schriftverkehr, an einer Stelle. Solche digitalen Gebäudeakten ermöglichen es, alle Daten und Dokumente eines Gebäudes gebündelt einzusehen (vom Grundriss bis zu Wartungs- und Bewirtschaftungsunterlagen). Verträge aller Art (Mietverträge, Wartungsverträge, Dienstleistungsverträge) werden durch die Integration zentral verwaltet – das CAFM-Vertragsmanagement kann auf die im DMS hinterlegten PDF-Dokumente zugreifen. Gleiches gilt für Prüfprotokolle und Zertifikate (etwa von Sicherheitsüberprüfungen), Bedienungs- und Wartungsanleitungen für Anlagen, Fotos (z.B. Schadensdokumentation in Tickets) und Berichte aller Art. Ein DMS-Modul im CAFM sollte daher als zentrale Ablage für alle Dokumente im CAFM-Kontext dienen und diese direkt an den relevanten Objekten verfügbar machen. In Kommunen oder großen Organisationen spricht man auch von objektbezogenen Akten – etwa die Gebäudeakte oder Anlagenakte, in der alle zugehörigen Dateien strukturiert hinterlegt sind. Wichtig in diesen Szenarien ist, dass Dokumente thematisch geordnet werden können (etwa nach Gebäude, Vertrag, technischer Anlage), ohne Duplikate zu erzeugen – ein Plan kann z.B. gleichzeitig im Ordner “Gebäude ABC/Baupläne” und beim Objekt “Raum 101” verknüpft sein, ohne doppelt gespeichert zu werden. Insgesamt deckt die DMS-Integration typische FM-Einsatzfälle wie Instandhaltungsdokumentation, Bau- und Sanierungsprojekte, Vertragsverwaltung, Sicherheits- und Compliance-Dokumentation sowie Reporting ab, indem sie die zugehörigen Dateien strukturiert, versioniert und auffindbar hält.

Damit CAFM und DMS reibungslos Informationen austauschen, kommen standardisierte Schnittstellentechnologien zum Einsatz. Moderne CAFM-Lösungen bieten meist Webservice-APIs an, sodass eine Echtzeit-Anbindung per REST oder SOAP möglich ist. RESTful Services sind heute verbreitet, oft JSON-basiert, während ältere Integrationen auch SOAP/XML nutzen. Hersteller dokumentieren diese Schnittstellen häufig über OpenAPI/Swagger, was die Entwicklung von Integrationen vereinfacht (Standardisierung der Endpoints und Datenmodelle). Neben Webservices existieren auch Dateischnittstellen für den initialen oder batchweisen Austausch – etwa Im- und Export von Daten per CSV/XML. Im BIM- und CAD-Umfeld spielt IFC (Industry Foundation Classes) eine große Rolle: Über IFC können Bauwerksmodelldaten (Räume, Anlagenattribute etc.) aus BIM-Modellen ins CAFM importiert werden. Einige CAFM-Systeme unterstützen daher eine IFC-Schnittstelle, um die Brücke zwischen Bauplanung und FM-Dokumentation zu schlagen. Für das Dokumentenmanagement ist zudem der PDF/A-Standard relevant: PDF/A ist ein ISO-standardisiertes Format für die Langzeitarchivierung von Dokumenten. In einer DMS-C AFM-Integration wird daher oft vorgesehen, wichtige Dokumente in PDF/A zu konvertieren oder mindestens dieses Format zu unterstützen. So wird sichergestellt, dass z.B. Baupläne oder Verträge auch nach vielen Jahren technisch lesbar und unverändert sind (Stichwort Revisionssicherheit). Die tatsächliche Kopplung von CAFM und DMS erfolgt entweder über direkte APIs des DMS (viele DMS bieten eigene REST/SOAP-Endpoints) oder über offene Protokolle. Beispielsweise unterstützen manche Systeme CMIS (Content Management Interoperability Services) oder WebDAV, was es ermöglicht, DMS-Inhalte wie Ordner und Dateien extern einzubinden. Solche Standards erlauben es, Dokumente nicht physisch zu kopieren, sondern per Link/Referenz im CAFM verfügbar zu machen. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über typische Standards und ihre Rolle in der CAFM-DVS-Schnittstelle:

Für eine stabile Integration ist es wichtig zu definieren, wie Daten und Dokumente zwischen CAFM und DMS fließen. In vielen Fällen fungiert das DMS als führendes System für Dokumente, während das CAFM Metadaten und Verknüpfungen hält. Ein häufiger Ansatz ist, dass beim Upload eines Dokuments im CAFM (etwa ein Wartungsbericht im Service-Ticket) dieses über die Schnittstelle im DMS gespeichert wird. Das CAFM speichert lediglich einen Verweis oder eine ID, um das Dokument bei Bedarf aus dem DMS abzurufen. Ebenso kann ein in der DMS-Oberfläche abgelegtes Dokument durch Metadaten (z.B. Objektkennung) ans CAFM gemeldet werden, sodass es dort beim passenden Eintrag erscheint. Die Synchronisation kann ereignisgesteuert (in Echtzeit) erfolgen – z.B. ruft das CAFM per API den DMS-Service auf, sobald ein Nutzer ein Dokument hochlädt. Alternativ sind zeitgesteuerte Synchronisierungen möglich, etwa ein nächtlicher Abgleich oder ein regelmäßiger Import neuer Dokumente aus dem DMS ins CAFM. Letzteres wird jedoch zunehmend durch Echtzeit-Integrationen ersetzt, um stets aktuelle Daten zu haben.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Versionierung von Dokumenten. Werden Dateien bearbeitet oder neue Revisionen eingestellt, muss dies im Zusammenspiel beider Systeme nachvollziehbar sein. Im DMS werden Änderungen als neue Versionen gespeichert, während das CAFM entweder automatisch die neueste Version verlinkt oder dem Nutzer ermöglicht, zwischen Versionen zu wählen. Idealerweise unterstützt das Gesamtsystem Check-In/Check-Out-Mechanismen: Ein Nutzer kann ein Dokument aus dem DMS „auschecken“ (es wird zum Bearbeiten gesperrt) und nach der Änderung wieder einchecken – das DMS erzeugt eine neue Version, und das CAFM erhält ggf. einen Hinweis auf die Aktualisierung.

Auch die Metadaten spielen bei den Datenflüssen eine Rolle. Um Dokumente richtig zuzuordnen, werden beim Ablegen eines Dokuments oft zugehörige Attribute mitgegeben (z.B. Gebäudenummer, Anlagen-ID, Dokumentenart). Diese Metadaten können vom CAFM an das DMS übergeben werden, damit das Dokument dort z.B. in der richtigen elektronischen Akte einsortiert wird. Umgekehrt können DMS-Metadaten ins CAFM zurückfließen, z.B. um anzuzeigen, welchen Status ein Dokument hat (Entwurf, freigegeben, archiviert) oder wer es zuletzt geändert hat. Wichtig ist, dass Datenkonsistenz gewährleistet bleibt: Referenzen zwischen den Systemen müssen aktuell gehalten werden. Wird z.B. ein Dokument im DMS verschoben oder gelöscht, darf im CAFM kein „toter Link“ verbleiben – solche Vorgänge sollten über die Schnittstelle gemeldet oder unterbunden werden. Häufig wird dies durch eindeutige IDs und bidirektionale Verknüpfungen erreicht: Jedes Dokument kennt seinen zugehörigen CAFM-Datensatz und umgekehrt. So lässt sich auch vom Dokument aus feststellen, zu welchem Objekt oder Vorgang es gehört, was die Konsistenz prüfbar macht.

Ein Spezialfall der Synchronisation ist die Rechteverwaltung (detailliert im nächsten Abschnitt). Hier fließen Informationen darüber, welche Benutzer auf ein Dokument zugreifen dürfen, zwischen den Systemen. Beispielsweise könnte das CAFM beim Dokumentupload dem DMS mitteilen, welche Benutzergruppe Zugriff erhalten soll – oder es nutzt ein zentrales Berechtigungssystem, das beide Anwendungen auslesen. Insgesamt gilt es, durch klare Schnittstellendesigns und ggf. Transaktionen (gebündelte, untrennbare Änderungen) sicherzustellen, dass CAFM-Daten und Dokumentenbestand im DMS jederzeit synchron und konsistent bleiben.

Eine nahtlose DVS-Anbindung ermöglicht es, Dokumente direkt in die Geschäftsprozesse des Facility Managements einzubetten. Ticketing/Helpdesk-Prozesse profitieren davon, dass z.B. Schadensmeldungen oder Störungsmeldungen Fotos und PDFs als Anhänge enthalten können, die automatisch im DMS gespeichert werden. Der Bearbeiter sieht im CAFM-Ticket alle zugehörigen Dokumente (z.B. Bilder des Schadens, Kostenvoranschläge) ohne diese manuell zusammensuchen zu müssen. Nach Abschluss eines Tickets kann ein Abschlussbericht generiert und wiederum im DMS abgelegt werden – das System verknüpft ihn dann etwa mit dem entsprechenden Raum oder dem Gerät, an dem die Störung auftrat.

Genehmigungs- und Freigabeprozesse (Workflows) spielen ebenfalls eine große Rolle. Ein integriertes DMS erlaubt es, Dokumenten-Workflows direkt im CAFM anzustoßen. Beispielsweise kann für neu hochgeladene Dokumente ein Freigabeprozess definiert sein: Ein Wartungsprotokoll, das ein Techniker erstellt hat, erhält zunächst den Status Entwurf und ist nur intern sichtbar. Über einen CAFM-Workflow wird es an den verantwortlichen Ingenieur zur Prüfung geschickt. Nach dessen Freigabe wird das Dokument automatisch auf gültig gesetzt und für alle berechtigten Nutzer freigegeben. Solche Freigabeprozesse lassen sich über die DMS-Funktionen (z.B. Workflow-Engine des DMS) oder über die CAFM-Seite steuern – wichtig ist, dass der Dokumentenstatus und die Sichtbarkeit synchron gehalten werden.

In einer integrierten Umgebung muss das Berechtigungskonzept für Dokumente klar definiert sein. Nicht jeder CAFM-User soll automatisch alle Dokumente sehen dürfen – im Gegenteil, oft gelten strengere Zugriffsregeln als für Stammdaten. Daher unterstützen DMS-Module feingranulare Zugriffsrechte bis auf Dokument- oder Ordner-Ebene. So kann festgelegt werden, welche Benutzer oder Rollen ein bestimmtes Dokument einsehen oder bearbeiten dürfen. In der Praxis wird dies etwa nach Fachbereichen und Dokumententypen geregelt: Beispielsweise dürfen HR-Dokumente (etwa Personalakten im FM, Bewerbungen für Hausmeisterstellen etc.) nur von der Personalabteilung eingesehen werden, Vertragsdokumente nur von der Rechts- oder Einkaufsabteilung, während technische Doku für das Gebäude (Pläne, Wartungsanleitungen) allen Technikern offensteht. Auch der Dokumentenstatus kann sich auf die Rechte auswirken: Ein Dokument im Status Entwurf ist vielleicht nur für den Ersteller und dessen Vorgesetzte sichtbar, erst im Status freigegeben für einen größeren Nutzerkreis.

Um diese Konzepte umzusetzen, gibt es verschiedene technische Ansätze. Oft wird eine gemeinsame Nutzerverwaltung genutzt: Das heißt, CAFM und DMS greifen auf das gleiche Benutzerverzeichnis (z.B. Active Directory/LDAP) zurück. Dadurch können Rollen zentral definiert werden. Idealerweise wird sogar Single Sign-On (SSO) implementiert – der Benutzer meldet sich einmal an und erhält entsprechende Berechtigungen für beide Systeme. Ein Beispiel ist die Anbindung des CAFM ans Kundennetzwerk via Active Directory, sodass die Zugriffsberechtigungen aus dem AD auch die DMS-Dokumente steuern. Alternativ synchronisiert das CAFM bei jeder Dokumentenabfrage die Berechtigung: d.h. bevor ein Dokument geöffnet wird, fragt es beim DMS nach, ob der aktuelle User Zugriff hat, und zeigt es nur bei positiver Rückmeldung an.

Manche CAFM-Systeme mit integriertem DMS erlauben es, Rechte direkt im CAFM-Interface zu setzen. So kann ein Administrator z.B. per Drag-and-Drop ein Dokument einem Objekt zuordnen und im gleichen Dialog festlegen, welche Rolle darauf Zugriff hat. Die Hinterlegung von Zugriffsklassen (vertraulich, intern, öffentlich etc.) kann ebenfalls helfen: Dokumente werden klassifiziert und nur Nutzer mit entsprechender Freigabestufe können sie sehen. Wichtig ist, dass diese Konzepte konsistent bleiben – es darf keine Möglichkeit geben, im CAFM ein Dokument aufzurufen, das man über das DMS selbst nicht bekommen dürfte. Im Idealfall wird das Rechtemanagement zwischen CAFM und DMS synchronisiert oder sogar vereinheitlicht. Das DMS verwaltet dann die eigentlichen Berechtigungen auf Dokumentenbasis, während das CAFM nur Dokumente in der Liste anzeigt, für die der aktuelle Benutzer im DMS freigeschaltet ist.

Zusätzlich sind Audit- und Protokollfunktionen Teil des Zugriffskonzepts: Man sollte nachvollziehen können, welcher Benutzer ein sensibles Dokument angesehen oder geändert hat. Hier arbeiten CAFM und DMS Hand in Hand – oft übernimmt das DMS die Protokollierung jeder Dokumentaktion (Öffnen, Änderungen, Versionshistory). Diese Informationen können bei Bedarf im CAFM angezeigt oder für Auswertungen (z.B. wer hat die letzte Wartungsanleitung gelesen) herangezogen werden. Zusammenfassend gewährleisten ausgefeilte Zugriffskonzepte, dass Vertraulichkeit und Integrität der Dokumente in einer CAFM-Umgebung nicht gefährdet werden: Nur autorisierte Nutzer sehen das, was sie sehen dürfen, und alle Änderungen sind kontrolliert und nachvollziehbar.

Trotz der genannten Vorteile bringt die enge Verzahnung von CAFM-System und DMS einige Herausforderungen mit sich. Eine wesentliche Aufgabe ist die Sicherstellung von Datenkonsistenz. Beide Systeme haben teils eigene Datenmodelle und Funktionen – wenn z.B. ein Dokument mehreren Objekten zugeordnet ist, muss vermieden werden, dass in einem System ein Link entfernt wird, während er im anderen bestehen bleibt. Hier sind saubere Synchronisationsregeln erforderlich, wie oben beschrieben. Auch darf es nicht zu Redundanzen kommen: Werden Dokumente versehentlich doppelt gespeichert (einmal im CAFM, einmal im DMS), drohen unterschiedliche Versionen im Umlauf zu geraten. Das Ziel muss eine Single Source of Truth für Dokumente sein – in der Regel das DMS – und das CAFM sollte diese lediglich referenzieren. Für die Praxis bedeutet dies, dass ggf. Alt-Daten migriert und Dubletten bereinigt werden müssen, bevor die Integration produktiv geht.

Eine weitere Herausforderung ist die Performance und Usability. Das Abrufen von Dokumenten aus einem externen System kann Latenz verursachen. Wenn zum Beispiel ein Benutzer im CAFM eine Objektseite öffnet, die 20 verknüpfte Dokumente hat, müssen diese schnell geladen oder zumindest die Metadaten angezeigt werden, ohne dass der Anwender warten muss. Lösungsmöglichkeiten sind Caching von Dokumentlisten oder asynchrones Nachladen im Hintergrund. Ebenso muss die Suche gut gelöst sein: Idealerweise kann der Nutzer im CAFM eine Suche eingeben, die auch die Dokumente (Volltext) durchsucht – dazu muss im Hintergrund die DMS-Suche angebunden werden. Werden hier keine geeigneten Mechanismen geschaffen, könnte es zu Akzeptanzproblemen kommen (die Nutzer “spüren” dann die Systemgrenze und empfinden das Suchen als umständlich).

Auch die Komplexität der Implementierung ist nicht zu unterschätzen. Zwei Systeme müssen auf Datenfelderbene miteinander sprechen – das erfordert Mapping von Attributen (z.B. welches Feld im DMS entspricht dem Feld “Standort” im CAFM?) sowie oft Anpassungen auf beiden Seiten. Unterschiedliche Update-Zyklen der Hersteller können dazu führen, dass eine Schnittstelle angepasst werden muss, wenn etwa ein System auf eine neue API-Version wechselt. Hier ist langfristig ein Wartungskonzept nötig. Zudem müssen Fehlerfälle gehandhabt werden: Was passiert, wenn das DMS vorübergehend nicht erreichbar ist? Das CAFM sollte dann z.B. eine Fehlermeldung zeigen, aber weiterhin funktionieren (resiliente Integration). Ggf. müssen Retries oder Queues implementiert werden, die Dokumenten-Uploads zwischenspeichern, bis das DMS wieder online ist.

Des Weiteren stellen Sicherheitsaspekte (siehe nächster Abschnitt) Herausforderungen: die Integration öffnet Schnittstellen, die abgesichert werden müssen (Authentifizierung, Verschlüsselung). Und im laufenden Betrieb kann die Datenmenge zum Thema werden – Facility Management erzeugt viele Dokumente über die Jahre. Die Systeme müssen so integriert sein, dass auch Tausende von Dokumenten pro Objekt noch handhabbar bleiben, z.B. durch geeignete Strukturierung (Ordner, Archive) oder Paginierung bei Abruf. Schließlich sollte man die organisatorische Komponente nicht vergessen: Mitarbeiter müssen im Umgang mit dem integrierten System geschult werden. Prozesse ändern sich eventuell (z.B. Dokumente werden nicht mehr per E-Mail versendet, sondern über das System geteilt), was Change Management erfordert. Die Erfahrung zeigt, dass klare Regeln zur Ablage (Naming Conventions, Verantwortlichkeiten) notwendig sind, damit die Integration wirklich gelebt wird und nicht umgangen wird (etwa indem doch wieder jemand Dateien lokal speichert). Trotz dieser Herausforderungen überwiegt in der Regel der Nutzen – doch eine sorgfältige Planung und kontinuierliche Pflege der Schnittstelle sind essentiell, um Datenqualität, Performance und Nutzerzufriedenheit hoch zu halten.

Im Zusammenspiel von CAFM und Dokumentenmanagement genießt die IT-Sicherheit und Compliance hohe Priorität. Zunächst ist die Archivierungssicherheit von zentraler Bedeutung: Viele Dokumente im FM-Bereich müssen revisionssicher und über lange Zeiträume aufbewahrt werden (z.B. 10 Jahre für relevante Geschäftsunterlagen nach HGB). Ein integriertes DMS sollte daher revisionssichere Archivierung gewährleisten – d.h. Dokumente werden unveränderbar (bzw. mit Versionierung und Protokollierung aller Änderungen) gespeichert und gegen nachträgliche Manipulation geschützt. Technisch kommt hier neben Zugriffsrechten auch die Nutzung geeigneter Formate (PDF/A, TIFF) und Speichermechanismen (WORM-Speicher, redundante Backups) zum Tragen. Die Schnittstelle selbst darf diese Unveränderlichkeit nicht unterlaufen – etwa sollten Änderungen immer eine neue Version erzeugen und nicht das Original überschreiben.

Datenschutz (DSGVO) ist ein weiterer Kernpunkt. Da im CAFM-Umfeld z.B. personenbezogene Daten in Verträgen, Besucherdokumentationen oder Fotos (Videoüberwachung) vorkommen können, muss das System den Anforderungen der DSGVO genügen. Ein Löschkonzept definiert, wie lange welche Dokumente aufbewahrt werden und wann sie zu löschen sind. Die Integration sollte solche Regeln automatisiert unterstützen: Beispielsweise könnten Besucherlisten nach 12 Monaten vom DMS automatisch entfernt oder zur Löschung vorgeschlagen werden. Wichtig ist, dass eine Löschung im DMS auch im CAFM nachvollzogen wird – z.B. indem der Dokumenteintrag entfernt oder als "gelöscht" markiert wird, um keine Irrtümer zu verursachen. Gleichzeitig müssen selektive Löschungen möglich sein (Stichwort Recht auf Vergessenwerden): Auf Anfrage muss man alle Dokumente zu einer Person finden und löschen können. Hier zahlt sich eine konsequente Verschlagwortung und Trennung von personenbezogenen Inhalten aus, damit entsprechende Suchabfragen im DMS machbar sind.

Zugriffssicherheit umfasst neben dem Berechtigungskonzept auch technische Schutzmaßnahmen. Die Verbindung zwischen CAFM und DMS sollte über sichere Protokolle erfolgen (HTTPS/TLS-Verschlüsselung), um Abhörsicherheit zu garantieren. Beide Systeme müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt sein – idealerweise durch zentrale Identity- und Access-Management-Strategien (Integration ins Unternehmens-SSO, starke Passwortrichtlinien, ggf. Zwei-Faktor-Authentisierung). Jede Zugriffsentscheidung auf Dokumente sollte protokolliert sein, um einen Audit-Trail zu erhalten. So kann im Nachhinein nachvollzogen werden, wer z.B. ein vertrauliches Dokument heruntergeladen oder gelöscht hat. Viele DMS bieten eingebaute Audit-Funktionen; das CAFM sollte diese Protokolle im Ernstfall zusammenführen können bzw. den Prozessverantwortlichen zugänglich machen.

Ein oft unterschätzter Aspekt ist die Datensicherung und Notfallvorsorge. Dokumente sind geschäftskritisch – daher muss die integrierte Lösung regelmäßige Backups vorsehen. Im Falle eines Systemausfalls oder -angriffs (z.B. Ransomware) sollte ein aktuelles Backup der Dokumente vorhanden sein. Zudem empfiehlt es sich, für bestimmte kritische Informationen (z.B. Notfallpläne) Offline-Kopien vorzuhalten, falls sowohl CAFM als auch DMS einmal nicht verfügbar sein sollten. Einige Organisationen exportieren daher zyklisch alle wichtigen Dokumente (etwa vierteljährlich ein Notfallhandbuch-Paket).

Schließlich müssen auch rechtliche Vorgaben und Standards eingehalten werden. Zertifizierungen wie ISO 27001 (Informationssicherheit) fordern strikte Sicherheitskontrollen, die auch für Dokumentensysteme gelten. Ebenso relevant sind die GoBD/GDPdU für die digitale Archivierung steuerrelevanter Dokumente – ein integriertes System sollte also optional Verfahren wie unveränderbare Journale, Zeitstempel und Zugriffsprotokolle bieten, um Prüfungen standzuhalten. Insgesamt ist das Sicherheitskonzept für eine CAFM-DMS-Schnittstelle ganzheitlich zu betrachten: Von physischen Sicherheitsmaßnahmen über Netzwerksicherheit, Zugriffskontrolle, Verschlüsselung, bis hin zu organisatorischen Maßnahmen (Schulung der Nutzer in Datenschutz, Etablierung von Prozesskontrollen) muss alles ineinandergreifen. Wenn dies gelingt, können auch sensible Dokumente wie Baupläne kritischer Infrastrukturen oder personenbezogene Daten im CAFM-gestützten DMS verwaltet werden, ohne Compliance- und Sicherheitsrisiken einzugehen.

In der Praxis haben sich zahlreiche Dokumentenmanagement-Lösungen etabliert, die häufig in Verbindung mit CAFM-Systemen genutzt werden. Viele CAFM-Hersteller bieten Standard-Schnittstellen zu bekannten DMS/ECM-Systemen an oder haben bereits Kundenprojekte damit realisiert. Laut einer Marktübersicht wurden z.B. Anbindungen an DocuWare, d.3 (d.velop), EASY Archive, OpenText, eProjectCare, Subversion und PROXESS erfolgreich umgesetzt. Dies zeigt, dass sowohl spezialisierte DMS-Anbieter aus dem deutschsprachigen Raum (DocuWare, EASY, PROXESS etc.) als auch internationale Enterprise-Content-Management-Plattformen (OpenText) im FM-Umfeld zum Einsatz kommen.

Ein sehr verbreitetes Plattform-Produkt ist Microsoft SharePoint, das viele Unternehmen bereits als Dokumenten- und Kollaborationssystem einsetzen. Auch SharePoint lässt sich als DMS in ein CAFM integrieren – moderne CAFM-Lösungen nutzen hier oft die REST/Graph-API von Microsoft, um Bibliotheken und Dateien aus SharePoint einzubinden. Ein Beispiel ist die Integration von SharePoint in der cloudbasierten FM-Software Facilio, wo pro Objekt oder Arbeitsauftrag automatisch ein SharePoint-Ordner angelegt und verknüpft wird (inkl. Rechtezuweisung) – die Dokumente sind dann direkt im CAFM sichtbar, liegen aber in SharePoint.

Praxisbeispiel: Ein Industriekonzern hat sein CAFM-System mit dem bestehenden zentralen DMS DocuWare verbunden, um Wartungsdokumente und Prüfzertifikate digital abzulegen. Techniker scannen Prüfberichte ein; diese werden via Schnittstelle automatisch in DocuWare archiviert und im CAFM am entsprechenden Asset referenziert. Durch Volltextsuche in DocuWare finden Fachkräfte nun alle pasten Wartungsnachweise schnell wieder, und das CAFM zeigt den Status (z.B. “Prüfung bestanden” als Metadatum) direkt an. Ein anderes Beispiel ist eine Kommune, die ihr CAFM mit dem DMS ELO Digital Office verknüpft hat, um Bauakten aus der Bauverwaltung auch im Gebäudemanagement verfügbar zu machen. Hierbei werden Altdokumente massenhaft ins DMS migriert und mit Schlagworten (Gebäudenummer, Adresse) versehen; das CAFM ruft über die ELO-API die passenden Dokumente zur jeweiligen Liegenschaft ab, sodass der Gebäudemanager mit einem Klick vom Objekt auf alle Unterlagen zugreifen kann.

Diese Beispiele verdeutlichen, dass es am Markt zahlreiche DVS-Lösungen gibt, die mit CAFM zusammenarbeiten. Die Marktübersicht reicht von spezialisierten FM-Dokumentenlösungen bis hin zu allgemeinen ECM-Systemen. Wichtig bei der Auswahl sind neben der technischen Kompatibilität vor allem die Bedienbarkeit und Akzeptanz bei den Nutzern sowie die Erfüllung der jeweiligen Compliance-Anforderungen. Durch die steigende Bedeutung der Digitalisierung im FM (Stichwort BIM-Integration, mobiles Arbeiten) wird die Integration von Dokumentenmanagement und CAFM zukünftig noch an Bedeutung gewinnen – nur so lassen sich die immer umfangreicheren Gebäudedaten und -dokumente effektiv und rechtskonform managen.