CAFM ohne Schnittstelle zum Dokumentenverwaltungssystem

Um inhaltliche Zusammenhänge abzubilden, müssen Dokumente jederzeit den passenden CAFM-Objekten (Gebäude, Anlagen, Räume, Instandhaltungsaufträge etc.) zugeordnet werden. Fehlt eine automatische Schnittstelle, wird dies durch definierte Kennungen oder Verweise sichergestellt. Eine gängige Methode ist, jeder Datei das zugehörige Objektkennzeichen (z.B. Anlagen-ID, Raumnummer oder Vertragsnummer) im Dateinamen oder als Metadatenfeld hinzuzufügen. Auf diese Weise sind beispielsweise alle Pläne und Protokolle einer Anlage eindeutig mit ihrer ID verknüpft. Auch inhaltlich-strukturelle Vorgaben wie in VDI 6026 helfen: Dort heißt es etwa, dass in allen Dokumenten dasselbe Anlagenkennzeichner-System verwendet wird, um Anlagenteile eindeutig zu identifizieren.

Ohne DMS kann man im CAFM selbst als Workaround Feldwerte (z.B. Dateipfad oder Dokument-ID) pflegen oder eine Zuordnungsdatenbank führen. Zusätzlich können physische Hilfsmittel eingesetzt werden: Beispielsweise lässt sich an Maschinen oder Geräten ein QR-Code oder Barcode anbringen, der bei Bedarf gescannt wird und direkt zum verknüpften CAFM-Datensatz führt. In einschlägigen Richtlinien (z.B. für Krananlagen) wird sogar gefordert, alle relevanten Dokumente per eindeutiger Kennung (QR-Code/RFID) mit dem entsprechenden Gerät zu verbinden.

• Manuelle Verweisinfrastruktur: Im CAFM-Objekt kann ein Feld für den Ablageort oder Dateipfad genutzt werden, damit Anwender die zugehörigen Dateien finden.

• Namenskonvention: Ein konsistentes Dateinamenschema (z.B. Geb\u00e4ude123-AnlageX_Betreiberhandbuch_202309_v1.pdf) überträgt den Objektbezug direkt im Dateinamen.

• Physische Kennung: Aufbringung von QR-/Barcodes an der Anlage, verbunden mit einem Datensatz im CAFM, so dass mit Smartphones/Tablets Dokumente vor Ort abgerufen werden können.

Alle Dokumente müssen versioniert und auf Aktualität geprüft werden. Nach VDI 6026 trägt jede Unterlage einen eindeutigen Revisionsstand bzw. Versionskennzeichen, damit ersichtlich ist, welche Fassung gültig ist. Fehlt eine technische Check-In/Out-Funktion, lässt sich dies über Dateinamen (mit Versionsnummern oder -kennzeichen) oder Änderungslisten im Archiv abbilden. Ein eingeführtes Änderungsprotokoll oder ein „Änderungsnachweisblatt“ in den Unterlagen dokumentiert, was, wann und von wem geändert wurde. Alte Versionen werden dabei abseits der aktiven Ablage – etwa in einem Archiv-Ordner – gesichert. Neuere Versionen sollten immer eine Freigabe durch einen Verantwortlichen (z.B. CAFM-Admin oder Fachkollegen) erhalten, bevor sie als „gültig“ gelten.

Revisionssicherheit bedeutet, dass nachträgliche Manipulationen ausgeschlossen werden. Ein revisionssicheres Archiv zeichnet sich dadurch aus, dass Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit aller gespeicherten Dokumente gewährleistet sind. Organisatorisch erfordert dies feste Verfahren: Protokollierung aller Zugriffe, Sicherstellung von Schreibschutz für abgeschlossene Dateien und nachvollziehbare Freigabelogs. Beispielsweise kann man alte Versionen elektronisch mit einem Zeitstempel versehen oder abgeschlossene Dokumente in einem nur-lesbaren Archivbereich ablegen. Solche Maßnahmen entsprechen den GoBD-Grundsätzen, nach denen ein Dokumentationssystem Manipulationssicherheit, Vollständigkeit und Nachprüfbarkeit leisten muss.

Auch ohne DMS muss klar geregelt sein, wer welche Dokumente sehen und bearbeiten darf. Im CAFM selbst wird üblicherweise ein rollenbasiertes Berechtigungssystem eingesetzt. Jeder Anwender erhält dabei nur die Rechte, die er für seine Aufgabe benötigt. Technisch lässt sich das zweistufig realisieren: Durch Daten-Zugriffsrechte kann man einschränken, welche Objekte oder Dokumentgruppen ein Nutzer sieht (z.B. nur die Gebäude seiner Abteilung), und durch Programm-Funktionsrechte steuert man, welche Aktionen (Anzeigen, Bearbeiten, Löschen) erlaubt sind.

Für das externe Ablagesystem (Netzwerkserver, Fileserver o.Ä.) gilt ein vergleichbares Sicherheitsprinzip. Üblich ist die Einrichtung von freigegebenen Ordnern mit Betriebssystemrechten (z.B. Windows/NTFS oder Active-Directory-Gruppen), die nach Abteilungen oder Projekten differenzieren. Ein Hausmeister-Team bekommt dann nur Leserechte für die Dokumente seiner zugewiesenen Objekte, während ein Leiter vollen Zugriff hat. Insgesamt sollten die CAFM-Rollen und die Dateizugriffsrechte abgestimmt werden, um Inkonsistenzen zu vermeiden. Ein anschauliches Prinzip lautet: "Jeder Anwender erhält nur die Berechtigungen, die er für seine Aufgaben benötigt".

Im betrieblichen Alltag existiert oft ein Gemisch aus Papierakten und elektronischen Dateien. Wichtig ist, sämtliche Papierdokumente möglichst schnell zu digitalisieren. Dazu nutzt man Scanner (inkl. Großformatscanner für Pläne), die mehrseitige Vorlagen automatisiert erfassen. Idealerweise werden die PDFs mit OCR-Texterkennung versehen und in einem durchsuchbaren Format abgespeichert. Bei der Digitalisierung empfiehlt eine FM-Fachzeitschrift, jedem Dokument Metadaten (Titel, Datum, Objektkennung) und Schlagworte zuzuordnen, damit sie später über Volltext- oder Schlagwortsuche gefunden werden können.

Bei digitalen Originalen (CAD-Pläne, Office-Dateien) sollte ein klarer Ablageplan herrschen. Eine bewährte Praxis ist eine hierarchische Ordnerstruktur nach Gebäude, Stockwerk oder Objektgruppen und darunter nach Dokumententyp (z.B. „Wartung“, „Verträge“, „Pläne“). Zudem sind einheitliche Dateinamen essentiell. So könnte man etwa das Schema Geb\u00e4udeNr-RaumNr_Dokumenttyp_Datum_Version.ext verwenden. Einheitliche Bezeichnungen verhindern, dass etwa ein Luftkanalplan im einen Ordner „Lüftung“ und im anderen „HKLS“ landet. Die VDI 6026 betont daher die Konsistenz von Benennungen – z.B. sollen in allen Unterlagen dieselben Anlagenkennzeichen verwendet werden.

Alte Papierakten (z.B. Originalpläne, unterschriebene Rechnungen) können nach Digitalisierung entweder vernichtet (sofern gesetzlich zulässig) oder gebündelt archiviert werden. Häufig werden für besonders wichtige Unterlagen zusätzlich physische Ordner geführt. Bei beiden Varianten (physisch und digital) sollte man auf Ordnung und Schutz achten – z.B. Brandschutzordner, Schließfächer oder gesicherte Regalsysteme. Insgesamt hilft eine systematische Nummerierung und Beschriftung sowohl der Dateien als auch der Ordner, damit auch ohne automatisches DMS jeder Sachbearbeiter schnell findet, was er benötigt.

• CAFM-Administrator: Technische Betreuung der Software, Verwaltung von Benutzern und Rechten, Sicherung der CAFM-Datenbank.

• Dokumentationsbeauftragte/r: Plant und überwacht die Dokumentenprozesse (Scannen, Ablage, Indexierung). Nach Empfehlungen sollte eine zentrale Pflegeverantwortung benannt werden – etwa „Dokumentationsbeauftragte“ oder Betriebsteams, die sich um die Unterlagen kümmern.

• Fachabteilungen (FM, Haustechnik, Bau, Einkauf etc.): Liefern fachliche Unterlagen. Beispielsweise erstellt die technische Abteilung Wartungsprotokolle und stellt Herstellerdokumente bereit, während die Bauabteilung Pläne und Prüfbescheide einbringt. Diese Fachbereiche aktualisieren ihre jeweils relevanten Dokumente und leiten sie an den Dokumentationsverantwortlichen weiter.

• Externe Dienstleister und Prüfer: Im Facility Management gehört es dazu, dass beauftragte Firmen (z.B. Wartungsfirmen, TÜV) ihre Prüfberichte und Abnahmezertifikate fristgerecht übergeben.

• IT/Archiv-Administration: Auch bei ohne DMS gibt es meist einen Verantwortlichen für die Ablageinfrastruktur (Dateiserver, Backup-Systeme). Diese Rolle sorgt dafür, dass der Serverzugriff funktioniert, Daten gesichert und Datenschutzrichtlinien eingehalten werden.

Diese Zuordnung verhindert Doppelarbeit und Lücken in der Dokumentation. Ein Beispieltext empfiehlt ausdrücklich, die Pflege der technischen Dokumentation über einen Dokumentationsbeauftragten zu sichern. In der Praxis sorgt ein koordinierender Mitarbeiter oder Team dafür, dass neue Anlagen („Dokumente“) in einem vordefinierten Workflow erfasst werden und alte Versionen archiviert werden.

Schließlich stellen verschiedene Vorschriften konkrete Dokumentationspflichten. So verlangen Gesetze und Normen wie die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) und DGUV-Regeln, dass alle Prüf- und Wartungsunterlagen sauber geführt werden. Auch interne Standards wie ISO 9001 (Dokumentenlenkung) und die VDI 6026 schreiben vor, dass Inhalte vollständig, nachprüfbar und aktuell vorliegen. Steuer- und handelsrechtlich gelten die GoBD, die vorschreiben, dass steuerlich relevante Unterlagen unveränderbar und prüfbar abgelegt werden.

Aus all dem folgt, dass FM-Dokumentation „revisionssicher“ sein muss – im Sinne von: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit sind gewährleistet. Praktisch ist das nur durch festgelegte Prozesse möglich. Jede Änderung an einem wichtigen Dokument sollte protokolliert, jede Datei zum Prüfzeitpunkt als endgültig markiert und alte Versionen dauerhaft aufbewahrt werden. Zugriffs- und Änderungsrechte sind zu dokumentieren, und es sollte regelmäßige Kontrollen (Interne Audits) geben. Diese organisatorischen Maßnahmen sind Teil einer Verfahrensdokumentation, wie sie etwa für GoBD gefordert wird. Nur so kann im FM-Betrieb im Bedarfsfall zuverlässig nachgewiesen werden, welche Wartung wann durchgeführt wurde, welches Dokument damals galt und wer die Freigabe erteilt hat.

Insgesamt erfordert ein CAFM-Betrieb ohne DMS-Schnittstelle eine sorgfältige, organisationsweite Regelung aller Dokumentenflüsse. Werden klare Ablagestrukturen, Namensschemata, Zugriffsprofile und Verantwortlichkeiten definiert, lassen sich auch manuell nahezu dieselben Kontrollziele erreichen, die sonst ein DMS automatisiert sicherstellt. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass alle FM-Unterlagen jederzeit vollständig, aktuell und revisionssicher vorliegen.