Betrieb eines CAFM-Systems ohne Office-Integration
In einem CAFM-System ohne direkte Anbindung an Microsoft Word oder ähnliche Textverarbeiter müssen alle Anweisungen, Leistungsverzeichnisse und Wartungsdokumente direkt im System erstellt und verwaltet werden. Moderne CAFM-Lösungen bieten dafür meist integrierte Editoren oder strukturierte Eingabemasken (Formulare, Checklisten), die Word-ähnliche Textformatierung erlauben. Beispielsweise können Wartungsaufträge oder Arbeitsanweisungen heute mobil im CAFM angelegt, bearbeitet und zugewiesen werden – ganz ohne Word-Dokumente. Standards wie Wartungstexte oder Leistungsverzeichnisse werden zentral im CAFM gepflegt (z.B. als vordefinierte Tabellen oder Datenbankeinträge). Alle Dokumente lassen sich im integrierten Dokumentenmanagement (DMS) des CAFM ablegen und mit den betreffenden Objekten (Gebäuden, Anlagen etc.) verknüpfen So wird sichergestellt, dass stets die aktuelle Version bereitsteht und alle Inhalte revisionssicher gespeichert sind.
Die Ablage von Dokumenten erfolgt typischerweise als PDF oder anderer offener Standards (z.B. ODF). Das DMS unterstützt gängige Formate und bevorzugt offene Standards (wie PDF/A) statt proprietärer Formate. Eingehende Berichte oder Anlagen (z. B. CAD-Zeichnungen, Prüfprotokolle) werden gescannt oder per Upload im CAFM hinterlegt – die Bearbeitung erfolgt weiterhin über Formularfelder oder durch Nachbearbeitung im System. Mit Metadaten (Titel, Datum, Dokumentenart, Stichwörter) strukturierte Ablageordner ermöglichen eine schnelle Suche und Zuordnung zu Themenbereichen (Verträge, Technik, Gebäude etc.).
Datenintegration ohne dokumentbasierte Verarbeitung
Erzeugung und Versand von Berichten und Protokollen
Berichte, Inspektionsprotokolle oder Vertragsvorlagen werden ebenfalls direkt in der CAFM-Umgebung generiert. Viele Systeme verfügen über integrierte Report-Designer oder Vorlagensätze, die es erlauben, Datenbankinhalte (z.B. Wartungsprotokolle, Leistungsnachweise, Finanzdaten) in ein druckfertiges Layout zu überführen. So können z.B. automatisierte Wartungsreports oder Schlüsselübergabeprotokolle unmittelbar als PDF erzeugt werden, ohne ein externes Office-Programm zu öffnen. Moderne CAFM- und Instandhaltungs-Apps bieten oft praktische Features: Es lassen sich digitale Checklisten und Protokolle mobil ausfüllen, die das Team direkt vor Ort erstellt, und die App wandelt diese Daten per Knopfdruck in Berichte um. Anschließend können diese Berichte per E-Mail aus dem CAFM versendet oder in Kunden-/Dienstleisterportalen bereitgestellt werden. Dank Vorlagen im System wird beim Versenden automatisch ein einheitlicher Briefkopf oder Vertragslayout auf die generierten PDF-Berichte angewendet. Auf diese Weise sind auch Arbeitsaufträge und Inspektionsprotokolle jederzeit nachverfolgbar und einheitlich formatiert – ganz ohne Word-Vorlage.
Kommunikation mit Dienstleistern und internen Stellen
Ohne Word-Export kommunizieren Facility Manager direkt über das CAFM. Externe Dienstleister erhalten z.B. Zugang zu einem Portal des CAFM-Systems: Sie sehen dort zugesandte Aufträge, können diese annehmen, Rückfragen stellen oder ablehnen und erhalten über Statusmeldungen Updates zum Auftrag. Nach Abschluss laden sie ausgefüllte Formulare, Berichte oder Rechnungen direkt in das CAFM hoch. Intern lassen sich Mitteilungen ebenfalls über das System senden: Beispielsweise können automatisch generierte E-Mails (etwa für Terminankündigungen oder Aufgabenbenachrichtigungen) aus dem CAFM verschickt werden. In jedem Fall werden Inhalte als PDF oder HTML versendet, so dass der Empfänger die Dokumente sofort einsehen kann, ohne auf Word angewiesen zu sein. Die Nutzung eines Dienstleisterportals sorgt für transparente Kommunikation und stellt sicher, dass alle relevanten Protokolle und Dokumente zentral im CAFM gesammelt werden.
Solche Portale bieten einen einheitlichen Arbeitsplatz für alle Projektbeteiligten: Externe Firmen greifen auf die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu, geben Rückmeldung und speichern Ergebnisse und Dokumente (z.B. Protokolle, Rechnungen) direkt im System ab. Auch interne Stellen (technische Abteilungen, Mieter, Hausverwaltung) können über ein separates Portal oder rollenbasierte Zugänge auf freigegebene Dokumente zugreifen. Dadurch entfallen Word-basierte Serienbriefe oder manuelle E-Mail-Anhänge – alle Kommunikationsdokumente werden ausschließlich digital als PDF aus dem CAFM erzeugt und geteilt.
Ablage und Langzeitarchivierung
Alle Textdokumente werden in passenden Langzeitformaten archiviert. In der Praxis werden dafür häufig PDF/A oder TIFF verwendet, da diese Formate revisionssicher sind und gesetzliche Vorgaben erfüllen. Das CAFM-System kann dazu vorhandene Texte beim Hochladen automatisch in ein PDF/A konvertieren oder nach Erstellung sofort als PDF speichern. Wichtige Unterlagen (Betriebsanleitungen, Verträge, Baupläne) verbleiben so unveränderbar im Archiv. Auch die Vorgaben von Aufbewahrungsfristen (z. B. 10 Jahre für Rechnungen) werden im DMS berücksichtigt Dank Versionierung bleiben ältere Dokumentenversionen jederzeit verfügbar, während neue Versionen hinzugefügt werden. So ist etwa für eine Überprüfung immer nachvollziehbar, welche Anleitung zu welchem Zeitpunkt gültig war. Ein zentraler Volltextindex und Metadaten erlauben darüber hinaus Stichwortsuchen über alle abgelegten Dokumente, sodass etwa alle Wartungsprotokolle zu einer bestimmten Anlage schnell auffindbar sind.
Alternative Autorentools im CAFM
Statt Word setzen CAFM-Systeme auf integrierte Rich-Text-Editoren und Formulare. Diese Editoren ermöglichen eine formatierte Texteingabe (fett, kursiv, Listen, Bilder einfügen etc.) direkt im Browser oder in der App – ganz ähnlich wie in einem Textverarbeitungsprogramm. Die Formulare sind oft an den jeweiligen Prozess angepasst (z. B. Wartungsformular mit Feld für Beschreibung, Datum, Unterschrift). Dadurch lässt sich der Prozess end-to-end im CAFM durchführen: Der Techniker füllt das Formular aus und das System generiert automatisch das Berichtsdokument. Ein Beispiel zeigt, dass früher Arbeitsaufträge in einem Worddokument erstellt wurden, heute jedoch alle Aufträge komfortabel und mobil im CAFM erfasst und verwaltet werden. Spezielle Module oder Plug-ins (etwa digitale Handbuch-Editoren oder Markdown-Unterstützung) runden die Möglichkeiten ab. In Summe ersparen diese eingebetteten Tools das Hin- und Herschalten zwischen verschiedenen Programmen und stellen sicher, dass alle Inhalte zentral im CAFM gepflegt werden.
Qualitätssicherung und Freigabeprozesse
Um die Dokumentenqualität sicherzustellen, werden im CAFM Freigabe-Workflows und Kontrollmechanismen definiert. Beispielsweise kann das DMS so konfiguriert werden, dass neu erstellte Entwürfe erst nach Prüfung und Freigabe sichtbar werden. Eine typische Maßnahme ist, dass ein Vorgesetzter oder ein QMB-Team jeden Wartungsbericht oder jede Arbeitsanweisung gegenliest, bevor das Dokument den Status „gültig“ erhält. Das System protokolliert jede Änderung mit Zeitstempel, Änderungsgrund und Bearbeiter, sodass der Freigabeweg transparent bleibt. Auch periodische Reviews können unterstützt werden: Das CAFM erinnert automatisch daran, wenn etwa eine Betriebsanweisung überfällig ist oder ein Wartungstext alle zwei Jahre überprüft werden muss. So entspricht der Prozess etwa den Vorgaben aus GEFMA 190, die zwischen anweisenden Dokumenten (Wartungsanleitungen) und nachweisenden Dokumenten (Prüfprotokolle) unterscheiden. Letztlich sichern diese organisatorischen Abläufe die Konsistenz aller Textinhalte und verhindern, dass veraltete oder fehlerhafte Anweisungen in Umlauf kommen.
Zuständigkeiten für Inhalte
Schließlich sind klare Verantwortlichkeiten festzulegen: Für jede Dokumentenkategorie wird eine fachliche „Dokumenteneigentümerschaft“ bestimmt. So kann etwa der Leiter der Instandhaltung für Wartungsanweisungen, die Rechtsabteilung für Vertragsunterlagen und ein Qualitätsbeauftragter für das Freigabeprocedere zuständig sein. Diese Rollen regeln, wer neue Inhalte anlegt, wer Änderungen genehmigt und wer Dokumente archiviert. Klare Zuständigkeiten und Pflegezyklen sind entscheidend, um Daten- und Dokumentenverfall zu verhindern. In der Praxis bedeutet das: Jede Abteilung pflegt ihre relevanten Inhalte direkt im CAFM, hält sie aktuell und dokumentiert Änderungen im System. Der DMS steuert dabei die Zugriffsrechte so, dass Entwürfe zunächst nur einem kleinen Kreis sichtbar sind, ehe sie nach Freigabe für alle zugänglich gemacht werden. Durch diese Arbeitsteilung im CAFM ist gewährleistet, dass alle textbasierten Inhalte – von Wartungshandbüchern bis zu Serviceprotokollen – stets gepflegt, geprüft und revisionssicher abgelegt werden.
