CAFM ohne zeitgesteuerten Austausch

• Täglich: Abgleich der neuen Störmeldungen zwischen CAFM und Helpdesk-System (manuell morgens durch CAFM-Key-User).

• Wöchentlich (Freitags): Export der abgeschlossenen Wartungsaufträge aus dem CAFM und Versand an die Fachabteilung Technik zur Kontrolle.

• Monatlich (letzter Werktag): Import der aktuellen Mietvertragsliste aus dem ERP ins CAFM.

• Quartalsweise: Export der Flächenauslastungsberichte aus dem CAFM und Weitergabe an Controlling.

• Jährlich (Jan): Import der Energieverbrauchsdaten des Vorjahres in das CAFM.

Durch solche festen Rhythmen wird sichergestellt, dass kein Bereich über lange Zeit unaktualisiert bleibt. Kalenderfunktionen (etwa in Outlook oder einem gemeinsamen Kalender-Tool) eignen sich, um diese Ereignisse mit Erinnerung vorzumerken. So erhält der zuständige Mitarbeiter rechtzeitig eine Benachrichtigung und kann den Import/Export anstoßen. Wichtig ist, dass diese Termine als verbindliche Aufgaben betrachtet werden, nicht als freiwillige Erinnerung.

Zusätzlich sollten vertretende Personen benannt werden: Fällt der Hauptzuständige aus (Urlaub, Krankheit), muss klar sein, wer die Aufgabe übernimmt, damit kein geplanter Datenlauf ausfällt. Checklisten können helfen, die einzelnen Schritte eines Import/Export-Vorgangs nachzuverfolgen – von der Datenbeschaffung über die Aufbereitung bis zur Kontrolle nach dem Import. Jede Durchführung eines Datentransfers sollte protokolliert werden (z. B. in einem kurzen Logbuch mit Datum, durchgeführter Aktion und Ergebnis), um nachvollziehen zu können, ob alle Importe planmäßig erfolgten.

Da bei rein manuellen Abläufen menschliches Vergessen oder Übersehen eine Rolle spielt, muss die Organisation diesem Risiko gezielt entgegenwirken. Strukturierte Routinen statt Individualgedächtnis sind das Ziel. In einem gut geregelten Prozess wird nichts dem Zufall überlassen: Aufgaben werden konsequent nach Plan ausgeführt und sind für alle Beteiligten transparent. So wird quasi künstlich das geschaffen, was eine Automatisierung von selbst leisten würde – nämlich Konsistenz, Nachvollziehbarkeit und Verlässlichkeit in der Durchführung.

• Flächendaten (Raum- und Belegungspläne): Hier muss sichergestellt sein, dass Umbauten, Umzüge und Änderungen in der Raumbelegung zeitnah im CAFM nachgezogen werden. Ohne automatische BIM- oder CAD-Schnittstelle ist es empfehlenswert, organisatorische Prozesse für Veränderungen am Gebäudebestand aufzusetzen. Beispielsweise sollte die interne Bau- oder Umzugsabteilung verpflichtet sein, Änderungen an Räumen umgehend an das CAFM-Team zu melden, idealerweise mit den aktualisierten Plänen oder Flächenmaßen. Diese Änderungen können dann per manuellen CAD-Import (DWG/IFC) oder durch händische Anpassung der Flächendaten ins System übernommen werden. Wichtig ist, dass vor Nutzung der Flächendaten (etwa für Berechnungen der Flächenkosten oder Belegungspläne) geprüft ist, dass alle bekannten Änderungen eingearbeitet wurden. Falls nötig, kann man regelmäßige Treffen oder Mails anstoßen, in denen nach aktuellen Änderungen gefragt wird.

• Vertragsdaten: Mietverträge, Wartungsverträge und andere für das FM relevante Verträge müssen auf dem neuesten Stand sein, besonders was Laufzeiten, Kündigungsfristen und Konditionen angeht. Ohne automatische ERP-Schnittstelle sollte eng mit der Rechts- bzw. Finanzabteilung zusammengearbeitet werden. Neue oder geänderte Verträge sollten beispielsweise im Rahmen eines definierten Workflows ans CAFM gemeldet werden – etwa indem die verantwortliche Abteilung nach Vertragsabschluss ein standardisiertes Datenblatt ans CAFM-Team schickt oder die Informationen in einer gemeinsamen Tabelle erfasst. Periodische Abgleiche können helfen: Beispielsweise könnte das CAFM-Team vierteljährlich eine Liste der im CAFM erfassten Verträge mit der Vertragsverwaltung vergleichen, um eventuelle Abweichungen aufzudecken. Organisatorisch ist zudem zu regeln, wer Vertragsstammdaten pflegt – oft bleibt dies bei der kaufmännischen Abteilung, während das CAFM die Daten nur liest. In solch einem Fall muss zumindest ein regelmäßiger Import der relevanten Felder (z. B. Mietfläche, Miete, Vertragsende) aus dem führenden System ins CAFM erfolgen, damit dort Analysen (z. B. Auslastung, Kostenstellenzuordnung) stets auf aktuellen Daten beruhen.

• Energieverbräuche: Für Energie- und Nachhaltigkeitskennzahlen ist häufig eine monatliche oder quartalsweise Erfassung der Verbrauchsdaten erforderlich. Ohne automatisierte Zählerstandsauslesung oder Energiemanagement-Schnittstelle muss dieser Prozess manuell organisiert werden. Hier bieten sich Routineablesungen an: Beispielsweise liest der Hausmeister jeden Monatsultimo die Zähler ab und übergibt die Werte an das CAFM-Team, das sie bis zum 5. des Folgemonats ins System eingibt. Falls die Energiedaten in einem separaten Energiemanagement-Tool gepflegt werden, sollte ein Verantwortlicher bestimmt werden, der zum Stichtag einen Datenexport (z. B. Excel) aus diesem Tool zieht und ins CAFM importiert. So werden Verbrauchsberichte im CAFM (für z. B. Energiecontrolling oder ESG-Reporting) zeitnah mit realen Daten versorgt. Wichtig ist hier die Plausibilitätsprüfung: Bei manueller Übernahme sollten die Werte gegengeprüft werden (Vier-Augen-Prinzip oder Abgleich mit Vorperioden), um Tippfehler oder Übertragungsfehler zu vermeiden.

• Prüf- und Wartungsstatus: Im CAFM werden typischerweise Prüftermine (für Anlagen, Brandschutz, Aufzüge etc.) und Wartungsarbeiten verwaltet. Ohne automatische Erinnerungsläufe des Systems müssen diese Termine manuell überwacht werden. Zunächst sollte das CAFM-Team alle wiederkehrenden Prüffristen erfassen (inklusive Fälligkeitstermine) – das kann im CAFM selbst geschehen, indem man für jedes prüfpflichtige Objekt einen Datensatz mit nächstem Prüftermin anlegt. Ohne automatische Updates muss dann sichergestellt sein, dass nach Durchführung einer Prüfung der neue nächste Termin von einem Mitarbeiter eingetragen wird. Damit keine Prüfung vergessen wird, empfiehlt sich neben der elektronischen Erfassung im CAFM eine zusätzliche Erinnerung (z. B. im Kalender oder per Aufgabenliste), die einige Wochen vor Fälligkeit darauf aufmerksam macht. Ebenso sollten Abnahmen und Prüfergebnisse zeitnah rückgemeldet werden: Sobald z. B. ein externer Prüfer einen Bericht geliefert hat, trägt der verantwortliche Mitarbeiter den Status (bestanden/nicht bestanden) und den nächsten Prüftermin ins CAFM ein. Nur mit aktuellen Prüfstatus-Daten kann das System zuverlässig anzeigen, wo Handlungsbedarf besteht.

• Grundsätzlich gilt: Aktualität hat oberste Priorität, da veraltete oder falsche Daten im CAFM schnell zu Fehlentscheidungen oder Risiken führen können. Integrierte Automatismen mögen fehlen, doch die Anforderungen an die Datenqualität ändern sich nicht: "Garbage in, garbage out" – die beste Schnittstelle nützt wenig, wenn die Daten unvollständig oder veraltet sind. Deshalb müssen manuelle Prozesse so gestaltet sein, dass Änderungen lückenlos erfasst und zeitnah eingepflegt werden. Gelingt dies nicht, drohen beispielsweise verspätete Reaktionen auf Störungen oder Pflichtverletzungen, weil die notwendigen Informationen nicht aktuell vorlagen. Um dem vorzubeugen, sollten alle Beteiligten für die Wichtigkeit der Datenaktualität sensibilisiert werden – etwa durch Schulungen oder regelmäßige Kommunikation der Konsequenzen veralteter Daten.

In einem voll automatisierten CAFM würden anstehende Fristen – sei es für Vertragskündigungen, Wartungstermine oder Aufgaben-Deadlines – automatisch überwacht und entsprechende Erinnerungen oder Folgeprozesse ausgelöst. Fehlen diese Automatismen, muss das Fristenmanagement manuell orchestriert werden. Das bedeutet vor allem: alle relevanten Termine im Blick behalten und die Beteiligten rechtzeitig informieren.

• Kündigungsfristen von Miet- und Wartungsverträgen (inkl. letztmöglichem Kündigungsdatum)

• Wiederkehrende Wartungstermine und Prüffristen für technische Anlagen (monatlich, jährlich, etc.)

• Laufzeiten von Versicherungen, Genehmigungen oder Zertifikaten (z. B. TÜV-Termine)

• Berichtstermine (z. B. jährlicher Energiebericht, Quartalsberichte für das Management)

Dieser Kalender sollte idealerweise für das gesamte Team einsehbar sein, etwa via Outlook-Gruppenpostfach oder Intranet. Zuständige Personen können sich für einzelne Termine persönliche Erinnerungen setzen, sodass sie z. B. 4 Wochen vor Ablauf einer Vertragsfrist eine Erinnerung erhalten, den Vertrag zu prüfen. Im Kalender kann auch direkt vermerkt sein, wer für die Bearbeitung zuständig ist (z. B. Name des Verantwortlichen in Klammern beim Termin).

Neben dem Kalenderformat sind Checklisten für wiederkehrende Prozesse hilfreich. Für eine jährlich wiederkehrende Aufgabe (etwa “Vorbereitung der Betriebskostenabrechnung”) kann es eine Standard-Checkliste geben, die alle Teilschritte und deren Zeitfenster aufführt. Ohne automatische Trigger muss ein Mitarbeiter – oft der CAFM-Manager oder Koordinator – die Initiative ergreifen, diese Checkliste zum richtigen Zeitpunkt “aktiv zu ziehen” und die Punkte abzuarbeiten bzw. an Kollegen zu delegieren. Hier zeigt sich die Bedeutung klarer Verantwortlichkeiten: Jeder muss wissen, wer den Hut für welche Frist aufhat. Ist niemand explizit verantwortlich, besteht die Gefahr, dass Termine verstreichen, weil sich jeder auf den anderen verlässt. Daher sollten Fristen und Auslösepunkte fest in die Rollenbeschreibungen integriert werden (z. B. “CAFМ-Verantwortlicher überwacht alle technischen Prüftermine und initiiert Prüfaufträge rechtzeitig”).

Erinnerungsläufe (also mehrfach gestaffelte Erinnerungen, z. B. 4 Wochen vorher, 1 Woche vorher, Overdue-Meldung) müssen im manuellen Betrieb durch wiederholte Kommunikation erfolgen. Wenn etwa ein Wartungsauftrag bis zu einem Stichtag erledigt sein muss, könnte der CAFM-Koordinator 2 Wochen vorher eine Erinnerungs-Mail an den zuständigen Techniker senden, 2 Tage vor Fristende nochmals nachfassen und bei Fristüberschreitung den Vorgesetzten informieren. Diese Eskalationsschritte sollten im Vorfeld vereinbart sein, damit klar ist, ab wann und in welcher Form erinnert wird. In Abwesenheit automatischer Benachrichtigungen ist diese persönliche Kommunikation der einzige Mechanismus, um sicherzustellen, dass nichts durchrutscht. Zwar bedeutet das mehr Aufwand an Abstimmung, doch durch eine feste Routine (z. B. jeden Montagmorgen offene Fristen der Woche prüfen und Erinnerungen versenden) wird es Teil des Arbeitsalltags.

Ein weiterer Ansatz ist, das CAFM-System selbst – soweit möglich – als Kontrollwerkzeug zu nutzen. Viele CAFM-Systeme bieten Filter oder Berichte, mit denen man z. B. alle in den nächsten X Tagen fälligen Aufgaben anzeigen kann. Auch ohne automatische E-Mails kann ein Verantwortlicher wöchentlich einen “Fristenbericht” aus dem CAFM ziehen und an relevante Personen verteilen. Damit wird zumindest ein Teil der Überwachung ins System verlagert, auch wenn der Anstoß manuell erfolgt.

Wichtig ist letztlich, eine “Kultur der Proaktivität” zu etablieren: Alle Beteiligten sollen die Haltung entwickeln, nicht auf Erinnerungen von selbst laufenden Systemen zu warten, sondern eigenständig an Termine und Pflichten zu denken – unterstützt durch die genannten Hilfsmittel. Durch klare Prozesse und Verantwortlichkeiten lässt sich erreichen, dass Aufgaben vorausschauend gesteuert werden, anstatt im letzten Moment reaktiv “Brände löschen” zu müssen.

Ohne technische Automatismen gewinnt die menschliche Kommunikation zwischen den beteiligten Stellen umso mehr an Bedeutung. Ein CAFM-System ist ein Querschnittssystem, das mit vielen Abteilungen in Verbindung steht – von der IT über das Controlling bis zur Haustechnik. Damit der Betrieb ohne automatische Schnittstellen reibungslos klappt, müssen klare Kommunikationswege und Abstimmungsroutinen etabliert werden.

Zunächst ist es sinnvoll, für das CAFM ein dezidiertes Verantwortlichenteam zu haben, das als zentrale Anlaufstelle fungiert. Dieses Team (oft bestehend aus CAFM-Administratorin und Key-Usern aus verschiedenen Bereichen) koordiniert alle Datenflüsse und Prozesse. Gleichzeitig sollten in jeder relevanten Fachabteilung Ansprechpartnerinnen benannt werden, die den Kontakt zum CAFM-Team halten. So gibt es z. B. im Controlling eine Person, die für den Austausch kaufmännischer Daten zuständig ist, in der Technik einen Verantwortlichen für Wartungs- und Störmeldungen, in der Personalabteilung jemanden für Raumzuweisungen bei Mitarbeitereintritt oder -austritt usw. Diese Key Contacts** kennen die Anforderungen des CAFM und stellen sicher, dass in ihrer Abteilung die notwendigen Informationen bereitgestellt bzw. abgefragt werden.

Ein probates Mittel ist das Einrichten regelmäßiger Abstimmungsrunden. Beispielsweise kann ein monatliches Meeting zwischen CAFM-Verantwortlichen und Vertretern der Fachbereiche stattfinden, um offene Punkte zu klären: Wurden alle geplanten Datenaustauschaktionen durchgeführt? Stehen demnächst Änderungen an (z. B. neue Verträge, Umbauten), die ins CAFM einfließen müssen? Gibt es Rückmeldungen der Anwender aus dem Betrieb? Diese Runden fördern die Transparenz und helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen – bevor sie sich in veralteten Daten oder versäumten Aufgaben niederschlagen.

• Neue Mitarbeiter oder Abteilungen: Wenn neue Mitarbeiter anfangen oder Abteilungen umziehen, sollte HR oder die Organisation dem CAFM-Team dies mitteilen (z. B. mittels eines standardisierten Umzugsformulars oder einer E-Mail-Vorlage). So können Flächen- und Inventardaten rechtzeitig angepasst werden.

• Störungen und Instandhaltungsbedarf: Meldet die Haustechnik oder ein Nutzer eine Störung, braucht es einen Kanal ins CAFM (etwa eine Helpdesk-E-Mail oder ein Web-Formular), damit der Vorgang im CAFM erfasst wird. Ohne automatische Ticket-Schnittstelle muss hier der Mensch als Sensor fungieren: Jemand nimmt die Meldung entgegen und trägt sie ins System ein.

• Eskalationen: Wenn etwa eine Wartung überfällig ist oder ein Vertrag ausläuft, wer informiert die Leitung oder andere Abteilungen? Diese Kommunikationskette sollte vorab definiert sein, damit im Ernstfall jeder Schritt klar ist.

• Datendoubletten oder -konflikte: Entdeckt eine Abteilung Unstimmigkeiten (z. B. unterschiedliche Flächenangaben im CAFM vs. Excel-Liste der Bauabteilung), sollte ein fester Prozess zur Klärung greifen – etwa die Meldung an das CAFM-Team, das dann die Synchronisation vornimmt.

Wichtig ist auch die Einbindung der IT-Abteilung trotz des Fehlens automatischer Prozesse. Die IT stellt den technischen Betrieb sicher und kann z. B. bei manuellen Importen unterstützen (Datenbanken, Berechtigungen, Dateiserver-Zugriff etc.). Außerdem ist IT gefordert, wenn doch einmal teilautomatische Lösungen (wie Skripte, Makros) umgesetzt werden sollen. Ohne IT-Unterstützung kann ein CAFM-Projekt kaum erfolgreich sein, da oft technisches Know-how nötig ist, um auch manuelle Schnittstellen zuverlässig zu betreiben.

Bereits bei der Einführung des CAFM-Systems sollten alle relevanten Bereiche ins Boot geholt werden. Wenn Vertreter von Controlling, Technik, IT, Recht etc. von Anfang an involviert sind, steigt das Verständnis füreinander und für die Anforderungen des Systems. Diese bereichsübergreifende Zusammenarbeit muss im laufenden Betrieb fortgeführt werden. Transparente Kommunikation ist hier der Schlüssel: Jede Abteilung sollte wissen, welche Rolle sie für die Datenqualität im CAFM spielt, und das CAFM-Team sollte umgekehrt Einblick in die Abläufe der Fachabteilungen haben. So entsteht ein gemeinsames Verantwortungsgefühl für die Datenbasis.

Letztlich kann ein CAFM nur dann seinen vollen Nutzen entfalten, wenn es als gemeinsame, anerkannte Informationsplattform verstanden wird. Das erfordert kontinuierliche Kommunikation, Schulung und auch Change-Management, denn die Umstellung auf solch enge organisatorische Verzahnung ist für manche Mitarbeiter ungewohnt. Offenheit für Rückfragen, Unterstützung bei Problemen und das Feiern von Erfolgen (z. B. “seit 1 Jahr alle Daten konsistent gehalten!”) fördern die Akzeptanz. Sind alle Beteiligten mit an Bord, wird das CAFM zum Single Point of Truth für FM-Daten – trotz oder gerade wegen der intensiven manuellen Pflege.

• Da technische Automatismen fehlen, müssen Kalender, Checklisten und fest etablierte Routinen die Rolle des “automatischen Gedächtnisses” übernehmen. Sie sind sozusagen die organisatorischen Krücken, um die fehlenden Automatiken auszugleichen.

• Kalender: Ein zentraler FM-Kalender (oder auch mehrere thematische Kalender, z. B. “Wartungen”, “Verträge”, “Berichte”) hilft, alle wiederkehrenden Aufgaben zu visualisieren. Durch das Eintragen von Terminen mit Vorwarnzeit wird nichts übersehen. Dieser Kalender sollte nicht vom persönlichen Kalender einer einzelnen Person abhängen, sondern teamweit einsehbar sein. Im Idealfall richtet man gruppenweite Kalender oder Erinnerungen ein, auf die auch Vertretungen Zugriff haben. Beispiel: Im Wartungskalender stehen alle Prüftermine der nächsten 12 Monate; der CAFM-Administrator prüft wöchentlich diesen Kalender und stößt anstehende Aufgaben an.

• Checklisten: Für komplexere Abläufe ohne Automation (wie z. B. den jährlichen Datenexport an den Energieversorger oder die halbjährliche Aktualisierung aller Flucht- und Rettungspläne im CAFM) bieten sich schriftliche Checklisten an. Eine Checkliste zerlegt den Prozess in einzelne Schritte und dient bei jeder Durchführung als Leitfaden. Sie verhindert, dass Teilschritte vergessen gehen, insbesondere wenn mehrere Personen involviert sind oder die Aufgabe selten vorkommt. Zudem kann auf der Checkliste abgehakt und vermerkt werden, wer was wann erledigt hat – quasi eine manuelle Dokumentation des Workflows. Einige CAFM-Teams nutzen hierfür auch Tools wie digitale Aufgabenlisten oder Ticket-Systeme, in die man manuell Einträge einstellt (z. B. “Q3: Flächenreport erzeugen und versenden” als Ticket mit Fälligkeitsdatum). So entsteht eine transparente Übersicht aller offenen und erledigten Aufgaben.

• Organisatorische Routinen: Während Kalender und Checklisten eher konkrete Tools sind, geht es bei Routinen um Etablierung fester Gewohnheiten im Arbeitsablauf. Ziel ist es, wichtige Tätigkeiten zur Selbstverständlichkeit zu machen. Beispielsweise kann eine Routine sein: “Jeden ersten Montag im Monat vergleicht der CAFM-Verantwortliche die Flächenänderungen mit der Bauabteilung.” Oder: “Jeden Morgen schaut ein Mitarbeiter ins CAFM, ob neue Tickets vorliegen, und gibt sie an die Hausmeister weiter.” Diese Routinen sollten schriftlich festgehalten (z. B. in Arbeitsanweisungen) und den betreffenden Personen kommuniziert werden, bis sie in Fleisch und Blut übergehen. Führungskräfte im Facility Management sollten darauf achten, dass diese Routinen eingehalten werden, insbesondere in der Anfangsphase.

• Die Dokumentation der Routinen kann in Form eines einfachen Tabellenplans erfolgen, der z. B. nach Wochentagen oder Monaten gegliedert alle wiederkehrenden Aufgaben aufführt. Jeder Mitarbeiter weiß dann genau, was an welchem Tag erledigt werden muss. Durch Rotation oder Vertretungsregelungen bleibt die Organisation funktionsfähig, auch wenn jemand ausfällt.

• Wichtig bei all dem ist, dass diese Hilfsmittel konsequent genutzt und nicht im Alltag vernachlässigt werden. Es bringt wenig, einen schönen Kalender zu führen, wenn niemand regelmäßig hineinschaut. Daher kann es sinnvoll sein, Meta-Routinen einzuführen, wie etwa: “Freitags um 13 Uhr prüft der CAFM-Koordinator, ob alle Kalender- und Checklistenaufgaben der Woche erledigt wurden.” Ein solcher Kontrollmechanismus stellt sicher, dass die vorgesehenen Prozesse tatsächlich gelebt werden und hilft, frühzeitig Abweichungen zu erkennen.

• Letztendlich dienen Kalender, Checklisten und Co. dazu, Struktur direkt in die täglichen Abläufe einzubetten, anstatt sie dem Gedächtnis einzelner Personen zu überlassen. Sie ersetzen zwar keine Automatisierung im technischen Sinne, übernehmen aber deren Funktion, Arbeitsschritte verlässlich, konsistent und prüfbar zu machen. Durch diese disziplinierte Herangehensweise kann ein hoher Organisationsgrad erreicht werden, der dem eines automatisierten Systems nahekommt.

Ein zentrales Ziel beim manuellen Betrieb des CAFM ist, Medienbrüche zu vermeiden und doppelte Datenpflege zu minimieren. Jeder Wechsel des Mediums (z. B. von digital zu Papier und zurück zu digital) kostet Zeit und birgt Fehlerquellen. Ebenso führen parallele Datenführungen desselben Inhalts in verschiedenen Systemen unweigerlich zu Inkonsistenzen. Durch organisatorische Maßnahmen lässt sich diesen Problemen entgegenwirken.

• Stammdaten (Personal, Kostenstellen, etc.): Oft liegen solche Daten primär im ERP oder HR-System. Statt sie manuell im CAFM nachzuführen (was doppelte Pflege wäre), kann das CAFM-Team vereinbaren, diese Daten nur lesend zu nutzen oder periodisch zu importieren. Die Pflege bleibt beim Stammdaten-Team im ERP. So gibt es keine Konflikte, welcher Datensatz der “wahre” ist.

• Anlagendaten und Wartungsinformationen: Diese werden typischerweise im CAFM geführt, da dort die Instandhaltungsprozesse abgebildet sind. Andere Abteilungen (z. B. Controlling für Abschreibungen) erhalten die benötigten Infos aus dem CAFM, anstatt selbst Schattenlisten zu führen. Um Medienbrüche zu vermeiden, könnte man dem Controlling Zugriff auf relevante Auswertungen im CAFM geben, statt Berichte auszudrucken und manuell zu übertragen.

• Flächendaten und BIM-Modelle: Änderungen an Gebäudeplänen sollen nicht an verschiedenen Stellen unterschiedlich geführt werden (CAD-Zeichnung und CAFM-Grundriss und Excel-Liste). Besser ist: Die Bauabteilung pflegt die CAD/BIM-Daten, und das CAFM übernimmt diese via definiertem Prozess (z. B. Import von IFC-Dateien bei Bauabschluss). Alternativ, falls CAFM die Hauptdatenquelle ist, erhalten Planer vom CAFM-Team definierte Auszüge oder Zugriff, um Planungsdaten abzugleichen. So arbeiten alle mit derselben Datenbasis.

• Dokumentenmanagement (DMS): Verträge, Pläne oder Wartungsnachweise liegen oft in einem DMS. Anstatt Kopien dieser Dokumente im CAFM hochzuladen (Doppelpflege), kann man Verknüpfungen nutzen: Das CAFM speichert nur Referenzen oder Links aufs DMS. Umgekehrt kann das DMS Metadaten vom CAFM erhalten (z. B. Raumnummern, damit Dokumente zugeordnet sind). Wichtig ist, dass klar ist, welches System jeweils das Originaldokument bereitstellt. So vermeidet man divergierende Versionen eines Dokuments.

Zur Vermeidung von Medienbrüchen gehört auch, möglichst auf Papier und manuelle Übertragungen zu verzichten. Wo immer möglich, sollten Daten digital fließen – wenn schon nicht automatisch, dann doch zumindest ohne händisches Abtippen. Beispielsweise sollten Serviceberichte externer Dienstleister nicht auf Papier ausgefüllt und per Post geschickt werden, um sie dann im CAFM abzutippen. Stattdessen könnte der Dienstleister ein digitales Formular nutzen oder direkt in ein Webportal des CAFM eintragen. Viele CAFM-Systeme bieten sogenannte Dienstleisterportale an: Externe Partner erhalten einen eingeschränkten Zugriff, um ihre Aufgaben direkt online abzuhaken oder Daten einzugeben. Dadurch wird der Dienstleister in den eigenen Prozess eingebunden, ohne Medienbruch – das CAFM dient als gemeinsame Plattform, auf der Auftraggeber und Auftragnehmer arbeiten. Gibt es diese Möglichkeit nicht, kann man zumindest E-Mails mit strukturierten Excel-Anhängen einsetzen anstelle von freiformulierten PDF-Berichten, um die Weiterverarbeitung zu erleichtern.

Ein weiterer Aspekt ist die Vermeidung von Doppelarbeit durch klare Schnittstellendefinitionen. Es sollte dokumentiert sein, welche Informationen zwingend zwischen Systemen ausgetauscht werden müssen und welche nicht. Alles, was nicht wirklich gebraucht wird, sollte man nicht redundant führen. Wenn z. B. das CAFM bestimmte Finanzdaten nur für Auswertungen benutzt, könnte man überlegen, ob ein regelmäßiger Import einer Aggregation reicht, statt alle Buchungen einzeln zu pflegen. Das reduziert die Datenmenge und damit den Pflegeaufwand.

Schließlich ist darauf zu achten, dass Änderungen nicht doppelt gemeldet werden. Wenn beispielsweise eine neue Anlage angeschafft wird, sollte es einen definierten Meldeweg geben (wer informiert wen), damit die Anlage sowohl im Anlagenverzeichnis (ERP) als auch im CAFM auftaucht – aber eben ohne zwei unabhängige Meldungen. Vielleicht meldet die Technik nur ans CAFM, und das CAFM-Team sorgt dafür, dass die Info ans ERP weitergeleitet wird, oder umgekehrt. Diese Koordination verhindert, dass zwei Personen parallel dieselbe Sache pflegen wollen.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Durch klare Verantwortlichkeiten und abgestimmte Prozesse wird erreicht, dass jede Information an der richtigen Stelle einmalig gepflegt und von dort aus den anderen zugänglich gemacht wird. So werden medienbruchfreie Arbeitsabläufe möglich, in denen alle Beteiligten auf denselben Datenstand vertrauen können. Zwar erfordert dies anfänglich Abstimmung und Disziplin, jedoch zahlt es sich in Form von höherer Datenqualität und weniger Aufwand für Korrekturen aus. Die Devise lautet: Lieber Abstimmen statt Doppelt-Arbeiten – in Abwesenheit technischer Automatisierung eben über die Schiene guter Organisation.