Vertragsverwaltung im Immobilienmanagement

Das Vertragsmanagement-Modul soll eine zentrale Übersicht und Verwaltung aller immobilien- und facilitiesbezogenen Verträge ermöglichen. Es muss produktneutral alle Vertragstypen abbilden können, z. B. Mietverträge, Wartungsverträge, Dienstleistungsverträge, Leasingverträge, Gewährleistungsverträge. Eine Hauptforderung ist die Unterstützung der fristgerechten Verfolgung von Vertragspflichten (Terminen und Fristen) sowie die transparente Darstellung finanzieller Verpflichtungen. Das System muss vertragsrelevante Daten verschiedener Bereiche konsolidieren, um Abhängigkeiten sichtbar zu machen (z. B. Verträge zu Gebäuden, Anlagen, Dienstleistungen). Juristische Anforderungen wie Dokumentationspflichten nach BGB und spezielles Vertragsrecht (z. B. Werkverträge nach VOB/B) sind zu berücksichtigen, ohne auf anbieterproprietäre Funktionen zurückzugreifen. Schnittstellen zu Finanzbuchhaltung (für Zahlungen, Rechnungen) sind wünschenswert, jedoch anbieterneutral (z. B. durch Standardformate).

• Zentrale Vertragsdatenbank: Alle Verträge müssen mit ihren Stammdaten erfasst werden (Vertragstyp, Vertragsnummer, Vertragsparteien, Beginn, Ende, Verlängerungsklauseln, Kündigungsfristen, Kosten etc.)[1]. Die Datenbank soll kategorisierbar sein (z. B. nach Vertragstyp oder Zuständiger Abteilung) und eine Such- und Filterfunktion bieten, um Verträge schnell zu finden.

• Objektbezug: Das System muss erlauben, Verträge mit anderen Objekten im CAFM zu verknüpfen. Beispielsweise kann ein Wartungsvertrag mit den konkret betroffenen Anlagen/Inventarobjekten verbunden werden oder ein Mietvertrag mit den betreffenden Flächen/Gebäuden. Diese modulübergreifenden Bezüge stellen sicher, dass z. B. beim Blick auf ein Gebäude alle zugehörigen Verträge sichtbar sind.

• Vertragsdokumente: Zu jedem Vertrag müssen beliebig viele Dokumente (eingescannte Verträge, Nachträge, AGBs etc.) in unterschiedlichen Formaten hinterlegt werden können. Versionsmanagement (z. B. bei Vertragsänderungen) und eine OCR-gestützte Volltextsuche innerhalb verknüpfter Vertragsdokumente sollten unterstützt werden.

• Klauselverwaltung: Wichtige Vertragsklauseln (z. B. Laufzeit, Verlängerung, Haftung, Zahlungsmodalitäten) sollen strukturiert erfasst werden können. Das System muss die Möglichkeit bieten, Standardklauseln zu definieren und pro Vertrag abzuhaken oder spezifisch zu ergänzen. So können z. B. Kündigungsfristen oder Vertraulichkeitsvereinbarungen direkt im System eingesehen und ausgewertet werden.

• Termin- und Fristenüberwachung: Eine Kernfunktion ist die Überwachung aller vertragsrelevanten Termine: Kündigungsstichtage, Verlängerungsoptionen, Indexierungszeitpunkte (bei Mietverträgen), Zahlungstermine für Mieten oder Wartungsraten etc. Das System muss zu jedem Vertrag Erinnerungen konfigurierbar machen, inkl. Vorlaufzeiten und Benachrichtigungen (E-Mail/Workflow) an zuständige Personen. Damit wird verhindert, dass Fristen versäumt werden (z. B. automatische Verlängerung eines Vertrags mangels Kündigung).

• Finanzielle Abbildung: Vertragsmanagement muss grundlegende finanzielle Informationen bereitstellen. Dazu zählen Vertragswerte (z. B. Miete pro Monat, Wartungskosten pro Jahr), Abrechnungszyklen und eventuell hinterlegte Budgets. Die Vertragskosten sollen auf Kostenstellen oder Budgets referenziert werden können, um eine Zuordnung zum Finanzsystem zu ermöglichen. Summen aus Verträgen sollen in Berichten aggregierbar sein (z. B. Gesamtmietkosten pro Jahr über alle Mietverträge).

• Vertragslebenszyklus: Unterstützung des gesamten Lebenszyklus von Verträgen: Von der Vertragserstellung (evtl. inkl. eines Workflows zur Freigabe neuer Verträge), über das Monitoring der Laufzeit, bis zur Vertragsbeendigung (Kündigung, Ablauf). Im System sollte erkennbar sein, ob ein Vertrag aktiv, gekündigt, abgelaufen oder in Verhandlung (geplant) ist. Nachverfolgbarkeit von Vertragsänderungen (Historie von z. B. Mietanpassungen) ist erforderlich.

• Schnittstellen & Export: Verträge beinhalten oft Zahlungen/Rechnungen. Das Modul soll daher mindestens einen Export relevanter Vertragsdaten an Finanzsysteme (ERP) erlauben, etwa um Verpflichtungen in der Finanzbuchhaltung zu hinterlegen. Idealerweise werden Rechnungen aus Verträgen direkt ins CAFM eingespeist oder mit dem Finanzmodul verknüpft (z. B. Hinterlegung der Debitoren-/Kreditorenkonten).

• Benutzer- und Rechteverwaltung: Da Verträge sensible Informationen enthalten, muss eine fein granulare Berechtigung möglich sein. Beispielsweise dürfen nur befugte Personen Vertragsdetails oder Dokumente sehen (Leserechte) bzw. bearbeiten. Zugriffskontrollen nach Rolle (z. B. Rechtsabteilung vs. technische Abteilung) sind zu implementieren.

• Kündigungs- und Verlängerungsprozesse: Das System soll Prozesse unterstützen, um rechtzeitig Entscheidungen über Kündigungen oder Verlängerungen zu treffen. Beispielsweise sollte ein definierter Workflow X Tage vor einer automatischen Verlängerung starten: Dieser informiert die verantwortliche Person, die dann über Kündigung oder Weiterführung entscheidet. Die Entscheidung und Aktion (z. B. Kündigungsschreiben generieren) sollen im System dokumentiert werden.

• Vertragscontrolling: Im Rahmen des Budgetmanagements muss der Prozess der Kostenverfolgung über Verträge unterstützt werden. Etwa sollen Mietzahlungen oder Wartungsraten periodisch erfasst (oder importiert) und mit dem geplanten Budget verglichen werden (Soll-Ist-Abgleich). Abweichungen sollen erkennbar sein, und Verantwortliche werden z. B. per Bericht informiert. Ggf. werden automatische Mieterhöhungen (Indexierung nach z. B. Verbraucherpreisindex) vom System nach vorgegebenen Parametern berechnet, was dann manuell bestätigt werden kann.

• Vertragserstellung und -genehmigung: Neue Verträge oder Vertragsänderungen können einem Freigabeprozess unterliegen. Das Modul muss Workflows unterstützen, z. B. dass ein Vertragsentwurf von der Fachabteilung initiiert, von der Rechtsabteilung geprüft und von der Geschäftsleitung genehmigt wird, bevor er aktiv wird. Alle diese Prozessschritte und Freigaben sollen protokolliert sein (wer hat wann freigegeben).

• Integration mit Aufgabenmanagement: Wenn aus Verträgen Pflichten entstehen (z. B. regelmäßige Wartungspflichten aus Wartungsvertrag, Prüfpflichten, Leistungsnachweise), sollen diese in das Arbeitsauftrags- oder Wartungsmodul einfließen. Beispielsweise erzeugt ein Wartungsvertrag automatisch regelmäßige Wartungsaufträge im Instandhaltungsmodul gemäß dem vereinbarten Intervall. Ebenso sollen bei Mietverträgen Pflichten wie Inspektionsbegehungen oder Nebenkostenabrechnungen terminiert werden.

• Rechtskonformität & Standards: Das Vertragsmanagement muss geltende gesetzliche Vorgaben und Normen unterstützen. Verträge sind gemäß BGB und – für Bauleistungen – VOB/B abzubilden; etwa müssen Abnahmeprozesse und Mängelansprüche bei Werkverträgen nachvollziehbar dokumentiert sein. Datenschutz (DSGVO) ist relevant, z. B. bei Verträgen mit personenbezogenen Daten (Dienstleisterverträge) – entsprechende Prozesse zur Datenminimierung und Löschung nach Ablauf sind zu berücksichtigen. Zudem soll das Modul den GEFMA-444-Katalog Vertragsmanagement erfüllen, was u. a. standardisierte Funktionen für Vertragsverwaltung, Termine und Reporting beinhaltet.

• Audit und Revision: Für interne oder externe Audits (z. B. ISO 27001 bezüglich Informationssicherheit) muss das Vertragsmodul alle Änderungen und Zugriffe protokollieren (wer hat wann welche Vertragsdaten geändert). Ein Export der Vertragsliste inkl. aller Detaildaten für Prüfer sollte möglich sein, um Transparenz und Compliance sicherzustellen.