Ein CAFM-System entfaltet seinen vollständigen Nutzen selten als isolierte Anwendung. Gebäudebetrieb, kaufmännische Prozesse, technische Anlagen und Nutzerinformationen verteilen sich regelmäßig auf mehrere Systeme. Integrations- und Schnittstellenservices sorgen dafür, dass relevante Informationen kontrolliert zwischen diesen Anwendungen ausgetauscht werden und für Facility-Management-Prozesse nutzbar bleiben.
Ziel ist nicht eine möglichst große Zahl von Schnittstellen, sondern eine konsistente Systemlandschaft mit klaren Datenverantwortlichkeiten.
Schnittstellen und Datenflüsse zuverlässig gestalten
Ausgangspunkt jeder Schnittstelle sollte ein konkreter betrieblicher Prozess sein.
Typische Integrationen bestehen beispielsweise zu:
ERP- und Finanzsystemen,
Personal- und Organisationssystemen,
Identity Management und Single Sign-on,
Gebäudeautomation und Energiemanagement,
BIM, CAD und GIS,
Dokumentenmanagement,
Service- und Ticketsystemen,
Zutrittsmanagement sowie
IoT- und Sensordatenplattformen.
Für jede Verbindung ist zu klären, welche Information tatsächlich benötigt wird, in welche Richtung sie fließt und welches System für sie führend bleibt.
Datenhoheit eindeutig festlegen
Besonders wichtig ist die Vermeidung paralleler Stammdatenpflege.
Gebäude, Räume, technische Anlagen, Personen, Organisationseinheiten oder Kostenstellen sollten möglichst eine definierte führende Quelle besitzen. Das CAFM übernimmt nur diejenigen Informationen, die es für seine Prozesse benötigt, und ergänzt eigene fachliche Daten.
Eine klare Systemzuordnung beantwortet deshalb:
Wer erzeugt die Information? Wer darf sie ändern? Welches System ist führend? Wer nutzt sie weiter?
Damit werden widersprüchliche Datenbestände reduziert.
Schnittstellen technisch und fachlich testen
Eine technisch erfolgreiche Datenübertragung bedeutet noch nicht, dass die Integration fachlich funktioniert.
Deshalb sollten Schnittstellentests auch prüfen:
vollständige Datenübertragung,
richtige Feldzuordnung,
gültige Schlüssel und Identifikatoren,
Fehler- und Dublettenbehandlung,
Berechtigungen,
Verarbeitungsgeschwindigkeit sowie
Verhalten bei Ausfällen.
Gerade vor dem Go-live sind realistische End-to-End-Tests mit tatsächlichen Geschäftsprozessen erforderlich.
Monitoring und Fehlerbehandlung mitplanen
Schnittstellen benötigen auch nach der Implementierung Betreuung. Ausgefallene Übertragungen oder fehlerhafte Datensätze dürfen nicht unbemerkt bleiben.
Ein Betriebskonzept sollte deshalb Monitoring, Logging, Verantwortlichkeiten und Eskalationswege festlegen.
Systeme, Versionen und Prozesse verändern sich. Schnittstellen müssen deshalb dokumentiert, versioniert und bei Releases oder Systemänderungen erneut geprüft werden.
FM-Connect unterstützt von der Analyse der Datenflüsse über Schnittstellenkonzept und Mapping bis zu Test, Inbetriebnahme und Betriebsorganisation.
So entsteht keine Ansammlung technischer Punkt-zu-Punkt-Verbindungen, sondern eine steuerbare Integrationsarchitektur, in der CAFM, Unternehmens-IT und Gebäudetechnik zuverlässig zusammenwirken und Informationen dort verfügbar sind, wo sie für den Gebäudebetrieb tatsächlich benötigt werden.
