Die Wahl der passenden FM-/CAFM-Software ist essenziell für eine erfolgreiche Einführung. Sie muss zum Projekt- bzw. Unternehmenskonzept passen, soll aber angesichts der Vielfalt am Markt nicht zum alleinigen dominierenden Faktor werden. Nach einer gründlichen Markterkundung erstellt man zunächst eine „Long List“ von etwa 10 Anbietern, aus der man durch Informational Requests eine auf 3–5 Anbieter verkürzte Short List bildet. Dabei sollten grundlegende Auswahlkriterien definiert werden, z. B.: Abdeckung der geforderten Anwendungsgebiete bzw. Use Cases, gewählte Betriebsform (On-Premise, Cloud/SaaS etc.), Kompatibilität mit der bestehenden IT- und Desktop-Infrastruktur, wesentliche Schnittstellen (CAD/BIM, ERP, DMS o. Ä.), Einhaltung interner Vorgaben (z. B. Datenschutz-Grundverordnung, Datensicherheitsrichtlinien) und Zukunftsorientierung von Architektur und Anbieter. Die Wahl des Betriebsmodells und Lizenzsystems gewinnt an Bedeutung.
Aus der Long List wird dann in der Ausschreibungsphase eine Short List gezogen. Bei internen Einkaufsrichtlinien sind Vorgaben des Einkaufs (z. B. Konzernvorgaben) zu beachten. Bei öffentlichen Ausschreibungen ist hingegen meist ein offenes Verfahren (VOB/VgV) ohne Vorabauswahl vorgeschrieben.
Die Ausschreibungsunterlagen richten sich nach der zuvor erarbeiteten Konzeption und Leistungsbeschreibung. Funktionalitäten, Datenstrukturen und geplante Nutzergruppen werden so detailliert beschrieben, dass der Leistungsgegenstand eindeutig erkennbar ist, dem Anbieter aber gleichzeitig genügend Gestaltungsspielraum bleibt. Es hat sich bewährt, die Ausschreibung an den unterstützten Geschäftsprozessen zu orientieren und den Anbietern die Umsetzung anhand von Beispielen vorführen zu lassen.
Dabei geht man heute meist davon aus, dass Anbieter moderner CAFM-Software fähig sind, Standard-IT flexibel zu integrieren und Schnittstellen zu realisieren. Daher sollte der Fokus der Ausschreibung auf Use Cases und Rahmenbedingungen liegen, anstatt alle Anpassungen vorweg festzulegen. So kann die breite Funktionalität moderner Systeme ausgenutzt werden, und notwendige Anpassungen beschränken sich meist auf die Benutzeroberfläche (Customizing). Viele Cloud-Angebote folgen einer „Clean Core“-Strategie, bei der nur Minimalanpassungen möglich sind. Insgesamt trägt diese Herangehensweise zu geringeren Einführungs- und Betriebskosten bei, da weniger kundenspezifischer Entwicklungsaufwand anfällt.
Bieterpräsentationen und Tests
Zur Entscheidungsfindung führen die Anbieter eine einheitliche Präsentation durch (Vorabauswahl oder Teil der Ausschreibung). Hierzu werden aus der Konzeptionsphase Anforderungen in Form definierter Funktionalitäten und vorgegebener Anwendungsszenarien (Use Cases) aufbereitet.
Typischerweise nutzt man dabei:
Festgelegte Funktionalitäten und Ablaufszenarien (Use Cases),
IT-Umgebungsvorgaben (z. B. Datenbanksystem, Cloud-Infrastruktur),
Ausgewählte Musterdaten des Anwenders (Bspw. Grundrisse, Excel-Listen, Kennzeichnungssystematik).
Auf dieser Basis lassen sich die angebotenen Produkte direkt vergleichen: Funktionalität, eingesetzte Technologien, Softwarearchitektur und Benutzerfreundlichkeit werden gegenübergestellt. Die Fähigkeit eines Anbieters, eigene Daten kurzfristig zu importieren und funktionale Anforderungen zu erfüllen, gibt wertvolle Hinweise auf seine Flexibilität und Leistungsfähigkeit.
Ein großer Vorteil vereinheitlichter Bieterpräsentationen ist die Einbindung der zukünftigen Nutzer. Man kann ein bewertetes Auswahlverfahren (Scoring) mit Nutzerbeteiligung durchführen. Ergänzend können Online-Tests mit den eigenen Daten eingesetzt werden – manche Anbieter (insbesondere Web-basierte oder Cloud-Lösungen) stellen geführte Demoversionen bereit. Ob ein solcher Test vor oder nach der Präsentation erfolgt, ist weniger entscheidend; wichtig ist eine Basisschulung (etwa als Webinar) zuvor. Aus Praktikabilitätsgründen beschränkt man sich im Test auf wenige repräsentative Use Cases und Funktionen. Teilnehmer sollten neben IT-Verantwortlichen vor allem die künftigen Anwender sein, damit diese die Bedienung kennenlernen und das System auf relevante Prozesse hin prüfen können.
Bewertung der Angebote
Die Bewertung der Angebote umfasst sowohl die schriftlichen Unterlagen als auch die dokumentierten Ergebnisse der Präsentationen/Tests. Häufig wird abschließend nochmals eine Präsentation mit konkreten Anwenderdaten und Use-Cases gefordert, um das Angebot unter Realbedingungen zu prüfen. Für die Vergleichbarkeit der Angebote empfiehlt sich ein standardisiertes Preisblatt (z. B. Excel-Matrix), in das die Bieter ihre Preise und Leistungen entsprechend dem Anforderungskatalog eintragen. Selbst bei einheitlichen Formularen sind Vergleiche jedoch nicht trivial, weil Lizenzmodelle und Interpretationsspielräume unterschiedlich sind. Bei Unsicherheiten kann eine externe Expertise (Gutachten oder Second Opinion) hinzugezogen werden, um Stärken und Schwächen der Angebote objektiv zu bewerten.
Vertragsverhandlung und Abschluss
In der Endrunde führt man die Vertragsverhandlungen idealerweise persönlich in kleiner Runde (zwei bis drei verbliebene Bieter) durch. Dabei sind alle für die Vergabeentscheidung relevanten Stakeholder einzubinden (Projektleitung, Einkauf, ggf. Fachverantwortliche). Wie bei der Angebotsbewertung empfiehlt sich ein einheitliches Schema mit klar beschriebenen, gewichteten Kriterien. Beispielsweise können Preis, Erfüllungsgrad des Anforderungskatalogs (fachliche Leistung), Nutzerakzeptanz und Personalfaktor mit typischen Gewichtungen (z. B. 30% : 40% : 20% : 10%) bewertet werden[2]. Ein fester Verhandlungspunkt sind die Einkaufs-/Verkaufsbedingungen inklusive der AGB. Der Verhandlungsstartpunkt richtet sich nach der jeweiligen Marktmacht; allgemeine SaaS-Cloud-Modelle erlauben in der Regel wenig inhaltliche Änderungen.
Die Zuschlagserteilung erfolgt i. d. R. anhand des wirtschaftlichsten Angebots. Wenn mehrere Angebote gleichwertig sind, können zusätzliche Zuschlagskriterien herangezogen werden – etwa weiche Faktoren wie die Beurteilung des Implementierungsteams durch die Anwender. Solche Kriterien sollten im Vorfeld zwischen Projektleitung und Einkauf abgestimmt und gegebenenfalls in die Vergabekriterien aufgenommen werden.
Öffentliche Vergabeverfahren und EVB-IT
Bei öffentlichen IT-Beschaffungen (Bund, Länder, Kommunen) spielen die EVB-IT („Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen“) eine zentrale Rolle. Diese standardisierten Vertragsmuster regeln wesentliche Vertragspunkte (Leistungserbringung, Abnahme, Haftung, Gewährleistung, Datenschutz, Nutzungsrechte etc.) und ergänzen das allgemeine Vertragsrecht. Bund und Länder sind gesetzlich verpflichtet, die EVB-IT anzuwenden[3]. Für CAFM-Beschaffungen wird häufig der EVB-IT Systemvertrag (Software-Kategorie) genutzt. Im September 2024 wurde zudem erstmals eine EVB-IT-Rahmenvereinbarung veröffentlicht und ein webbasiertes Vertragstool „EVB-IT digital“ eingeführt, das eine nutzerspezifische Erstellung von IT-Verträgen ermöglicht[4]. Die Anwendung der EVB-IT erfordert Kenntnisse im öffentlichen Vergaberecht und IT-Bereich, bietet aber eine einheitliche und rechtssichere Grundlage für IT-Verträge.
