Ein eingeführtes Modul ist nicht automatisch ein genutztes Modul
Nach einem erfolgreichen Go-live kann das CAFM technisch funktionieren, während Beschäftigte weiterhin mit Excel, E-Mail oder eigenen Listen arbeiten. FM-Connect.com betrachtet deshalb den tatsächlichen Nutzungsgrad. Welche Rollen melden sich regelmäßig an? Welche Prozesse werden vollständig digital durchgeführt? Wo entstehen weiterhin Medienbrüche oder parallele Schattenprozesse? Die Analyse unterscheidet zwischen mangelnder Schulung, ungeeigneter Bedienbarkeit, fehlender Prozessverbindlichkeit und Funktionen, die den praktischen Bedarf tatsächlich nicht ausreichend unterstützen.
CAFM-Nutzung im Arbeitsalltag wirksam verankern
Nutzungsintensität entsprechend Rolle und Prozess bewerten
Nicht jeder Anwender benötigt dieselben Funktionen oder dieselbe Nutzungshäufigkeit. Ein Techniker arbeitet täglich mobil mit Arbeitsaufträgen, während eine Führungskraft möglicherweise nur monatlich ein Dashboard verwendet. FM-Connect.com bewertet Adoption deshalb rollenbezogen. Technische Nutzungsdaten werden, soweit verfügbar und datenschutzgerecht, mit qualitativen Rückmeldungen verbunden. Ziel ist kein pauschaler Login-KPI, sondern die Frage, ob die für eine Rolle vorgesehenen Prozesse mit dem CAFM tatsächlich effizient bearbeitet werden können.
|
| Nutzung | aktive Anwender | Reichweite |
| Prozess | digital abgeschlossene Vorgänge | Prozessadoption |
| Mobil | mobile Rückmeldungen | Feldnutzung |
| Schattenprozess | Excel-/E-Mail-Nutzung | Medienbruch |
| Support | wiederkehrende Hilfefragen | Kompetenzbedarf |
| Qualität | vollständige Dateneingabe | Nutzungsreife |
Nicht jede geringe Nutzung durch zusätzliche Schulung behandeln
Wird eine Funktion nicht verwendet, kann eine Schulung hilfreich sein – muss es aber nicht. Vielleicht ist der Prozess zu kompliziert, das mobile Interface ungeeignet oder die Funktion liefert keinen erkennbaren Nutzen. FM-Connect.com untersucht deshalb die Ursache geringer Adoption. Nutzer, Key User und Prozessverantwortliche werden gezielt einbezogen. Erst anschließend wird entschieden, ob Training, Konfigurationsänderung, Prozessvereinfachung oder sogar der Verzicht auf eine bestimmte Funktion die geeignete Maßnahme darstellt.
Anwender in den konkreten Arbeitssituationen statt ausschließlich im Schulungsraum begleiten
Digitale Adoption entsteht im Arbeitsalltag. Kurze rollenbezogene Hilfen, geführte Abläufe, Key-User-Unterstützung und verständliche Rückmeldungen können wirkungsvoller sein als umfangreiche einmalige Trainings. FM-Connect.com verbindet deshalb Qualifizierung und Prozessgestaltung. Besonders neue Funktionen werden über eine definierte Einführungsphase begleitet. Rückfragen und Fehler werden ausgewertet und die Anwendung entsprechend verbessert. So entwickelt sich Kompetenz schrittweise mit der tatsächlichen Nutzung.
CAFM-Investitionen erst durch dauerhaft veränderte Arbeitsweisen wirtschaftlich wirksam machen
Der Business Case einer CAFM-Einführung setzt häufig voraus, dass Doppelpflege entfällt, Prozesse schneller werden und Daten unmittelbar entstehen. Diese Effekte treten nur ein, wenn die vorgesehenen Arbeitsweisen tatsächlich übernommen werden. Digital Adoption verbindet daher Nutzerverhalten und Nutzencontrolling. FM-Connect.com prüft, ob erwartete Verbesserungen eintreten und wo weiterhin manuelle Parallelprozesse bestehen. Das CAFM wird so nicht nach installierten Modulen bewertet, sondern danach, welchen realen Beitrag es zum Facility Management leistet.
