Lizenzpreis nicht mit den tatsächlichen CAFM-Kosten gleichsetzen
Die wirtschaftliche Belastung eines CAFM-Systems besteht aus weit mehr als Softwarelizenzen. Hosting, Schnittstellen, Support, Customizing, Datenpflege, Schulungen und interne Administration können über den Lebenszyklus erhebliche Kosten verursachen. FM-Connect.com entwickelt deshalb eine Total-Cost-of-Ownership-Betrachtung. Einmalige Projektkosten und laufende Aufwendungen werden getrennt und über einen geeigneten Zeitraum bewertet. Dadurch lassen sich unterschiedliche Betriebs- und Lizenzmodelle wesentlich realistischer miteinander vergleichen.
Total Cost of Ownership transparent steuern
Technische Komplexität und organisatorischen Aufwand sichtbar machen
Ein günstig lizenziertes System kann hohe Kosten verursachen, wenn zahlreiche individuelle Schnittstellen und Sonderentwicklungen notwendig sind. Umgekehrt kann eine umfangreichere Standardplattform mehrere separate Anwendungen ersetzen. FM-Connect.com analysiert deshalb die wesentlichen Kostentreiber. Dazu gehören Nutzer- und Modulmodelle, Datenvolumen, API-Kosten, Zusatzservices, Testaufwand und interne Supportkapazität. Die wirtschaftliche Bewertung verbindet damit technische Architektur und tatsächliche Betriebsorganisation.
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| Lizenz | Nutzer / Module | Bedarf optimieren |
| Hosting | SaaS / Cloud | Modell prüfen |
| Integration | APIs / Middleware | standardisieren |
| Customizing | Sonderfunktionen | Standard bevorzugen |
| Betrieb | Administration / Support | Rollen optimieren |
| Change | Releases / Schulung | Lifecycle planen |
Bezahlen nur für Funktionen, die tatsächlich benötigt und genutzt werden
Cloud- und modulare Lizenzmodelle können dazu führen, dass über Jahre Benutzerkonten oder Funktionen bezahlt werden, die kaum noch verwendet werden. FM-Connect.com verbindet Lizenzmanagement mit Adoptions- und Nutzungsinformationen. Inaktive Nutzer, doppelte Rollen oder nicht mehr benötigte Module werden identifiziert. Dabei darf kurzfristige Kostensenkung nicht kritische Reserve- oder Compliance-Funktionen beeinträchtigen. Ziel ist ein angemessenes Verhältnis zwischen verfügbaren Fähigkeiten und tatsächlich benötigter Systemleistung.
Neue Features und Integrationen vor Umsetzung mit einem nachvollziehbaren Nutzen verbinden
CAFM-Systeme erzeugen regelmäßig neue Wünsche nach Reports, Schnittstellen oder individuellen Workflows. FM-Connect.com bewertet größere Erweiterungen deshalb hinsichtlich Implementierungs- und Folgekosten. Auch spätere Wartung und Regressionstests werden berücksichtigt. Nicht jeder Nutzerwunsch rechtfertigt eine dauerhafte Sonderlösung. Durch Business Cases und geeignete Priorisierung werden Investitionen auf Funktionen konzentriert, die tatsächlich Zeit, Risiko oder Kosten reduzieren beziehungsweise einen relevanten Informationsnutzen erzeugen.
CAFM-Wirtschaftlichkeit als wiederkehrende Governance-Aufgabe etablieren
TCO verändert sich mit Nutzerzahlen, Releases, neuen Standorten und Vertragsverlängerungen. FM-Connect.com integriert die Kostenbetrachtung deshalb in jährliche Budgetierung, Lizenzreview und Roadmap. Entwicklungen werden transparent und können frühzeitig korrigiert werden. So wird das CAFM nicht nur bei der ursprünglichen Beschaffung wirtschaftlich bewertet, sondern über seinen gesamten Lebenszyklus. Kostensteuerung unterstützt gleichzeitig bessere Architekturentscheidungen und verhindert schleichende Komplexitäts- und Lizenzkosten.
