Anwendungen, Funktionen und tatsächliche Nutzung gemeinsam erfassen
In größeren Unternehmen entstehen über Jahre unterschiedliche CAFM-, CMMS-, Ticket-, Flächen- und Wartungssysteme. Regionen oder Standorte beschaffen eigene Lösungen, Spezialabteilungen ergänzen weitere Anwendungen und Excel bleibt zusätzlich bestehen. Dadurch entstehen redundante Funktionen und unterschiedliche Datenstände. FM-Connect.com schafft zunächst Transparenz über das vorhandene Applikationsportfolio. Für jede Lösung werden fachlicher Zweck, Nutzerkreis, Datenbestand, Schnittstellen, Kosten, technische Zukunftsfähigkeit und tatsächliche Nutzung erfasst. Erst danach kann sinnvoll über Konsolidierung entschieden werden.
CAFM-Systemlandschaften gezielt konsolidieren
Funktionale Doppelungen und unverzichtbare Spezialanwendungen voneinander unterscheiden
Zwei Systeme können ähnliche Funktionsnamen besitzen und dennoch unterschiedliche betriebliche Aufgaben erfüllen. Umgekehrt werden häufig dieselben Anlagen oder Flächen in mehreren Anwendungen gepflegt. FM-Connect.com analysiert deshalb Prozesse und Datenobjekte hinter den Systemen. Ziel ist nicht zwangsläufig eine einzige Anwendung für alles. Vielmehr wird bestimmt, welche Funktionen sinnvoll zentralisiert werden können und wo Speziallösungen einen echten Mehrwert besitzen. Die spätere Architektur soll so einfach wie möglich, aber so differenziert wie nötig sein.
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| Funktion | Welche Aufgabe erfüllt das System? | Überschneidung erkennen |
| Nutzer | Wer arbeitet tatsächlich damit? | Nutzungsrelevanz |
| Daten | Welche Informationen sind führend? | Datenklarheit |
| Kosten | Welche Lizenzen und Services entstehen? | Wirtschaftlichkeit |
| Integration | Welche Abhängigkeiten bestehen? | Architekturverständnis |
| Zukunft | Wird die Lösung weiterentwickelt? | Investitionssicherheit |
Führende Plattformen und ergänzende Speziallösungen bewusst festlegen
Auf Basis der Analyse entsteht ein Zielbild der zukünftigen Anwendungslandschaft. Ein zentrales CAFM oder IWMS kann beispielsweise Anlagen-, Flächen- und Serviceprozesse führen, während ERP, HR, BIM oder Gebäudeautomation weiterhin spezialisierte Funktionen übernehmen. FM-Connect.com definiert klare Systemgrenzen und Datenführerschaften. Dadurch wird verhindert, dass eine Konsolidierung lediglich mehrere Systeme technisch ersetzt, ohne die dahinterliegenden organisatorischen Überschneidungen und Mehrfachpflege dauerhaft zu beseitigen.
Konsolidierung in beherrschbaren Schritten statt als Big Bang umsetzen
Eine unternehmensweite Systembereinigung kann zahlreiche Standorte, Prozesse und Datenbestände betreffen. FM-Connect.com entwickelt deshalb einen gestaffelten Konsolidierungsplan. Systeme mit hohem Risiko oder geringen Abhängigkeiten können früh ersetzt werden, andere Lösungen verbleiben vorübergehend im Portfolio. Datenmigration, Schnittstellen und Nutzerumstellung werden je Welle vorbereitet. Dadurch bleibt die operative FM-Leistung während der Transformation stabil und Erfahrungen aus frühen Umstellungen können für nachfolgende Bereiche genutzt werden.
Neue Insellösungen durch eine klare Applikations-Governance vermeiden
Nach erfolgreicher Konsolidierung kann die Systemlandschaft erneut wachsen, wenn neue Anwendungen ohne übergreifende Prüfung eingeführt werden. Deshalb benötigt das CAFM-Portfolio klare Entscheidungsregeln. Neue Anforderungen werden zunächst darauf geprüft, ob vorhandene Systeme sie abdecken können. FM, IT und Fachbereiche entscheiden gemeinsam über notwendige Ergänzungen. So wird technische Vielfalt nicht grundsätzlich verhindert, aber bewusst gesteuert. Das Ergebnis ist eine langfristig wartbare und wirtschaftliche Applikationslandschaft.
