Interessenkonflikt-Erklärungen (Bewertungsteam)

• Name: [PLATZHALTER]

• Funktion / Abteilung: [PLATZHALTER]

• Rolle im Bewertungsgremium: [Technisch / Kommerziell / Rechtlich / Datenschutz / Informationssicherheit / Beratung / Protokoll / Sonstiges: ________]

• Beteiligungsart: [stimmberechtigt / beratend / unterstützend]

erkläre hiermit verbindlich, dass ich meine Aufgaben im Vergabeverfahren unabhängig, unparteiisch und nach bestem Wissen und Gewissen ausführen werde. Ich bestätige insbesondere, dass ich Bewertungen und Empfehlungen ausschließlich auf Grundlage der veröffentlichten Zuschlagskriterien, der Vergabeunterlagen und der formal zulässigen Klarstellungen/Verhandlungsergebnisse abgebe. Ich verpflichte mich, meine Beurteilungen sachlich zu begründen und keine persönlichen Präferenzen, Vorannahmen oder externe Einflussnahmen in die Bewertung einfließen zu lassen.

Ich erkenne an, dass bereits der Anschein eines Interessenkonflikts die Integrität des Verfahrens beeinträchtigen kann. Ich verpflichte mich daher, potenzielle Interessenkonflikte frühzeitig offenzulegen, damit geeignete Maßnahmen (z. B. Einschränkung der Mitwirkung, Austausch im Gremium, organisatorische Trennung) ergriffen werden können.

Ich bestätige nach sorgfältiger Prüfung, dass die folgenden Aussagen zutreffen. Bitte jeweils ankreuzen.

☐ Ich habe kein persönliches, finanzielles oder berufliches Interesse am Ausgang dieses Vergabeverfahrens, das meine Unabhängigkeit beeinträchtigen könnte.

☐ Ich übe keine Tätigkeit aus und halte keine Position, die dazu führen könnte, dass ich direkt oder indirekt von einem Zuschlag an einen bestimmten Bieter profitiere (z. B. Beteiligungen, Bonusregelungen, sonstige Vorteile).

Beschäftigungs- und Geschäftsbeziehungen

☐ Ich stand nicht in einem Beschäftigungs-, Beratungs- oder sonstigen Vertragsverhältnis zu einem potenziell teilnehmenden Bieter innerhalb der letzten [X] Jahre.

☐ Ich habe keine laufenden oder geplanten geschäftlichen Beziehungen zu einem Bieter (z. B. Nebenbeschäftigung, Beratungsmandat, Liefer-/Dienstleistungsvertrag, Beteiligung an Projekten), die einen Interessenkonflikt begründen könnten.

☐ Ich habe keine laufende oder kürzlich beendete Verhandlung/Anbahnung einer Beschäftigung oder Zusammenarbeit mit einem Bieter (z. B. Bewerbungsprozess, Sondierungsgespräche) innerhalb der letzten [X] Monate/Jahre: [________].

Persönliche Beziehungen

☐ Es bestehen keine familiären oder engen persönlichen Beziehungen (z. B. Ehe/Partnerschaft, Verwandtschaft 1. oder 2. Grades, enge Freundschaft) zu Vertretern eines Bieters, die meine Unparteilichkeit beeinträchtigen könnten.

☐ Mir sind keine Umstände bekannt, die einen Interessenkonflikt über Dritte begründen könnten (z. B. enge Beziehungen über Teammitglieder, gemeinsame wirtschaftliche Interessen, Abhängigkeiten).

Geschenke, Vorteile, Einladungen, Beeinflussungsversuche

☐ Ich habe im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren keine Geschenke, Einladungen, Rabatte, Vorteile oder sonstige Zuwendungen erhalten oder angeboten bekommen.

☐ Mir sind keine Beeinflussungsversuche bekannt (direkt oder indirekt), die auf eine bevorzugte Behandlung eines Bieters abzielen.

Parallelaktivitäten, Beratungen und Interessensüberschneidungen

☐ Ich bin nicht an parallelen Beratungs-, Audit- oder Unterstützungsleistungen für einen Bieter beteiligt, die im Zusammenhang mit CAFM, Facility Management, IT-Architektur, Security oder Beschaffungsberatung stehen und einen Konflikt begründen könnten.

☐ Ich nehme keine Rolle ein, in der ich gleichzeitig Anforderungen definiere und ausschließlich eine spezifische Lösung eines Bieters befürworten oder technisch „vorprägen“ könnte, ohne dass dies transparent und vergaberechtskonform gesteuert wird.

Wenn eine der oben genannten Aussagen nicht uneingeschränkt zutrifft oder ein potenzieller Konflikt besteht, sind die Details vollständig offenzulegen. Dabei sollen Art, betroffene Partei, Zeitraum und potenzieller Einfluss beschrieben werden.

Offenlegung (Beschreibung):

[OFFENLEGUNGSBEREICH – PLATZHALTER]

Betroffene Bieter (falls bekannt): []

Zeitraum / Relevanter Zeitraum: []

Einschätzung der eigenen Beeinflussbarkeit: [________]

Vorgeschlagene Maßnahme (optional): [z. B. Enthaltung bei Teilkriterium, Ausschluss aus Runde, organisatorische Trennung – ________]

Ich erkenne an, dass die Pflicht zur Vermeidung und Offenlegung von Interessenkonflikten während des gesamten Vergabeverfahrens fortbesteht. Ich verpflichte mich, jeden neu entstehenden oder erkennbar werdenden potenziellen Konflikt unverzüglich zu melden, insbesondere wenn sich im Verlauf der Verhandlungen neue Informationen ergeben oder sich meine persönliche oder berufliche Situation ändert.

Ich nehme zur Kenntnis, dass der Auftraggeber mich im Fall eines festgestellten oder vermuteten Interessenkonflikts ganz oder teilweise von der Mitwirkung ausschließen kann (z. B. Ausschluss von bestimmten Bewertungen, Ausschluss aus Verhandlungsrunden, Ersatzbesetzung). Ich erkenne an, dass eine unterlassene Offenlegung die Wirksamkeit der Bewertung gefährden und interne Maßnahmen nach sich ziehen kann, einschließlich disziplinarischer Schritte entsprechend den internen Regelwerken: [________].

Ich bestätige, dass ich sämtliche Informationen im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren vertraulich behandle. Dies umfasst insbesondere Angebotsinhalte, Preis- und Leistungsinformationen, Bewertungsdiskussionen, Punktbewertungen, Vergleichsdarstellungen, interne Einschätzungen sowie Inhalte aus Demonstrationen und Verhandlungsrunden.

Ich verpflichte mich, keine Informationen an unberechtigte Personen weiterzugeben und keine Kommunikation mit Bietern außerhalb der offiziellen Kommunikationskanäle zu führen. Ich werde Unterlagen und Daten ausschließlich in den vom Auftraggeber freigegebenen Systemen speichern und entsprechend den internen Sicherheits- und Aufbewahrungsregeln behandeln. Die zulässigen Speicherorte, Zugriffsregeln und Aufbewahrungsfristen sind: [________].

Ich bestätige außerdem, dass ich keine Unterlagen unverschlüsselt lokal speichere oder über private Kanäle (z. B. private E-Mail, private Cloud) weiterleite.

Mit meiner Unterschrift bestätige ich, dass die oben gemachten Angaben vollständig und wahrheitsgemäß sind und dass ich diese Erklärung verstanden habe.

Unterschrift: ___________________________

Name (in Druckbuchstaben): ______________________

Datum: _______________________________

Ort (optional): ________________________