Migrationskonzept (Vorlagenstruktur)

Der Ansatz zur Datenmigration wird in Phasen durchgeführt, um die Integrität der kritischen Systeme und Daten zu gewährleisten, während gleichzeitig die Geschäftskontinuität sichergestellt wird.

• Datenbewertung und Bereinigung: Identifikation von Datenqualitätsproblemen im Altsystem, Entfernen von Duplikaten, Korrektur von Ungenauigkeiten und Standardisierung von Formaten.

• Datenmapping: Zuordnung der Felder des Altsystems zu den entsprechenden Feldern im neuen CAFM-System, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Felder korrekt abgebildet werden.

• Datenvalidierung und Verifizierung: Sicherstellung, dass die migrierten Daten konsistent, vollständig und gemäß vordefinierten Erfolgskriterien validiert sind.

• Endgültige Datenmigration: Die eigentliche Migration, einschließlich der Datenübernahme, Verifizierung und Systemvalidierung.

• Migrationswerkzeuge: Software oder Skripte, die für das Extrahieren, Transformieren und Laden (ETL) von Daten in das CAFM-System verwendet werden.

• Datenvalidierungswerkzeuge: Werkzeuge zur Überprüfung der Genauigkeit und Vollständigkeit der migrierten Daten.

• Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben: Jegliche automatisierten Prozesse, die den manuellen Arbeitsaufwand reduzieren und die Effizienz steigern.

• Fehlermanagement: Werkzeuge oder Verfahren, die dazu verwendet werden, Migrationsfehler in Echtzeit zu identifizieren und zu beheben.

Die Migration der Arbeitsabläufe, einschließlich Serviceanfragen, Arbeitsauftragsmanagement, Wartungsplanung und Reporting, wird wie folgt durchgeführt:

• Dokumentation der Legacy-Workflows: Umfassende Erfassung der bestehenden Workflows.

• Ausrichtung mit CAFM-Funktionalitäten: Sicherstellung, dass die Workflows im CAFM-System den Anforderungen und Verbesserungen des Auftraggebers entsprechen.

• Systemtests: Durchführung von End-to-End-Tests der Workflows im CAFM-System, um sicherzustellen, dass keine Prozessabbrüche auftreten.

• Bewertung der bestehenden Schnittstellen: Ermittlung der aktuellen Schnittstellen und der Auswirkungen der Migration auf diese Verbindungen.

• Wiederherstellung der Integrationen: Sicherstellung, dass alle Schnittstellen nach der Migration wiederhergestellt werden und die Integrationspunkte getestet werden.

• Tests und Validierung der Integration: Durchführung von Integrationstests, um die ordnungsgemäße Funktionalität zwischen dem CAFM-System und den anderen Systemen sicherzustellen.

• Stakeholder-Ausrichtung: Meetings mit allen relevanten Stakeholdern, um eine gemeinsame Ausrichtung auf den Migrationsansatz sicherzustellen.

• Datenbereinigung: Eine gründliche Überprüfung und Bereinigung der zu migrierenden Daten.

• Systemvorbereitung: Vorbereitung sowohl der Altsysteme als auch des CAFM-Systems für die Datenübertragung.

• Finalisierung des Migrationsplans: Abschluss des detaillierten Migrationsplans und Zeitplans, einschließlich der Definition von Rollback-Verfahren und Risikomanagementstrategien.

• Erste Testmigration: Eine Pilotmigration mit Beispieldaten, um Probleme frühzeitig zu identifizieren.

• Vollständige Datenmigration: Nachdem der Pilot erfolgreich war, erfolgt die vollständige Migration der Daten, einschließlich der Verifizierung der Genauigkeit.

• Systemtests: Tests aller Aspekte des CAFM-Systems, einschließlich Workflows und Schnittstellen, nach der Migration.

• Benutzerakzeptanztests (UAT): Einbeziehung von Endbenutzern in den Testprozess, um sicherzustellen, dass sie das System effektiv nutzen können.

• Endgültige Datenmigration: Die endgültige Migration aller Daten in das CAFM-System.

• Go-Live Support: Vor-Ort- oder virtueller Support wird während des Go-Lives bereitgestellt, um schnell auf Probleme zu reagieren.

• Benutzerschulung: Bereitstellung von Schulungen für Endanwender, damit sie das neue System effektiv nutzen können.

Der Migrationsprozess trägt inhärente Risiken, wie z. B. Datenverlust, Systemausfallzeiten und Integrationsprobleme. Der Bieter muss die Risiken des Datenmigrationsprozesses und die Maßnahmen zur Minderung dieser Risiken darlegen,

• Datenqualitätsprobleme: Implementierung rigoroser Datenvalidierungs- und Bereinigungsprozesse vor der Migration.

• Integrationsfehler: Festlegung der Verantwortung für alle Schnittstellen und Durchführung rigoroser Tests vor dem Go-Live.

• Systemausfallzeiten: Minimierung von Ausfallzeiten durch Migration in Phasen und außerhalb der Betriebszeiten, wenn möglich.

Im Falle eines größeren Problems während der Migration wird ein Rollback-Plan zur Wiederherstellung des Systems im vorherigen Zustand zur Verfügung stehen.

• Backup-Strategie: Sicherstellung, dass alle Daten vor der Migration vollständig gesichert werden.

• Rollback-Verfahren: Klare Anweisungen, wie das System auf das Altsystem zurückgesetzt werden kann, falls kritische Probleme auftreten.

• Testwiederherstellungen: Regelmäßige Tests des Rollback-Prozesses, um dessen Wirksamkeit sicherzustellen.

• Dedizierter Support: Ein dediziertes Support-Team wird etwaige sofortige Probleme angehen.

• Fehlerbehebung: Alle während der Hypercare-Phase entdeckten Probleme werden priorisiert und schnell behoben.

• Systemoptimierung: Zusätzliche Anpassungen zur Optimierung der Systemleistung basierend auf Benutzerfeedback.

Nach der Migration wird das System kontinuierlich überwacht, um seine Stabilität und Leistung sicherzustellen. Überwachungstools werden eingesetzt, um die Systemgesundheit, Datenintegrität und Benutzeraktivitäten zu verfolgen.

Der Bieter wird einen Plan für kontinuierliche Systemverbesserungen bereitstellen, einschließlich regelmäßiger Updates, Patches und Funktionsverbesserungen basierend auf Benutzerfeedback.

• Migrationsplan-Dokument: Detailliertes Dokument, das den gesamten Migrationsprozess, einschließlich Zeitplan, Meilensteine und verantwortliche Parteien, beschreibt.

• Datenmigrationsbericht: Ein Bericht, der den Datenmigrationsprozess, die Validierungsergebnisse und alle aufgetretenen Probleme dokumentiert.

• Test- und Validierungsdokumentation: Dokumentation aller durchgeführten Tests und Validierungen, einschließlich der Ergebnisse und Lösungen.

• Post-Migrations-Supportplan: Ein detaillierter Plan für die Hypercare-Phase und den laufenden Support.