Entscheidungsfaktoren bei der Ausschreibung einer FM-Software

• Konkrete funktionale Anforderungen definieren: Operativ muss der Kunde festlegen, welche Funktionen und Module die FM-Software im Detail abdecken soll. Dies leitet sich aus den FM-Prozessen und Arbeitsabläufen ab. Typische CAFM-Module sind etwa Flächen- und Belegungsmanagement, Instandhaltungs- und Wartungsplanung, Reinigungsmanagement, Schlüssel- und Zugangsverwaltung, Buchungs- und Reservierungstools, Inventar- und Umzugsmanagement, Energiemanagement, Arbeitsschutz, Vertragsverwaltung, Budgetcontrolling und Helpdesk/Störfallmanagement. Der Kunde entscheidet, welche dieser Bereiche für ihn relevant sind und beschreibt im Lastenheft die benötigten fachlichen Funktionen möglichst präzise. Dabei ist auch eine Priorisierung sinnvoll: Welche Funktionen sind geschäftskritisch (“Must-have”) und welche nur „Nice-to-have“. Außerdem stellt sich operativ die Frage, ob man sich auf die vorhandenen Standardfunktionen des Softwaremarkts beschränkt oder ob für bestimmte Prozesse Spezialanpassungen erforderlich sind. Jede Abweichung vom Standard (Customization) kann Aufwand und Kosten erhöhen, daher muss hier eine sorgfältige Abwägung von Nutzen und Aufwand erfolgen. Letztlich sollten alle funktionalen Muss-Anforderungen und gewünschten Kann-Funktionen im Lastenheft aufgelistet sein, damit Anbieter passgenaue Lösungen anbieten können (Orientierung bieten dabei Kriterienkataloge wie GEFMA 444, um nichts Wesentliches zu vergessen).

• Integrationsanforderungen zu anderen Systemen: Ein FM-System arbeitet selten isoliert – daher sind operativ alle Schnittstellen zu bestehenden IT-Systemen festzulegen. Der Kunde muss ermitteln, mit welchen anderen Software-Lösungen das CAFM Daten austauschen soll. Typische Integrationen sind z. B. mit dem ERP-System (etwa SAP für Finanzdaten, Anlagenbuchhaltung oder Personalstammdaten), mit Gebäudeautomation/GLT für technische Anlagen und Alarmmeldungen, mit CAD-/BIM-Systemen für Grundriss- und Gebäudedaten, mit IoT-Sensoren (Zählerstände, Raumbelegungssensorik), mit Zutrittskontroll-Systemen sowie ggf. weiteren Fachanwendungen (Energiecontrolling, Dokumentenmanagement, Helpdesk-Tools etc.). Zu jeder relevanten Schnittstelle muss entschieden werden, wie tief die Integration gehen soll und welche Daten in welcher Richtung fließen. Beispielsweise: Soll das CAFM-System an SAP angebunden werden, um Stammdaten oder Aufträge auszutauschen? Oder bleibt es ein getrenntes System? Ebenso ist die Technologie der Schnittstelle festzulegen (z. B. bevorzugt offene REST-API oder reicht ein regelmäßiger CSV-Import). Operativ wichtig ist auch die Priorisierung der Schnittstellen: Welche Anbindungen sind zum Start unverzichtbar (z. B. Import von Mitarbeiter- und Raumdaten) und welche können in Phase 2 folgen. Schließlich entscheidet der Kunde, welches System für bestimmte Daten die führende Quelle sein wird – etwa ob Flächendaten ausschließlich im CAFM gepflegt und dann ans ERP gemeldet werden oder umgekehrt. Klare Integrationsanforderungen im Lastenheft sichern, dass das neue System nahtlos in die bestehende IT-Landschaft passt und kein Inselsystem entsteht.

• Datenmigration und Datenqualität planen: Die Datenbasis ist das Herz jeder FM-Software, daher sind operative Entscheidungen zur Datenübernahme (Migration) entscheidend. Zunächst muss der Kunde erheben, welche Bestandsdaten bereits vorliegen (Gebäudelisten, Flächenbücher, Anlagenverzeichnisse, Wartungspläne, Verträge etc.) und in welchen Formaten diese vorliegen (Excel, CAD-Zeichnungen, PDFs, alte Datenbanken). Daraus ergibt sich, welche Daten ins neue System übernommen werden sollen und ob die Datenqualität ausreichend ist. Es ist zu entscheiden, welche Daten migriert werden und mit welcher Priorität. Nicht alle historischen Daten sind zwingend nötig – mitunter beschließt man, nur aktuelle und relevante Daten zu übernehmen. Weiterhin steht die Entscheidung an, ob fehlende oder unvollständige Daten vor der Einführung noch erhoben und bereinigt werden, oder ob man mit einem teilweisen Datenbestand startet und diesen nach und nach ergänzt. Wichtig ist auch die Festlegung auf Datenstandards: Falls noch keine einheitliche Raum- und Gebäudenummerierung, Anlagenkennzeichnung etc. existiert, sollte diese nun definiert und im System einheitlich umgesetzt werden. Operativ legt der Kunde eine Migrationsstrategie fest – z. B. automatisierter Import vorhandener digitaler Daten versus manuelle Eingabe oder die Beauftragung eines Dienstleisters für die Datenerfassung. Schließlich muss geregelt sein, wie die kontinuierliche Datenpflege organisiert wird, damit die Datenqualität auch nach dem Go-Live hoch bleibt (wer pflegt welche Daten, Prozesse für Updates bei Änderungen wie Umzügen oder Umbauten). Diese Entscheidungen zur Datenmigration gehören ins Lastenheft, da sie Einfluss auf den Projektaufwand und die Angebote der Anbieter haben.

• Berichtswesen und KPIs festlegen: Operativ sollten die Anforderungen an Reports, Auswertungen und Kennzahlen präzisiert werden. Der Kunde entscheidet, welche Schlüsselkennzahlen (KPIs) im Facility Management regelmäßig verfolgt werden sollen – z. B. Flächenauslastung, Anzahl Störungen, Wartungsrückstände, Energieverbräuche, FM-Kosten pro m², Budgetabweichungen usw.. Ebenso ist festzuhalten, in welcher Form Berichte gewünscht sind (Listen, grafische Dashboards, gefärbte Grundrisse) und wie häufig (z. B. monatliche Management-Reports, jährliche Nachhaltigkeitsberichte, Ad-hoc-Abfragen). Hier entscheidet der Kunde auch, ob das interne Berichtswesen künftig im CAFM-System selbst erfolgen soll, oder ob Daten an ein bestehendes Business-Intelligence-System exportiert und dort weiterverarbeitet werden (Integration vs. Stand-alone Reporting). Zudem kann festgelegt werden, ob man sich auf Standard-Reportvorlagen der Software beschränkt oder individuelle Berichte konzipiert werden müssen. All diese Entscheidungen sorgen dafür, dass das ausgewählte System die nötige Transparenz schafft und die für den Nutzer wichtigsten Auswertungen “auf Knopfdruck” liefern kann. Fehlende Klarheit im Bereich Berichtswesen könnte dazu führen, dass ein System gewählt wird, dem im Nachhinein wichtige Kennzahlen fehlen – daher gehören Reporting-Anforderungen ins Lastenheft.

• Nutzerverwaltung, Rollen und Berechtigungen: Zu den operativen Entscheidungen zählen auch Anforderungen an die IT-Sicherheit und Benutzerrechte im künftigen System. Der Kunde muss definieren, welche Benutzergruppen das System nutzen und welche Berechtigungen sie jeweils erhalten. Daher ist ein Rollenkonzept zu entwickeln: z. B. welche Rollen es geben soll (Administrator, FM-Manager, Instandhaltungsplaner, externer Dienstleister etc.) und wie fein granuliert die Rechte vergeben werden (Wer darf was sehen, ändern, freigeben?). In diesem Zusammenhang ist zu entscheiden, ob das CAFM in das vorhandene Single-Sign-On integriert wird (Komfort und Sicherheit durch zentrale Nutzerverwaltung) oder ob eigenständige Logins genutzt werden. Auch die Zugriffswege sind relevant: Soll die Anwendung nur im internen Intranet laufen oder auch von extern erreichbar sein (für mobile Techniker oder Dienstleister), was zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen erfordert. Weitere Sicherheitsentscheidungen betreffen ggf. den Einsatz von 2-Faktor-Authentifizierung für kritische Aktionen, Verschlüsselung sensibler Daten (z. B. von Bauplänen oder Personalinformationen) und Logging von Benutzeraktionen, um Datenschutzvorgaben (DSGVO) zu erfüllen. Diese Vorgaben fließen als nicht-funktionale Anforderungen ins Lastenheft ein und stellen sicher, dass nur Systeme in Frage kommen, die den internen Security-Policies und Datenschutzbestimmungen des Kunden genügen.

• Betrieb, Support und Wartungskonzept: Schließlich sind operative Entscheidungen zum laufenden Betrieb der FM-Software wichtig. Hier klärt der Kunde, welche Verfügbarkeitsanforderungen gelten – z. B. ob das System 24/7 erreichbar sein muss oder ob regelmäßige Wartungsfenster (nachts/wochenends) toleriert werden. Es wird festgelegt, welche Supportzeiten und Reaktionszeiten der Anbieter gewährleisten soll (z. B. Hotline zu Geschäftszeiten, maximale Störungsbehebungsdauer). Falls der Betrieb on-premise erfolgt, müssen Anforderungen an Backup, Wiederanlauf und Notfallkonzepte definiert werden (z. B. tägliche Datensicherung, Disaster-Recovery innerhalb 24 Stunden). Bei Cloud-Lösungen sind dagegen Service Level Agreements (SLA) zur Verfügbarkeit (z. B. ≥99% Uptime) und zum Datenhosting (z. B. Rechenzentrum in der EU) abzustimmen. Zudem trifft der Kunde operative Entscheidungen zum Update- und Release-Management: Möchte man immer zeitnah die neueste Version nutzen, oder sollen Updates erst nach Prüfung durch ein internes Change-Management erfolgen? Und wer ist für die Administration des Systems verantwortlich – wird ein interner Administrator benannt und entsprechend ausgebildet, oder wird dieser Service vom Anbieter/externen Dienstleister übernommen? All diese Punkte – Betrieb, Support, Wartung – gehören ins Lastenheft, da sie später Vertragsbestandteil werden. Sie sichern ab, dass der Nutzen der Software durch zuverlässigen Betrieb und Betreuung tatsächlich realisiert wird.

Wie sichtbar wird, greifen strategische und operative Entscheidungen ineinander: Die strategischen Festlegungen (Ziele, Budget, Standards, Organisation, IT-Grundsatzentscheidungen, Zukunftsplanung) bilden den Rahmen, innerhalb dessen die operativen Anforderungen (Funktionskatalog, Schnittstellen, Daten, Berichte, Rechte, Betrieb etc.) ausgearbeitet werden. Beide Ebenen müssen in einem belastbaren Lastenheft berücksichtigt sein, damit die anschließende Ausschreibung erfolgreich verläuft.

Diese Fragen decken strategische Ziele, fachliche Anforderungen, technische und organisatorische Rahmenbedingungen sowie den Ablauf des Ausschreibungsverfahrens ab. Im Folgenden ein strukturierter Fragenkatalog, der als Leitfaden dienen kann:

• Was ist die übergeordnete Zielsetzung des CAFM-Projekts? (z. B. Kosten einsparen, bestehende Altsysteme ablösen, Prozesse digitalisieren, Rechtspflichten erfüllen). Welche konkreten Verbesserungen sollen erreicht werden?

• Welche FM-Bereiche und Prozesse sollen mit der neuen Software unterstützt werden? Bitte nennen Sie die Kernprozesse, die abgedeckt werden müssen (z. B. Wartung der technischen Anlagen, Raumbelegungsplanung, Helpdesk für Störmeldungen). Gibt es Prozesse, die außerhalb des Scopes bleiben?

• Wie sehen Erfolgskriterien aus? Woran würde das Unternehmen den Erfolg der Software-Einführung messen (z. B. messbare Effizienzsteigerung, Qualitätsverbesserung, Einsparsumme X nach Y Jahren)?

• Welche Abteilungen und Rollen sind im Facility Management und den unterstützenden Prozessen beteiligt? Wer wären die typischen Nutzer der FM-Software?

• Wie unterscheiden sich die Bedürfnisse der verschiedenen Rollen? (Beispiel: Mitarbeiter im Innendienst am Schreibtisch vs. Hausmeister/Techniker im mobilen Einsatz vor Ort). Wer benötigt welche Informationen und Funktionen?

• Wer soll das System administrieren und die Daten pflegen? Ist eine zentrale CAFM-Stelle geplant oder verteilt sich die Verantwortung auf mehrere Standorte/Teams?

• Sind organisatorische Veränderungen vorgesehen, um die Software optimal zu nutzen? (Müssen Prozesse umgestellt werden, braucht es neue Stellen oder Kompetenzen, ist Schulung/Change-Management notwendig?)

• Welche bestehenden IT-Systeme müssen an die CAFM-Software angebunden werden? Bitte nennen Sie relevante Systeme und Datenquellen (z. B. ERP wie SAP für Stammdaten und Finanzbuchhaltung, Gebäudeleittechnik/BMS, CAD oder BIM für Pläne, IoT-Sensoren, Zutrittskontrolle, Dokumentenmanagement etc.).

• Welche Daten sollen in den Schnittstellen ausgetauscht werden und in welcher Richtung? (Beispielsweise: Soll das CAFM Wartungsaufträge an SAP PM melden oder nur Stammdaten von dort lesen? Sollen Zählerstände aus der Gebäudeautomation ins CAFM übernommen werden?)

• Welche Schnittstellentechnologie wird bevorzugt? (Offene Standards wie REST/Webservice oder Dateien/Im- und Export; Echtzeit-Schnittstelle vs. periodischer Abgleich).

• Gibt es ein führendes System für bestimmte Daten? (Etwa: Werden Personaldaten nur im HR-System gepflegt und vom CAFM gelesen, oder umgekehrt? Wo liegen “Single Source of Truth” für Räume, Anlagen, Verträge etc.?)

• Sind alle notwendigen Schnittstellen sofort erforderlich, oder können einige Integrationen in Phase 2 umgesetzt werden? Bitte priorisieren Sie die Integrationen (unverzichtbar zum Go-Live vs. „kann warten“).

• Welche Bestandsdaten liegen zum Facility Management bereits vor und in welcher Form? (Gebäudelisten, Flächenverzeichnisse gemäß DIN 277, Anlagenkataster, Wartungspläne, Verträge, Schließpläne etc. – liegen diese in Excel, in Altsystemen, CAD-Plänen oder nur auf Papier vor?)

• Wie ist die Qualität und Vollständigkeit dieser Daten einzuschätzen? Gibt es einheitliche Bezeichnungen, Schlüssel und Nummerierungssysteme (z. B. Raumnummern, Anlagenkennzeichnungen) oder müssen erst Standards geschaffen werden?

• Welche Daten sollen ins neue System migriert werden? (Alle historischen Daten vs. nur aktuelle aktive Daten? Welche Objektarten sind besonders wichtig?) Bitte priorisieren Sie, falls nötig, welche Daten zuerst übernommen werden.

• Wie sollen fehlende oder fehlerhafte Daten aufbereitet werden? Müssen vor dem Start noch Datenerhebungen oder Bereinigungen erfolgen, oder wird mit dem vorhandenen Datenbestand gestartet und im laufenden Betrieb ergänzt?

• Welche Migrationsstrategie ist gewünscht? (Automatisierter Datenimport aus bestehenden Dateien/DB, manuelle Neueingabe, Dienstleister-Unterstützung für Datenerfassung).

• Wie wird die kontinuierliche Datenpflege organisiert? Wer ist später verantwortlich, dass Daten aktuell bleiben (z. B. bei Umbauten, Mieterwechseln etc.) und gibt es Prozesse dafür?

• Welche konkreten Funktionen und Module muss die FM-Software abdecken? Bitte listen Sie die benötigten Funktionsbereiche auf (z. B. Instandhaltungsplanung, Flächen- und Reservierungsmanagement, Reinigungsplanung, Schlüsselverwaltung, Helpdesk für Störungen, Vertrags- und Budgetmanagement, Reporting etc.).

• Gibt es Prioritäten unter den gewünschten Funktionen? (Welche Module sind sofort erforderlich, welche können ggf. später eingeführt werden?)

• Sind branchenspezifische Besonderheiten zu berücksichtigen? (Beispiel: In einer Klinik andere Anforderungen als in einem Bürogebäude, besondere Sicherheitsauflagen, Laborflächen, etc.)

• Standardsoftware vs. Sonderanforderungen: Sind Sie bereit, sich an die Standardfunktionen der Software anzupassen, oder benötigen Sie Spezialanpassungen für bestimmte Prozesse? Bitte nennen Sie etwaige Bereiche, in denen die Software vom Standard abweichen muss, und begründen Sie dies (Kosten/Nutzen abwägen).

• Zukünftige Nutzungsszenarien: Welche Entwicklungen müssen berücksichtigt werden? Erwarten Sie in Zukunft Erweiterungen (z. B. weitere Liegenschaften, neue Module) oder Integration neuer Technologien (IoT, BIM, KI-Analysen etc.)? Die Software sollte für Wachstum und Änderungen flexibel genug sein – gibt es absehbare Szenarien?

• Bevorzugen Sie ein bestimmtes Betriebsmodell für die Software? (On-Premise Installation auf eigenen Servern vs. Cloud/SaaS-Lösung beim Anbieter). Gibt es IT-Vorgaben dazu oder Sicherheitsrichtlinien, die eine Cloud-Nutzung einschränken?

• Wie soll das CAFM-System in die bestehende IT-Landschaft integriert werden? (Passt es in die vorhandene Infrastruktur, Netzwerk, Betriebssysteme? Müssen mobile Endgeräte angebunden werden? Nutzen Ihre Techniker z. B. Tablets/Smartphones vor Ort?)

• Welche technischen Mindestanforderungen bestehen seitens Ihrer IT? (Erlaubte Datenbanken, erforderliche Browser-Kompatibilität, Unterstützung von Virtualisierung, erforderliche Schnittstellenprotokolle, Nutzung von VPN, bestehende Identity-Management-Systeme für SSO etc.)

• Welche Anforderungen bestehen an Datenschutz und IT-Sicherheit? Werden in der FM-Software besonders sensible Daten verarbeitet (z. B. Personaldaten, sicherheitsrelevante Pläne)? Falls ja, welche zusätzlichen Schutzmaßnahmen sind erforderlich (z. B. Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen)?

• Welche weiteren nicht-funktionalen Anforderungen gibt es? Dazu zählen z. B. Leistungsanforderungen (wie viele gleichzeitige User, Antwortzeiten), Skalierbarkeit, Verfügbarkeit der Anwendung, Benutzerfreundlichkeit (Usability) sowie Anforderungen an Internationalisierung (Mehrsprachigkeit) falls relevant. Bitte benennen Sie solche Qualitätsanforderungen.

• Wie viele Nutzer(-Lizenzen) werden benötigt und in welcher Form? (Anzahl gleichzeitiger User, Aufteilung in Desktop/Web-Nutzer und ggf. mobile Nutzer mit App). Sollen auch externe Dienstleister Zugriff auf bestimmte Module erhalten (über Web-Zugang oder Portal)?

• Welche Supportzeiten werden benötigt? Erwarten Sie vom Anbieter einen Support zu Geschäftszeiten, einen erweiterten Support (z. B. bis 20 Uhr, oder samstags) oder sogar 24/7 für kritische Dienste?

• Gibt es weitere Sicherheitsvorgaben? (Muss das System ins interne Active Directory eingebunden werden für Single Sign-On? Sind 2-Faktor-Authentifizierung oder regelmäßige Penetrationstests vorgeschrieben? Wie sind die Backup- und Notfall-Anforderungen?)

• Wie und durch wen soll der laufende Betrieb erfolgen? (Betrieb durch eigene IT vs. Betrieb durch den Software-Anbieter oder einen Dienstleister). Falls Eigenbetrieb: Stehen genügend Ressourcen/Know-how zur Verfügung? Falls Fremdbetrieb: Welche Anforderungen haben Sie an das Rechenzentrum (Standort, Zertifizierungen) und an den Betreiber?

• Welche Verfügbarkeitsanforderungen haben Sie an das System? (Soll das CAFM rund um die Uhr verfügbar sein, oder reichen normale Geschäftszeiten? Sind regelmäßige Wartungsfenster akzeptabel, und wenn ja, wann?)

• Welche Updates- und Release-Strategie bevorzugen Sie? (Möchten Sie kontinuierlich die neuesten Versionen erhalten – falls Cloud meist automatisch – oder möchten Sie Updates gezielt einplanen und vorher testen, was einen Einfluss auf das Betriebsmodell hat?)

• Wie stellen Sie sich das Support-Konzept vor? (Soll der Anbieter einen Helpdesk stellen? Welche Reaktionszeiten werden bei Störungen erwartet? Ist vor Ort Support erforderlich oder reicht Remote-Unterstützung? Werden feste Ansprechpartner gewünscht?)

• Soll der Anbieter Schulungen durchführen? Falls ja, für welche Zielgruppen (Endanwender, Power-User/Key User, Administratoren) und in welchem Umfang? Oder übernimmt dies ein interner Trainer nach dem Train-the-Trainer-Prinzip?

• Welches Budget steht für das Gesamtprojekt zur Verfügung (für Software, Implementierung, Migration, Schulung, Wartung)? Gibt es eine interne Freigabeprozedur oder Staffelung (z. B. müssen bestimmte Meilensteine erreicht sein, um Folgeinvestitionen zu tätigen)?

• Wie wichtig sind Wirtschaftlichkeitsaspekte im Entscheidungsprozess? (Gibt es Ziele bezüglich Amortisationszeitraum oder ROI? Soll der Anbieter eine Kosten-Nutzen-Analyse mitliefern?)

• Wie ist der zeitliche Rahmen für die Ausschreibung und Implementierung? (Geplantes Ausschreibungsstart/-ende, gewünschter Vertragsabschluss, Zieltermin für Produktivstart. Gibt es feste Deadlines, z. B. wegen Ablösung eines Alt-Systems oder Jahresabschluss?)

• Nach welchen Kriterien werden die Angebote bewertet? Steht bereits fest, welche Gewichtung funktionale Anforderungen, Kosten, Support, Referenzen etc. bei der Zuschlagsentscheidung haben? Falls noch nicht, sollte dies im Vorfeld definiert werden, um den Ausschreibungsprozess transparent und fair zu gestalten.

• Welche Stakeholder sind in die Ausschreibung involviert und wer entscheidet letztlich über die Vergabe? (Sind neben der FM-Abteilung z. B. IT, Einkauf, Betriebsrat oder Nutzervertreter einzubeziehen? Wird es ein Auswahlgremium geben?)

• Gibt es besondere Vergabevorschriften zu beachten? (Bei öffentlichen Auftraggebern: UVgO/VgV-EU-Verfahren, formale Kriterien, etc.; bei privaten Unternehmen: interne Procurement-Richtlinien.)