Zuschlagskriterien mit Gewichtung (Übersicht)

Die Gesamtwertung beträgt 100%. Die nachstehende Tabelle zeigt die vorgesehenen Hauptkriterien und deren Gewichtungsrahmen. Der Auftraggeber setzt die finalen Gewichtungen innerhalb dieses Rahmens fest oder ersetzt den Rahmen durch feste Prozentwerte.

Falls der Auftraggeber mit festen Gewichtungen arbeitet (statt eines Rahmens), werden diese in den finalen Vergabeunterlagen eindeutig veröffentlicht. Eine nachträgliche Änderung der Bewertungslogik nach Abgabe der Finalangebote ist ausgeschlossen, außer soweit dies vergaberechtlich zulässig ist und über offizielle Nachträge einheitlich kommuniziert wird.

Unter dem Kriterium „Preis“ bewertet der Auftraggeber das Gesamtkostenbild (Total Cost of Ownership, TCO) über den definierten Betrachtungszeitraum von [] (z. B. Vertragslaufzeit inkl. Optionen). Bewertet wird nicht nur ein einzelner Preiswert, sondern die Vollständigkeit, Transparenz und Plausibilität der Kostenstruktur. Der Auftraggeber erwartet, dass alle relevanten Kostenbestandteile nachvollziehbar ausgewiesen sind, z. B. Lizenz-/Nutzungsentgelte, Implementierungsleistungen, Hosting (sofern relevant), Support- und Wartungskosten, Update-/Releaseleistungen, Schulungen, Schnittstellenleistungen, Datenmigration, Reise- und Nebenkosten sowie etwaige wiederkehrende Betriebskosten – jeweils in der im Preisschema vorgegebenen Struktur [].

Ein Angebot kann preislich nachteilig bewertet werden, wenn Positionen unklar, konditional, unvollständig oder nicht prüffähig sind, wenn Kosten in unpassenden Positionen „versteckt“ werden oder wenn wesentliche Annahmen nicht transparent gemacht werden. Der Auftraggeber kann im Rahmen vergaberechtlich zulässiger Aufklärung Plausibilisierungen anfordern, insbesondere wenn eine ungewöhnlich niedrige Preisgestaltung vorliegt oder die Preisstruktur nicht mit dem technischen und organisatorischen Angebot konsistent erscheint.

Unter diesem Kriterium bewertet der Auftraggeber, wie gut die angebotene CAFM-Lösung die funktionalen, technischen und betrieblichen Anforderungen erfüllt. Dabei geht es nicht nur um die Behauptung der Erfüllung, sondern um die Qualität der Ausprägung: Wie robust ist die Systemarchitektur, wie gut ist die Konfigurierbarkeit ohne Customizing, wie nachvollziehbar ist das Datenmodell, wie gut unterstützt die Lösung Schnittstellen und Integrationen, und wie skalierbar ist die Lösung bei steigender Nutzerzahl, zunehmender Objektanzahl oder wachsendem Funktionsumfang. Integrationsfähigkeit umfasst insbesondere die Fähigkeit, mit den in der Ausschreibung genannten Systemen zusammenzuwirken (z. B. [BMS/ERP/HR/IoT/IDM – ________]) und dabei Sicherheit, Performance und Stabilität zu gewährleisten.

Die Bewertung bezieht auch die technische Umsetzbarkeit im Zielumfeld ein, inklusive Betriebs- und Sicherheitsarchitektur (z. B. Authentifizierung/SSO, Rollen- und Berechtigungskonzept, Protokollierung, Mandantenfähigkeit, API-Design), soweit diese Aspekte als Qualitätskriterien bewertet werden und nicht ausschließlich Mindestanforderungen darstellen. Mindestanforderungen sind separat geregelt; ihre Nichterfüllung führt zur Nichtwertung bzw. zum Ausschluss gemäß Vergaberegeln.

Hier bewertet der Auftraggeber die Fähigkeit des Bieters, das CAFM-System strukturiert, risikoarm und termingerecht einzuführen. Bewertet werden unter anderem die Methodik (z. B. agile/hybride Vorgehensmodelle), Projektgovernance und Rollenmodell, Ressourcenplanung (inklusive Schlüsselrollen und Verfügbarkeiten), Risikomanagement, Quality Gates, Test- und Abnahmekonzept sowie das Vorgehen für Rollout und Go-Live. Ein wesentlicher Bestandteil ist die Migrationsstrategie für Stammdaten, Bewegungsdaten und Dokumente, einschließlich Datenbereinigung, Mapping, Validierung und Reconciliation-Ansätzen.

Der Auftraggeber bewertet positiv, wenn der Projektansatz realistische Annahmen enthält, Abhängigkeiten transparent macht (z. B. Zuarbeiten des Auftraggebers, Schnittstellenverfügbarkeit, Datenqualität), klare Meilensteine und Entscheidungswege vorsieht und eine nachvollziehbare Stabilisierung („Hypercare“) nach Go-Live einplant. Angebote, die nur generische Projektphrasen enthalten, ohne konkret auf das Umfeld und die Risiken eines CAFM-Rollouts einzugehen, werden entsprechend schwächer bewertet.

Dieses Kriterium bewertet die praktische Nutzbarkeit der Lösung im FM-Alltag sowie die Qualität der Demonstration. Grundlage ist in der Regel ein definierter Demonstrationsleitfaden mit Szenarien und Use Cases [________], der sicherstellen soll, dass alle Bieter entlang vergleichbarer Prozessketten bewertet werden. Bewertet wird, ob Kernprozesse logisch, effizient und nachvollziehbar abgebildet werden, ob die Benutzeroberfläche klar strukturiert ist, ob Rollen- und Berechtigungen in der Praxis funktionieren und ob die Lösung in der Live-Demo stabil und performant läuft.

Der Auftraggeber berücksichtigt dabei auch, wie gut typische Nutzergruppen (z. B. FM-Administration, Service Desk, Techniker, Objektverantwortliche, Reporting-Nutzer) unterstützt werden, ob Eingaben und Navigation intuitiv sind und ob die Lösung die operative Zusammenarbeit erleichtert. Sofern Barrierefreiheit, Mehrsprachigkeit oder mobile Nutzung bewertet werden sollen, werden die entsprechenden Anforderungen und Nachweismethoden ausdrücklich festgelegt: [________].

Hier bewertet der Auftraggeber die Qualität und Reife des Betriebs- und Supportmodells. Bewertet werden Struktur und Erreichbarkeit des Service Desks, die Ticketbearbeitung (inkl. Dokumentationsstandard), Eskalationsmechanismen, das Incident- und Problem-Management, Release- und Change-Prozesse sowie der Ansatz für Knowledge Transfer und Schulung. Zentral ist die Frage, ob der Bieter ein Supportmodell anbietet, das zur Kritikalität und Nutzungsrealität eines CAFM-Systems passt und ob es klare, messbare Service Level (SLA) und KPIs gibt, die in der Vertragsphase verlässlich gemanagt werden.

Der Auftraggeber bewertet positiv, wenn der Bieter klare Verantwortlichkeiten, transparente Kommunikationswege, praxistaugliche Eskalationen sowie ein nachvollziehbares Konzept für kontinuierliche Verbesserung (z. B. Trendanalysen, RCA-Prozesse, Service Reviews) darstellt.

Dieses Kriterium betrachtet, ob die Lösung und der Anbieter langfristig geeignet sind, die CAFM-Strategie des Auftraggebers zu unterstützen. Bewertet werden Aspekte wie Produkt- und Innovations-Roadmap, Release- und Lifecycle-Management, Anpassungsfähigkeit an neue Anforderungen (z. B. ESG-Reporting, neue Datenquellen, Portfolioveränderungen), Integrations- und Erweiterungsfähigkeit sowie die Stabilität des Anbieters (z. B. wirtschaftliche Verlässlichkeit, organisatorische Kontinuität, Supportfähigkeit im Zielmarkt). Konkrete Nachweise, welche Roadmap-Elemente relevant sind und wie sie bewertet werden, werden festgelegt als: [________].

Jedes Unterkriterium wird auf einer vorab definierten Skala bewertet, z. B. [0–5 Punkte] oder [0–10 Punkte]. Die Skala wird in den Vergabeunterlagen definiert und enthält klare Bewertungsanker, damit Bieter nachvollziehen können, was unter „unzureichend“, „teilweise erfüllt“, „gut“ oder „sehr gut“ verstanden wird. Typischerweise bedeutet ein niedriger Wert, dass das Kriterium nur unzureichend oder mit hohen Risiken erfüllt wird, während ein hoher Wert eine sehr gute, belastbare, praxistaugliche und nachvollziehbar belegte Erfüllung abbildet. Die konkrete Bewertungsbeschreibung je Punktstufe lautet: [________].

Die Punkte der Unterkriterien werden zunächst innerhalb eines Hauptkriteriums aggregiert (unter Berücksichtigung interner Gewichtungen je Unterkriterium, sofern vorgesehen) und anschließend gemäß der Hauptkriteriumsgewichtung auf die Gesamtpunktzahl hochgerechnet. Die Gesamtwertung ergibt sich aus der Summe der gewichteten Hauptkriterien.

Die Preiswertung erfolgt nach einer transparenten Formel, die in den Vergabeunterlagen separat offengelegt wird. Diese Formel kann beispielsweise die Abweichung vom günstigsten Angebot, eine lineare oder nichtlineare Skalierung oder eine Referenzpreislogik verwenden. Die anwendbare Formel lautet: [________]. Maßgeblich ist dabei, dass die Preiswertung mit dem definierten TCO-Schema konsistent ist und nur Angebote bewertet werden, die das Preisschema vollständig und prüffähig ausgefüllt haben.

Der Auftraggeber behält sich vor, bei unplausiblen oder ungewöhnlich niedrigen Angeboten eine Aufklärung gemäß den vergaberechtlichen Vorgaben durchzuführen. Wird die Plausibilität nicht überzeugend dargelegt oder bestehen weiterhin erhebliche Risiken, kann dies zu Abwertung oder Ausschluss führen, soweit rechtlich zulässig und in den Vergabeunterlagen vorgesehen.

Der Auftraggeber kann Mindestqualitätsschwellen festlegen, um sicherzustellen, dass Angebote eine bestimmte Leistungs- und Lieferfähigkeit erreichen, bevor sie preislich voll in Konkurrenz treten. Eine solche Schwelle kann sich auf einzelne Hauptkriterien (z. B. technische Qualität) oder auf die Gesamtqualität beziehen. Ob und welche Mindestschwellen gelten, wird festgelegt als: [________]. Wird eine Mindestschwelle nicht erreicht, kann das Angebot ausgeschlossen oder nicht weiterverfolgt werden, je nach Regelung in den Vergabeunterlagen.

Für den Fall eines Punktgleichstands definiert der Auftraggeber eine Tie-Breaking-Regel. Übliche Mechanismen sind beispielsweise die höhere Punktzahl in einem priorisierten Qualitätskriterium, danach die bessere Preiswertung, oder eine weitere objektive Entscheidungslogik. Die konkrete Tie-Breaking-Regelung lautet: [________] und wird verbindlich in den Vergabeunterlagen beschrieben.

Bewertet werden ausschließlich die durch den Bieter eingereichten Unterlagen und Nachweise sowie die Ergebnisse definierter Demonstrationen/Präsentationen und formal dokumentierter Klarstellungen im Rahmen des Verfahrens. Informelle Aussagen oder nicht schriftlich bestätigte Punkte aus Gesprächen sind nicht bewertungsrelevant, sofern sie nicht in das Finalangebot übernommen oder durch offizielle Dokumente (z. B. Nachträge) bestätigt wurden. Der Auftraggeber kann Nachweise stichprobenartig prüfen (z. B. Referenzen, Zertifikate, Leistungsnachweise), soweit dies vergaberechtlich zulässig ist und einheitlich erfolgt.

Der Auftraggeber behält sich vor, die Bewertungsstruktur im Rahmen des vergaberechtlich Zulässigen zu präzisieren, z. B. durch klarere Unterkriterien, definierte Bewertungsanker oder angepasste Nachweisanforderungen, sofern dies transparent, dokumentiert und gegenüber allen Bietern gleich behandelt kommuniziert wird. Ein Anspruch auf Zuschlag besteht nicht. Kosten, die Bietern durch Angebotsbearbeitung, Demonstrationen oder Verhandlungen entstehen, werden grundsätzlich nicht erstattet, soweit nicht zwingende Regelungen etwas anderes vorsehen: [________].