Interne Bewertungsbögen Zuschlagsphase

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Interne Bewertungsbögen für die Zuschlagsphase im CAFM-Vergabeverfahren — Interne Bewertungsformulare für die Zuschlagsphase

Dieses Dokument enthält die internen Bewertungsformulare für die Zuschlagsphase eines Verhandlungsverfahrens mit vorherigem Teilnahmewettbewerb zur Beschaffung eines CAFM-Systems; es dient der einheitlichen, transparenten und revisionssicheren Einzelbewertung der endgültigen verbindlichen Angebote anhand der veröffentlichten Zuschlagskriterien und stellt sicher, dass Bewertungsentscheidung, herangezogene Nachweise, Punktvergabe, berücksichtigte finale Klarstellungen sowie formale Freigaben vollständig, nachvollziehbar und prüfbar dokumentiert werden.

Verwendungszweck
Bearbeitungs- und Kontrollregeln
Deckblatt und Dokumentenkontrolle
Bieter- und Angebotsidentifikation
Erklärung der bewertenden Person
Bewertungsanleitung und Bewertungsmaßstab
Einzelbewertungsblatt
Funktionale Eignung CAFM-Lösung
Implementierungs- und Migrationskonzept
Datenmodell und Integrationsfähigkeit
Benutzerkonzept und Nutzbarkeit
Schulung, Support, Changemanagement
Projektorganisation und Qualitätssicherung
Zuschlagswertung
Referenzblatt Klarstellungen
Abschlussvermerk Einzelbewertung

Verwendungszweck und Abgrenzung

Diese Formblattsammlung ist ausschließlich nach Eingang der endgültigen verbindlichen Angebote zu verwenden. Sie ist nur durch die benannten bewertenden Personen und die intern hierfür zuständigen Moderations-, Beschaffungs-, Kontroll- oder Revisionsfunktionen zu nutzen.

Die Formblätter dürfen nur die veröffentlichten Zuschlagskriterien, Unterkriterien, Gewichtungen und Bewertungsmaßstäbe abbilden. Es dürfen keine neuen Kriterien, keine verdeckten Erwartungen und keine von den Vergabeunterlagen abweichenden Bewertungsmaßstäbe eingeführt werden.

Diese Formblattsammlung ersetzt nicht:

die formale Angebotsöffnung oder den Eingangsnachweis
gesonderte Preisblätter oder Preisbewertungsdateien
die zusammengeführte Gesamtwertung und Rangfolge
den gesonderten Vergabevorschlag
den formalen internen Zuschlagsfreigabeprozess
sonstige verfahrensrechtlich gesondert zu führende Vergabevermerke

Allgemeine Bearbeitungs- und Kontrollregeln

Bewertet werden darf ausschließlich der finale verbindliche Angebotsstand einschließlich formal einbezogener finaler Klarstellungen.
Frühere Angebotsstände, Verhandlungsentwürfe, Präsentationen oder Gesprächsnotizen dürfen nicht eigenständig bewertet werden, soweit deren Inhalt nicht in das finale Angebot übernommen wurde.
Jede vergebene Punktzahl ist mit einer konkreten, nachvollziehbaren und angebotsbezogenen Begründung zu dokumentieren.
Jede Begründung muss mindestens enthalten: den Nachweisverweis auf die relevante Fundstelle, eine kurze Beschreibung des festgestellten Angebotsinhalts, die Bewertung der Auswirkung auf die Zielerreichung und die Begründung, warum die vergebene Punktzahl sachgerecht ist.
Allgemeine Aussagen wie „gut“, „nicht ausreichend“, „schlüssig“ oder „unvollständig“ genügen allein nicht.
Stärken, Schwächen, Risiken, Ausschlüsse und Abhängigkeiten sind getrennt darzustellen.
Leere Felder sind nicht offen zu lassen; stattdessen ist einzutragen: [nicht zutreffend] oder [keine Angabe im Angebot].
Korrekturen sind mit [Datum], [Kürzel] und [Grund der Änderung] kenntlich zu machen.
Soweit im Verfahren Mindestanforderungen, Mindestpunktzahlen oder Ausschlussfolgen veröffentlicht wurden, sind diese ausdrücklich zu prüfen und zu dokumentieren.
Die kommerzielle Bewertung ist nur insoweit zu referenzieren, wie dies für die Zuschlagswertung oder die Nachvollziehbarkeit erforderlich ist; eine vollständige Preiskalkulation erfolgt in den hierfür vorgesehenen separaten Unterlagen.

Formblatt 1 | Stammdaten

Dokumentenbezeichnung	Interne Einzelbewertung Zuschlagsphase - CAFM-System
Verfahrensart	[Verhandlungsverfahren mit vorherigem Teilnahmewettbewerb]
Verfahrensreferenz	[Vergabeverfahren-Referenz]
Interne Aktennummer	[Interne Aktennummer]
Dokument-ID	[Dokument-ID]
Version	[Versionsnummer]
Vorversion	[Vorversion oder nicht zutreffend]
Ausgabedatum	[Datum]
Vertraulichkeitsstufe	[Vertraulich / Streng vertraulich / interne Einstufung]
Bewerteter Bieter	[Vollständige Firma / Bietergemeinschaft]
Bewertende Person	[Name]
Funktion	[Funktion / Rolle]
Wertungsgremium / Fachbereich	[Bezeichnung]
Datum der Bewertung	[Datum]
Uhrzeit Beginn	[Uhrzeit]
Uhrzeit Ende	[Uhrzeit]
Referenz des finalen Angebots	[Angebots-ID / Dateireferenz / Einreichungsreferenz]
Ablageort / Dateipfad	[Interner Ablageort]
Sprache des Angebots	[Sprache]
Bewertungsstatus	[Endgültiges verbindliches Angebot / andere interne Kennzeichnung]
Prüfung auf Vollständigkeit der Bewertungsunterlagen	[Ja/Nein]
Fehlende Unterlagen für die Wertung	[keine / Beschreibung]

Kontrollbestätigung	Eintrag
Es wurde ausschließlich der finale verbindliche Angebotsstand verwendet.	[Ja/Nein]
Formal einbezogene finale Klarstellungen wurden berücksichtigt.	[Ja/Nein]
Frühere Angebotsfassungen wurden nicht als Bewertungsgrundlage herangezogen.	[Ja/Nein]
Die veröffentlichten Zuschlagskriterien und Gewichtungen liegen der bewertenden Person vor.	[Ja/Nein]

Formblatt 2 | Identifikation

Bietername	[Vollständige juristische Bezeichnung]
Rechtsform	[Rechtsform]
Bietergemeinschaft	[Ja/Nein]
Falls ja, Zusammensetzung	[Mitglieder / Funktion / federführendes Mitglied]
Nachunternehmer / Unterauftragnehmer mit wertungsrelevanter Leistung	[Ja/Nein]
Falls ja, Angabe	[Bezeichnung / Leistungsbezug]
Datum des Eingangs des finalen Angebots	[Datum]
Uhrzeit des Eingangs	[Uhrzeit]
Interne Eingangsreferenz	[Referenz]
Datei- oder Paketbezeichnung	[Bezeichnung]
Finale Angebotsversion	[Version / Kennzeichnung]

Für die Wertung herangezogene Angebotsbestandteile

[Finales Anschreiben / finale Angebotserklärung]
[Finale technische Beschreibung]
[Finale Preisunterlagen]
[Implementierungskonzept]
[Migrationskonzept]
[Datenmodell- / Schnittstellenkonzept]
[Benutzer- / Rollen- / Berechtigungskonzept]
[Schulungs- / Support- / Changekonzept]
[Projektorganisations- / Qualitätssicherungskonzept]
[Formal einbezogene finale Klarstellungen]
[Sonstige wertungsrelevante Anlagen]

Hinweis zur Identifikation

Bestätigung	[Ja/Nein]
Bemerkungen	[Eintrag]

Ich, [Name der bewertenden Person], bestätige für die vorliegende Einzelbewertung:

Erklärung	Eintrag
Vertraulichkeit gewahrt	[Ja/Nein]
Unabhängigkeit der Bewertung gewahrt	[Ja/Nein]
Kein Interessenkonflikt bekannt	[Ja/Nein]
Falls doch, offengelegt am	[Datum / nicht zutreffend]
Beschreibung des offengelegten Konflikts oder möglicher Nähebeziehung	[Eintrag / nicht zutreffend]
Interne Maßnahme zur Konfliktsteuerung	[Eintrag / nicht zutreffend]
Veröffentlichte Zuschlagskriterien, Unterkriterien und Bewertungsmaßstäbe liegen vor und wurden verstanden	[Ja/Nein]
Bewertet wird ausschließlich der finale verbindliche Angebotsstand	[Ja/Nein]
Jede Punktvergabe wird mit Fundstelle und Begründung dokumentiert	[Ja/Nein]
Es werden keine zusätzlichen oder verdeckten Kriterien verwendet	[Ja/Nein]

Unterschrift bewertende Person: [Unterschrift]

Datum: [Datum]

Verfahrensspezifische Zuschlagskriterien

Kriterium	Bezeichnung	Gewichtung	Maximalpunkte	Mindestschwelle
[Nummer 1]	[Bezeichnung]	[ ]	[ ]	[ ]
[Nummer 2]	[Bezeichnung]	[ ]	[ ]	[ ]
[Nummer 3]	[Bezeichnung]	[ ]	[ ]	[ ]
[Nummer 4]	[Bezeichnung]	[ ]	[ ]	[ ]
[Nummer 5]	[Bezeichnung]	[ ]	[ ]	[ ]
[Nummer 6]	[Bezeichnung]	[ ]	[ ]	[ ]
[Nummer 7]	[Bezeichnung]	[ ]	[ ]	[ ]
[Nummer 8]	[Bezeichnung]	[ ]	[ ]	[ ]

Standard-Bewertungsmaßstab als Vorlage

Falls im Verfahren ein anderer veröffentlichter Bewertungsmaßstab gilt, ist ausschließlich dieser anzuwenden. Sofern kein abweichender veröffentlichter Maßstab vorgesehen ist, kann folgende interne Standardvorlage verwendet werden.

Punkte	Beschreibung
0 Punkte	Anforderung nicht erfüllt oder keine verwertbare Aussage im Angebot
1 Punkt	deutlich unzureichend; erhebliche Lücken, Widersprüche oder Risiken
2 Punkte	unterdurchschnittlich; teilweise Erfüllung, aber relevante Schwächen
3 Punkte	im Wesentlichen ausreichend; Anforderung überwiegend erfüllt, jedoch ohne erkennbare Mehrwerte
4 Punkte	gut; Anforderung klar und nachvollziehbar erfüllt, mit erkennbaren Stärken
5 Punkte	sehr gut; Anforderung in besonderer Qualität erfüllt, mit deutlichem Mehrwert und geringem Risiko

Anwendung des Bewertungsmaßstabs

Zwischenwerte zulässig	[Ja/Nein, nur wenn veröffentlicht]
Veröffentlichter Bewertungsmaßstab bestätigt	[Ja/Nein]
Abweichung oder Besonderheit	[Eintrag / nicht zutreffend]

Mindeststandard für Begründungen

Fundstelle im Angebot: [Dokument / Anlage / Abschnitt / Seite / Zeile]
Kurzbeschreibung des Angebotsinhalts: [Eintrag]
Fachliche Einordnung: [Stärke / Schwäche / Risiko / neutral]
Auswirkung auf Leistung, Einführung, Betrieb oder Nutzbarkeit: [Eintrag]
Begründung der Punktzahl: [Eintrag]

Wiederholbares Einzelbewertungsblatt je Zuschlagskriterium

Dieses Formblatt ist für jedes veröffentlichte Zuschlagskriterium und, soweit vorgesehen, für jedes Unterkriterium gesondert auszufüllen.

Identifikation des Bewertungssachverhalts

Kriteriumsnummer	[Nummer]
Kriteriumsbezeichnung	[Bezeichnung]
Unterkriterium	[Bezeichnung / nicht zutreffend]
Gewichtung	[ ]
Maximalpunkte	[ ]
Mindestschwelle	[ ]
Bewertungsmaßstab	[Referenz]
Relevante Angebotsdokumente	[Dokumente]
Relevante Fundstellen	[Anlage / Abschnitt / Seite]
Relevante finale Klarstellungen	[Referenz / nicht zutreffend]

Sachverhaltsaufnahme

Zusammenfassung des angebotenen Lösungsansatzes	[Eintrag]
Festgestellte Stärken	[Eintrag]
Festgestellte Schwächen	[Eintrag]
Festgestellte Risiken oder Abhängigkeiten	[Eintrag]
Ausschlüsse, Annahmen oder Vorbehalte im Angebot	[Eintrag]
Festgestellte Widersprüche oder Unklarheiten innerhalb des finalen Angebots	[Eintrag / keine]
Auswirkung auf Zielerreichung und Nutzwert	[Eintrag]

Punktvergabe

Vergebene Punktzahl	[ ]
Erreicht die Wertung eine veröffentlichte Mindestschwelle	[Ja/Nein/nicht zutreffend]
Begründung der Punktvergabe	[Ausführliche Begründung]
Wesentliche Differenzierungsmerkmale innerhalb des Kriteriums	[Eintrag]
Wurde nur der finale verbindliche Angebotsinhalt bewertet	[Ja/Nein]
Ist die Begründung mit konkreten Fundstellen unterlegt	[Ja/Nein]

Prüffragen zur internen Kontrolle

Prüffrage	Eintrag
Liegt eine eindeutige Fundstelle vor	[Ja/Nein]
Entspricht die Bewertung dem veröffentlichten Maßstab	[Ja/Nein]
Wurden keine nicht veröffentlichten Erwartungen einbezogen	[Ja/Nein]
Wurden Ausschlüsse, Annahmen und Risiken dokumentiert	[Ja/Nein]
Besteht Eskalationsbedarf an Moderation oder Vergabestelle	[Ja/Nein]
Falls ja, Grund	[Eintrag]

Kürzel bewertende Person: [Kürzel]

Datum: [Datum]