Verhandlungsregeln

Die Verhandlungsphase dient dazu, Angebote zu optimieren und für den Auftraggeber das vorteilhafteste Ergebnis zu erzielen, wobei Fairness und die Einhaltung der Vorschriften gewahrt bleiben. Bei der Implementierung eines CAFM-Systems zielt die Verhandlung typischerweise darauf ab, die Machbarkeit der vorgeschlagenen Lösung zu bestätigen, Liefer- und Betriebsrisiken zu reduzieren, die Implementierungssteuerung zu stärken, die Servicelevels an die betrieblichen Bedürfnisse anzupassen und die kommerziellen und vertraglichen Bedingungen so klar zu finalisieren, dass die Auftragsvergabe und die Vertragsunterzeichnung möglich sind.

Verhandlungen dienen nicht dazu, grundlegend nicht konforme Angebote zu korrigieren oder Bietern die Möglichkeit zu geben, völlig neue Angebote einzubringen, die die Vergleichbarkeit beeinträchtigen. Der Auftraggeber wird Verhandlungen daher nutzen, um Präzision und Übereinstimmung zu verbessern, aber die Integrität des Wettbewerbsverfahrens wahren, indem er nicht verhandelbare Anforderungen durchsetzt und alle wesentlichen Ergebnisse dokumentiert.

Die Verhandlungen können alle in den Ausschreibungsunterlagen ausdrücklich als verhandelbar gekennzeichneten Punkte sowie alle weiteren vom Auftraggeber vorgebrachten Punkte umfassen, sofern diese mit dem Vergaberahmen und den Gleichbehandlungsgrundsätzen vereinbar sind. Im Kontext der Implementierung eines CAFM-Systems umfasst der verhandelbare Umfang typischerweise die Lösungskonfiguration und den Implementierungsansatz (innerhalb des erforderlichen Funktionsumfangs), die Projektsteuerung, Risikomanagementmaßnahmen, Schulungs- und Änderungsmanagement, den Datenmigrationsplan, den Integrations- und Schnittstellenansatz (innerhalb definierter technischer Grenzen), den Test- und Abnahmeansatz, Service- und Supportvereinbarungen, den Lieferplan, die Erläuterung des Geschäftsmodells, die Kostentransparenz und angemessene vertragliche Klarstellungen.

Die Verhandlungen können auch Annahmen im Angebot des Bieters betreffen, sofern diese die Lieferzuverlässigkeit, das Kostenrisiko oder die Betriebskontinuität beeinflussen. Fordert die Vergabestelle Änderungen an den Annahmen an, erfolgt dies durch eine offizielle Anweisung, sodass die Bieter eine klare und nachvollziehbare Grundlage für die Überarbeitung ihrer Angebote haben.

Die Verhandlungen können Anfragen zur Klärung der Frage umfassen, welche Anforderungen durch Standardkonfiguration bzw. individuelle Anpassung erfüllt werden, welche Auswirkungen individuelle Anpassungen auf Upgrades und Wartung haben und wie der Bieter die Dokumentation und Übergabe handhabt. Gegebenenfalls kann der Auftraggeber die Verpflichtungen des Bieters hinsichtlich der Implementierungsunterstützung während der Go-Live-Stabilisierungsphase und die Bedingungen für eine Eskalation der Unterstützung klären.

Bestimmte Anforderungen stellen Mindestbedingungen dar und sind nicht verhandelbar. Dazu gehören alle Anforderungen, die in den Ausschreibungsunterlagen ausdrücklich als obligatorisch oder „Mindestanforderung“ gekennzeichnet sind, sowie alle Anforderungen, die aus rechtlichen, sicherheitstechnischen oder betrieblichen Gründen unbedingt eingehalten werden müssen. Bei einer CAFM-Ausschreibung umfassen Mindestanforderungen üblicherweise die Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften, die Befolgung definierter Informationssicherheits- und Vertraulichkeitsverpflichtungen, obligatorische funktionale Anforderungen, die als nicht verhandelbar gekennzeichnet sind, erforderliche Schnittstellen oder technische Einschränkungen, die für die Umgebung des Auftraggebers unerlässlich sind, sowie obligatorische Vertragsbedingungen, die ausdrücklich als nicht verhandelbar festgelegt sind.

Schlägt ein Bieter Abweichungen von den nicht verhandelbaren Anforderungen vor, kann der Auftraggeber das Angebot als nicht konform werten. Treten solche Abweichungen während der Verhandlungen auf oder bestehen sie fort, kann der Bieter gemäß den Vergabebedingungen ausgeschlossen werden.

Ist sich ein Bieter unsicher, ob ein Thema verhandelbar ist, muss er die Frage über den offiziellen Klärungskanal stellen. Der Auftraggeber wird gemäß dem für alle Bieter geltenden kontrollierten Informationsaustauschverfahren antworten.

Die Verhandlungsphase kann je nach Komplexität des Beschaffungsvorgangs, Reifegrad der Angebote und den internen Governance-Vorgaben des Auftraggebers in einer oder mehreren Runden durchgeführt werden. Die voraussichtliche Struktur ist wie folgt, kann aber durch offizielle Anweisung angepasst werden:

In einer ersten Verhandlungsrunde konzentriert sich der Auftraggeber üblicherweise darauf, die Einhaltung der Basisanforderungen zu bestätigen, das Lösungskonzept des Bieters zu verstehen, den Projektansatz und die Projektsteuerung zu prüfen, Abhängigkeiten und Annahmen zu klären und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Im Anschluss an diese Runde können die Bieter aufgefordert werden, schriftliche Erläuterungen oder gezielte Überarbeitungen einzureichen.

In den folgenden Gesprächsrunden werden die Diskussionen in der Regel konkreter und konzentrieren sich auf die Verfeinerung des Implementierungsplans, des Integrationsansatzes, der Datenmigrationsstrategie, der Service- und Supportbedingungen, der Abnahmekriterien und der Risikoverteilung. Kommerzielle Themen, einschließlich Kostentransparenz und Preisanpassungsmechanismen (sofern zulässig), können intensiver behandelt werden, sobald die technischen und lieferbezogenen Annahmen ausreichend geklärt sind.

Der Auftraggeber kann eine letzte Runde ausrufen, nach deren Abschluss die Bieter aufgefordert werden, ein endgültiges Angebot (Best and Final Offer, BAFO) gemäß dem in diesem Dokument beschriebenen Verfahren abzugeben.

Die Vergabestelle legt die Tagesordnung für jede Verhandlungsrunde fest, um die Einheitlichkeit der Angebote aller Bieter zu gewährleisten und einen fairen Vergleich zu ermöglichen. Die Tagesordnung wird im Voraus über den offiziellen Dienstweg zusammen mit allen angeforderten Vorbereitungsunterlagen oder Materialien, die von den Bietern vorzubereiten sind, veröffentlicht.

Die Themenreihenfolge folgt in der Regel einem strukturierten Ansatz, der Unklarheiten reduziert und Nachverhandlungen ohne technische Klärung vermeidet. Beispielsweise kann der Auftraggeber die Bestätigung des Lösungsumfangs und des Umsetzungsansatzes vor der Prüfung der Kostenannahmen behandeln oder die Festlegung der Abnahmekriterien vor der Erörterung von Gewährleistung oder Servicegutschriften fordern. Der Auftraggeber kann die Gespräche auch nach Arbeitspaketen wie Lösung und Konfiguration, Integration und Daten, Projektsteuerung, Sicherheit und Compliance, Änderungsmanagement sowie kommerziellen und vertraglichen Bedingungen strukturieren.

Die Bieter können zusätzliche Tagesordnungspunkte vorschlagen; die Aufnahme in diese liegt jedoch im Ermessen des Auftraggebers. Jeder von einem Bieter vorgeschlagene Punkt, der die Ausschreibungsbedingungen oder die Vergleichbarkeit der Bewertung wesentlich beeinflussen würde, wird gegebenenfalls durch eine formelle Klarstellung oder einen Nachtrag behandelt.

Die Verhandlungen können vor Ort in [ ], virtuell über [ ], schriftlich über die offizielle Beschaffungsplattform oder in einer Kombination dieser Formate geführt werden. Der Auftraggeber legt das Format in der jeweiligen Verhandlungseinladung fest. Bei virtuellen Verhandlungen sind die Bieter für die Bereitstellung geeigneter Verbindungen, Zugänge und Ausrüstung verantwortlich. Bei Vor-Ort-Sitzungen müssen die Bieter die vom Auftraggeber mitgeteilten Zutritts- und Sicherheitsregeln einhalten. Schriftliche Kommunikation kann genutzt werden, um Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, insbesondere wenn es um spezifische Anforderungen, Vertragsbedingungen oder Preisfragen geht. Bei schriftlicher Kommunikation legt der Auftraggeber die Struktur und die Fristen für die Antworten fest.

Jeder Bieter muss sicherstellen, dass seine Verhandlungspartner über die erforderliche Führungskompetenz verfügen und befugt sind, über den vorgeschlagenen technischen Ansatz, den Umsetzungsplan, das Servicemodell und die kommerziellen Bedingungen zu verhandeln und sich zu diesen zu verpflichten. Die Bieter müssen einen Verhandlungsführer benennen und, sofern in den Vergabebedingungen gefordert, dessen Befugnis nachweisen. Das Verhandlungsteam des Auftraggebers setzt sich aus Vertretern zusammen, die für die Bereiche Betriebsanforderungen, Facility Management, technische Integration, Beschaffung und rechtliche/wirtschaftliche Prüfung zuständig sind. Die Einbindung dieser Funktionen bedeutet nicht, dass die endgültige Genehmigung während des Treffens erteilt wird; vielmehr stellt sie sicher, dass die Verhandlungen fundiert geführt werden und die Ergebnisse intern validiert werden können. Mündliche Zusagen während der Verhandlungen sind nur dann verbindlich, wenn sie schriftlich über den offiziellen Kanal bestätigt und gegebenenfalls in das überarbeitete Angebot des Bieters oder in die endgültigen Vertragsunterlagen aufgenommen werden.

Es wird zwischen Klarstellung und wesentlicher Änderung unterschieden. Eine Klarstellung dient dazu, bereits im Angebot enthaltene Angaben zu erläutern oder zu bestätigen, Unklarheiten zu beseitigen, offensichtliche Verwaltungsfehler zu korrigieren oder Belege beizufügen. Eine Klarstellung darf den Inhalt des Angebots nicht verändern.

Eine wesentliche Änderung ist eine Änderung, die den Umfang, die technische Architektur, die Lieferverpflichtungen, die Risikoverteilung, die Personalannahmen, die Preisstruktur oder jeden anderen Aspekt betrifft, der den Wettbewerbsvergleich beeinflussen könnte. Wesentliche Änderungen sind nur zulässig, wenn sie beantragt oder in den Vergaberegeln ausdrücklich genehmigt werden, und müssen im vorgeschriebenen Format des überarbeiteten Angebots und innerhalb der festgelegten Überarbeitungsfrist eingereicht werden.

Die Vergabestelle entscheidet, ob eine Änderung eine Klarstellung oder eine wesentliche Änderung darstellt, und diese Entscheidung wird einheitlich auf alle Bieter angewendet.

Überarbeitete technische Lösungen können angefordert werden, wenn der Auftraggeber einen Bedarf an besserer Abstimmung, geringeren Risiken oder einer Klarstellung der Umsetzbarkeit feststellt, vorausgesetzt, die überarbeitete Lösung bleibt im Rahmen der Ausschreibung und erfüllt die Mindestanforderungen.

Wenn ein Bieter eine überarbeitete Lösung vorschlägt, muss er diese Überarbeitung kontrolliert und nachvollziehbar präsentieren. Dies erfordert in der Regel ein Änderungsprotokoll, das beschreibt, was geändert wurde, warum die Änderung vorgenommen wurde und welche Auswirkungen die Änderung auf den Implementierungszeitplan, Schnittstellen, Lizenzierung, Supportmodell, Sicherheitskontrollen und Kosten hat. Bieter müssen außerdem bestätigen, ob die überarbeitete Lösung zusätzliche Abhängigkeiten von Drittanbietern einführt oder die Trennung zwischen Standardkonfiguration und Anpassung verändert.

Wenn die Ausschreibung Interoperabilität mit bestimmten Systemen oder die Einhaltung definierter Informationssicherheitsstandards erfordert, müssen überarbeitete Lösungen die fortlaufende Konformität nachweisen. Sollten überarbeitete Lösungen die Einhaltung der Mindestanforderungen beeinträchtigen, kann der Bieter vom Verfahren ausgeschlossen werden.

Die Preise sind nur im Rahmen der Vergabeunterlagen verhandelbar. Gegebenenfalls kann der Auftraggeber eine Preisanpassung verlangen, um einen präzisierten Leistungsumfang, geänderte Lieferannahmen oder korrigierte Mengen zu berücksichtigen. Der Auftraggeber kann die Bieter außerdem auffordern, die Kostenaufschlüsselung zu überarbeiten, um die Transparenz zu erhöhen und eine einheitliche Kostenbewertung zu ermöglichen.

Bieter müssen sicherstellen, dass Preisänderungen in sich schlüssig und klar auf den zugrunde liegenden Annahmen basieren. Wird eine Preisvorlage bereitgestellt, ist diese zu verwenden. Formeln, Struktur oder die Logik der einzelnen Positionen dürfen nur mit ausdrücklicher Genehmigung geändert werden. Rabatte, Preisnachlässe und bedingte Preisbestandteile müssen klar angegeben und die Bedingungen präzise definiert sein. Versteckte Bedingungen, unklare Indexierung oder nicht bepreiste Verpflichtungen können als Nichteinhaltung der Ausschreibungsbedingungen gewertet werden.

Sofern die Ausschreibungsunterlagen Preisanpassungsmechanismen zulassen (beispielsweise für mehrjährige Wartung oder Unterstützung), müssen die Bieter den vorgeschlagenen Mechanismus und dessen Begründung im geforderten Format angeben. Ist eine Preisanpassung nicht zulässig, müssen die Bieter die geforderten Festpreise einreichen.

Die Vergabestelle dokumentiert die Verhandlungssitzungen, um einen revisionssicheren Nachweis der Gespräche und Ergebnisse zu gewährleisten. Die Dokumentation kann in Form von Protokollen, Aktionslisten oder schriftlichen Zusammenfassungen nach jeder Sitzung erfolgen. Die Vergabestelle legt das Dokumentationsformat fest und kann von den Bietern innerhalb einer bestimmten Frist eine Bestätigung der sachlichen Richtigkeit verlangen.

Protokolle dienen der Dokumentation der besprochenen Themen, der erteilten Klarstellungen und der zu erledigenden Maßnahmen. Sie ändern die Ausschreibungsunterlagen nicht und begründen keine vertraglichen Verpflichtungen. Verbindliche Änderungen müssen in förmlichen Nachträgen, schriftlichen Klarstellungen auf dem offiziellen Dienstweg oder in den von den Bietern gemäß dem Verfahren eingereichten überarbeiteten Angeboten berücksichtigt werden.

Von den Bietern wird erwartet, dass sie interne Notizen anfertigen, jedoch alle Verhandlungsinhalte vertraulich behandeln. Audio- oder Videoaufnahmen durch Bieter sind nur mit ausdrücklicher schriftlicher Genehmigung des Auftraggebers zulässig.

Werden überarbeitete Angebote angefordert, stellt der Auftraggeber eine formelle Aufforderung zur Überarbeitung mit Angabe des erforderlichen Überarbeitungsumfangs, der Einreichungsstruktur und einer festen Frist aus. Überarbeitete Angebote sind über den offiziellen Einreichungskanal im vorgeschriebenen Format einzureichen und müssen die Rundennummer und die Version eindeutig ausweisen. Die Frist für die Überarbeitung jeder Runde ist: [Datum – Uhrzeit – Zeitzone: ________] . Falls mehrere Ergebnisse erforderlich sind (z. B. ein überarbeiteter technischer Vorschlag, ein aktualisierter Umsetzungsplan und eine aktualisierte Preisliste), legt die Vergabestelle fest, ob diese als ein einziges Paket oder als separate Dateien in einer festgelegten Ordnerstruktur einzureichen sind. Verspätet eingereichte überarbeitete Angebote können unter Umständen nicht angenommen werden. Reicht ein Bieter bis zum Stichtag kein überarbeitetes Angebot ein, kann der Auftraggeber je nach Vergabeordnung und Bedeutung der geforderten Änderungen die zuletzt vorliegende gültige Fassung bewerten oder den Bieter vom Verfahren ausschließen.

Nach Abschluss der Verhandlungen kann der Auftraggeber die Bieter zur Abgabe eines endgültigen Angebots auffordern. Das endgültige Angebot ist das vollständige und bedingungslose Angebot des Bieters und dient der abschließenden Bewertung und der Zuschlagsentscheidung.

Die BAFO-Einladung legt fest, was enthalten sein muss, wie z. B. die endgültige technische Lösungsbeschreibung, den endgültigen Implementierungsplan, den endgültigen Personalplan, die bestätigten Service-Levels, die endgültigen kommerziellen Bedingungen (falls zutreffend) und die endgültige Preisgestaltung. Bieter müssen sicherstellen, dass die BAFO in allen Dokumenten in sich schlüssig ist und alle vereinbarten Klarstellungen und Verhandlungsergebnisse vollständig berücksichtigt.

Das BAFO muss bis zum [Datum – Uhrzeit – Zeitzone: ________] eingereicht werden . Nach Einreichung des BAFO finden keine weiteren Verhandlungen statt, es sei denn, dies ist gemäß den Vergabevorschriften zulässig und wird von der Vergabestelle ausdrücklich mitgeteilt. Jeder Versuch eines Bieters, im BAFO-Stadium neue Bedingungen, wesentliche Abweichungen oder ungeklärte Annahmen einzuführen, kann zur Ablehnung führen.

Die Vergabestelle kann die Verhandlungen abschließen, sobald sie feststellt, dass ausreichend Klarheit geschaffen wurde, damit die Bieter ein Angebotserstellungsangebot (BAFO) einreichen und die Vergabestelle eine Zuschlagsentscheidung treffen kann. Die Verhandlungen können auch dann abgeschlossen werden, wenn die Vergabestelle feststellt, dass weitere Runden keine wesentliche Verbesserung bringen würden oder wenn Zeitmangel oder behördliche Vorgaben einen Abschluss erfordern.

Die Vergabestelle kann die Verhandlungen mit einem Bieter beenden, wenn dieser sich nicht angemessen beteiligt, wiederholt Fristen versäumt, die Einhaltung der Mindestanforderungen nicht bestätigt, nicht konforme Änderungen vorschlägt oder auf andere Weise die Integrität oder Durchführbarkeit des Verfahrens gefährdet. Die Vergabestelle kann das Verfahren, sofern zulässig, auch vollständig einstellen, beispielsweise aufgrund von Änderungen des Budgets, des Umfangs, der Strategie oder aus anderen legitimen Gründen gemäß dem geltenden Vergaberecht.

Jede Kündigungsentscheidung wird dokumentiert und gemäß den geltenden Bestimmungen über den offiziellen Kanal mitgeteilt.

Ein Bieter kann während der Verhandlungsphase disqualifiziert werden, wenn sich herausstellt, dass er die Mindestanforderungen oder Teilnahmebedingungen nicht mehr erfüllt oder wenn sein überarbeitetes Angebot wesentliche Verstöße gegen diese Anforderungen enthält. Eine Disqualifizierung kann auch erfolgen, wenn der Bieter irreführende Angaben macht, angeforderte Nachweise nicht innerhalb der vorgegebenen Frist vorlegt oder gegen Vertraulichkeits- oder Kommunikationsregeln verstößt.

Der Ausschluss erfolgt einheitlich und ausschließlich auf Grundlage der in den Vergaberegeln und den geltenden Beschaffungsvorschriften zulässigen Gründe. Der Auftraggeber dokumentiert die Begründung jeder Ausschlussentscheidung.

Nach Abschluss der Verhandlungen fasst der Auftraggeber die vereinbarten Positionen in einem endgültigen Satz von Ausschreibungs- und/oder Vertragsunterlagen zusammen. Dies kann finale Zeitpläne, Leistungsbeschreibungen, Servicelevel-Anforderungen, Abnahmekriterien, die Projektstruktur, Preislisten und weitere wichtige Vertragsanhänge umfassen.

Bieter müssen sicherstellen, dass ihre Angebotskalkulation mit dieser konsolidierten Dokumentation übereinstimmt. Sofern die Vergaberegeln die Einreichung eines markierten Vertragsentwurfs vorschreiben, müssen Bieter die vorgeschriebene Markierungsmethode anwenden und alle Abweichungen deutlich kennzeichnen. Abweichungen, die nicht verhandelbaren Bedingungen widersprechen oder bereits geklärte Punkte wieder einführen, können als Nichtkonformität gewertet werden.

Nach Eingang der endgültigen Angebotsunterlagen (oder der endgültigen überarbeiteten Angebote, falls keine endgültigen Angebotsunterlagen verwendet werden) beginnt der Auftraggeber die abschließende Bewertung gemäß den veröffentlichten Zuschlagskriterien und der dazugehörigen Methodik. Die Bewertung berücksichtigt ausschließlich die endgültig eingereichten Unterlagen. Informelle Aussagen oder Verhandlungsgespräche werden vom Auftraggeber nicht berücksichtigt, es sei denn, diese Punkte wurden formell in der endgültigen Angebotsunterlage des Bieters oder in einem offiziellen Nachtrag festgehalten.

Nach Abschluss der Bewertung trifft die Vergabestelle die Zuschlagsentscheidung und die anschließenden Benachrichtigungen gemäß den Ausschreibungsbedingungen. Sofern eine Stillhaltefrist gilt, erfolgt die Vertragsunterzeichnung erst nach deren Ablauf und nach Abschluss aller erforderlichen internen Genehmigungen.