Dieses Dokument dient der internen Bewertung von Angeboten im Rahmen der Ausschreibung zur Implementierung eines CAFM-Systems. Es stellt eine detaillierte Bewertungsmatrix dar, die es der Vergabestelle und dem Bewertungskomitee ermöglicht, die Angebote anhand klar definierter Zuschlagskriterien zu bewerten. Diese Matrix ermöglicht eine objektive und nachvollziehbare Beurteilung der Bieterangebote in Bezug auf Preis, Qualität, Implementierung und langfristige Perspektiven der Lösung. Die in dieser Matrix enthaltenen Gewichtungen und Kriterien dienen der internen Steuerung und müssen sicherstellen, dass alle relevanten Aspekte der Beschaffung und Implementierung eines CAFM-Systems angemessen berücksichtigt werden. Sie sind jedoch nicht Bestandteil der Vergabeunterlagen und unterliegen keiner direkten Kommunikation mit den Bietern.
Bewertungskriterien: [Preis, technische Qualität, Implementierung, Usability, Service und Support, Nachhaltigkeit]
Zuschlagskriterien und Gewichtung
Kriterium
Gewichtung (%)
A. Preis
[30–40]%
B. Technische Qualität der Lösung
[30–35]%
C. Implementierung und Projektansatz
[10–15]%
D. Usability und Demonstrationsperformance
[10–15]%
E. Service- und Supportkonzept
[5–10]%
F. Nachhaltigkeit / Zukunftsfähigkeit
[5–10]%
Hinweis
Die Gewichtungen sind innerhalb der angegebenen Spanne zu verstehen und können je nach Verhandlungsverlauf und spezifischen Anforderungen angepasst werden. Jede Gewichtung stellt die relative Bedeutung der Kriterien im Rahmen der Gesamtbewertung dar.
Preis (30-40%)
Unterkriterium
Maximale Punktzahl
Kommentare
Gesamtkosten über den Vertragszeitraum (TCO)
[PLATZHALTER]
Gesamtbetrachtung der Kosten über den definierten Zeitraum
Preisstruktur und Transparenz
[PLATZHALTER]
Klare Aufschlüsselung der Preise ohne versteckte Gebühren
Wettbewerbsfähigkeit im Marktvergleich
[PLATZHALTER]
Vergleich zu anderen Anbietern auf dem Markt
Preisflexibilität und Rabattstruktur
[PLATZHALTER]
Verfügbarkeit flexibler Preisoptionen oder Rabatte
Hinweis zur Bewertung:
Für das Unterkriterium „Gesamtkosten“ (TCO) wird das Gesamtangebot bewertet, das sämtliche Kosten für Lizenzen, Implementierung, Betrieb und Wartung umfasst. Eine detaillierte Aufschlüsselung ist erforderlich, um die Transparenz des Preismodells sicherzustellen.
Die Bewertungslogik für den Preis wird gemäß der Preiswertung aus den Vergabeunterlagen bewertet und gewichtet, wobei der niedrigste Preis im Vergleich zu den anderen Angeboten als Grundlage dient.
Technische Qualität der Lösung (30–35%)
Unterkriterium
Maximale Punktzahl
Kommentare
Erfüllung der funktionalen Anforderungen
[PLATZHALTER]
Wie gut erfüllt die Lösung die wesentlichen Anforderungen?
Systemarchitektur und Skalierbarkeit
[PLATZHALTER]
Skalierbarkeit und zukünftige Anpassungsfähigkeit des Systems
Integrationsfähigkeit (BMS, ERP, IoT)
[PLATZHALTER]
Möglichkeit zur Integration mit bestehenden Systemen
Anpassungsfähigkeit (Customization)
[PLATZHALTER]
Fähigkeit zur Anpassung an spezifische Bedürfnisse ohne übermäßige Kosten
Hinweis zur Bewertung:
Die technische Bewertung basiert auf der Erfüllung der Muss-Kriterien und der Erweiterbarkeit der Lösung. Der Bieter muss aufzeigen, wie die Lösung mit anderen Systemen und Modulen integriert werden kann und welche Flexibilität bei der Anpassung besteht.
Skalierbarkeit wird anhand der Fähigkeit bewertet, mit wachsendem Volumen oder zusätzlichen Funktionen umzugehen.
Implementierung und Projektansatz (10-15%)
Unterkriterium
Maximale Punktzahl
Kommentare
Implementierungsplan und Zeitplan
[PLATZHALTER]
Klarheit und Machbarkeit des Implementierungsplans
Ressourcenzuweisung und Projektteam
[PLATZHALTER]
Kompetenz und Erfahrung des Projektteams
Risikomanagementstrategie
[PLATZHALTER]
Identifizierte Risiken und vorgeschlagene Maßnahmen zur Minderung
Qualitätssicherungs- und Testansatz
[PLATZHALTER]
Geplante Tests und Abnahmekriterien
Hinweis zur Bewertung:
Der Implementierungsplan muss eine detaillierte Zeitachse, Meilensteine und Verantwortlichkeiten aufweisen, einschließlich einer klaren Beschreibung der Ressourcenplanung und der Risikomanagementstrategien.
Die Qualitätssicherung wird nach den vorgeschlagenen Testverfahren und den festgelegten Abnahmekriterien bewertet.
Usability und Demonstrationsperformance (10–15%)
Unterkriterium
Maximale Punktzahl
Kommentare
Benutzeroberfläche und Benutzererfahrung (UI/UX)
[PLATZHALTER]
Benutzerfreundlichkeit für technische und nicht-technische Anwender
Systemleistung unter Last (Reaktionszeit)
[PLATZHALTER]
Leistung während der Live-Demo und unter simulierten Lasten
Workflow- und Prozessautomatisierung
[PLATZHALTER]
Fähigkeit zur Automatisierung und Optimierung von FM-Prozessen
Mobile Funktionen und Feldzugriff
[PLATZHALTER]
Zugänglichkeit und Nutzbarkeit mobiler Funktionen
Hinweis zur Bewertung:
Die Usability wird anhand der Benutzeroberfläche und der Benutzererfahrung bewertet, wobei insbesondere die Benutzerfreundlichkeit und die Prozesslogik berücksichtigt werden.
Bei der Demonstration wird die Systemperformance, insbesondere bei gleichzeitiger Nutzung (Lasttests), sowie die Performance des mobilen Zugriffs geprüft.
Service- und Supportkonzept (5–10%)
Unterkriterium
Maximale Punktzahl
Kommentare
Supportstruktur und Verfügbarkeit
[PLATZHALTER]
Verfügbarkeit des Service Desks und Supportkanäle
Reaktionszeiten für Vorfallbehebung
[PLATZHALTER]
Service-Level-Ziele für die Reaktionszeiten bei Vorfällen
Schulung und Wissenstransfer
[PLATZHALTER]
Schulungsangebote für Endanwender und Administratoren
Wartungs- und Update-Management
[PLATZHALTER]
Häufigkeit und Vorgehen bei System-Updates
Hinweis zur Bewertung:
Die Service- und Supportstruktur wird anhand der Service-Level-Vereinbarungen (SLAs) bewertet, die für Support-Anfragen und Incident-Management relevant sind.
Schulung und Wissenstransfer beinhalten sowohl die Schulung von Administratoren als auch Endanwendern.
Nachhaltigkeit / Zukunftsfähigkeit (5–10%)
Unterkriterium
Maximale Punktzahl
Kommentare
Langfristige Produktentwicklung und Roadmap
[PLATZHALTER]
Ausrichtung der Produkt-Roadmap auf langfristige FM-Ziele
Nachhaltigkeitsfunktionen (Energie, Abfall, etc.)
[PLATZHALTER]
Energieeffiziente Lösungen und nachhaltige Praktiken
Stabilität des Anbieters und finanzielle Gesundheit
[PLATZHALTER]
Finanzielle Stabilität und Langlebigkeit des Anbieters
Innovation und Zukunftsfähigkeit
[PLATZHALTER]
Fähigkeit zur Integration zukünftiger Technologien (KI, IoT, etc.)
Hinweis zur Bewertung:
Die Zukunftsfähigkeit des Systems wird nach der Roadmap des Anbieters und der Fähigkeit zur Integration zukünftiger Technologien bewertet, z. B. KI, IoT, oder fortschrittliche Analytik.
Die Nachhaltigkeit wird anhand der angebotenen Funktionen und der Unternehmenspolitik des Anbieters zur Reduzierung von Energieverbrauch und Abfall beurteilt.
Die Vergabe von Punkten erfolgt gemäß folgender Skala:
0: Erfüllt die Anforderungen nicht / Nicht konform
1–4: Erfüllt teilweise Anforderungen / Einige Schwächen
Der gewichtete Durchschnitt aller Unterkriterien wird für jedes Hauptkriterium die Gesamtpunktzahl bestimmen.
Berechnung der Endbewertung
Bietername
Preis
Technische Qualität
Implementierung
Usability & Performance
Service & Support
Nachhaltigkeit
Gesamtbewertung
Bieter A
[Punkte]
[Punkte]
[Punkte]
[Punkte]
[Punkte]
[Punkte]
[Endbewertung]
Bieter B
[Punkte]
[Punkte]
[Punkte]
[Punkte]
[Punkte]
[Punkte]
[Endbewertung]
Bewertungsschlussfolgerung
Die endgültige Entscheidung basiert auf dem Bieter, der die höchste Gesamtbewertung über alle Kriterien hinweg erzielt hat, was dem wirtschaftlich günstigsten Angebot (MEAT – Most Economically Advantageous Tender) entspricht.
