Protokollvorlage für Verhandlungsrunden

Hier sind alle anwesenden Personen des Auftraggebers zu dokumentieren, mit Funktion und Rolle im Verfahren.

In sensiblen Umfeldern können statt Namen interne Kürzel verwendet werden, sofern eine Zuordnung intern dokumentiert ist: [________].

Hier sind die Vertreter des Bieters zu dokumentieren, einschließlich Entscheidungsbefugnis.

Falls Unterauftragnehmer, Konsortialpartner oder Berater teilnehmen, sind diese gesondert zu dokumentieren inkl. Rolle und Zugriff auf vertrauliche Inhalte: [________].

Die Agenda wird vorab durch die Vergabestelle festgelegt und im Termin bestätigt.

• Eröffnung, Zielsetzung der Runde, Bestätigung des Verhandlungsrahmens

• Status vorheriger Klarstellungen / offene Punkte aus Runde [__] (falls zutreffend)

• Technische Themen und Lösungsumfang (Module, Architektur, Integrationen)

• Implementierung, Projektorganisation, Migration, Tests, Abnahme, Hypercare

• Kommerzielle Themen (Preisstruktur, TCO, Annahmen, Rabatte, Mengenmodelle)

• Vertragliche Themen (SLA, Datenschutz, Security, Haftung, Exit, Change Control)

• Zusammenfassung, Action Items, nächste Schritte, Fristen und Dokumente

• Agenda bestätigt um: []

• Abweichungen / Ergänzungen: []

Im Folgenden ist stets zu kennzeichnen, ob es sich um eine reine Klarstellung (Erklärung vorhandener Inhalte) oder um eine materielle Anpassung handelt (Änderung von Scope, Lösung, Preis, Vertrag). Materielle Anpassungen sind nur wirksam, wenn sie in einer formalen Angebotsrevision (z. B. Round-Update/BAFO) oder einem offiziellen Nachtrag dokumentiert werden.

Klassifizierungsregel intern: [________]

Diese Tabelle dient zur strukturierten Dokumentation technischer Themen, Aussagen des Bieters, Rückfragen/Feedback des Auftraggebers und Ergebnisstatus. Jede Zeile muss eine eindeutige Aussage oder Entscheidung enthalten.

• Abhängigkeiten / Annahmen, die der Bieter genannt hat: [________]

• Risiken/Constraints, die sich daraus ergeben könnten: [________] (nur intern, nicht an Bieter)

Hier werden Projektansatz, Zeitplan, Ressourcen, Governance, Migration, Tests und Abnahme dokumentiert. Fokus ist: Was wurde konkret bestätigt, was muss angepasst werden, was bleibt offen.

• Schlüsselrollen benannt und Verfügbarkeit plausibel: [Ja/Nein – ________]

• Abhängigkeiten beim Auftraggeber klar benannt (Daten, Schnittstellen, Entscheidungen): [Ja/Nein – ________]

• Abnahmekriterien/Acceptance Approach konsistent zur Vertragslogik: [Ja/Nein – ________]

Hier werden Preislogik, TCO-Elemente, Mengenmodelle, Rabatte, Indexierungen und Annahmen dokumentiert. Wichtig ist die klare Trennung zwischen unverbindlicher Diskussion und verbindlichen Elementen, die im revidierten Angebot erscheinen müssen.

Alle Annahmen, die Preis oder Umfang beeinflussen, sind hier zu erfassen, z. B. Nutzerzahlen, Objektanzahl, Schnittstellenumfang, Supportzeiten, Umsetzungsaufwand.
· Annahmenliste (Bieter): [________]
· Annahmen akzeptiert / zu klären / abgelehnt: [________]

Hier werden vertragliche Themen strukturiert anhand Klauselreferenz erfasst (z. B. Vertrag §__, Anlage __). Wichtig: Nur Ergebnis dokumentieren, keine internen Verhandlungsstrategien.

Wenn der Bieter Abweichungen zum Vertragsentwurf fordert, ist dies als „Abweichung“ zu kennzeichnen und in der BAFO-Markup-Logik nachzuführen: [________].

Dieser Abschnitt ist verbindlich als Arbeitsauftrag zu formulieren: Was genau muss der Bieter bis wann in welcher Form einreichen. Inhalte müssen mit dem offiziellen Kommunikationskanal abgeglichen werden (keine informellen Nebenabsprachen).

• [Aktualisiertes Preisblatt / TCO-Schema – Version: ________]

• [Revidiertes technisches Konzept / Lösungsbeschreibung – Version: ________]

• [Angepasster Implementierungsplan inkl. Meilensteinen und Ressourcen – Version: ________]

• [Klarstellungsmatrix / Change Log (Round __) – Version: ________]

• [Weitere Nachweise (z. B. Zertifikate, Referenzen, Architekturdiagramm) – ________]

Abgabefrist: [DATUM / UHRZEIT / ZEITZONE]
Einreichungsweg: [] (muss mit Vergabeunterlagen übereinstimmen)
Formate / Templates: []
Besondere Hinweise: [z. B. Änderungen farblich markieren, Versionierung, keine neuen Bedingungen – ________]

Der Bieter bestätigt die fortlaufende Erfüllung aller Mindestanforderungen gemäß Vergabeunterlagen, einschließlich nicht verhandelbarer Vorgaben (z. B. Compliance, Security, Datenschutz, Pflichtfunktionen).
☐ Bestätigt
☐ Abweichungen erklärt (Details unten; kann zu Nichtkonformität führen)

• Betroffene Mindestanforderung(en): [________]

• Beschreibung der Abweichung: [________]

• Vorgeschlagene Kompensation / Alternative: [________]

• Interne Bewertung erforderlich (Ja/Nein): [________]

Alle offenen Punkte sind als Action Items zu dokumentieren, mit klarer Verantwortlichkeit, Frist und erwarteter Lieferung.

Im Rahmen dieser Verhandlungsrunde wurde sichergestellt, dass keine vertraulichen Informationen anderer Bieter offengelegt wurden. Es wurden keine bindenden Zusagen außerhalb der dokumentierten und formalen Verfahrensteile gemacht. Alle verhandelten Inhalte bleiben vorbehaltlich finaler Bewertung, formaler Freigaben sowie der final eingereichten Angebote.

• ☐ Ja

• ☐ Abweichung/Vorfall (Beschreibung): [________]

☐ Fortsetzung in nächste Runde
☐ Aufforderung zur Abgabe eines BAFO
☐ Abschluss der Verhandlungen und Übergang zur finalen Bewertung
Nächster Schritt / geplante Kommunikation: [PLATZHALTER]
Geplantes Datum nächste Runde / BAFO-Abgabe: []
Interne To-dos bis dahin: []

Hinweis: Unterschriften sind intern optional und hängen von Governance/Audit-Anforderungen ab. Eine Unterschrift des Bieters ist nicht zwingend erforderlich, sofern das Protokoll nicht als gemeinsames Dokument geführt wird.
Für Auftraggeber / Vergabestelle: ____________________
Name / Rolle: [________]
Datum: ____________________
Für Bieter (optional): ____________________
Name / Rolle: [________]
Datum: ____________________