Kommunikations- und Einreichungsregeln

Die gesamte Kommunikation im Zusammenhang mit dieser Ausschreibung muss ausschließlich über den von der Vergabestelle festgelegten offiziellen Kanal erfolgen. Der offizielle Kanal lautet: [E-Procurement-Portal / Ausschreibungsplattform / Spezielle Ausschreibungs-E-Mail: ________] . Die offizielle Kontaktperson ist: [Funktionsbezeichnung: ________] , handelnd im Auftrag von [Abteilung/Organisation: ________] . Die Vergabestelle akzeptiert, beantwortet oder erkennt keine Mitteilungen an, die über andere Kanäle erfolgen, einschließlich des direkten Kontakts mit Mitarbeitern der Betriebsstätte, Projektbeteiligten, Beratern oder Führungskräften, die nicht formell für die Beschaffung zuständig sind. Jeglicher Versuch, Informationen oder Einfluss außerhalb des offiziellen Kanals zu beschaffen, kann als Verstoß gegen die Integrität des Vergabeverfahrens gewertet werden und zum Ausschluss vom Verfahren führen. Bieter sind dafür verantwortlich, dass ihre Mitarbeiter, verbundenen Unternehmen, Partner und potenziellen Unterauftragnehmer nicht auf anderem Wege als über den offiziellen Kanal Kontakt zu Mitarbeitern des Auftraggebers im Zusammenhang mit dieser Ausschreibung aufnehmen.

Die offizielle Sprache dieser Ausschreibung ist [________] . Sämtliche Korrespondenz, Einreichungen, Rückfragen, Verhandlungsgespräche und Belege müssen in dieser Sprache erfolgen, sofern die Ausschreibungsunterlagen nicht ausdrücklich eine andere Sprache zulassen. Reicht ein Bieter ein Dokument in einer anderen Sprache ein, so hat er eine Übersetzung in die offizielle Sprache gemäß den Vorgaben der Ausschreibungsunterlagen (z. B. gegebenenfalls eine beglaubigte Übersetzung) vorzulegen. Bei Abweichungen zwischen den Fassungen ist für die Bewertung und die Vertragsauslegung die Fassung in der offiziellen Sprache maßgebend.

Die im Rahmen dieses Verfahrens ausgetauschten Mitteilungen und Dokumente sind von den Bietern vertraulich zu behandeln und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden, es sei denn, die Weitergabe ist für die Angebotserstellung erforderlich (z. B. an Fachberater oder potenzielle Unterauftragnehmer) und diese Dritten unterliegen mindestens denselben strengen Vertraulichkeitsverpflichtungen wie die Bieter selbst. Die Bieter dürfen ohne vorherige schriftliche Genehmigung des Auftraggebers keine Informationen über die Ausschreibung, ihre Teilnahme, ihre Angebote oder laufende Verhandlungen veröffentlichen.

Wenn Bieter Informationen übermitteln, die sie als vertraulich oder geschäftssensibel einstufen, müssen sie diese eindeutig als solche kennzeichnen und kurz begründen, warum Vertraulichkeit erforderlich ist. Der Auftraggeber trifft angemessene Maßnahmen zum Schutz berechtigter vertraulicher Informationen. Die Vertraulichkeit kann jedoch gesetzliche Verpflichtungen in Bezug auf Transparenz, Prüfung, behördliche Aufsicht oder Offenlegungspflichten, die nach geltendem Recht bestehen, nicht außer Kraft setzen. Ist eine Offenlegung erforderlich, handelt der Auftraggeber gemäß den geltenden Bestimmungen und wendet die zulässigen Schutzmaßnahmen an.

Klärungsfragen sind ausschließlich zulässig, um Erläuterungen zu den Ausschreibungsunterlagen zu erbitten, Unklarheiten zu beseitigen oder Auslegungen zu bestätigen. Fragen müssen schriftlich über den offiziellen Dienstweg eingereicht werden und klar strukturiert sein, damit sie präzise und einheitlich beantwortet werden können. Jede Frage sollte den Namen des relevanten Ausschreibungsdokuments, den Abschnitt und, wenn möglich, die Seitenzahl oder die Klauselkennung enthalten und den genauen Klärungsbedarf beschreiben, anstatt allgemeine Hinweise zu erbitten.

Klärungsfragen müssen bis spätestens [Datum – Uhrzeit – Zeitzone: ________] eingereicht werden . Fragen, die nach dieser Frist eingehen, können unberücksichtigt bleiben, um die Gleichbehandlung aller Bieter zu gewährleisten und ihnen die gleiche Vorbereitungszeit zu ermöglichen. Die Vergabestelle beabsichtigt, die Klärungsfragen durch zusammengefasste Antworten auf dem offiziellen Kanal zu beantworten. Die Antworten werden allen Bietern gleichzeitig und anonymisiert zur Verfügung gestellt, sodass kein Bieter anhand der veröffentlichten Fragen und Antworten identifiziert werden kann. Mündliche Äußerungen, informelle Gespräche oder Kommentare während einer Besprechung sind nicht bindend, sofern sie nicht formell durch eine offizielle schriftliche Mitteilung auf dem offiziellen Kanal bestätigt werden.

Der Auftraggeber kann jederzeit vor Ablauf der Einreichungsfrist, auch während der Teilnahme- und Verhandlungsphase, sofern dies nach der Verfahrensordnung zulässig ist, Nachträge oder Berichtigungen zur Änderung, Berichtigung oder Ergänzung der Ausschreibungsunterlagen veröffentlichen. Jede solche Änderung wird ausschließlich über den offiziellen Kanal bekannt gegeben und durch eine eindeutige Nachtrags-/Berichtigungsnummer und ein Datum gekennzeichnet. Nach ihrer Veröffentlichung wird die Nachtrags-/Berichtigung Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen und ist für alle Bieter verbindlich.

Die Bieter sind verpflichtet, den offiziellen Kanal zu überwachen und sicherzustellen, dass ihre Angebote alle Änderungen berücksichtigen. Sollte eine Änderung die Angebotserstellung wesentlich beeinflussen, kann der Auftraggeber den Zeitplan anpassen und gegebenenfalls Fristen verlängern, um die Fairness zu gewährleisten. Kein Bieter darf bei der Angebotserstellung auf veraltete Dokumentenversionen zurückgreifen.

Der Auftraggeber führt das Verfahren unter Beachtung der Grundsätze der Gleichbehandlung und Transparenz durch. Dies bedeutet, dass alle für die Angebotserstellung relevanten Informationen allen Bietern gleichzeitig und auf derselben Grundlage zur Verfügung gestellt werden. Klarstellungen, die die Auslegung der Anforderungen, das Verständnis der Bewertung oder die Angebotserstellung betreffen, werden allen Teilnehmern über den offiziellen Kanal mitgeteilt. Der Auftraggeber vermeidet es, Bieter individuell zu beraten, da dies einen Wettbewerbsvorteil verschaffen könnte. Bieter sollten daher keine individuellen Hinweise zur Verbesserung ihres Angebots im Vergleich zu Wettbewerbern anfordern.

Während der Verhandlungsphasen, in denen Einzelgespräche stattfinden können, steuert der Auftraggeber diese so, dass die Vertraulichkeit gewahrt bleibt und kein Bieter Informationen über die Lösung, die Preisgestaltung oder die Strategie eines anderen Bieters erhält. Gleichzeitig kann der Auftraggeber allgemeine Verfahrensaktualisierungen oder nicht vertrauliche, allgemeine Klarstellungen an alle Bieter weitergeben, um die Verfahrenskonsistenz zu gewährleisten.

Die Einreichung von Angeboten muss über den in den Ausschreibungsunterlagen angegebenen Einreichungsweg erfolgen: [E-Vergabeportal / Sicherer Upload / Sonstiges: ________] . Sofern die Vergabestelle nicht ausdrücklich schriftlich etwas anderes genehmigt, werden Angebote, die auf anderem Wege wie per E-Mail oder persönlich eingereicht werden, nicht akzeptiert, erfasst oder bewertet. Ein Angebot gilt erst dann als gültig, wenn es vollständig hochgeladen, finalisiert und gemäß den Anweisungen des Systems erfolgreich empfangen wurde.

Sofern die Einreichungsplattform einen Zeitstempel generiert, gilt dieser als maßgeblicher Nachweis für die fristgerechte Einreichung. Bieter müssen sicherstellen, dass sie ausreichend Zeit für Upload, Validierung und abschließende Bestätigung einplanen. Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, unvollständige Einreichungen, fehlerhafte Uploads oder Entwürfe im Portal, die sich noch in Bearbeitung befinden, anzunehmen.

Bieter müssen die Unterlagen in den in den Ausschreibungsunterlagen vorgegebenen Formaten einreichen. Sofern nicht anders angegeben, werden Fließtexte im PDF-Format und Finanzübersichten, Preisvorlagen oder strukturierte Tabellen in einem bearbeitbaren Format wie XLSX erwartet, insbesondere wenn offizielle Vorlagen bereitgestellt werden. PDFs müssen lesbar und, soweit möglich, durchsuchbar sein und dürfen nicht passwortgeschützt sein, es sei denn, dies ist ausdrücklich gestattet. Scans müssen klar und lesbar sein, eine angemessene Auflösung von mindestens [___ DPI] aufweisen , vollständige Seitensätze enthalten und korrekt ausgerichtet sein. Sofern Unterschriften erforderlich sind, müssen Bieter die in diesem Dokument und den Ausschreibungsunterlagen festgelegten Unterschriftsregeln einhalten. Wird ein Dokument anhand einer Vorlage erstellt, dürfen Bieter die Vorlagenstruktur nur dann ändern, wenn die Ausschreibungsunterlagen dies ausdrücklich erlauben. Eingebettete Links, Makros oder ausführbare Inhalte sind zu vermeiden, sofern nicht ausdrücklich gestattet, da sie Sicherheitsrisiken bergen und vom Einreichungssystem blockiert werden können.

Um eine einheitliche Verwaltung zu gewährleisten und das Risiko von Fehlablagen zu minimieren, müssen Bieter ihre Dateien nach einer standardisierten Namenskonvention benennen. Sofern nicht anders angegeben, gilt folgende Konvention: [Projektreferenz] [Bietername] [Dokumenttyp]_[Version] . Der Bietername muss mit dem Namen der juristischen Person oder dem in der Teilnahmeanfrage angegebenen Kurznamen übereinstimmen. Der Dokumenttyp sollte den Inhalt präzise widerspiegeln (z. B. „Technisches Angebot“, „Kommerzielles Angebot“, „Firmenprofil“ oder „Erklärungen“). Die Versionierung muss fortlaufend und konsistent erfolgen, insbesondere während der Verhandlungsrunden.

Sofern eine Ordnerstruktur erforderlich ist, müssen Bieter die in den Ausschreibungsunterlagen festgelegte Reihenfolge einhalten. Ist die Verwendung von ZIP-Archiven zulässig oder erforderlich, muss der Bieter eine einzelne ZIP-Datei mit dem gesamten Angebot einreichen. Verschachtelte ZIP-Dateien sind nur zulässig, wenn dies ausdrücklich gestattet ist. Die Ordnerstruktur innerhalb der ZIP-Datei muss logisch, stabil und den Anforderungen an die Einreichung entsprechend sein, damit die Gutachter die Dokumente schnell und ohne Interpretation finden können. Bieter müssen Sonderzeichen in Dateinamen vermeiden, wenn diese vom System nicht unterstützt werden, und die Dateipfade möglichst kurz halten, um Upload-Fehler zu vermeiden.

Dokumente, die einer Unterschrift bedürfen, müssen von einem bevollmächtigten Vertreter des Bieters unterzeichnet werden. Der bevollmächtigte Unterzeichner muss die rechtliche Befugnis besitzen, den Bieter zu vertreten, entweder als gesetzlicher Vertreter oder durch eine gültige Vollmacht oder eine entsprechende Genehmigung des Aufsichtsrats. Gegebenenfalls sind Nachweise der Unterzeichnungsbefugnis beizufügen, beispielsweise ein Bevollmächtigungsschreiben des Unternehmens, ein Auszug aus dem Gesellschaftsvertrag oder eine Vollmacht. Erfordern die Ausschreibungsunterlagen eine qualifizierte elektronische Signatur, müssen die Bieter ein den geltenden Rechtsvorschriften entsprechendes Signaturverfahren verwenden und sicherstellen, dass alle erforderlichen Validierungsdateien oder Signaturzertifikate beigefügt sind.

Sofern keine qualifizierte elektronische Signatur vorgeschrieben ist, kann ein signiertes und eingescanntes PDF akzeptiert werden, vorausgesetzt, es ist lesbar und vollständig und die Ausschreibungsunterlagen lassen dies zu. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, im Zweifelsfall oder bei Unstimmigkeiten einen Nachweis der Berechtigung anzufordern.

Die Einreichungsfrist ist [Datum – Uhrzeit – Zeitzone: ________] . Die für diese Ausschreibung geltende Zeitvorgabe ist [Ortszeit: ________] . Bieter müssen ihre internen Zeitpläne, Genehmigungen und Upload-Pläne an diese Zeitvorgabe anpassen. Bieter, die in einer anderen Zeitzone tätig sind, tragen die volle Verantwortung für die Umrechnung und die Einhaltung der Frist in der angegebenen Zeitzone. Die Einreichung muss vor Ablauf der Frist vollständig abgeschlossen sein. Falls das Portal einen Bestätigungsschritt wie „Abschließen“, „Einreichen“ oder Ähnliches erfordert, muss dieser Schritt fristgerecht erfolgen. Das Hochladen allein gilt nicht als Einreichung, es sei denn, das System bestätigt den Eingang der Einreichung.

Verspätet eingereichte Unterlagen werden nicht akzeptiert und nicht bewertet. Diese Regel gilt unabhängig vom Grund der Verzögerung, einschließlich interner Genehmigungsverzögerungen, Problemen bei der Dateivorbereitung, Internetverbindungsproblemen oder mangelnder Vertrautheit der Nutzer mit dem Portal. Bieter werden gebeten, für Eventualitäten vorzusorgen und sollten sich nicht auf Last-Minute-Uploads verlassen.

Wenn ein Bieter der Ansicht ist, dass ein systemweiter Ausfall der offiziellen Einreichungsplattform die fristgerechte Einreichung verhindert hat, muss er die Vergabestelle unverzüglich über den offiziellen Kanal benachrichtigen und objektive Beweise vorlegen, wie z. B. Fehlermeldungen der Plattform, Screenshots mit Zeitstempel und, falls vorhanden, relevante Protokollauszüge. Die Vergabestelle prüft, ob es sich um ein systemisches Problem handelte und ob eine Notfallmaßnahme, wie z. B. eine Fristverlängerung für alle Bieter, gerechtfertigt ist. Probleme einzelner Bieter, wie z. B. lokale IT-Beschränkungen, Firewall-Probleme, Dateibeschädigung oder interne Prozessverzögerungen, gelten nicht als Grund für die Annahme einer verspäteten Einreichung.

Bieter können ihre Einreichung nur bis zum Einreichungsschluss und ausschließlich über das offizielle Einreichungsverfahren ändern, ersetzen oder zurückziehen. Sofern das Portal mehrere Einreichungen zulässt, ist der Bieter dafür verantwortlich, dass nur die beabsichtigte Endfassung eingereicht und eindeutig als endgültig gekennzeichnet wird. Werden spätere Uploads vom Portal als Änderungen behandelt, muss der Bieter die Vollständigkeit der endgültigen Dokumente gewährleisten und vermeiden, dass widersprüchliche Versionen im System vorhanden sind.

Der Rückzug muss auf offiziellem Wege mittels einer förmlichen, von einem Bevollmächtigten unterzeichneten Erklärung mitgeteilt werden. Nach Ablauf der Frist können die eingereichten Unterlagen nicht mehr geändert oder ergänzt werden, es sei denn, der Auftraggeber fordert gemäß den Vorschriften zur Vollständigkeitsprüfung und zum förmlichen Umgang mit Mängeln förmlich Klarstellungen an. Informationen, die nach Ablauf der Frist ohne förmliche Aufforderung eingehen, können unberücksichtigt bleiben.

Nach Ablauf der Einreichungsfrist führt der Auftraggeber ein administratives Öffnungsverfahren durch, um die eingegangenen Angebote zu erfassen und zu protokollieren. Dieses Öffnungsverfahren dient der Bestätigung des Eingangs, der Gültigkeit des Zeitstempels und des Vorhandenseins der erforderlichen administrativen Elemente. Die Öffnung wird von autorisiertem Personal durchgeführt, und die Aufzeichnungen werden zur Gewährleistung der Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit geführt. Das Eröffnungsverfahren stellt weder eine Bewertung noch eine Annahme dar und bestätigt auch nicht, dass die Einreichung alle Anforderungen erfüllt. Alle Inhalte der Einreichung bleiben vertraulich und werden während der nachfolgenden Bewertungs- und Verhandlungsphasen nur unter kontrolliertem Zugriff behandelt.

Nach der Öffnung prüft der Auftraggeber die Vollständigkeit und die Einhaltung der formalen Vorgaben. Dabei wird insbesondere geprüft, ob alle erforderlichen Dokumente vorliegen, ob die notwendigen Unterschriften geleistet wurden, ob die Vorlagen korrekt verwendet wurden und ob die Einreichung formal schlüssig ist. Werden kleinere formale Mängel festgestellt, kann der Auftraggeber innerhalb einer festgelegten Frist Klarstellungen oder Korrekturen verlangen, sofern diese den Inhalt des Angebots nicht verändern, die Wettbewerbsposition des Bieters nicht verbessern oder keine wesentlichen Angaben enthalten, die bereits bei der Einreichung hätten enthalten sein müssen. Beispiele für formale Mängel sind fehlende, nicht wesentliche Erklärungen, geringfügige administrative Versäumnisse oder unklare Scans, obwohl der Inhalt ansonsten vorhanden ist. Fehlende wesentliche Angebotsbestandteile, fehlende Preisangaben, erhebliche Abweichungen von den vorgegebenen Vorlagen oder die Nichterfüllung zwingender Anforderungen können hingegen – je nach den geltenden Regeln und den Ausschreibungsunterlagen – zur Ablehnung ohne Möglichkeit zur Nachbesserung führen. Die Vergabestelle wendet bei allen Bietern ein einheitliches Verfahren an, um eine Gleichbehandlung zu gewährleisten.

Sofern die Einreichungsplattform eine automatische Empfangsbestätigung bereitstellt, muss der Bieter diese als Einreichungsnachweis sichern und aufbewahren. Die Bestätigung sollte üblicherweise eine Einreichungsreferenznummer und einen Zeitstempel oder einen anderen systemgenerierten Nachweis enthalten. Stellt die Plattform herunterladbare Bestätigungen oder Einreichungsberichte zur Verfügung, wird von den Bietern erwartet, dass sie diese speichern.

Erhält ein Bieter keine Bestätigung, ist er weiterhin selbst dafür verantwortlich, den Portalstatus zu überprüfen und etwaige Probleme vor Ablauf der Frist zu beheben. Die Vergabestelle haftet nicht für fehlende Bestätigungen, die durch E-Mail-Filterung, interne Mailserver-Einstellungen oder das Versäumnis, die letzten Schritte der Angebotsabgabe abzuschließen, verursacht werden.

Alle im Zusammenhang mit dieser Ausschreibung eingehenden Daten werden gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen [Anwendbare Verordnung/Rahmen: ________] und den internen Informationssicherheitsrichtlinien des Auftraggebers verarbeitet. Der Zugriff auf die eingereichten Unterlagen ist auf autorisiertes Personal und Berater beschränkt, die am Vergabe- und Bewertungsverfahren beteiligt sind. Die Daten werden sicher in kontrollierten Systemen gespeichert.

Eingereichte Unterlagen und zugehörige Korrespondenz werden für den gesetzlich, durch Prüfungsrichtlinien oder interne Vorgaben vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt und anschließend gemäß den geltenden Aufbewahrungsrichtlinien archiviert oder sicher gelöscht. Sofern Bieter personenbezogene Daten (z. B. Lebensläufe von Schlüsselexperten) übermitteln, bestätigen sie, dass sie über eine rechtmäßige Grundlage für die Weitergabe dieser Daten zu Beschaffungszwecken verfügen und dass die betroffenen Personen wie erforderlich informiert wurden.

Dieses Dokument dient der Schaffung eines vorhersehbaren und nachvollziehbaren Prozesses für alle Beteiligten. Sollte ein hier nicht ausdrücklich geregelter Sachverhalt eintreten, wendet der Auftraggeber die geltenden Vergabevorschriften an und handelt im Einklang mit den Grundsätzen der Gleichbehandlung und Transparenz. Alle über den offiziellen Dienstweg ergangenen Anweisungen, die diese Vorschriften präzisieren oder ergänzen, sind ab ihrer Veröffentlichung verbindlich.