Preisstrukturvorgaben

Die Vergabestelle verpflichtet die Bieter zur Anwendung des in den Vergabeunterlagen definierten Preismodells: [Pauschalpreis / Einzelpreis / Zeit- und Materialpreis / Hybrid: ________] . Bei einem geforderten Hybridmodell müssen die Bieter strikt trennen, welche Elemente als Festpreis (Pauschalpreis), welche als Einzelpreis (messbare Abrufpositionen) und welche als Zeit- und Materialpreis (Preislistenpositionen) angeboten werden. Bieter dürfen Positionen nicht in ein anderes Modell umklassifizieren, um Risiken zu verlagern oder die Transparenz zu verringern. Ist in den Vergabeunterlagen für bestimmte Leistungen ein Festpreis vorgeschrieben, muss der Bieter für diese Leistungen einen Pauschalpreis angeben und darf diesen nicht durch einen Zeit- und Materialpreis ersetzen. Wird hingegen für skalierbare Positionen ein Einzelpreis gefordert, müssen die Bieter Einzelpreise angeben und dürfen diese nicht zu einem einzigen Pauschalpreis zusammenfassen, der die Vergleichbarkeit beeinträchtigt.

Die Bieter müssen ihre Preisgestaltung gemäß der in [Anhang/Vorlage: ________] definierten Komponentenstruktur darstellen . Jede Preiskomponente soll einem separaten kommerziellen und betrieblichen Element der CAFM-Lösung entsprechen, wie z. B. Software-Abonnement/Lizenzierung, Implementierungsleistungen, Integrationen, Datenmigration, Schulung und Änderungsunterstützung, Hosting (falls zutreffend), Support und Wartung sowie optionale Dienstleistungen. Jede Komponente ist als separater Abschnitt mit Zwischensummen auszuweisen. Die Angebotsunterlagen müssen eine konsolidierte Zusammenfassung enthalten, die die einmaligen Gesamtkosten, die laufenden Gesamtkosten und die Gesamtkosten für den vom Auftraggeber festgelegten Bewertungszeitraum ausweist. Schlägt der Bieter alternative technische Ansätze vor, muss er die Preisgestaltung dennoch der vorgegebenen kommerziellen Struktur zuordnen und die Auswirkungen der Alternativen als klar getrennte Optionen darstellen.

Alle Preise müssen klar in einmalige (nicht wiederkehrende) und wiederkehrende (periodische) Kosten unterteilt werden. Einmalige Kosten umfassen typischerweise Implementierungs- und Einrichtungsarbeiten, die einmal pro Projekt oder Rollout-Phase anfallen, während wiederkehrende Kosten typischerweise Abonnements, Hosting (falls zutreffend), Support, Wartung und alle regelmäßig anfallenden Managed Services beinhalten. Bieter dürfen einmalige und wiederkehrende Kosten nicht in einer einzigen Preisposition vermischen. Enthält ein Posten sowohl eine Einrichtungskomponente als auch eine laufende Komponente, muss der Bieter ihn in zwei Positionen aufteilen, damit der Auftraggeber das Kostenprofil korrekt bewerten kann. Wenn wiederkehrende Preise von Mengen abhängen (z. B. Anzahl der Benutzer, Assets, Standorte oder Module), müssen Bieter die Stückbasis angeben und die Basismengen für den angebotenen Gesamtbetrag ausweisen.

Bieter müssen Preise für alle obligatorischen Kostenkategorien angeben, die in der Finanzvorlage aufgeführt und in den Vergabeunterlagen beschrieben sind. Diese Kategorien sind auch dann obligatorisch, wenn der Bieter bestimmte Kosten für „nicht zutreffend“ hält. In diesem Fall muss der Bieter ausdrücklich „Nicht zutreffend“ mit einer kurzen Erläuterung oder „Ohne Aufpreis enthalten“ mit einer klaren Angabe der enthaltenen Leistungen angeben. Die Preisangaben müssen mindestens die vom Auftraggeber geforderten Kostenkategorien abdecken. Diese können (abhängig vom Umfang der Ausschreibung) Softwarelizenzen/Abonnements, Implementierungs- und Konfigurationsdienstleistungen, Integrationen/Schnittstellen, Datenmigration, Reporting und Dashboards, Schulungen, Test- und Abnahmeunterstützung, Go-Live und Hypercare, Support und Wartung, Hosting/Infrastruktur (falls zutreffend) sowie Projektsteuerung umfassen. Sofern die Vergabeunterlagen einen Vertragsentwurf mit Preisübersichten enthalten, müssen Bieter sicherstellen, dass ihre Preisangaben mit diesen Preisübersichten übereinstimmen und keine vertraglich vorgeschriebenen Elemente auslassen.

Sofern das Verfahren eine Preisliste erfordert, müssen Bieter eine Personalstruktur einreichen, die die im Finanzmuster spezifizierten Rollen sowie alle weiteren Rollen, die der Bieter voraussichtlich für die Leistungserbringung benötigt, umfasst. Die Stundensätze sind als [Stunden-/Tagessatz: ________] anzugeben und müssen sich an einer definierten Arbeitszeitbasis orientieren, z. B. einem Arbeitstag von [___ Stunden] und einer Arbeitswoche von [___ Tagen] , wie im Angebot angegeben. Gelten unterschiedliche Sätze für Vor-Ort- und Remote-Arbeit, müssen Bieter beide Sätze angeben und erläutern, wann welcher Satz Anwendung findet. Wendet der Bieter unterschiedliche Sätze für reguläre Arbeitszeiten, Bereitschaftsdienste außerhalb der regulären Arbeitszeiten oder dringende Unterstützung an, muss dies klar dargelegt werden und den Bestimmungen der Vergabeunterlagen entsprechen.

Sofern in der Vorlage nichts anderes angegeben ist, müssen die Honorare alle Gemeinkosten, Werkzeuge, Managementzeiten und nicht abrechenbaren Aufwendungen umfassen, die zur Erbringung der Leistungen in der jeweiligen Rolle erforderlich sind. Bieter dürfen keine künstlich niedrigen Honorare vorschlagen, die später durch obligatorische Zuschläge, Rollenwechsel oder undefinierte „Spezialistenzuschläge“ kompensiert werden. Bei rollenbasierter Preisgestaltung in Verhandlungen oder Abrufverträgen müssen Bieter sicherstellen, dass die Rollen einheitlich definiert sind und der Auftraggeber nachvollziehen kann, wie eine bestimmte Aufgabe der vorgeschlagenen Rolle zugeordnet ist.

Sofern Einzelpreise gefordert werden, muss jeder Einzelpreis klar definiert sein und eine Berechnungsgrundlage sowie Angaben zu Ein- und Ausschlüssen enthalten. Die Definition der Einheit muss objektiv und messbar sein, damit der Auftraggeber sie während der Bewertung und gegebenenfalls während der Vertragslaufzeit einheitlich anwenden kann. Beispiele für messbare Einheiten im Kontext von CAFM sind: pro benanntem Benutzer, pro gleichzeitigem Benutzer, pro Modul, pro Standort/Gebäude, pro Anlagendatensatz, pro Integrationsendpunkt, pro migriertem Datenobjekt, pro Schulungssitzung oder pro Support-Ticket-Kategorie. Bieter dürfen jedoch ausschließlich die in der Ausschreibungsvorlage zulässigen Einheitengrundlagen verwenden und keine alternativen Einheiten einführen, die die Vergleichbarkeit beeinträchtigen.

Für jeden Einheitspreis muss der Bieter angeben, was in der Einheit enthalten ist (z. B. Konfigurationsaufwand, Dokumentation, Testunterstützung oder Gewährleistungszeitraum) und was ausdrücklich ausgeschlossen ist. Hängt ein Einheitspreis von Voraussetzungen oder Annahmen ab (z. B. Datenqualitätsstandards oder Verfügbarkeit clientseitiger Ressourcen), müssen diese Annahmen klar dargelegt werden. Einheitspreise gelten für die in den Vergabeunterlagen festgelegte Dauer und dürfen nur gemäß den gegebenenfalls zulässigen Eskalations-/Indexierungsregeln angepasst werden.

Sofern optionale Leistungen zulässig oder gewünscht sind, müssen Bieter diese in einem strukturierten Preiskatalog darstellen, der es dem Auftraggeber ermöglicht, zusätzliche Leistungen kontrolliert abzurufen. Die Preise für optionale Leistungen müssen klar von den Preisen für obligatorische Leistungen abgegrenzt werden und dürfen nicht dazu verwendet werden, wesentliche Leistungspunkte aus dem obligatorischen Teil des Leistungsumfangs herauszunehmen. Jeder optionale Leistungspunkt muss eine kurze Leistungsbeschreibung, gegebenenfalls eine Einheitendefinition, einen Einheitspreis und/oder einen Pauschalpreis sowie alle anwendbaren Einschränkungen wie Lieferzeiten, Mindestbestellmengen oder Leistungsfenster enthalten, sofern diese Einschränkungen in den Vergabeunterlagen zulässig sind. Optionale Leistungen müssen so bepreist sein, dass der Auftraggeber die optionalen Leistungskataloge der verschiedenen Bieter vergleichen kann, ohne auf eine bierspezifische Auslegung angewiesen zu sein. Wird die Bündelung optionaler Leistungen vorgeschlagen (z. B. Leistungspakete), muss der Bieter dennoch eine ausreichende Aufschlüsselung bereitstellen, damit der Auftraggeber die zugrunde liegende Preislogik nachvollziehen und überprüfen kann, ob es sich bei der Option nicht um versteckte Pflichtkosten handelt.

Werden Unterauftragnehmer vorgeschlagen, muss der Bieter die Unterauftragnehmerkosten in den entsprechenden Preisabschnitten transparent ausweisen. Unterauftragnehmerkosten dürfen nicht unter allgemeinen Bezeichnungen wie „Drittanbieter“ oder „Sonstiges“ versteckt werden. Beziehen sich die Leistungen des Unterauftragnehmers auf eine spezifische Komponente (z. B. Integrationsentwicklung, Hosting, Spezialkonfiguration oder lokaler Vor-Ort-Support), sind die entsprechenden Kosten dieser Komponente zuzuordnen. Erhebt der Bieter eine Managementgebühr oder einen Aufschlag auf die Unterauftragnehmerkosten, muss dies einschließlich der Berechnungsgrundlage explizit angegeben werden und den Bestimmungen der Vergabeunterlagen entsprechen. Der Bieter bleibt vollumfänglich für die Leistung des Subunternehmers verantwortlich und muss sicherstellen, dass dessen Preisgestaltung mit dem Gesamtangebot des Bieters übereinstimmt. Sämtliche Annahmen bezüglich des Subunternehmers (Verfügbarkeit, Reisemodell, Präsenz vor Ort, Sprachkenntnisse) müssen offengelegt werden, um Kostenunklarheiten während der Bewertung zu vermeiden.

Reise- und Nebenkosten sind gemäß den Ausschreibungsbedingungen zu behandeln und dürfen nicht als unkontrollierte Variable zur Preissenkung des Hauptangebots verwendet werden. Sofern Reisekosten als erstattungsfähige Kosten zulässig sind, müssen Bieter die geltenden Regeln, die Kostenbasis und etwaige Obergrenzen gemäß [Reiserichtlinie / Ausschreibungsregeln: ________] klar darlegen . Sind Reisekosten in Festpreisen enthalten, muss der Bieter bestätigen, dass die Preisgestaltung alle Reisen umfasst, die zur Erbringung des vorgeschlagenen Leistungsumfangs im Rahmen des erwarteten Arbeitsmodells (z. B. Remote-First mit definierten Meilensteinen vor Ort oder hybride Leistungserbringung) erforderlich sind.

Nebenkosten wie Druckkosten, Kurierdienste, kleinere Werkzeuge oder allgemeine Projektgemeinkosten sind üblicherweise in den angebotenen Preisen enthalten, sofern die Vergabeunterlagen keine separate Abrechnung zulassen. Alle separat abrechnungsfähigen Nebenkosten müssen klar ausgewiesen, auf das Zulässige beschränkt und transparent pro Einheit dargestellt werden.

Alle Preise müssen in der in den Ausschreibungsunterlagen angegebenen Währung angegeben werden: [Währung: ________] . Falls die Ausschreibungsunterlagen die Angabe der Preise ohne oder mit Mehrwertsteuer/Umsatzsteuer vorschreiben, müssen Bieter diese Anweisung für alle Preispositionen einheitlich befolgen: [Erforderliche Steuerbehandlung: ________] . Steuern, Abgaben oder sonstige Gebühren, die für den Vertrag rechtlich anfallen, sind gemäß den Vorgaben des Auftraggebers zu behandeln. Bieter dürfen keine alternativen Steuerannahmen einführen, die die Vergleichbarkeit beeinträchtigen würden. Sofern ein Teil der internen Kostenbasis des Bieters in einer anderen Währung ausgewiesen ist, trägt der Bieter das Währungsrisiko, es sei denn, die Vergabeunterlagen sehen ausdrücklich einen Wechselkursmechanismus vor. Werden Wechselkurse angegeben, muss der Bieter die in den Vergabeunterlagen genannte Referenzbasis verwenden: [Referenzquelle/Datum: ________] .

Die Preise müssen für die in den Vergabeunterlagen angegebene Gültigkeitsdauer des Angebots gültig bleiben: [Gültigkeitsdauer: ________] . Während dieser Frist dürfen Bieter die eingereichten Preise nur im Rahmen des formellen Verhandlungsverfahrens (sofern zutreffend) und ausschließlich auf zulässige Klarstellungen oder Verhandlungsanweisungen des Auftraggebers ändern. Fordert der Auftraggeber eine Verlängerung der Angebotsgültigkeit, muss der Bieter bestätigen, ob er der Verlängerung der Gültigkeit seiner Preise um den verlängerten Zeitraum gemäß den geltenden Vergabevorschriften zustimmt.

Eine Preisanpassung oder -indexierung ist nur zulässig, wenn dies in den Vergabeunterlagen ausdrücklich vorgesehen ist. In diesem Fall dürfen Bieter ausschließlich den festgelegten Anpassungsmechanismus anwenden und dabei den definierten Index, die Bezugsdaten, die Obergrenzen und die Berechnungsformel verwenden: [Index / Formel / Obergrenze: ________] . Bieter dürfen keine alternativen Anpassungsklauseln, automatische Preisaufschläge oder freiwillige jährliche Preiserhöhungen außerhalb des zulässigen Mechanismus vorschlagen.

Sofern eine Indexierung zulässig ist, müssen Bieter klar angeben, welche Komponenten der Indexierung unterliegen (z. B. wiederkehrende Supportgebühren) und welche nicht (z. B. feste Implementierungsleistungen). Ist eine Indexierung nicht zulässig, müssen Bieter bestätigen, dass ihre Angebotspreise für die vereinbarte Laufzeit fest sind, es sei denn, der Vertrag sieht ausdrücklich einen rechtmäßigen Preisanpassungsmechanismus vor.

Sämtliche Rabatte, Preisnachlässe oder Preissenkungen müssen transparent und im vorgegebenen Format gemäß Finanzvorlage dargestellt werden. Rabatte müssen klar den jeweiligen Preispositionen oder Komponenten zugeordnet sein, und die Preisanfrage muss sowohl den Referenzpreis ohne Rabatt (sofern angefordert) als auch den Nettoangebotspreis ausweisen. Bieter dürfen keine nicht offengelegten „Paketrabatte“ verwenden, die eine Überprüfung der Preise auf Komponentenebene unmöglich machen.

Schlägt der Bieter Mengenrabatte vor (z. B. für zusätzliche Nutzer, Standorte oder Module), müssen diese in Form eines strukturierten Rabattplans mit klaren Auslösepunkten dargestellt werden und ohne weitere Verhandlung anwendbar sein, es sei denn, die Vergabeunterlagen sehen eine Neuverhandlung von Mengenänderungen vor. Rabatte, die an Bedingungen geknüpft sind, die nicht von der Vergabestelle kontrolliert werden (z. B. Vermarktungsrechte oder Genehmigungen zur öffentlichen Verwendung), sind nur zulässig, wenn sie ausdrücklich genehmigt wurden.

Die Bieter müssen eine detaillierte Kostenaufschlüsselung vorlegen, die es dem Auftraggeber ermöglicht, die Kostentreiber zu verstehen, die Vollständigkeit zu prüfen und die Angebote fair zu vergleichen. Der Mindestumfang der Aufschlüsselung ist in der Finanzvorlage definiert und kann je nach Ausschreibungsstruktur eine Aufschlüsselung nach Projektphase, Leistung, Modul, Serviceturm oder Standort/Welle erfordern. Der Auftraggeber verlangt keine Offenlegung firmeneigener interner Kostenmodelle oder Gewinnmargen, sofern dies nicht ausdrücklich gefordert wird. Der Bieter muss jedoch ausreichend detaillierte Angaben machen, um nachzuweisen, dass der angebotene Preis den erforderlichen Leistungsumfang glaubhaft abdeckt.

Sofern die Preisgestaltung auf Annahmen beruht (z. B. Verfügbarkeit von Basisdaten, Fachexperten auf Kundenseite oder Systemzugang), muss der Bieter diese Annahmen klar darlegen und die wirtschaftlichen Auswirkungen einer Nichterfüllung dieser Annahmen – soweit dies die Ausschreibungsrichtlinien zulassen – erläutern. Annahmenbasierte Preisgestaltung darf nicht dazu führen, versteckte zukünftige Kosten zu erzeugen.

Bedingte Preisgestaltung ist unzulässig, sofern sie nicht ausdrücklich in den Vergabeunterlagen gestattet ist. Bieter dürfen keine Preisangaben mit der Kennzeichnung „TBD“, „wird noch bestätigt“, „Richtwert“ oder Ähnlichem einreichen. Jede obligatorische Komponente muss bepreist werden, auch wenn der Bieter einen alternativen Ansatz vorschlägt. In diesem Fall muss der Bieter den geforderten Basispreis angeben und kann die Alternative, sofern zulässig, als klar abgegrenzte Option präsentieren.

Die Preise dürfen keiner zukünftigen Auslegung, keinem Ermessen des Anbieters und keinen nicht offengelegten Abhängigkeiten unterliegen. Gibt der Bieter an, dass ein Artikel „im Preis enthalten“ ist, muss er genau angeben, worin dieser enthalten ist, und bestätigen, dass für diesen Artikel im Rahmen des vorgeschlagenen Leistungsumfangs keine zusätzlichen Kosten anfallen. Jeglicher Versuch, die Preisgestaltung bis zum Vertragsabschluss, Änderungsanträgen oder späteren Verhandlungen hinauszuzögern, kann zur Ablehnung des Angebots wegen Nichteinhaltung der Vertragsbedingungen führen.

Die Bieter sind für die mathematische Richtigkeit aller Tabellen verantwortlich, einschließlich Zwischensummen, Gesamtsummen, Aufschlüsselungen der Einzelpreise und Querverweise. Die Vergabestelle kann die arithmetische Konsistenz prüfen und die in den Vergabeunterlagen festgelegten Korrekturregeln anwenden. Sofern nicht anders angegeben, gilt grundsätzlich, dass Einzelpreise und klar ausgewiesene Komponentensummen Vorrang vor abgeleiteten Gesamtsummen haben, wenn ein Additions- oder Multiplikationsfehler festgestellt wird. Korrigierte Gesamtsummen können für die Bewertung herangezogen werden. Die genauen Vorrangregeln, einschließlich der Behandlung von Rundungsdifferenzen und Fehlern in verknüpften Tabellenkalkulationen, sind in [Referenz zur Korrekturregel: ________] festgelegt .

Wenn eine Rechenkorrektur die Rangfolge der Angebote oder die Ergebnisse der Bewertung wesentlich beeinflusst, wendet der Auftraggeber die in den Vergabeunterlagen festgelegten Verfahrensregeln an. Dies kann die Anforderung einer Bestätigung des korrigierten Preises, die Anforderung von Klarstellungen oder die Ablehnung des Angebots umfassen, wenn die Preisangabe wesentlich unzuverlässig oder mehrdeutig ist.

Die Vergabestelle behält sich das Recht vor zu prüfen, ob ein Angebot im Verhältnis zu Umfang, Qualitätsanforderungen, vertraglicher Risikoverteilung und Marktbedingungen ungewöhnlich niedrig erscheint. Wird ein Angebot als potenziell ungewöhnlich niedrig eingestuft, kann die Vergabestelle innerhalb einer festgelegten Frist eine schriftliche Begründung und entsprechende Nachweise anfordern. Diese Begründungen können unter anderem die Wahl des Lieferansatzes, des Personalmodells, der Produktivitätsannahmen, des Lizenzierungsmodells, der Verpflichtungen gegenüber Unterauftragnehmern, der Skaleneffekte oder anderer legitimer Faktoren umfassen, sofern diese mit den Vergabebedingungen vereinbar sind.

Wird keine glaubwürdige und ausreichend belegte Erklärung vorgelegt, kann dies gemäß den geltenden Vergabevorschriften zur Ablehnung des Angebots führen. Dieser Mechanismus dient dem Schutz der Durchführbarkeit, der Kontinuität der Dienstleistungen und der Vertragserfüllung sowie der Sicherstellung einer über die gesamte Vertragslaufzeit tragfähigen Preisgestaltung.

Alle im Rahmen der Ausschreibung eingereichten Preise sind für die Dauer der Angebotslaufzeit verbindlich und werden im Falle des Zuschlags gemäß der in den Vergabeunterlagen festgelegten Rangfolge Bestandteil des Vertrags. Bieter müssen daher sicherstellen, dass die eingereichten Preise ihre endgültige wirtschaftliche Verpflichtung widerspiegeln, vorbehaltlich der im Verfahren zulässigen Verhandlungsschritte. Abweichungen zwischen Preislisten, Beschreibungen und den Annahmen des Bieters werden gemäß den Rangfolgeregeln in den Vergabeunterlagen ausgelegt, und der Auftraggeber kann Unstimmigkeiten als Verstoß gegen die Vergabebedingungen werten.

Bieter sollten beachten, dass die Vergabestelle erwartet, dass die Preisgestaltung auch unter Berücksichtigung der betrieblichen Realität einer CAFM-Implementierung gültig bleibt. Dies umfasst eine angemessene Projektsteuerung, Wissenstransfer, Dokumentation und die Bereitschaft zur Unterstützung. Preisgestaltungen, die wesentliche Elemente auslassen, auf unklaren Ausschlüssen beruhen oder unkontrollierte Kostensteigerungen nach der Auftragsvergabe vorsehen, können als nicht konform gewertet werden und gemäß den geltenden Bestimmungen eine Klärung, eine Überprüfung des ungewöhnlich niedrigen Angebots oder eine Ablehnung nach sich ziehen.