Datenfluss-Diagramme
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Datenfluss-Diagramme
Dieses Dokument ist Bestandteil der Vergabeunterlagen für die Implementierung einer CAFM-Lösung im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens mit vorherigem Teilnahmewettbewerb.Es definiert verbindliche Anforderungen an die vom Bieter einzureichenden Data Flow Diagrams (DFDs), damit Architektur, Datenverarbeitung, Integrationen, Sicherheitsgrenzen und gegebenenfalls personenbezogene Datenflüsse nachvollziehbar, vergleichbar und prüffähig dargestellt werden.Die Diagramme sind bieterspezifisch auf Basis der tatsächlich angebotenen Zielarchitektur zu erstellen. Allgemeine Marketinggrafiken, Produktbroschüren oder unverbindliche Standardskizzen genügen nicht.
Datenflussdiagramme im CAFM-Vergabeverfahren
- Erforderliche Diagramme (vom Bieter einzureichen)
- Verbindliche Inhalte auf jedem Diagramm
- Standardisierte Darstellungsregeln
- DFD-0: Kontextdiagramm / Systemlandschaft
- DFD-1: Logische Datenflüsse / Kernprozesse
- DFD-2: Schnittstellen und Integrationen
- DFD-3: Sicherheitsgrenzen und Trust Zones
- DFD-4: Personenbezogene Datenflüsse (DSGVO-Teilmenge)
- Referenzdiagramme als textbasierte Skelettdarstellungen
- Einreichungsanforderungen
Erforderliche Diagramme (vom Bieter einzureichen)
| ID | Diagramm | Mindestzweck | Bieterreferenz / Dateiname |
|---|---|---|---|
| DFD-0 | Kontextdiagramm / Systemlandschaft | Darstellung des CAFM-Systems als Gesamtsystem mit allen externen Akteuren, externen Systemen und Drittparteien. | [PLATZHALTER] |
| DFD-1 | Logische Datenflüsse / Kernprozesse | Darstellung der wichtigsten fachlichen Datenflüsse innerhalb der Kernprozesse des Facility Managements. | [PLATZHALTER] |
| DFD-2 | Schnittstellen und Integrationen | Darstellung sämtlicher Integrationspunkte, Schnittstellenmechanismen, Datenobjekte und Übertragungsrichtungen. | [PLATZHALTER] |
| DFD-3 | Sicherheitsgrenzen und Trust Zones | Darstellung von Netzsegmenten, Sicherheitsgrenzen, Administrationspfaden, Identitäten und Protokollierungswegen. | [PLATZHALTER] |
| DFD-4 | Personenbezogene Datenflüsse (DSGVO-Teilmenge) | Darstellung aller personenbezogenen Datenflüsse, sofern im angebotenen Modell personenbezogene Daten verarbeitet werden. | [PLATZHALTER] |
Verbindliche Inhalte auf jedem Diagramm
Akteure: Endanwender, Techniker, Administratoren, externe Dienstleister, ggf. weitere Rollen
Systeme: CAFM-Module, Datenbanken, Integrationsmiddleware, Identity Provider, externe Plattformen
Datenspeicher: Stammdaten, Arbeitsaufträge, Dokumente, Medien, Protokolle, Audit Trails
Datenarten als Beschriftung: Asset-Stammdaten, Benutzerkonten, Tickets, Sensordaten, Verträge, Rechnungen, Protokolldaten, sonstige Datenobjekte
Flussrichtung: eindeutige Pfeile je Datenfluss mit Kennzeichnung des Protokolls oder Mechanismus, z. B. HTTPS, SFTP, API, Queue, MQ, Dateiexport
Frequenz: Echtzeit, Ereignis-gesteuert, periodisch, täglich, stündlich, manuell oder Batch
Sicherheitskontrollen: Verschlüsselung im Transit, Authentifizierung, Autorisierung, Signierung, Monitoring oder weitere Kontrollen
Hosting-Ort: Cloud-Region, On-Prem-Standort, Rechenzentrum oder Drittanbieter-Standort
Unterauftragsverarbeiter: Kennzeichnung jeder Drittpartei, die Daten empfängt, speichert, verarbeitet oder transportiert
Standardisierte Darstellungsregeln
| Aspekt | Vorgabe |
|---|---|
| Grafische Konventionen | Der Bieter verwendet konsistente Symbole für Akteure, Anwendungen, Datenspeicher, Sicherheitszonen und externe Systeme. [PLATZHALTER – eingesetzte Legende] |
| Benennung | Jedes Objekt erhält eine eindeutige Bezeichnung und möglichst eine fortlaufende Kennung. [PLATZHALTER] |
| Flusskennungen | Jeder Datenfluss ist mit einer Flow-ID zu versehen, die mit der Data Flow Inventory Table übereinstimmt. [PLATZHALTER – Schema, z. B. F-01] |
| Varianten | Falls mehrere Betriebsvarianten angeboten werden, sind separate Diagramme oder klar gekennzeichnete Variantenlayer einzureichen. [PLATZHALTER] |
| Annahmen und Ausschlüsse | Nicht im Angebot enthaltene Systeme, spätere Projektphasen oder Kundensysteme außerhalb des Lieferumfangs sind kenntlich zu machen. [PLATZHALTER] |
DFD-0: Kontextdiagramm / Systemlandschaft
Ziel: Darstellung des CAFM-Systems als zentrales Systemelement und aller relevanten externen Entitäten in der Systemlandschaft.
Mindestelemente
Externe Nutzergruppen, z. B. FM-Mitarbeitende, Techniker, Anforderer, Administratoren
Externe Systeme, z. B. ERP, BMS, HR, IAM/SSO, Dokumentenmanagement, E-Mail
CAFM-System als zentrale Systembox mit [PLATZHALTER – Name / Module]
Externe Lieferanten, Servicepartner oder Unterauftragnehmer, sofern diese Datenflüsse erhalten
Metadaten und Pflichtkennzeichnungen
| Field / Feld | Entry / Platzhalter |
|---|---|
| Diagramm-ID | DFD-0 |
| Zweck | Systemlandschaft / Kontextdiagramm |
| Angebotenes Architekturmodell | [PLATZHALTER] |
| Abgrenzung | [PLATZHALTER – was im Diagramm enthalten / nicht enthalten ist] |
| Annahmen | [PLATZHALTER] |
| Referenz auf Inventory-Flows | [PLATZHALTER] |
DFD-1: Logische Datenflüsse / Kernprozesse
Ziel: Darstellung der logischen Datenflüsse innerhalb der fachlichen Kernprozesse des Facility Managements.
Mindestelemente
Pflege von Asset- und Standortstammdaten
Lebenszyklus eines Arbeitsauftrags (Anforderung -> Disposition -> Ausführung -> Abschluss)
Planung vorbeugender Instandhaltung
Ersatzteil- oder Lagertransaktion
Reporting, Dashboards oder KPI-Bereitstellung
Metadaten und Pflichtkennzeichnungen
| Field / Feld | Entry / Platzhalter |
|---|---|
| Diagramm-ID | DFD-1 |
| Fachliche Prozesse | [PLATZHALTER – Prozessliste / Teilprozesse] |
| Relevante Datenobjekte | [PLATZHALTER] |
| Auslöser / Trigger | [PLATZHALTER] |
| Status- oder Übergabepunkte | [PLATZHALTER] |
| Referenz auf Inventory-Flows | [PLATZHALTER] |
Textbasierte Diagramm-Skelettstruktur
[Stammdatenquelle] -> [CAFM-Stammdatenprozess] -> [CAFM-Datenspeicher]
[Anforderer] -> [Ticket / Störung] -> [Disposition] -> [Techniker / Ausführung] -> [Abschluss / Rückmeldung]
[Wartungsplan] -> [Terminierung] -> [Arbeitsauftrag] -> [Abschlussdaten]
[Lager / Ersatzteile] <-> [Arbeitsauftrag / Buchung]
[CAFM-Daten] -> [Reporting / Dashboard / Export]
DFD-2: Schnittstellen und Integrationen
Ziel: Vollständige technische Darstellung sämtlicher Schnittstellen, Integrationsmechanismen und Datenobjekte.
Mindestelemente
Quelle und Ziel jeder Schnittstelle
Art der Datenobjekte oder Nachrichten
Methode, z. B. REST API, Webhook, SFTP, DB-View, Message Bus
Richtung, d. h. Push, Pull oder bidirektional
Fehlerbehandlung, Wiederanlauf und Monitoring inkl. Log-Ablage
DFD-3: Sicherheitsgrenzen und Trust Zones
Ziel: Darstellung der Netzsegmentierung, Sicherheitsgrenzen und Vertrauenszonen des angebotenen Betriebsmodells.
Mindestelemente
User Zone, z. B. internes LAN/WLAN und Remote User
DMZ oder Reverse Proxy, soweit relevant
Application Zone
Database Zone
Integration Zone
Administrationspfad
Logging- oder SIEM-Pfad
DFD-4: Personenbezogene Datenflüsse (DSGVO-Teilmenge)
Ziel: Darstellung ausschließlich der personenbezogenen Datenflüsse als DSGVO-relevante Teilmenge des Gesamtsystems.
Mindestelemente
Identitätsdaten, z. B. Name, E-Mail, Rolle, Benutzerkennung
Personenbezüge in Tickets oder Arbeitsaufträgen, z. B. Anforderer, Techniker
Protokolldaten mit möglichem Personenbezug, z. B. User-ID, IP-Adresse, Zeitstempel
Export- und Reporting-Flüsse mit personenbezogenen Daten
Aufbewahrungs- und Löschgrenzen inklusive Löschpunkt oder Anonymisierungspunkt
Metadaten und Pflichtkennzeichnungen
| Field / Feld | Entry / Platzhalter |
|---|---|
| Diagramm-ID | DFD-4 |
| Erforderlichkeit | [PLATZHALTER – nur einzureichen, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden] |
| Datenkategorien | [PLATZHALTER] |
| Rechts- / Löschbezug | [PLATZHALTER] |
| Drittlandbezug | [PLATZHALTER] |
| Referenz auf Inventory-Flows | [PLATZHALTER] |
SaaS / Cloud CAFM – Referenzfluss (textbasierte Skelettdarstellung)
[Nutzer Web / Mobile] -> [CAFM Web App] ([PLATZHALTER – Protokoll])
[Web App] -> [CAFM API / Application Layer] ([PLATZHALTER])
[Application Layer] -> [CAFM Datenbank] ([PLATZHALTER – Schutz ruhender Daten])
[Application Layer] -> [Objektspeicher / Dokumentenspeicher] ([PLATZHALTER])
[CAFM] <-> [IAM / SSO] ([PLATZHALTER – SAML / OIDC / Sonstiges])
[CAFM] <-> [ERP] ([PLATZHALTER – API / SFTP / Batch])
[CAFM] <-> [BMS / IoT-Plattform] ([PLATZHALTER])
[CAFM] -> [E-Mail / SMS-Dienst] ([PLATZHALTER])
[CAFM] -> [Logging / SIEM] ([PLATZHALTER])
On-Prem CAFM – Referenzfluss (textbasierte Skelettdarstellung)
[Nutzer] -> [CAFM Web-/App-Server] ([PLATZHALTER – LAN / VPN])
[App-Server] -> [DB-Server] ([PLATZHALTER – internes Segment])
[App-Server] <-> [ERP / BMS] ([PLATZHALTER – Integrationsnetz])
[Backup-Server] <-> [DB / App] ([PLATZHALTER – geplanter Zyklus])
[Logs] -> [internes SIEM / Log-Server] ([PLATZHALTER])
Hybrid – Referenzfluss (textbasierte Skelettdarstellung)
[Nutzer] -> [CAFM Cloud-Komponente] ([PLATZHALTER])
[Cloud CAFM] <-> [On-Prem Integration Gateway] ([PLATZHALTER])
[Gateway] <-> [ERP / BMS / AD] ([PLATZHALTER])
[Datenobjekte verteilt] : [PLATZHALTER – z. B. Dokumente Cloud / Stammdaten synchronisiert]
[Logging / Monitoring / Security Controls] : [PLATZHALTER]
Einreichungsanforderungen
| Anforderung | Vorgabe |
|---|---|
| Einreichungsformat | PDF plus editierbare Quelldatei, z. B. Visio, draw.io, PowerPoint oder gleichwertiges Format. [PLATZHALTER] |
| Diagrammkennungen | Verwendung der IDs DFD-0 bis DFD-4 entsprechend diesem Dokument. |
| Architekturbezug | Die Diagramme müssen mit der tatsächlich angebotenen Architektur und dem Hosting-Modell übereinstimmen. |
| Konsistenz | Bezeichnungen, Systemnamen, Datenobjekte und Flow-IDs müssen in allen Diagrammen konsistent verwendet werden. |
| Begleitdokument | Es ist zwingend eine Data Flow Inventory Table als Begleitdokument einzureichen. |
| Abweichungen | Abweichungen zu diesem Template sind eindeutig zu begründen und separat aufzulisten. [PLATZHALTER] |