Aufforderung zur Teilnahme / Angebotsabgabe

Gegenstand des Auftrags ist die Bereitstellung, Implementierung und Inbetriebnahme eines Computer-Aided Facility Management (CAFM)-Systems einschließlich sämtlicher hierfür erforderlicher Neben- und Unterstützungsleistungen zur Herstellung der vollständigen Betriebsfähigkeit.

Die Lösung muss eine strukturierte Unterstützung zentraler Facility-Management-Prozesse gewährleisten, insbesondere im Bereich Anlagenmanagement, präventive und korrektive Instandhaltung, Störmeldungs- und Serviceanfragenmanagement, Flächenmanagement, Dokumentenverwaltung, Reporting sowie systemgestützte Workflow-Steuerung.

• Bereitstellung der CAFM-Software im Rahmen eines [Lizenzmodells / SaaS-Modells / Hybridmodells], einschließlich aller erforderlichen Nutzungsrechte und Systemkomponenten.

• Konfiguration und Parametrierung des Systems entsprechend den organisatorischen und betrieblichen Anforderungen des Auftraggebers.

• Migration von Bestands- und Stammdaten gemäß [Umfang der Datenmigration], einschließlich Validierung und Qualitätssicherung.

• Entwicklung und Implementierung von Schnittstellen zu Drittsystemen gemäß [Beschreibung der Schnittstellen] unter Gewährleistung eines sicheren und stabilen Datenaustauschs.

• Aufbau rollenbasierter Berechtigungs- und Zugriffskonzepte.

• Durchführung strukturierter Testphasen, einschließlich Integrations- und Anwenderabnahmetests.

• Konzeption und Durchführung strukturierter Schulungsmaßnahmen gemäß [Schulungskonzept].

• Planung und Begleitung des Produktivstarts (Go-live) einschließlich Stabilisierungsphase und Nachbetreuung.

• Optionale Module und Funktionserweiterungen gemäß [Optionale Leistungsbestandteile].

Leistungsort ist [Leistungsort], sofern in den Vergabeunterlagen nichts Abweichendes bestimmt ist.

Die Beschaffung erfolgt im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb gemäß Artikel 29 der Richtlinie 2014/24/EU, umgesetzt in nationales Recht durch § 17 der Vergabeverordnung (VgV).

• Phase 1 – Teilnahmewettbewerb: Interessierte Unternehmen reichen einen formalen Teilnahmeantrag ein, einschließlich aller geforderten Eigenerklärungen und Nachweise zur Erfüllung der Eignungskriterien.

• Phase 2 – Aufforderung zur Angebotsabgabe: Nach Prüfung und Bewertung der Teilnahmeanträge werden ausgewählte Bewerber zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert und erhalten die vollständigen Vergabeunterlagen.

• Phase 3 – Verhandlungsphase: Der Auftraggeber kann eine oder mehrere strukturierte Verhandlungsrunden mit den ausgewählten Bietern durchführen. Gegenstand der Verhandlungen können technische Lösungsansätze, Projektmethodik, vertragliche Regelungen, Service Level, Preisstrukturen sowie Risikoverteilung sein.

• Phase 4 – Abgabe der finalen Angebote: Die Bieter können aufgefordert werden, auf Grundlage der Verhandlungsergebnisse finale Angebote einzureichen.

• Phase 5 – Zuschlagsentscheidung: Der Zuschlag erfolgt auf Grundlage der Bewertung der finalen Angebote gemäß den festgelegten Zuschlagskriterien.

Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Zuschlag auf Grundlage der Erstangebote zu erteilen, sofern dies vergaberechtlich zulässig ist und ausdrücklich vorgesehen wurde.

Der Auftrag wird als [Dienstleistungsauftrag / Lieferauftrag / Gemischter Auftrag] im Sinne der Richtlinie 2014/24/EU vergeben.

Der voraussichtliche Vertragsbeginn ist [Geplanter Vertragsbeginn].

Die Implementierungsphase ist mit einer Dauer von [Dauer der Implementierungsphase] vorgesehen. In diesem Zeitraum erfolgen Systemeinrichtung, Datenmigration, Konfiguration und Testdurchführung.

Im Anschluss beginnt die Betriebs-, Support- und Wartungsphase mit einer Laufzeit von [Dauer der Supportphase]. Verlängerungsoptionen können gemäß den vertraglichen Regelungen unter [Verlängerungsoptionen] ausgeübt werden.

Die Bewerber haben im Rahmen ihres Teilnahmeantrags die nachfolgend aufgeführten Unterlagen vollständig einzureichen. Sämtliche vom Auftraggeber bereitgestellten Formblätter und Vorlagen sind verbindlich und dürfen in ihrer Struktur nicht verändert werden, sofern dies nicht ausdrücklich zugelassen ist. Unvollständige, formwidrige oder widersprüchliche Angaben können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.

• Teilnahmeantragsformular: Das Teilnahmeantragsformular ist vollständig auszufüllen und von einer vertretungsberechtigten Person rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Dieses Dokument stellt die formelle Erklärung der Teilnahmeabsicht dar und bestätigt zugleich die Anerkennung der Verfahrensbedingungen, Fristen sowie der vorgegebenen Kommunikationsmodalitäten.

• Eigenerklärungen zur Eignung (wirtschaftlich & technisch): Die Bewerber haben die bereitgestellte Eignungserklärung auszufüllen, um ihre wirtschaftliche, finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit nachzuweisen. Hierzu zählen insbesondere Angaben zum geforderten Mindestumsatz, zur organisatorischen Leistungsstruktur sowie zu allgemeinen Unternehmensqualifikationen gemäß den festgelegten Eignungskriterien.

• Erklärung zu Ausschlussgründen: Es ist eine vollständig ausgefüllte und unterzeichnete Erklärung vorzulegen, aus der hervorgeht, dass keine zwingenden oder fakultativen Ausschlussgründe gemäß §§ 123 und 124 GWB vorliegen. Sofern einschlägig, sind etwaige Selbstreinigungsmaßnahmen gemäß § 125 GWB offenzulegen und nachvollziehbar darzulegen.

• Anforderungserfüllungsmatrix: Die Bewerber haben die strukturierte Anforderungserfüllungsmatrix auszufüllen und hierin die Einhaltung der funktionalen, technischen und organisatorischen Anforderungen des Auftraggebers zu bestätigen. Abweichungen sind eindeutig zu kennzeichnen, sachlich zu erläutern und – sofern erforderlich – auch preislich transparent darzustellen.

• Preisblatt (strukturierte Excel-Vorlage): Das Preisblatt ist ausschließlich im vorgegebenen elektronischen Format vollständig auszufüllen. Sämtliche Kostenbestandteile – insbesondere Softwarebereitstellung, Implementierungsleistungen, Support- und Wartungskosten, optionale Module sowie sonstige preisrelevante Positionen – sind entsprechend der vorgegebenen Preisstruktur transparent und nachvollziehbar aufzuschlüsseln.

• Implementierungskonzept (Vorlage): Die Bewerber haben ein strukturiertes Implementierungskonzept einzureichen, in dem die vorgesehene Projektmethodik, das Governance-Modell, die Meilensteinplanung, Qualitätssicherungsmechanismen, Ressourcenallokation sowie der Risikomanagementansatz beschrieben werden. Das Konzept muss die Realisierbarkeit des Vorhabens sowie die organisatorische Passfähigkeit zur Struktur des Auftraggebers nachvollziehbar darlegen.

• Datenmigrationskonzept (Vorlage): Es ist eine detaillierte Beschreibung der vorgesehenen Vorgehensweise zur Datenmigration einzureichen. Diese hat insbesondere die Schritte der Datenextraktion, -bereinigung, -transformation, -validierung, Testdurchführung sowie der sicheren Datenübertragung zu umfassen. Zuständigkeiten, eingesetzte Werkzeuge sowie Maßnahmen zur Risikominimierung sind klar und strukturiert darzustellen.

• IT-Sicherheitsfragebogen: Der IT-Sicherheitsfragebogen ist vollständig zu beantworten. Darzustellen sind insbesondere das Informationssicherheitsmanagementsystem, die Systemarchitektur, das Berechtigungskonzept, eingesetzte Verschlüsselungsstandards, das Hosting-Modell, Backup- und Wiederherstellungsstrategien, Incident-Response-Prozesse sowie die Einhaltung geltender datenschutzrechtlicher Anforderungen.

• Projektteam- und Lebenslauf-Vorlage: Die Bewerber haben das vorgesehene Projektteam zu benennen, einschließlich Projektleitung, technischer Verantwortlicher, Integrationsspezialisten sowie Migrationsexperten. Die beizufügenden Lebensläufe müssen die einschlägigen Qualifikationen, Zertifizierungen sowie Erfahrungen aus vergleic

Der Zuschlag wird gemäß § 127 GWB auf das wirtschaftlichste Angebot (MEAT – Most Economically Advantageous Tender) erteilt.

Die Bewertung umfasst qualitative sowie wirtschaftliche Kriterien. Die qualitativen Kriterien betreffen insbesondere die technische Eignung der Lösung, die Erfüllung funktionaler Anforderungen, die Implementierungsmethodik, Integrationsfähigkeit, Support- und Servicekonzept sowie die Einhaltung von Sicherheits- und Datenschutzanforderungen.

Die wirtschaftliche Bewertung berücksichtigt die Gesamtbetriebskosten, einschließlich Softwarebereitstellung, Implementierungsleistungen, Support- und Wartungskosten sowie optionale Module. Gewichtung, Bewertungsmatrix und Methodik werden den ausgewählten Bietern gesondert mitgeteilt.

Frist für die Einreichung der Teilnahmeanträge ist [Datum und Uhrzeit].

Frist für die Einreichung von Bieterfragen in der Teilnahmephase ist [Datum und Uhrzeit].

Die voraussichtliche Aufforderung zur Angebotsabgabe erfolgt am [Datum].

Sämtliche Fristen beziehen sich auf die Zeitzone [Zeitzone].

Teilnahmeanträge sind ausschließlich elektronisch über [URL der elektronischen Vergabeplattform] einzureichen.

Die Einreichung hat unter Beachtung der technischen Vorgaben der Plattform zu erfolgen, insbesondere hinsichtlich der Dateiformate gemäß [Zugelassene Dateiformate]. Die Verfahrenssprache ist [Verfahrenssprache].

Die Anträge müssen vollständig sein und fristgerecht eingehen. Verspätete oder unvollständige Anträge können zum Ausschluss führen. Die Bindefrist beträgt [Bindefrist].

Bewerber haben vertrauliche Inhalte in ihren Unterlagen eindeutig zu kennzeichnen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß [Rechtsgrundlage Datenschutz]. Die Bewerber sind verpflichtet, die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten.

Der Auftraggeber behält sich vor, die Vergabeunterlagen zu ändern, Fristen anzupassen, Aufklärungen anzufordern, weitere Verhandlungsrunden durchzuführen oder das Verfahren im Rahmen der vergaberechtlichen Bestimmungen aufzuheben.

Ende der Einladung zur Teilnahme / Vergabeunterlage