CAFM ohne ERP-Schnittstellen

Eingehende Rechnungen werden im CAFM dem passenden Auftrag bzw. Vertrag zugeordnet und dort fachlich geprüft. Das CAFM-System dokumentiert dabei, ob die Leistung erbracht wurde und ob die Rechnung dem Leistungsverzeichnis bzw. Vertrag entspricht. Nach der Freigabe im CAFM wird die Rechnung manuell an die Finanzbuchhaltung übergeben (z. B. als PDF oder Scan), wo sie in das ERP-System eingestellt und bezahlt wird. So erhält das FM-Team Informationen zum Zahlungsstatus aus dem CAFM (z. B. „Zahlung veranlasst“) und die Buchhaltung sieht im CAFM alle Prüfvermerke zum Beleg.

Ohne automatische Schnittstelle muss zudem regelmäßig eine Abstimmung erfolgen: Beispielsweise vergleichen Controlling und FM monatlich, ob die im CAFM erfassten Ist-Kosten mit den Buchungen im ERP übereinstimmen. Abweichungen (z. B. vergessenes Buchen oder falsche Kontierung) werden dabei manuell korrigiert. Prüfroutinen – etwa Summenkontrolle der Gesamtbeträge oder Vier-Augen-Prinzip bei Rechnungsfreigaben – helfen, Medienbrüche zu kompensieren.

Auch ohne ERP-Integration kann das CAFM-Budgetmodul zur Kostenüberwachung genutzt werden. Die geplanten Budgets je Kostenart oder Objekt werden zu Jahresbeginn (oder bei Haushaltsfreigabe) manuell ins CAFM eingepflegt. Eingehende Kosten (Ist) trägt man entweder direkt im CAFM als Beleg ein oder importiert regelmäßig die Summen aus der Finanzbuchhaltung. Anschließend zeigt das CAFM die Budgetverbräuche in Echtzeitübersichten oder Reports an. Überschreitet etwa der Bereich „Gebäudereinigung“ 80 % seines Budgets, löst das System einen Alarm aus.

Da kein automatischer Soll-Ist-Abgleich zum ERP erfolgt, muss das Controlling manuell kontrollieren, ob alle Kosten korrekt übertragen wurden. Typischerweise prüft der Controller monatlich die CAFM-Kostenberichte und gleicht sie mit ERP-Abschriften ab. Forecasts lassen sich anhand der gesammelten Ist-Werte kalkulieren – wofür das CAFM Trends hochrechnen kann. Abschließend fließen korrigierte Werte in die Haushaltsplanung oder in interne Reports, um die Kostentransparenz zu sichern.

Damit alle Kosten im CAFM die richtige Finanz-Logik erhalten, sind Kostenstellen, Konten und Leistungsarten als Stammdaten zu hinterlegen. Da keine Echtzeit-Synchronisation mit ERP möglich ist, liefert die Finanzabteilung regelmäßig die aktuellen Kontenrahmen, Sachkonten- und Kostenstellenlisten. Der CAFM-Administrator importiert oder pflegt diese Kontierungsobjekte im System. Bei der Auftragserfassung wird dann jedem Kostenelement die entsprechende Buchungskombination (Sachkonto, Kostenstelle, gegebenenfalls Kostenart oder Projekt-/Auftragsnummer) zugewiesen.

Die Finanzbuchhaltung stellt sicher, dass das CAFM die „richtige“ Kontierung verwendet und dass Summen konsistent sind. Sie definiert die Kostengliederung (z. B. nach HGB oder internem Kontenrahmen) und koordiniert, welche Dimensionen im CAFM geführt werden. Beispielsweise legt sie fest, ob Investitions-Nummern oder interne Leistungsverrechnungen im CAFM abgebildet werden sollen. Ohne Schnittstelle wird jede Rechnung – ob direkt im CAFM oder nachträglich – von Hand gebucht. Durch regelmäßigen Abgleich (z. B. offene Posten, Kostenlisten) wird kontrolliert, dass CAFM- und ERP-Daten übereinstimmen.

Personal- und Organisationsstammdaten (Mitarbeiter, Abteilungen, Berechtigungen, Gebäudeverantwortliche u. ä.) müssen im CAFM-System manuell gepflegt werden. Oft wird zu Projektstart ein Initialimport aus der Personaldatenbank bzw. dem Active Directory vorgenommen. Künftige Änderungen (Eintritte, Wechsel, Austritte) erfasst entweder die CAFM-Administration oder die Personalabteilung über periodische Listen oder CSV-Importe. Im Idealfall existiert ein monatlicher Aktualisierungsprozess (z. B. Mitarbeiterexport aus dem HR-System, Import ins CAFM).

Es ist wichtig, klare Verantwortlichkeiten festzulegen: Meist pflegt die IT/HR allgemeine Benutzerdaten, während der CAFM-Admin nur FM-spezifische Profile (Zugriffsrechte auf Flächen, Systeme) verwaltet. Ein striktes Berechtigungskonzept verhindert, dass zu viele Personen unkontrolliert Buchungen durchführen. Datenschutzanforderungen (DSGVO) müssen berücksichtigt werden – etwa durch Rollen, die sicherstellen, dass nur befugte Mitarbeiter personenbezogene Daten einsehen, und durch Löschkonzepte für ausgeschiedene Mitarbeiter. Für Zutritts- oder Alarmberechtigungen kann das CAFM separate Felder oder Exporte bereitstellen; Abteilungen können selbständig Verantwortliche anpassen.

Im CAFM verwaltete Verträge (Miet-, Wartungs-, Lieferverträge etc.) werden dort inklusive Laufzeiten, Kündigungs- und Verlängerungsfristen angelegt. Ohne ERP-Abgleich übernimmt das CAFM alle Aufgaben des Vertrags-Controllings: Es erinnert automatisch an Kündigungstermine oder Vertragsverlängerungen, verfolgt indexierte Preissteigerungen und dokumentiert sämtliche Vertragsänderungen lückenlos. Die Zahlungspläne (Raten- oder Jahreszahlungen) sind im CAFM unterjährig festzulegen. Beispielsweise pflegt der CAFM-Admin anfallende Zahltermine ins System ein und hinterlegt sie mit Status („fällig/bezahlt“), damit das FM bei Rechnungseingang sofort weiß, in welchem Zahlungsfenster man sich befindet.

Ist ein ERP-System vorhanden, kann die Buchhaltung die Zahlung im ERP veranlassen und zahlt diese fristgerecht. Fehlt die Anbindung, übergibt das FM vor Zahlung aus dem CAFM Belegdaten (Vertragsnummer, vereinbarte Summe) an die Buchhaltung (z. B. als Bericht oder Protokoll). Jeder Schritt (Rechnungseingang, Prüfung, Freigabe, Zahlung) wird dokumentiert, sodass das CAFM jederzeit den aktuellen Status anzeigt. So gehen keine Zahltermine verloren, auch ohne automatischen Datenabgleich.

Eine zentrale Herausforderung ohne Schnittstelle sind Inkonsistenzen zwischen Systemen. Deshalb empfiehlt sich ein stringentes Stammdatenmanagement: Jede Datenkategorie (z. B. technische Anlagen, Kostenstellen, Verträge) erhält einen festen Owner. Etwa betreut der FM-Ingenieur die technischen Asset-Daten, der Controller die kaufmännischen Stammdaten. GEFMA 430 empfiehlt, diese Verantwortlichkeiten klar zu definieren und regelmäßige Datenqualitätsrunden durchzuführen. In diesen Abstimmungsmeetings gleichen FM, Einkauf, Buchhaltung und Controlling Soll- und Ist-Daten ab (z. B. neue Anlagen, geänderte Kontierungen, zusätzliche Verträge) und korrigieren Medienbrüche.

Die Pflege historischer Daten oder Änderungen muss in Protokollen festgehalten werden (Wer hat welchen Wert wann geändert), um Prüfpfade sicherzustellen. Technisch hilft das CAFM durch Kontrollfunktionen wie Plausibilitätsprüfungen (z. B. Warnung bei ungewöhnlich hohen Kosten) und Filter (z. B. nur geprüfte Buchungen freigeben). Datenaustausch ohne Schnittstelle sollte ebenfalls strukturiert erfolgen: Beispielsweise kann man periodisch Berichte aus dem CAFM ins Excel exportieren und von dort in BI-Tools oder ins Controlling übernehmen, statt jeden Beleg händisch zu tippen. Ebenso kann man Leistungsverzeichnisse digital per GAEB oder standardisierten CSV-Listen handhaben, um Medienbrüche zu begrenzen.

Ohne technische Kopplung müssen Führungssysteme festgelegt werden: Man bestimmt für jede Datenart ein „System of Record“. In der Praxis dient meist das ERP als führendes Finanzsystem, das CAFM als führendes Infrastruktursystem. Beispielsweise legt man fest, dass im ERP die offizielle Kostenbuchung erfolgt, während das CAFM diese nur referenziert. Oder umgekehrt: Das CAFM ist führend für FM-Leistungen, während das ERP führend für Finanzstammdaten bleibt. Entscheidend ist, wer „Master“ für welche Daten ist, damit doppelte Pflege vermieden wird.

Organisatorisch werden Rollen eindeutig verteilt: Ein CAFM-Administrator (oder Datenmanager) pflegt das System und importiert Stammdaten. Der Facility- oder Objektmanager veranlasst Maßnahmen und schätzt Kosten (Pflege von Leistungsanforderungen). Der Einkauf oder Vertragsmanagement pflegt neue Verträge ein und überwacht Fristen. Die Finanzbuchhaltung bzw. das Controlling definiert Kostenstruktur und prüft die Kontierung. Externe Dienstleister können – mit eingeschränkten Rechten – direkt Leistungen im CAFM buchen, sind dabei aber auf interne Freigaben angewiesen.

Schließlich werden Verantwortlichkeiten dokumentiert: Für jede Aufgabe (Auftragserteilung, Zahlungsfreigabe, Datenpflege) ist klar festgelegt, wer sie durchführt und wer sie prüft. Best Practice ist es, für jede Datenkategorie einen „Owner“ zu bestimmen und in einem Rollenmodell festzuhalten. So vermeidet man, dass „jeder ein bisschen, aber niemand vollständig“ Daten pflegt. Mit diesen organisatorischen Regeln stellt das CAFM-Team auch ohne technische Schnittstelle sicher, dass die Prozesse funktionieren und die Daten konsistent bleiben.