Ohne eine direkte Schnittstelle zwischen Gebäudeautomation (GA) und CAFM muss das Facility Management viele technische Prozesse organisatorisch abbilden. Gewohnte Abläufe wie automatische Störungsmeldungen oder Sensor-Auswertungen entfallen, sodass Hausmeister, Haustechniker und CAFM-Administratoren manuell einspringen. Dabei müssen Aufgaben und Zuständigkeiten exakt festgelegt werden. Zum Beispiel sollte klar definiert sein, welches System welches Datenobjekt führt, welche Akteure welche Prozesse ausführen und wie die Daten voneinander abgegrenzt werden. In der Praxis bedeutet dies etwa, dass Wartungstechniker tägliche Anlagenbegehungen durchführen, Betriebszeiten notieren und Auffälligkeiten melden – und diese Daten dann ins CAFM-System eingetragen werden. Die manuelle Pflege der Daten ist zwar aufwändiger, sie ist aber notwendig, um eine zentrale Datenbasis zu schaffen.
Kein Datenaustausch zwischen CAFM-System und Gebäudeautomation für Betriebs- und Zustandsinformationen
Ohne automatisierte GA-Schnittstelle muss jedes Störereignis „von Hand“ gemeldet werden. Wenn etwa ein Sensor defekt ist oder eine Heizung ausfällt, melden Mitarbeiter in der Regel telefonisch, per E-Mail oder Funk an eine zentrale Leitstelle oder direkt ans Facility Management. Diese Störmeldung wird im CAFM als Ticket erfasst. Meldungen wie „Klimaanlage defekt“ oder „Automatiktür klemmt“ müssen dabei zeitnah aufgenommen und nachverfolgt werden. - In vielen Unternehmen übernimmt der Haustechniker oder ein Mitarbeiter der technischen Gebäudeüberwachung die Erstqualifizierung: Er prüft das Problem vor Ort, dokumentiert Art und Ort der Störung und übergibt alle relevanten Informationen (z.B. Standort, Alarmzeit, Symptombeschreibung) manuell ans CAFM-Personal. - Das CAFM-Team erstellt daraufhin einen Arbeitsauftrag, weist ihn einem Techniker zu und protokolliert Eingangszeit sowie eine erste Diagnose. Auch hierzu empfiehlt sich ein Protokoll mit Datum/Uhrzeit und bearbeitenden Personen. Viele CAFM-Systeme bieten standardisierte Formulare oder Hotline-Funktionen zur schnellen Störungserfassung an. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder gemeldete Fehler nachverfolgbar im System steht und nicht verloren geht. - Wenn mehrere GA-Systeme („heterogen“) im Einsatz sind, sollten Störmeldungen aus jedem Teilbereich (z.B. HLK, Lüftung, Elektrotechnik) getrennt gesammelt und nach vordefinierten Kriterien weitergeleitet werden. Ein Beispiel: Wechselt eine defekte Ventilstellungsmeldung eines Heizkreises in eine Störmeldung im CAFM, wird diese automatisch dem zugehörigen Heizungswart zugewiesen. Fehlt eine Schnittstelle, muss dieser „Routing“-Schritt manuell durch den CAFM-Administrator erfolgen.
Überwachung von Betriebsstunden, Laufzeiten und Zustandsdaten
Betriebsdaten (Stunden- und Laufzeitzähler) sowie Zustandskennwerte (z.B. Ölstand, Druck) werden ohne GA-Anbindung über systematische Kontrollen erfasst: Techniker notieren in regelmäßigen Abständen (täglich, wöchentlich, monatlich) Werte aus Anlagendisplays oder Zählwerken. Diese Werte werden entweder direkt in Tabellen erfasst oder per Eingabe im CAFM eingetragen. Ein CAFM-Pflichtpunkt sollte sein, dass diese Messwerte zentral gesammelt und plausibilitätsgeprüft werden. Beispielsweise kann ein CAFM-Formular anlegen, das die letzte Ablesung mit der aktuellen vergleicht und auf ungewöhnliche Sprünge hinweist. Jede manuelle Eingabe wird im System mit Benutzerkennung und Zeitstempel dokumentiert.
- In der Praxis arbeiten Haustechniker oft mit manuellen Logbüchern oder Checklisten, in denen sie pro Gerät oder Anlage die Zählerstände eintragen. Diese Datenflut wird dann zeitnah vom CAFM-Admin in die Software übernommen. Moderne CAFM-Systeme unterstützen sowohl manuelle Eingaben als auch Importe (z.B. CSV-Tabellen) aus Prüfkoffern oder Wartungsprotokollen.
- Besonders wichtig ist die Kontrolle auf Datenqualität: Jede Änderung an einem Wert im CAFM sollte begründet werden, z.B. „Wert korrigiert wegen Plausibilitätsfehler“. So gewährleistet das CAFM Audit-Trails und verhindert unbegründete Datenmanipulation. Durch diese lückenlose Nachverfolgung können spätere Auswertungen vertrauenswürdig durchgeführt werden.
Auslösung von Wartungen und Inspektionen auf Basis manueller Meldungen
Normalerweise signalisiert die GA automatisch, wenn beispielsweise bestimmte Laufzeitgrenzen überschritten sind. Fehlt diese Automation, wird die Wartung manuell geplant: Der Haustechniker oder Anlagenbetreuer muss Verbrauchs- und Laufzeitzähler selbst kontrollieren. Er gleicht sie mit vordefinierten Wartungsintervallen ab (z.B. alle 2.000 Betriebsstunden oder jährliche Revision). Wird ein Grenzwert erreicht, führt dies zur Auslösung eines Wartungsauftrags im CAFM. Die Erstellung des Arbeitsauftrags erfolgt dann analog zu Störmeldungen manuell: Ein zuständiger Koordinator erstellt die Aufgabe mit Angabe von Dringlichkeit und Frist.
- Klassische CAFM-Wartungspläne werden hier eingesetzt: Auch ohne Echtzeit-Feedback legen Betreiber feste Intervalle fest. Die Wartungsverwaltung erinnert die Techniker zu den geplanten Terminen per E-Mail oder Dashboard. Jede Wartungsmaßnahme wird anschließend mit Datum, durchführender Person und Ergebnis dokumentiert. Dieses Verfahren entspricht einem indirekten „Condition-Based Maintenance“ in abgespeckter Form: Die Entscheidung basiert nicht auf GA-Sensoren, sondern auf den von Menschen gemeldeten Zählerständen.
- Inspektionen (Sicherheitsprüfungen, gesetzliche Kontrollen) werden in gleicher Weise terminiert. Prüfprotokolle werden nicht automatisch durch GA-Daten initiiert, sondern auf Grundlage von Vorschriften und Checklisten angelegt. Nach der Durchführung legen Techniker die Ergebnisse manuell in Form von PDF-Formularen oder Einträgen im CAFM-System ab. So bleibt eine lückenlose Historie aller Wartungs- und Prüfmaßnahmen erhalten.
Energieverbrauchs- und Betriebsdaten für CAFM-Auswertungen
Die Basis für Energiecontrolling besteht in regelmäßigen Verbrauchsaufzeichnungen. Verbrauchsdaten werden wahlweise manuell (Ablesen von Zählern) oder – sofern verfügbar – per einfacher Schnittstelle erfasst. Liegt keine GA-Anbindung vor, übernimmt dies typischerweise das Betriebspersonal: Strom- und Wärmezähler, Gaszähler oder Wasseruhren werden zu definierten Terminen (oft monatlich) ausgelesen. Die so gewonnenen Werte (Zählerstände) werden als CSV-Import oder direkte Eingabe in das CAFM-System geladen. Moderne CAFM-Module erlauben es, jedem Zähler Standort, Einheit und Liefervertrag zuzuordnen.
- Auf Basis dieser Daten können dann Kennzahlen gebildet werden, wie Verbrauch pro Quadratmeter oder CO₂-Emissionen je Betriebseinheit. Wenn Zählerstände manuell ins CAFM eingespeist werden, automatisiert das System Plausibilitätsprüfungen (z.B. auf Ausreißer). Fehlerhafte Werte werden markiert und müssen kommentiert korrigiert werden. Dadurch bleibt die Datenbasis verlässlich.
- Für das Energiecontrolling gilt: Je sorgfältiger die manuelle Datenerfassung ist, desto besser werden spätere Analysen. Das CAFM erlaubt dann Auswertungen wie Monatsvergleiche, Lastgangbetrachtungen oder Benchmarking. Ein strukturiertes Messkonzept (klar abgegrenzte Haupt- und Unterzähler) ist auch ohne GA ratsam. Es stellt sicher, dass jeder Kostenbereich genau zugeordnet werden kann.
