CAFM: Daten

Für bestehende Gebäude und Liegenschaften hat der Auftraggeber die Verantwortung, fehlende Bestandsdaten zu ermitteln und bereitzustellen. Zunächst ist zu klären, welche objektrelevanten Daten bereits vorhanden sind (z. B. Pläne, Anlagenverzeichnisse, technische Dokumentationen) und welche Datenlücken bestehen. Anschließend organisiert der Auftraggeber die Nacherfassung der fehlenden Daten.

• Manuelle Bestandsaufnahme vor Ort: z. B. bauliches Aufmaß von Gebäuden, Räume vermessen, Anlagen identifizieren und erfassen.

• Technische Verfahren: Einsatz von Laserscanning oder Photogrammetrie, um geometrische Daten (Punktwolken, 3D-Modelle) zu gewinnen; Nutzung von Drohnen oder 360°-Kameras für schwer zugängliche Bereiche.

• Planübernahme: Digitalisierung und Auswertung vorhandener Papierpläne, Schaltpläne oder anderer analoger Unterlagen, ggf. durch Übertragung in CAD-Systeme.

• Visuelle Inspektion: Begehung der Gebäude zur Zustandserfassung, Fotodokumentation von Bauteilen und technischen Anlagen, Erfassung von Mängeln oder Besonderheiten.

Der Auftraggeber koordiniert diese Datenerhebungs-Aktivitäten und stellt sicher, dass die gewonnenen Informationen in CAFM-fähiger Form aufbereitet werden. Alle neu erstellten Bestandsdaten sind in strukturierter, digitaler Form bereitzustellen (z. B. als CAD-Dateien im DWG/DXF-Format, als Tabellen für Stammdaten, als Gerätelisten oder als gepflegte Datenbankeinträge). Gegebenenfalls beauftragt der Auftraggeber spezialisierte Dienstleister für die Datenerfassung und definiert klare Anforderungen an die Lieferformate der Bestandsdaten analog zu Neubauprojekten.

Dem Auftraggeber ist bewusst, dass die nachträgliche Datensammlung im Bestand aufwändig sein kann – Studien zeigen, dass ein separates Aufmaß und die Erfassung von Bestandsdaten ein Vielfaches der Kosten einer einmaligen Datenerhebung im Neubau verursachen können[11]. Dennoch ist diese Investition erforderlich, da eine vollständige und aktuelle Datenbasis Grundvoraussetzung für den erfolgreichen Betrieb des CAFM-Systems ist. Der Auftraggeber plant daher genügend Zeit und Ressourcen für die Bestandsdatenerhebung ein. Abnahmekriterien: Fehlende Bestandsdaten gelten als aufgearbeitet, wenn für alle definierten Objekte entsprechende Datensätze im CAFM-Format vorliegen. Der Auftraggeber prüft stichprobenartig die Richtigkeit der erhobenen Bestandsinformationen (z. B. Abgleich von Raumbuch-Angaben mit vor Ort gemessenen Werten) bevor diese ins System übernommen werden.

Die Struktur der zu liefernden Daten muss den Anforderungen des CAFM-Systems entsprechen und vorab zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgestimmt werden. Es ist eine konsistente Objekthierarchie aufzubauen – typischerweise gegliedert nach Standort → Gebäude → Ebene → Raum → Anlagen/Komponenten –, sodass jedes Objekt einen definierten Platz im Gesamtsystem hat. Alle Objekte sind mit eindeutigen Kennungen (IDs) zu versehen, um Verwechslungen auszuschließen. Der Auftraggeber sorgt für die Definition oder Bereitstellung eines geeigneten Schlüssel- und Klassifikationssystems (z. B. ein Anlagenkennzeichnungssystem), das branchenüblichen Normen folgt. Soweit möglich sollen standardisierte Kataloge zur Objektbeschreibung genutzt werden – etwa Typenkataloge für Gebäude, Räume, Anlagen, Leistungen usw., wie sie z. B. in GEFMA 924 als offenes Datenmodell mit Katalogen für Gebäudearten, Gewerke, Dokumentarten, Rollen etc. vorliegen. Auch für technische Gebäudeausrüstung sind genormte Produktdatenstrukturen (z. B. gemäß VDI 3805 bzw. DIN EN ISO 16757) einzusetzen, um Anlagenmerkmale herstellerunabhängig und BIM-kompatibel zu beschreiben.

Übergabeformate: Der Auftraggeber stellt sicher, dass alle Daten in gängigen digitalen Formaten übergeben werden, die vom CAFM-System direkt importiert oder mittels Schnittstellen konvertiert werden können. Als grafische Datenformate für Pläne, Modelle und Zeichnungen werden DWG/DXF (für 2D-CAD-Pläne) sowie IFC (Industry Foundation Classes) oder vergleichbare modellbasierte Formate für 3D-Gebäudemodelle vereinbart. Die IFC-Struktur hat sich als offener BIM-Standard etabliert und bildet die Basis, auf der viele CAFM-Importe aufsetzen. Das herstellerneutrale Austauschformat CAFM-Connect (XML-basiert, entwickelt vom CAFM-Ring) setzt auf IFC auf, reduziert die Inhalte aber auf CAFM-relevante Aspekte und ermöglicht so einen absprachefreien Datenaustausch für Flächen, Anlagen und Dokumente. Für alphanumerische Listen (wie Inventarlisten, Raumbücher, Wartungspläne) können vom Auftraggeber standardisierte Excel-Vorlagen oder CSV-Formate vorgegeben werden, die exakt definierte Spalten und Einträge gemäß dem geforderten Datenmodell enthalten. Auch proprietäre Formate können im Einzelfall vereinbart werden, doch das CAFM-System bzw. dessen Importmodule sollten idealerweise mehrere Formate unterstützen (IFC, CAFM-Connect-XML, Excel/CSV, ggf. COBie, Revit etc.), um flexibel alle relevanten Datenquellen abzudecken. Dokumente (z. B. Verträge, Grundrisse, Handbücher) sind digital in gängigen Formaten wie PDF bereitzustellen und über Metadaten dem jeweiligen Objekt im Datenmodell zuzuordnen.

Der Auftraggeber verpflichtet sich, vollständige strukturierte Datenlisten, Planunterlagen und Dokumente bereitzustellen, die den oben genannten Formaten entsprechen. Dabei gilt, dass Medienbrüche zu vermeiden sind – d. h. manuelle Übertragungen von Daten aus unstrukturierten Quellen (Papier, PDF ohne Struktur) ins CAFM-System sollen nicht erforderlich sein. Stattdessen liefert der Auftraggeber alle Informationen so, dass sie elektronisch weiterverarbeitet und über definierte Schnittstellen importiert werden können. Falls Schnittstellen zwischen Planungssoftware und CAFM existieren, sind diese zu nutzen, andernfalls werden Austauschformate vereinbart, die eine spätere automatische Übernahme ermöglichen. Abnahmekriterien: Eine Datenlieferung im Rahmen der Implementierung gilt als ordnungsgemäß, wenn für jeden erforderlichen Objekttyp eine strukturierte Datei/Dateiensammlung im vereinbarten Format vorliegt, alle Objekte mit korrekten Attributen und IDs vorhanden sind und ein Testimport ins CAFM-System ohne Fehlermeldungen durchgeführt werden kann.

Der Auftraggeber übernimmt die fachliche Verantwortung für Inhalt, Aktualität und Konsistenz der CAFM-Daten. Er hat organisatorisch sicherzustellen, dass die eingegebenen Daten den realen Gegebenheiten entsprechen und den vorgeschriebenen Strukturen folgen. Daten, die vom Auftraggeber bereitgestellt oder freigegeben werden, gelten als autorisiert und wahrheitsgemäß; etwaige Fehler in diesen Daten liegen in der Verantwortung des Auftraggebers. Insbesondere bei der Migration von Altdaten muss der Auftraggeber die inhaltliche Plausibilität und Korrektheit der Informationen überprüfen, da nur er die Liegenschaften und Anlagen im Detail kennt.

Der Auftraggeber definiert ein verbindliches QS-Konzept für die CAFM-Datenbasis. Dieses sieht mehrstufige Prüfungen vor, bevor Daten endgültig im System genutzt werden.

• Formale Prüfung: Überprüfung, ob alle vorgeschriebenen Datenfelder befüllt sind, Datentypen und Formate eingehalten werden (z. B. Datumfelder, Nummernkreise) und die Datenstruktur vollständig ist. Dabei wird z. B. gecheckt, dass jede Raumnummer einem gültigen Gebäude und Geschoss zugeordnet ist, oder dass für jede Anlage ein Anlagentyp angegeben wurde.

• Plausibilitätsprüfung: Fachliche Kontrolle der Inhalte auf Realismus und Widerspruchsfreiheit. Beispiele: Stimmen Flächenangaben in Raumdaten mit den CAD-Plänen überein? Passen die technischen Daten einer Anlage zu ihrem Typ (etwa Leistung einer Klimaanlage zu Raumgröße)? Wurden doppelte Einträge vermieden? Solche Kontrollen können stichprobenartig und anhand definierter Regeln erfolgen.

• Freigabeprüfung: Abschlusscheck durch Verantwortliche (z. B. CAFM-Administrator oder Fachabteilung) zur Abnahme der Daten. Hier wird geprüft, ob alle vorherigen QS-Schritte erfolgreich waren und ob die Daten frei von Redundanzen und Widersprüchen sind. Gegebenenfalls wird ein Datenkatalog oder Bericht erzeugt, der die Soll-Ist-Qualität dokumentiert. Erst nach dieser Freigabe werden die Daten im produktiven CAFM-System freigeschaltet.

Der Auftraggeber hat geeignete personelle und technische Ressourcen für diese Qualitätssicherung bereitzustellen. Es ist empfehlenswert, einen Daten- oder BIM-Manager zu benennen, der den Informationsaustausch und die Einhaltung der vereinbarten Datenstandards überwacht. Erfahrungsgemäß neigen Projektbeteiligte dazu, getroffene Datenvereinbarungen im Laufe der Zeit abzuwandeln oder zu vergessen – dem wirkt der Auftraggeber durch kontinuierliches Monitoring entgegen. Falls Mängel oder Abweichungen festgestellt werden, ist ein Eskalationsverfahren zu definieren (z. B. Nachforderung fehlender Daten vom Planer oder Korrektur fehlerhafter Einträge).

Der Betreiber (bzw. Auftraggeber) bleibt verpflichtet, die Datenpflege und Qualitätssicherung laufend fortzuführen, da sich nur so ein verlässlicher Nutzen des CAFM über die Zeit einstellt.

Der Auftraggeber verpflichtet sich, die CAFM-Datenbasis in die operativen Prozesse zu integrieren und regelmäßig zu aktualisieren. Alle relevanten Geschäftsprozesse, die Änderungen an Gebäuden, Räumen, Assets oder Verträgen betreffen, müssen mit dem CAFM-Datenmanagement verknüpft werden.

• Bei baulichen Veränderungen (Neubau, Umbau, Renovierung) sind die resultierenden Änderungen an Flächen, Räumen und technischen Anlagen unmittelbar in die CAFM-Datenbasis zu übernehmen. Idealerweise fließt dies aus dem Bauprojekt direkt in Form von Nachträgen/Updates ins CAFM ein.

• Umzüge oder Nutzungsänderungen (z. B. Abteilungen ziehen in andere Räume, Raumfunktion ändert sich) sind vom Auftraggeber so zu steuern, dass die Raum- und Belegungsdaten im CAFM zeitnah angepasst werden. Intern ist festzulegen, wer Umzüge meldet und wer die Datenpflege durchführt.

• Beim Kauf, Austausch oder Stilllegen von technischen Anlagen muss der Anlagenstamm im CAFM aktualisiert werden. Neue Anlagen sind mit allen Stammdaten und Dokumenten einzupflegen; ausgemusterte Anlagen sind als außer Betrieb zu kennzeichnen oder aus dem aktiven Bestand zu entfernen.

• Vertragsdaten (z. B. Mietverträge, Wartungsverträge) und andere kaufmännische Informationen, die im CAFM verwaltet werden, sind bei jedem neuen Vertragsschluss oder jeder Änderung zu aktualisieren. Der Auftraggeber stellt eine Verzahnung zum Immobilien-/Vertragsmanagement sicher, damit keine veralteten Vertragsstände im System bleiben.

Wesentlich ist, dass der Auftraggeber einen klar definierten Prozess zur Datenpflege etabliert. Änderungen im Immobilienbestand müssen nach festgelegten Workflows ins CAFM einfließen – sei es durch automatisierte Schnittstellen oder durch manuelle Eingaben durch verantwortliche Personen. Die Rollen und Verantwortlichkeiten hierfür (z. B. “CAFM-Datenmanager”, “Objektverantwortlicher”) sind festzulegen. Ebenso ist ein Änderungsdienst bzw. Meldeverfahren einzurichten, damit z. B. die Bauabteilung oder externe Dienstleister jede relevante Änderung formal an die CAFM-Verantwortlichen meldet.

Um die Aktualität sicherzustellen, sollten in festen Intervallen Überprüfungen stattfinden (z. B. jährliche Daten-Audits oder Begehungen), bei denen die im System hinterlegten Daten mit der Realität abgeglichen werden. So können schleichende Divergenzen erkannt und korrigiert werden. Der Auftraggeber muss verhindern, dass die Datenbasis nach einmaliger Befüllung “veraltet”: Häufiger Fehler in der Praxis ist, dass nach Datenübergabe keine Pflege erfolgt und Daten dadurch schnell überholt sind. Dem wirkt der Auftraggeber aktiv entgegen, indem er laufende Aktualisierungen als Pflicht in seine Organisation einbettet.

Die Integration der Datenpflege in die Prozesse gilt als erfolgreich umgesetzt, wenn klare schriftliche Verfahren existieren, verantwortliche Personen benannt sind und erste Aktualisierungszyklen im Echtbetrieb durchgeführt wurden. Ein Kriterium kann z. B. sein, dass alle seit Systemeinführung aufgetretenen Änderungen (Umbauten, neue Anlagen, organisatorische Änderungen) im CAFM nachgezogen wurden und dies dokumentiert ist. Außerdem sollte das Unternehmen intern kommunizieren, dass das CAFM die verbindliche Datenquelle für Gebäudedaten ist, sodass alle Mitarbeiter Änderungen an den Liegenschaften an die CAFM-Stelle melden (dies kann als Richtlinie oder Dienstanweisung festgelegt und überprüft werden).

Der Auftraggeber unterstützt die Integration der CAFM-Datenbasis mit dynamischen Prozessdaten und Sensordaten aus dem Gebäudebetrieb. Hierzu ist er verpflichtet, dem CAFM-System Zugriff auf relevante technische Systeme und Datenquellen zu ermöglichen und die erforderlichen technischen Schnittstellen bereitzustellen.

• Gebäudeautomation (GLT): Für Anlagen und Einrichtungen, die in einer Gebäudeleittechnik (GLT/BMS) überwacht werden, stellt der Auftraggeber die Schnittstelleninformationen (z. B. BACnet-Server, OPC-UA, KNX-Gateways) zur Verfügung. Ziel ist, Betriebszustände und Störmeldungen technischer Anlagen aus der GLT mit der CAFM-Datenbank zu verknüpfen. So können z. B. aktuelle Betriebsparameter wie Temperaturen, Drücke oder Störmeldungen automatisch im CAFM angezeigt und protokolliert werden. Der Auftraggeber liefert hierfür die Datenpunktlisten und Zugangsrechte, die nötig sind, damit das CAFM-System entweder in Echtzeit oder periodisch die Sensordaten abrufen kann.

• IoT-Sensorik: Falls moderne IoT-Sensoren (Internet of Things) eingesetzt werden – etwa für Raumklima, Präsenzdetektion, Energiezähler, Füllstände – verpflichtet sich der Auftraggeber, diese Sensordaten zugänglich zu machen. Dies kann über eine IoT-Plattform oder Cloud erfolgen, zu der eine API bereitgestellt wird. Die technischen Spezifikationen (Protokolle, Datenformate, Aktualisierungsintervalle) sind vom Auftraggeber an den CAFM-Implementierer zu kommunizieren. Durch die Einbindung von IoT-Daten können im CAFM-System Echtzeit-Auswertungen erfolgen, z. B. zur Flächenauslastung, zum Energieverbrauch oder zur Zustandsüberwachung von Geräten. Dies schafft die Basis für zustandsbasierte und vorausschauende Instandhaltung (Predictive Maintenance) und andere intelligente FM-Strategien.

• ERP- und weitere IT-Systeme: Der Auftraggeber stellt zudem Schnittstellen zu angrenzenden Systemen bereit, insbesondere zum ERP-System oder anderen kaufmännischen Systemen, soweit dort relevante Daten geführt werden (z. B. Kostenstellen, Finanzdaten zu Gebäuden, Personaldaten für Zugangsberechtigungen). Auch Ticketing- oder Helpdesk-Systeme, Energiemanagement-Systeme oder Raumbuchungs-Systeme sollen, falls vorhanden, angebunden werden können. Der Auftraggeber liefert hierfür die notwendigen Zugangsinformationen, API-Dokumentationen und Kontaktdaten der Systemverantwortlichen.

Wichtig ist, dass der Auftraggeber die Integrationsfähigkeit der CAFM-Daten von Beginn an unterstützt. Das heißt, in der Planungsphase der CAFM-Einführung sollen bereits die vorhandenen Systeme und Schnittstellen identifiziert und Anforderungen an den Datenaustausch definiert werden. Er gewährleistet, dass erforderliche technische Vorleistungen getroffen werden (etwa Bereitstellung von Netzwerkzugriffen, VPN-Verbindungen, Testsystemen), damit die Kopplung zwischen CAFM und Drittsystemen reibungslos umgesetzt werden kann. Die von den angebundenen Systemen übermittelten Prozess- und Sensordaten (z. B. Zählerstände, Raumtemperaturen, Alarmmeldungen) sind im CAFM verständlich abzubilden und den entsprechenden Objekten/Standorten zuzuordnen. Der Auftraggeber definiert hierfür, welche Daten in welcher Frequenz importiert oder synchronisiert werden. Außerdem sollten für solche Integrationen Datenschutz- und IT-Sicherheitsaspekte geprüft werden (z. B. Zugriffsschutz, Anonymisierung bei personenbezogenen Nutzungsdaten), was ebenfalls in der Verantwortung des Auftraggebers liegt.

Die erfolgreiche Verknüpfung mit Prozessdaten ist erreicht, wenn das CAFM-System definierte Live-Daten aus den angebundenen Quellen empfängt und korrekt darstellt. Ein Abnahmekriterium kann z. B. sein, dass Beispiel-Datenpunkte aus der GLT (etwa Raumtemperatur in einem bestimmten Bereich, Status einer Lüftungsanlage) im CAFM sichtbar sind und innerhalb eines festgelegten Intervalls aktualisiert werden. Ebenso sollte getestet werden, ob bei Änderungen in den Quellsystemen (etwa ein neuer Sensor oder eine geänderte Anlagenbezeichnung im GLT) die Zuordnung im CAFM weiterhin konsistent ist bzw. entsprechend angepasst werden kann. Die Abnahme der IoT-/Prozessdaten-Integration beinhaltet auch Performance-Tests (werden die Daten zeitnah übertragen?) und Stabilitätstests (läufst der Datenaustausch zuverlässig über einen längeren Zeitraum). Alle hierfür notwendigen Kriterien und Testfälle werden vom Auftraggeber in Abstimmung mit dem CAFM-Lieferanten definiert.

Für jede Pflicht ist vom Auftraggeber ein Abnahmekriterium bzw. Prüfnachweis zu definieren, anhand dessen die Erfüllung gemessen wird. Abnahmekriterien legen fest, welche konkreten Ergebnisse oder Dokumente vorliegen müssen, damit die Anforderung als erfüllt gilt, und sie werden so formuliert, dass sie objektiv prüfbar sind. Beispielsweise kann für die Pflicht "Übergabe von As-built-Daten in definiertem Format (Muss)" das Abnahmekriterium lauten: "Alle im Datenanforderungskatalog aufgeführten Objekte wurden im IFC-Format geliefert und ein Testimport in das CAFM-System war fehlerfrei". Für Soll-Pflichten können Abnahmekriterien milder formuliert sein, z. B.: "Bestandsdaten von mindestens 90% der Räume wurden erfasst und importiert; für die restlichen Räume liegt ein Plan zur Nachdatenerfassung vor".

Die Abnahmekriterien des Auftraggebers fließen in die Abnahmeplanung des Gesamtprojekts ein und dienen als Grundlage dafür, die Erfüllung der Auftraggeber-Pflichten im Rahmen der Systemeinführung formell zu prüfen und abzunehmen. Gegebenenfalls werden sie dem Auftragnehmer bzw. Implementierungspartner zur Kenntnis gegeben, soweit dessen Mitwirkung erforderlich ist (z. B. um zu bestätigen, dass bestimmte Schnittstellen eingerichtet wurden). In jedem Fall dokumentiert der Auftraggeber die Ergebnisse der Abnahmeprüfungen je Kriterium (etwa in Abnahmeprotokollen oder Checklisten). Damit wird transparent gewährleistet, dass alle Pflichten des Auftraggebers hinsichtlich der CAFM-Datenbasis erfüllt sind und das System auf einer belastbaren Datenbasis aufsetzen kann.